Een winnend Automation CoE-team bouwen: Champions identificeren & makes machtigen

Elk groot avontuur vereist een even groot team, en automatisering is geen uitzondering.

Heeft u ooit geprobeerd automatiseringschampions in uw bedrijf te vinden? Het is zwaar werk!

We horen van tal van automation center of excellence (CoE) leiders die hun organisaties willen verbeteren met automatisering maar moeite hebben automatiseringsvoorstanders te vinden onder uiteenlopende teams. Deze leiders hebben de juiste visie en een geweldige set tools, maar ze hebben helden nodig om de inspanningen van hun automation CoE te ondersteunen en te schalen. Ze hebben hun Avengers. Hun X-Men. Hun automatiseringschampions.

Automatiseringschampions vinden kan uitdagend lijken, maar hoeft niet te zijn.

Deze champions kunnen automatiseringsinitiatieven maken of breken, dus het is kritiek om mensen te werven met de juiste instelling, vaardigheden en invloed in uw organisatie. Bijvoorbeeld, we zoeken naar individuen met een uniek talent voor strategie, coaching en projectmanagement. Onze automatiseringschampions binnen UiPath hebben ons geholpen software-robots voor elke divisie over het bedrijf heen te bouwen en te adopteren.

Zoek de managementvaardigheden die nodig zijn om uw automation CoE te captainen

Een effectieve automatiseringschampion is een specifiek soort persoon. Waarschijnlijk zullen veel mensen in uw organisatie enthousiast zijn over automatisering. Terwijl enthousiasme nodig is, is het niet genoeg.

Wat u zoekt is iemand die de inspanningen van uw CoE kan complementeren. Wanneer u begint met zoeken naar een automatiseringschampion, zoek naar individuen met een mix van managementvaardigheden, waaronder admin, strategie en coaching.

De noodzaak van deze vaardighedenset wordt duidelijk zodra u nadenkt over de complementaire rollen die de CoE en automatiseringschampion spelen. De CoE beheert de volledige automatiseringspijplijn, van ideatie tot uitvoering, terwijl automatiseringschampions werken om die pijplijn te vullen. Automatiseringschampions werken binnen hun specifieke teams om automatiseringsinzendingen te evalueren en de CoE te verbinden met automatiseringskansen.

Automatiseringschampions zijn essentieel voor het faciliteren van de automatiseringslevenscycli binnen hun afdelingen.

Enkele van de beste automatiseringsideeën komen van beneden naar boven, van de businessgebruikers die het dichtst bij de problemen staan en het best gepositioneerd zijn om oplossingen te identificeren. Automatiseringschampions crowdsourcen die ideeën en prioriteren welke naar de CoE gaan. De CoE kan dan de resulterende lijst prioriteren tegenover zijn bandbreedte en van boven naar beneden uitvoeren. Deze dynamiek creëert een positieve feedbacklus waar ideatie leidt tot assessering, assessering leidt tot kwalificatie, kwalificatie leidt tot implementatie, en implementatie voedt terug in verdere ideatie. We noemen dit de automation flywheel.

Denk aan champions als een projectmanagementteam. Ze makes bottom-up engagement mogelijk terwijl de CoE top-down oversight biedt. Samen kunnen ze de automatiseringspijplijn vol houden en gebruikers enthousiast houden over de volgende automatisering om de hoek.

Dat projectmanagementaspect is wat het zo belangrijk maakt dat u de juiste mensen vindt om automatiseringschampions te zijn.

Een ideale automatiseringschampion verkörpert vier kwaliteiten:

• Strategische partner: ze kunnen samenwerken en resources delen onder hun teamgenoten en met de CoE. Ze nadenken helder over de waarde die automatisering kan brengen.
• Veranderingagent: ze promoten, makes mogelijk en ondersteunen automatiseringsinitiatieven. Terwijl ze een singuliere focus behouden op de betrokken en beïnvloede mensen door automatisering. Ze houden van verandering, en ze houden van het effect van verandering.
• Admin expert: ze kunnen plannen, rapporteren, en de pijplijn van ideeën controleren. Ze moeten in staat zijn om de stroom van ideeën aan te moedigen terwijl ze een nauwlettend oog houden op de binnenkomende en uitgaande ideeën.
• Hoog betrokken werknemer: ze zijn een hoog presterende en enthousiaste werknemer. Ze zijn toegewijd aan het verbeteren van bepaalde gebieden binnen het bedrijf, en ze zijn nieuwsgierig naar alle beschikbare oplossingen.

Automatiseringschampions hoeven dit werk niet alleen te doen. Het UiPath CoE biedt een perfect voorbeeld: we gebruiken UiPath Automation Hub om lifecycle management te centraliseren en honderden automatiseringsideeën te crowdsourcen. Hiermee kunnen we idee-inzending makkelijk maken en het proces van ideatie tot ROI afbeelden. We deelden details over hoe het UiPath CoE werkt in een recente webinar (nu on-demand beschikbaar).

Doorzoek elke divisie om evangelisten voor uw automation CoE te vinden

Wanneer u uw team van automatiseringschampions bouwt, werven individuen uit verschillende divisies over uw organisatie heen. Op die manier kunt u de bereik van automatisering uitbreiden, ideeën crowdsourcen van meer teams, en automatiseringspotentieel in elke divisie spotten.

Bottom-up ideegeneratie is het beste wanneer de sourcing wijd en divers is. Wanneer u begint met de zoektocht naar uw automatiseringschampions, houd die diversiteit aan de voorgrond van uw zoektocht. Automatisering werkt het beste als ideeën komen van elk niveau van het business. Dit niveau van engagement helpt meer mensen en zorgt ervoor dat uw automatiseringspijplijn vol blijft.

