5 cruciale culturele praktijken om automatiseringssucces in het enterprise te drijven

Zoals bij elke nieuwe technologie kan automatisering vrees in je organisatie oproepen. Zullen software-robots banen wegnemen? Zal automatisering werkloosheid verhogen? Wat houdt de toekomst in?

Het onderzoek is optimistisch.

Het World Economic Forum toont aan dat automatisering 60 miljoen netto nieuwe banen zal creëren. Deze nieuwe banen, evenals bestaande, zullen profiteren van de beschikbaarheid van software-robots die herhalende taken afhandelen, zodat mensen meer creatief werk kunnen doen.

Daarnaast vond een Deloitte Global-rapport over Robotic Process Automation (RPA) dat 50% van het saai werk geschikt is voor automatisering, wat het werk voor miljoenen werknemers makkelijker zal maken.

Toch zullen feiten alleen vreezen niet wegnemen. Succes met automatisering hangt af van het tonen aan werknemers hoe automatisering hun leven makkelijker maakt en hen te empoweren om een toekomst om te armen die wordt ondersteund door software-robots. Uitdagingen zijn onvermijdelijk, maar een sterke bedrijfscultuur en het volgehouden vertrouwen van je workforce zijn wat je in staat stelt om te durven.

In dit artikel verkennen we vijf culturele best practices die je organisatie opstellen voor succes.

1. Verander de mindset

Hoe enthousiast je RPA-kampioenen ook zijn over automatisering, en hoe enthousiast je C-suite-leiders ook zijn over de voordelen, werknemers kunnen reageren met vrees.

Werknemers kunnen zich zorgen maken dat ze door robots zullen worden vervangen en op de lange termijn niet de juiste vaardigheden zullen hebben om in de toekomst van het werk te bloeien. Tegenover die assumptie staat dat The Economist Intelligence Unit rapporteert dat 79% van CEOs gelooft dat automatisering het meest effectief is wanneer het mensen complementeert, niet wanneer het ze vervangt.

Automatisering is augmentatie, geen vervanging

De shift naar deze mindset vereist dat bedrijven hun technologie-implementaties koppelen aan een empathisch, mensgerichte change-management-programma.

Empathiseer met het gevaar dat verandering kan lijken te vormen. Robots kunnen dingen doen die mensen niet kunnen, dus je change-management-programma moet werknemers tonen hoe deze disruptie hun werkleven zal verbeteren.

Demonstreer een alternatieve mindset die focust op het bereiken van doelen via robot-mens samenwerking. Empower werknemers om deze veranderingen aan te durven en de kans te grijpen om bij te dragen aan transformatie. Software-robots zijn er om het leven van je werknemers makkelijker te maken, maar hun participatie hangt af van het vermogen om dat te zien.

Naarmate RPA je organisatie flexibeler maakt, zullen je werknemers ook de ruimte krijgen om te werken aan hogere-orde problemen terwijl robots herhalend, vervelend werk afhandelen. De voordelen van deze vrijgekomen capaciteit bloeien wanneer werknemers focussen op de resultaten die ze met robots kunnen bereiken.

Max Healthcare, een van de grootste ziekenhuisnetwerken in Noord-India, worstelde met het handmatig verwerken van grote volumes patiënttransacties. Na adoptie van het UiPath Enterprise RPA Platform, kon het netwerk niet alleen deze processen stroomlijnen, maar ook de digitale transformatierreis versnellen.

Zodra ze shiftten van het oplossen van het probleem van trage, inefficiënte processen, kon Max Healthcare zien dat robots oplossingen creëerden die voorheen niet menselijk mogelijk waren. De capaciteit om hun databronnen te reconciliëren, stelde het netwerk in staat om te schatten wanneer taken klaar zouden zijn en wat voor ondersteuning nodig was, wat leidde tot veel nauwkeurigere planning.

Een mensgericht change-management-proces benadrukte de tastbare voordelen van deze transformatie. De werknemers bij Max Healthcare kregen niet alleen meer gedaan, maar konden ook verder vooruit plannen.

Wanneer je communiceert over aankomende veranderingen, keer terug naar het einddoel. Je organisatie adopteert geen tool – je behandelt echte pijnpunten.

2. Betrek leiderschap

De mate van betrokkenheid die je organisatieleiders hebben met automatisering, speelt een sleutelrol in het kultiveren van een automation first-mindset.

Wanneer automatisering opduikt, bezit meestal een RPA-leider vanuit de business-zijde de automatisering. Zij ontwerpen een proof of concept (POC) en betrekken verschillende werknemers waar nodig.

Naarmate automatisering rijpt en RPA schaalt voorbij de pilot, zullen business- en IT-eenheden eigendom delen. Deze overgang is noodzakelijk om het proces van ontwerpen, testen en distribueren van software-robots te standaardiseren.

De volgende groeifase vereist de steun van de C-suite. Tijdens de eerdere stadia zat automatisering grotendeels vast binnen elke afdeling. Met de C-suite aan boord en vooruitgang in het schalen van automatisering als een belangrijke metric voor hun succes, kunnen ze de barrières tussen afdelingen afbreken. Zodra automatisering over afdelingen heen kan stromen, kan je organisatie beginnen te transformeren.

