Hoe RPA complexe compliance-uitdagingen vereenvoudigt

Robotische procesautomatisering (RPA) kan organisaties helpen navigeren door het steeds complexere compliance-landschap.

Naarmate regeringen wereldwijd online reguleringen aantrekken, wordt compliance steeds uitdagender voor bedrijven om te navigeren – en duurder. Consultancy firm Duff & Phelps voorspelt dat in banking bijvoorbeeld regulatorische kosten zullen stijgen van 4% tot 10% van bankomzet tot 2021.

Corporate, juridische en compliance-afdelingen hebben dus allen een cruciale rol te spelen in het beschermen van bedrijven tegen onnodige risico's en falen. Ongeacht de industrie, moeten bedrijven een actieve rol nemen in het waarborgen dat ze voldoen aan wettelijke compliance-standaarden en regels om hun operaties, werknemers en klanten te produceren.

Echter, meer mensen aannemen is niet de oplossing om regulatorische last te verminderen. Wat nodig is om compliance-management efficiënt te kraken, is de automatisering van complexe workflows. Om deze uitdaging langdurig op te lossen, moeten compliance-leiders kijken naar technologieën, inclusief RPA, die regel-gebaseerde en repetitieve taken automatiseren, wat professionals vrijmaakt om zich te concentreren op meer strategisch, creatief en cognitief werk.

Bedrijven moeten daarom een 'automation first' mindset adopteren, zakelijke uitdagingen aanpakken met een hybride mens/software workforce.

Fluctuerende compliance-maatregelen

Technologie gebruiken om te helpen met een organisatie's compliance-maatregelen wordt cruciaal gegeven de stijgende toezicht van regeringen – die zelf RPA gebruiken om hun monitoring-inspanningen te maximaliseren en te verhogen.

Zoals advocatenkantoor Allen & Overy heeft genoteerd, door de hogere druk van regulatorisch toezicht vandaag, is compliance op de corporate boardroom-agenda geklommen. Voor organisaties is het cruciaal dat ze RPA gebruiken om ervoor te zorgen dat ze aan de noodzakelijke eisen voldoen. Er zijn heel weinig plekken meer om te schuilen, en de financiële risico's voor bedrijven zijn hoog.

Tussen januari en april 2019 legde het UK meer dan £935 miljoen in boetes op, een significante toename in regulatorische activiteit, aangezien tot dit jaar alleen £334 miljoen in boetes in totaal was opgelegd. Bovendien, voor bedrijven die de General Data Protection Regulation (GDPR) regels schenden, is de maximum boete tot 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet of €20 miljoen – wat ook het hoogst is.

Helaas weten veel bedrijven nog steeds niet of hun processen niet voldoen aan compliance-standaarden, of hoe niet-compliante operaties te verhelpen voordat het te laat is. Hier kan "RegTech" een cruciale rol spelen. RegTech verwijst naar het beheer van regulatorische processen binnen de financiële industrie door middel van technologie, inclusief regulatorische monitoring, rapportage en compliance.

Een Thomson Reuters enquête vond dat RegTech regulatorische compliance vormgeeft: 52% van respondenten bewerde dat deze technologische oplossingen hun beheer hiervan beïnvloedden, terwijl bijna een vijfde (17%) rapporteerde dat ze al een of meer RegTech-oplossingen geïmplementeerd hadden. RegTech-oplossingen geïntegreerd met automatiseringstechnologieën zoals RPA hebben getoond om besparingen van tot 75% te leveren voor het uitvoeren van interne processen voor bedrijven in de financiële sector.

RPA: De toekomst van compliance

RPA kan bij compliance helpen door robuustere en effectievere compliance-programma's te creëren. Van een verminderd volume juridische kwesties, betere retentie van werknemers en klanten, en verbeterde zakelijke operaties, kan RPA op veel manieren helpen. Het stelt organisaties in staat om grotere controle over hun eigen operaties te nemen en compliance-kwesties gemakkelijker aan te pakken als ze rijzen. Het biedt ook hogere niveaus van compliance, want eenmaal een proces gevestigd als een geautomatiseerde workflow met RPA, wordt het op dezelfde manier elke keer uitgevoerd zonder fouten, ongeacht of het proces betrekking heeft op data-overdracht en migratie, factuurverwerking, of inkooporderuitgifte.

Dit betekent dat RPA bedrijven machtigt om ongekende niveaus van procesnauwkeurigheid te vestigen, vooral vergeleken met werk dat door menselijke werknemers gedaan kan worden. Daarom kunnen bedrijven betere hogere niveaus van compliance over alle zakelijke processen handhaven. En, voor onverwachte compliance-audits, bewaren software robots hun acties – en die van menselijke werknemers – in een activiteitenlog, wat een audittrail creëert die een accurate registratie biedt van welke processen uitgevoerd zijn en hoe.

Eén dergelijk bedrijf dat RPA gebruikte om zakelijke operaties in de context van compliance te verbeteren is Landmark Group. Na de invoering van waardebelasting (VAT) in het Midden-Oosten, moest Landmark 47.000 records verwerken om ervoor te zorgen dat het bedrijf strikte compliance-standaarden meet. Het team spendeerde tien dagen arbeidsom combiend door records voordat het proces geautomatiseerd werd – wat in totaal 60 minuten nam en een reductie van 98,75% in tijd vertegenwoordigde. Kortom, RPA heeft Landmark uren werk bespaard, terwijl tegelijkertijd interne efficiëntie geboost werd.

De nieuwe normaliteit

Een van de sleutel-drivers achter de stijgende kosten van compliance is het volume aan reguleringen. Elke week ziet een gemiddelde van 45 nieuwe regulatorisch gerelateerde documenten uitgegeven. En met experts die dit niveau van verandering 'de nieuwe normaliteit' noemen, creëert dit een verplichting voor bedrijven om technologie te gebruiken om compliance onder controle te brengen. Door RPA te gebruiken, kunnen ze niet alleen risicoblootstelling beperken, maar ook compliance-management automatiseren, stroomlijnen en optimaliseren om een competitief voordeel te creëren.