Rustige strategieën om RPA-uitdagingen te overwinnen

Het is cruciaal om met leiderschapsteams te werken om de echte voordelen die ze kunnen verwachten en binnen welke tijdschaal uit te leggen.

Veel organisaties kennen al de voordelen van robotic process automation (RPA), maar vinden het moeilijk om te weten hoe ze moeten beginnen met hun eigen projecten. Wie moeten betrokken zijn? Moet het gedreven worden door het bedrijf of IT? Moeten we weten wat we willen automatiseren voordat we naar hulp zoeken, of beginnen met een blanco papier?

Automatisering betekent verschillende dingen voor verschillende organisaties, en er is geen vast startpunt of moment.

Het belangrijkste aspect om te overwegen op de reis naar succesvolle RPA-implementatie is het menselijke element en begrijpen hoe de introductie van technologie de mensen binnen een organisatie zal beïnvloeden.

Weerstand herkennen

We vinden ons vaak moderne digitale technologieën implementerende in gevestigde legacy-omgevingen, en dat betekent nieuwe skills leren aan gevestigde teams.

Sommige teams zullen meer weerstand bieden tegen verandering dan anderen, zeker als de organisatie gewend is om in silo's te werken. Maar wat we hebben gevonden wat het verschil maakt tussen succes en mislukking van een RPA-project is het niveau van buy-in binnen die gevestigde teams voor de start.

Wat hier vereist is, is een cross-departementale stakeholder om de zakelijke voordelen van RPA te benadrukken; foutreductie en 24/7-service zijn de belangrijkste. Natuurlijk wordt beveiliging vaak gezien als een sleutelissue bij de implementatie van robots – het idee dat de bots op en of onbeheersbaar zouden zijn. Echter, standaard IT-governance is bijna altijd voldoende om volledige compliance te waarborgen.

Belangrijkst in de nasleep van RPA-geluk, moeten bedrijven realiseren en communiceren dat RPA's rol is om taken te automatiseren, niet banen.

Makkelijk als 1,2,3

Om veel van deze hindernissen te overwinnen en de belangrijke vragen rond RPA-uitdagingen te beantwoorden, raden we een drie-stappenprogramma aan.

Fase 1: Educatie

We beginnen met een proof of value of concept, om organisaties te helpen de kracht van RPA's aanbod te begrijpen. Ze willen controleren of de technologie werkt, dat ze de business case in deze fase kunnen bouwen, alsook een leveringsplan met de potentiële voordelen en besparingen.

Het is cruciaal om met leiderschapsteams te werken om de echte voordelen die ze kunnen verwachten en binnen welke tijdschaal uit te leggen. Het boodschap moet dan naar de organisatie als geheel gebracht worden over wat RPA is en hoe het iedereen kan baten. Frontline-medewerkers betrekken om uit te leggen hoe ze met robotica kunnen samenwerken om de saaie elementen van hun baan te automatiseren en terug te keren naar het focussen op de klant.

Het is ook erg belangrijk om ondersteunende afdelingen zoals HR en IT-beveiliging te betrekken om ervoor te zorgen dat er samenwerking is door de hele organisatie heen. Dit legt de fundamenten voor het langetermijnsucces van RPA.

Fase 2: Evaluatie

Dit is de spannende fase waarbij je een specifieke business case live krijgt door een bepaald aantal processen te automatiseren. Hoewel gericht op de technologie, moet er naarmate deze fase zichtbaar wordt voor de organisatie, een robuust communicatie- en changemanagementprogramma naast draaien om de relevante mensen aan boord te houden en geüpdatet.

Werken met een klein team van 3-4 mensen is het redelijk om te verwachten dat je één proces kunt ontwerpen, bouwen, testen en implementeren binnen 40 dagen. Het is belangrijk om een proces te kiezen dat geschikt is voor een Proof of Value, iets dat groot en complex genoeg is om een return on investment te bewijzen binnen 40 dagen, maar klein genoeg dat het haalbaar is en niet de uitdagingen hoeft aan te pakken die komen met het schalen van een RPA-oplossing.

Het eindresultaat van fase 2 moet een werkend, geautomatiseerd proces zijn alsook een duidelijk plan voor hoe RPA vooruit te gaan – en het meest belangrijk een geoefende workforce die geleerd heeft hoe RPA werkt en wat erbij komt kijken. Cruciaal is hier het bewijzen van leveringsvoordelen, testen en in staat zijn om robots terug te geven aan het bedrijf als zelfredzaamheid het doel is.

Fase 3: Faciliteren

De derde fase van het overwinnen van RPA-uitdagingen is het bouwen van een operationeel bedrijfsplan dat een pijplijn van automatisering creëert van welke processen en bronnen waarschijnlijk betrokken zullen zijn. Aan het einde van de dag moet elke organisatie als ideaal doel hebben om een centre of excellence voor automatisering te worden. Een centre of excellence is een organisatiestructuur die in-house of door een derde partij geleverd kan worden, en zou zakelijke procesondersteuning, softwaretechnische ondersteuning en/of infrastructuurondersteuning voor alle automatiseringsactiviteiten moeten omvatten. Denk hierbij aan RPA-as-a-service.

Een additioneel punt om hier te maken is dat vanaf het begin van je reis naar automatisering, je moet nadenken over hoe deze structuur na het project eruit zal zien. Is het best om je centre of excellence in-house te laten draaien of in combinatie met een derde partij? Dit is een grote resourceringsoverweging die kan veranderen tijdens de Proof of Value-fase, maar top of mind moet blijven.

Als je deze drie stappen volgt om RPA-uitdagingen te overwinnen, ga je niet verkeerd. Maar gegeven het belang van de menselijke factor, moeten deze drie principes van RPA suprem zijn.

• Zet mensen in het centrum van automatisering;
• Verwijder het saai om ruimte te maken voor het creatieve;
• Leer nieuwe skills om te profiteren van nieuwe technologieën.

Geschreven door Ciara MacCooey, COO, human+