Verder kijken dan Robotic Process Automation

Geen enkele automatiseringstechnologie is een toverstaf - er moet een evenwicht worden gevonden tussen capaciteiten en het personeelsbestand.

Robotic Process Automation (RPA) transformeert de digitale ondersteuningservaring. Volgens de laatste cijfers van Gartner zal de wereldwijde markt voor RPA-software naar verwachting in 2021 bijna $ 2 miljard bereiken, en het lijdt geen twijfel dat procesoptimalisatie de afgelopen 12 maanden hoger op de agenda van de ondernemingsraad is gekomen.

Maar hoewel verbeteringen het gemakkelijker hebben gemaakt om veel alledaagse en handmatige taken volledig te automatiseren, hebben sommige ondernemingen geconstateerd dat hun productiviteit en vermogen om te automatiseren stagneert. Dus, waarom is dit?

Terwijl ondernemingen streven naar grotere efficiëntie, is het gemakkelijk om in de val te lopen door te geloven dat technologie alles kan oplossen. De onderlinge afhankelijkheid van mens en technologie mag echter niet worden onderschat. Organisaties moeten de juiste balans tussen beide vinden.

Bij het inbedden van RPA in een bedrijf, zijn er een paar belangrijke stappen die u moet overwegen.

Kijk voordat je springt

Simpel gezegd, om het proces opnieuw te bedenken, moet u het eerst begrijpen. Nu RPA steeds sneller gaat, hebben sommige organisaties zich schuldig gemaakt aan sprongen voordat ze precies hadden vastgesteld hoe en waar RPA hun bedrijf ten goede zou kunnen komen.

Gebruikersanalyse staat centraal bij het bieden van een compleet beeld van digitale processen, zodat bedrijfs- en IT-leiders een beeld kunnen schetsen van waar belangrijke efficiëntiewinsten kunnen worden geboekt.

Evalueer tools die meer inzicht bieden in de dagelijkse taken en processen die medewerkers uitvoeren op softwareapplicaties. Het meest waardevolle inzicht gaat verder dan het in kaart brengen van processen op oppervlakteniveau en biedt informatie die u een roadmap voor RPA kan bieden.

Inzichten zoals hoe gebruikers omgaan met platforms, welke taken herhaaldelijk worden gecorrigeerd of de taken met de langste duur, helpen niet alleen om te bepalen welke processen moeten worden geautomatiseerd, maar markeren ook gebieden waar de software beter moet werken voor werknemers.

Stel een tweeledige aanpak uit

Er zijn tal van redenen waarom een ​​proces misschien niet geschikt is voor automatisering, maar u moet rekening houden met zaken als de tijd die nodig is om te automatiseren en hoeveel stappen in het proces menselijke tussenkomst vereisen. Over het algemeen geldt:hoe logischer en gemakkelijker het proces te definiëren is, hoe sneller en gemakkelijker het te automatiseren is.

Met een holistische kijk op processen in uw organisatie kunt u bepalen welke processen geautomatiseerd kunnen en moeten worden en waar mensen de belangrijkste drijfveren zijn. Dit zal niet alleen cruciaal zijn om meer efficiëntie te bereiken, maar ook om de voordelen aan werknemers te laten zien en te begrijpen waar ze passen in deze nieuwe manier van werken.

Overweeg waar bijscholing of kennisdeling nodig kan zijn om ervoor te zorgen dat werknemers zijn toegerust om automatisering te ondersteunen. Het is allemaal goed en wel om technologie op zijn plaats te hebben, maar het zal niet effectief werken zonder de juiste mensen en de buy-in ernaast. De relatie tussen mensen en technologie zal nog belangrijker worden naarmate de mogelijkheden van RPA en ander machinaal leren de komende jaren toenemen.

Mensen meer macht geven in de werkstroom

Het feit dat u een proces niet volledig kunt automatiseren, betekent niet dat er geen grotere efficiëntie kan worden bereikt. Overweeg voor die processen waar mensen centraal staan, hoe u ze kunt versterken in de stroom van werk. Veel bedrijven gaan nu over op deze vorm van digitale ondersteuning en kijken verder dan traditionele communicatiemethoden zoals e-mails of online resource hubs.

Het leveren van communicatie ‘in the flow of work’ – bijvoorbeeld via in-app pop-ups of notificaties – zorgt ervoor dat medewerkers de tools en begeleiding hebben om problemen snel op te lossen. Het vermindert ook het wisselen van context - de actie van het fladderen tussen meerdere applicaties gedurende de dag. Het is een belangrijke stap om de digitale werknemerservaring te verenigen en ervoor te zorgen dat software beter werkt voor de mensen die er het meest gebruik van maken.

Vergeet niet, KPI's zijn koning

Als u een proces opnieuw uitvindt, moet u ook de statistieken opnieuw in kaart brengen. Zoals bij elke investering in technologie, is het hebben van duidelijk gedefinieerde statistieken de sleutel tot het succes van RPA in de bedrijfsomgeving, maar het zal ook essentieel zijn voor het bewaken van eventuele verbeteringen die zijn aangebracht in de werkstroom voor werknemers.

Key performance indicators (KPI's) moeten worden gekoppeld aan bedrijfsresultaten op de lange termijn, zoals productiviteit en kostenbesparingen. Dit is van cruciaal belang voor het verkrijgen van een buy-in voor leiderschap en om de voordelen van RPA aan het bredere personeelsbestand binnen uw organisatie te demonstreren.