Een consistente pipeline van hoge-ROI RPA-kansen bouwen en handhaven

Naarmate RPA-initiatieven in een organisatie vorderen, beweegt het van het automatiseren van een eenvoudige taak naar grote en complexe processen.

Robotische procesautomatisering (RPA) is een heel gemeenschappelijke naam geworden onder digitale dienstverleners (DSPs) en ze hebben allemaal de voordelen ervan gezien op de een of andere manier. Maar RPA schalen over de organisatie is een heel ander verhaal en blijkt een uiterst uitdagende taak voor organisaties. Deloitte's Global Robotics Report 2018 zegt dat 80% van organisaties die RPA implementeerden tevreden waren met de resultaten, maar slechts 1% van hen kon aanzienlijk schalen in het afgelopen jaar (50+ bots in een jaar).

Een van de majeure redenen voor deze uitdaging is de onmogelijkheid om de juiste use cases voor automatisering te identificeren na de eerste paar succesvolle implementaties. Het gebrek aan end-to-end zichtbaarheid in complexe en grote processen voegt hieraan toe.

Hieronder staan een reeks technieken die kunnen helpen om een stabiele pipeline van processen klaar voor RPA te creëren en te handhaven volgens de DSP's maturity-level:

Vraaggeneratietechnieken volgens DSP's RPA-implementatiematurity

Laten we elk ervan in detail begrijpen:

Uitgebreide Analyse

Uitgebreide analyse helpt hoge-waarde RPA-kansen te identificeren voor DSPs die net RPA adopteren en in de vroege stadia van hun reis zitten. Het houdt rekening met het maturity-niveau, de verhouding van in-house vs. uitgebesteede processen, en alle beschikbare procesdetails. Het heeft twee benaderingen:

Op basis van de gecombineerde resultaten van deze benaderingen, worden gezamenlijke oplossingsworkshops gehouden. Dit is waar zowel IT- als zakelijke leiders betrokken zijn om in te perken op prospectieve processen en ROI-projectie en automatiseringsroadmap te creëren. Het doel van deze techniek is om procesdocumenten (As-Is en To-Be), procesverbeteringskansen, automatiseringskansen en automatiseringsarchitectuur en kostenprojectie te leveren.

Design thinking workshops

Naarmate RPA-initiatieven in een organisatie vorderen, beweegt het van het automatiseren van een eenvoudige taak naar grote en complexe processen. Dergelijke processen doorlopen meerdere teams en business units. Bijvoorbeeld; offerte- en factuurvalidatie, service werkorder-status, promotienotificatieservice, etc. Dit veroorzaakt een gebrek aan end-to-end zichtbaarheid van het proces over business units, leidend tot onvolledige analyse. Ook in dergelijke processen, gebeuren veel inefficiënties bij de overdrachtsfase eerder dan op het gesiloed team-niveau.

Design thinking workshop brengt een diverse set stakeholders bijeen, van IT en business units, en krijgt hun steun en consensus voor RPA-initiatieven. Het stelt ze in staat om een holistische vogelvluchtvisie van organisatorische operaties te krijgen en automatiseringsstrategie te ideëren tijdens het samenwerken met elkaar. De gebruikte technieken zijn:

• Affinity cluster — use cases voorgesteld tijdens de focus-interviews worden visueel uitgezet op de muren in clusters van vergelijkbare functionele gebieden
• Experience diagramming — teams om procesmaps te ontwikkelen die cruciale persona's, waypoints, & systemen vastleggen. Rose/Thorn/Bud terminologie wordt gebruikt om issues en kansen te benadrukken

Process Mining

Elke procesverbetering begint met het creëren van procesmodellen van dat proces. Deze zijn meestal gebaseerd op of onvolledige/verouderde procesdocumentatie of geflawde percepties van stakeholders. Ook, meerdere stakeholders kunnen meerdere manieren hebben om hetzelfde proces te doen en ze allemaal kunnen inefficiënt zijn.

Process mining tools helpen alle mogelijke paden van een proces te visualiseren met behulp van event logs gecreëerd door informatiesystemen. Het bouwt de exacte As-Is flow van de huidige staat en helpt bij een gedetailleerde analyse van het proces.

Deze tools observeren hoe het proces wordt uitgevoerd, hoeveel tijd het kost om te voltooien, welke stappen herhaald worden, en wat geautomatiseerd kan worden. Het helpt ook een automatiseringsroadmap te bouwen op basis van empirische data.

Al deze inzichten helpen processen te kwalificeren voor automatisering, die niet voor de hand liggende keuzes zijn. Deze tools helpen ook de voordelen van lopende automatisering te meten, omdat het elk proces kan afbreken en de omvang van automatisering voor individuele sub-processen kan identificeren. Deze techniek is geschikt voor organisaties die al gevorderd zijn in hun RPA-reis.

Voordelen

1. Lean Six Sigma technieken gebruikt in de uitgebreide analyse kunnen helpen de automatiseringspotentie van een proces met 20% te verhogen
2. Procesherontwerp als resultaat van de uitgebreide analyse kan leiden tot een toename in besparingen tot 50%
3. Gemiddeld kan een twee-daagse design thinking workshop helpen 150+ automatiseringskansen te identificeren, waarvan minimaal 20% hoge waarde kan zijn