Moedig werknemers over het bedrijf heen aan om deel te nemen aan automatiseringsideatie. U kunt dit op drie manieren doen. Door werknemers te vragen om:

• Voorgebouwde automatisering van uw CoE te gebruiken: Uw werknemers zullen meer betrokken zijn hoe meer ze automatisering in actie zien. Moedig hen aan om de automatisering te gebruiken die uw CoE bouwt, zodat ze kunnen zien wat ideatie kan worden.
• Ideeën toe te voegen aan Automation Hub: Eenmaal uw werknemers automatisering gebruiken, zullen ze beter in staat zijn om use cases in hun workflow te zien. Het hele proces van nadenken over use cases en ze articuleren als inzendingen zal ze meer betrokken maken.
• Proberen hun eigen robots te bouwen: Als uw gebruikers technisch genoeg zijn, kunt u hen zelfs aanmoedigen hun eigen robots te bouwen. Met begeleiding van uw CoE kan dit een van de effectiefste manieren zijn om werknemers betrokken en makes gemachtigd te voelen.

Dit klinkt goed, maar wat ziet er in de praktijk? Onze UiPath automatiseringschampions helpen enthousiasme opwekken en engagement schalen door een verscheidenheid aan methodes (volgend dezelfde suggesties hierboven):

• Idee-genererende workshops geven werknemers de kans om use cases door te puzzelen.
• Hackathons geven werknemers de kans om handen vuil te maken met robots.
• Automatiseringstraining van de CoE om technisch ingestelde citizen developers te makes machtigen om meer dagelijkse use cases voor robots in hun afdelingen te vinden.

Deze hebben ons geholpen ideëren en enkele geweldige en nuttige robots voor verschillende afdelingen te creëren. Een paar voorbeelden:

• Marketing: Het UiPath social team gebruikt robots om te scannen op nieuwe reacties over alle UiPath video's op elk platform. Op die manier kan het team nieuwe reacties op elke UiPath video vanaf één gecentraliseerde hub bekijken en beantwoorden in plaats van tijd te verspillen met ze opsporen. Bekijk meer voorbeelden van onze marketing robots.
• Sales: Sales ops creëerde een robot voor sales managers. Ze kunnen een robot draaien die een Microsoft Word document genereert met de key fields voor elk account auto-ingevuld door automatisering. En hier is nog een sales robot voorbeeld.

Kortom, kijk in elke divisie naar iemand die kan helpen enthousiasme opwekken en teams coachen om diverse, kwalitatieve automatiseringsideeën te krijgen die uw hele bedrijf zullen maken, van de grassroots tot de bestuurskamer.

Aanbevolen lezing: How to Evangelize RPA Within Your Organization

Kies scherpe champions om uw automation CoE werkelijk uitstekend te houden

De primaire rol van de automatiseringschampion is om door stapels van ruwe ideeeen te parsen om hun kwaliteit te beoordelen, ze te meten tegen bedrijfsstrategie, en te beslissen welke door de automatiseringspijplijn moeten gaan.

Uw eerste filter voor een goede automatiseringschampion is of ze een oog voor strategie hebben. Automatiseringsuse cases zijn eindeloos, en een champion die de waarde van elk use case niet effectief kan bepalen, riskiert uw pijplijn met junk te vullen. Kies champions met een oog voor strategie (we geven straks een voorbeeld). U zoekt champions die een hoog-niveau overzicht hebben van het business, de bestaande automatisering, en de bedrijfswaarde die nieuwe automatisering zou bieden.

Naast dit hoog-niveau oog voor strategie, kunnen en zullen goede automatiseringschampions bij elk automatiseringsidee kijken en talloze vragen stellen, zoals:

• Is dit een automatiseerbaar proces?
• Is dit een goede fit voor robotische procesautomatisering (RPA) of een andere automatiseringstechnologie?
• Zal het automatiseren van dit proces een lange-termijn impact hebben?
• Is dit idee de automation CoE's tijd waard?
• Is dit een uniek idee, of kan het gecombineerd worden met een ander voorstel?

Laten we een voorbeeld doorlopen. Stel dat een automatiseringschampion vijf binnenkomende ideeën van het sales team ziet gerelateerd aan lead kwalificatie. Elk idee is sterk. De meest voor de hand liggende oplossing is vijf robots te creëren als reactie op deze vijf ideeën. Maar met een hoog-niveau overzicht besluit de automatiseringschampion dat een holistische herontwerp van het sales-kwalificatieproces een betere oplossing is dan vijf robots te creëren. Dat is het oog voor strategie in actie. Dat soort beslissing is het resultaat van kritisch zijn, vragen stellen, en diep nadenken over bedrijfswaarde.

Kortom, vind mensen die de kwaliteit van uw CoE's strategie fel zullen beschermen, zodat automatisering de beste kans heeft om de doel-ROI te halen (en erbuiten te schalen).

Neem een democratische benadering van automatisering

Automatisering verbetert menselijke workflows, en omgekeerd kunnen menselijke automatiseringschampions uw automatisering verbeteren. Automatiseringschampions hebben is een geweldige manier om verbinding te maken met mensen over uw organisaties heen op een schaalbare, strategie-gedreven manier en automatisering in de handen van elk team binnen uw bedrijf te brengen.

Wilt u wijdverspreide automatisering in uw organisatie bereiken? Leer meer over het kiezen van uw automatiseringschampion uit onze recente webinar.

Registreer u ook voor ons Reboot Work Festival (15-17 december 2020 🎉) om te horen van top automatiseringsexperts over het democratiseren van automatisering, het rebooten van hoe we over werk denken, en zoveel meer. En als u dit leest na afloop van het festival, kunt u nog steeds de opnames van de sessies bekijken. Registreer op de Reboot Work Festival-pagina voor gemakkelijke, on-demand viewing.