RPA-succes maximaliseren: Hoe industry-leiders plannen en tastbare voordelen leveren

Plannen en realiseren van RPA-voordelen is een proces op zich – en er zijn drie dingen die de moeite waard zijn om over te nemen.

Om het meeste uit een RPA-oplossing te halen, moet veel gedachte gaan in het beslissen welke processen te automatiseren. Je moet bepalen welke automatiseringskansen de meeste waarde presenteren en dan de voordelen meten.

Werken met Jaguar Land Rover in een adviseringcapaciteit, heb ik een voortdurende backlog van automatiseringskansen binnen het bedrijf gezien. Mensen komen bij ons en vragen om processen te automatiseren – en voordat we ja zeggen, moeten we beslissen wat de voordelen zijn voor Jaguar.

Plannen en realiseren van RPA-voordelen is een proces op zich – en er zijn drie dingen die de moeite waard zijn om over te nemen.

Kernobjectives bepalen

Voordat je een proces kiest om te automatiseren, is het nuttig om te categoriseren of de kans daadwerkelijk gunstig is voor het bedrijf gebaseerd op wat je wilt bereiken.

Bijvoorbeeld:

• Wil je tijd besparen? Zo ja, overweeg hoe lang het duurt om te implementeren en weeg dit op tegen hoeveel tijd het het bedrijf in totaal zal besparen.
• Wat voor percentage van cases zal de robot daadwerkelijk kunnen aan? Als personeel vereist is om deze uitzonderingscases te behandelen, zal er daadwerkelijk een besparing worden behaald?
• Loop je tegen compliance-uitdagingen aan? RPA kan een enabler zijn voor het controleren van je processen, en robots zullen de taak elke dag op dezelfde manier uitvoeren.
• Wil je analytics zien? Het automatiseren van processen kan de datazichtbaarheid verbeteren door duidelijke, auditeerbare proceslogs te produceren.

Wil je werknemersbetrokkenheid verbeteren door de werk-privébalans voor personeel te verbeteren? Specifieke automatiseringsprocessen kunnen lange taken uit de vergelijking halen en de personeelsretentie verhogen omdat ze zich niet overwerkt voelen.

De bottom line is – je wilt niet echt alles automatiseren. De juiste processen kiezen helpt je de beste manieren te identificeren om het succes te meten – want je hebt een duidelijk doel om tegen te vergelijken.

Alle stakeholders betrekken

Je zult mensen moeten betrekken bij het implementeren van een RPA-oplossing. Te veel bedrijven behandelen RPA-ontwikkeling als een gesiloode activiteit, aannemend dat communicatie alleen hoeft te gebeuren tussen implementatiepersoneel en de enkele proces SME (of alleen binnen het RPA-team zelf).

Echter, het aanmoedigen van betrokkenheid op een bredere schaal kan RPA-meting (en succes) mogelijk maken.

Maar eerst, vraag jezelf: Wie zijn de mensen die deze data leveren? En wie neemt data van het proces? Je moet bepalen wie de data "upstream" levert en de outputs "downstream" ontvangt en deze partijen betrekken bij het bepalen wat ze van de oplossing willen. Als de mensen upstream de data niet op de manier leveren die de robot verwacht, is de oplossing voorbij voordat het begint.

Nog grotere nadruk wordt gelegd op menselijke betrokkenheid wanneer je overweegt dat het onmogelijk is om 100% van een proces te automatiseren. Op een gegeven moment zal er altijd unieke gevallen zijn die bewuste beslissing en menselijke interactie vereisen.

De oplozing zo snel mogelijk live duwen is niet het antwoord. Je hebt mensen betrokken bij het proces voor, tijdens en na om resultaten te zien die je kunt meten.

Outputs meten en bekritiseren

Ten slotte, moet je kijken naar wat je geautomatiseerde processen uiteindelijk produceren in relatie tot de uren besteed aan implementatie.

Bereikt de oplossing het niveau dat je verwachtte? Zo niet, moet je overwegen wat de potentiële redenen kunnen zijn waarom niet.

Dit kan terugkomen op een gebrek aan betrokkenheid binnen het team. Bijvoorbeeld, sommige personeelsleden kunnen terughoudend zijn om de robot te gebruiken of gebruiken het niet correct – en je moet de redenen waarom achterhalen voordat je ze aanmoedigt hun praktijken aan te passen.

Je moet ook kijken naar hoeveel cases een robot mogelijk weigert. Als 40 cases op een typische dag draaien, betekent dat niet dat ze allemaal ongeschonden doorlopen.

Als de resultaten niet helemaal zijn wat je dacht dat ze zouden zijn, kan er een fout ergens op de weg zijn die de robot dwingt om terug te duwen (wat betekent dat 40 cases niet echt 40 cases is).

De juiste manier om RPA te plannen en te leveren

De bovenstaande overwegingen in aanmerking nemend zal je helpen tijd te investeren in de juiste plek wanneer het om RPA-systemen gaat.

Als je dit voor de eerste keer doet of vindt dat je RPA-oplossingen niet de voordelen leveren die je verwachtte, kunnen RPA-leveringspartners je helpen de uitdagingen van het implementeren van een oplossing te overwinnen. Automatisering kan getrackt, gemeten, gemanaged en gewijzigd worden om duurzaam succes te waarborgen – je hoeft alleen ervoor te zorgen dat je doelen, stakeholders en outputs in rekening brengt.

Geschreven door Fred Grover, Senior Consultant, Robiquity