Hoeyer leiderschap automatisering en de voordelen die het biedt begrijpt, des te meer zullen ze de versnelling ervan prioriteren.

Toon C-suite-executives de POC die RPA in je organisatie zaaide. Leg de voordelen uit die het creëerde, en demonstreer hoe die voordelen kunnen schalen. Een goed geproduceerde demovideo is vaak de beste manier om de verbeteringen die RPA biedt levendig te demonstreren en het bewijs te leveren hoe automatisering geld kan besparen, risico's reduceren, compliance waarborgen en organisatiedoelen verder kan helpen.

Met een automation first-mindset kunnen leiders de omarming van automatisering door de hele organisatie aanmoedigen.

Leiderschap is de sleutel om silos af te breken

Zodra leiders automatisering als een hoge prioriteit en een middel om strategische doelen te bereiken beschouwen, kan die prioritering zich over de hele organisatie verspreiden.

3. Bouw een brug tussen IT en business stakeholders

The Economist Intelligence Unit rapporteert dat 46% van CEOs het een best practice vindt om zowel IT als businesshoofden aan het begin van de automatiseringsreis te betrekken.

IT en business-eenheden gescheiden houden isoleert oplossingen en problemen

Business-eenheden hebben waardevolle inzichten in hun processen en de problemen die ze proberen op te lossen. Hun praktijkperspectieven zijn niet vervangbaar. IT levert de infrastructuur en governance-procedures die automatiseringsoplossingen levensvatbaar maken.

Alleen samen, en met de steun van hun leiderschap, zullen business en IT in staat zijn om regelmatig kansen te ontdekken en geschikte robot-implementaties te bouwen.

Zodra business- en IT-stakeholders samenwerken, kunnen ze pipelines bouwen, silos verbinden, en het ontwerp en onderhoud van een succesvol robotisch Center of Excellence (CoE) faciliteren. Een volwassen CoE zal bredere participatie in organisatorische transformatie aanmoedigen en mogelijk maken.

Iedereen is tot een zekere graad een leider, en iedereen heeft een perspectief dat het delen waard is. Met robots beschikbaar voor iedereen, zal elke werknemer gewapend zijn om problemen op te lossen die voorheen onoplosbaar leken.

Je kunt dit eigendomsgevoel op veel manieren aanmoedigen, zoals het toestaan aan werknemers om de robots te noemen, zoals Tarsus Distribution deed met Betsy de software-robot (en uiteindelijk Betsy 2, 3 en 4). "Betsy is mijn bestie," vertelde een Tarsus-werknemer aan Tim Proome, distribution supply chain executive bij Tarsus.

Elke werknemer kan problemen zien en vragen of robots kunnen helpen. RPA-use cases vinden kan een organisatiebrede inspanning worden. Business en IT kunnen samenwerken om processen met de hoogste return on investment (ROI) te prioriteren en implementatie uit te zoeken.

Ho meer automatiseringvoorstanders je organisatie heeft, des te meer kun je optimisme over nieuwe manieren van werken distribueren.

4. Verspreid bewustzorg en wek enthousiasme

Hoeveel onbenut potentieel benut je workforce niet? Voor automatisering was dit een rustende vraag – zelfs wanneer bedrijven hun ware potentieel begrepen, misten ze de middelen om het te maximaliseren.

Met RPA op schaal kun je eindelijk beginnen het ware potentieel van je organisatie te benutten

Dat potentieel is echter afhankelijk van organisatiebrede bewustzorg en betrokkenheid. Hoe meer je tastbare resultaten kunt promoten, hoe meer enthousiasme je kunt opbouwen.

Voor veel werknemers zullen ROI en productiviteitsverbeteringen te abstract zijn om enthousiasme op te wekken. In plaats daarvan, ontdek en communiceer welk voordeel elk team krijgt met de beschikbaarheid van software-robots. Het doel is bewustzorg te creëren en werknemers te verplaatsen van weten over automatisering naar er enthousiast over zijn.

Naarmate bewustzorg leidt tot enthousiasme, leiden abstracte voordelen tot tastbare voordelen, en leiden verbeteringen in de organisatie tot verbeteringen in het dagelijks leven van werknemers.

Bijvoorbeeld, Coca-Cola İçecek (CCI), een grote botteler voor Coca-Cola, bouwde bewustzorg via een RPA-hackathon die werknemers over verschillende afdelingen omvatte. Tijdens de hackathon legde CCI de technologie en de voordelen uit. In de loop van een dag kon CCI werknemers betrekken bij het bespreken van hun problemen en vervolgens een software-robot operationeel krijgen om ze aan te pakken.

Het abstracte werd tastbaar, en nieuwsgierigheid werd enthousiasme.

Uiteindelijk zal de relatie van je organisatie met software-robots een kenmerk worden dat overal vermeld wordt waar het passend is. Interne marketing- en communicatieteams kunnen video's maken van werknemers, zakelijke partners en klanten die de voordelen delen die ze merkten toen robots de saaiere aspecten van hun werk overnamen. Dit zal eventuele vreezen verder bedaren en andere werknemers enthousiasteren over het gebruik van robots.

In het automation first-tijdperk zal het je zelfs baten om automatisering te prioriteren in je werving. Marketing- en onboarding-staff moeten het feit prioriteren dat ze met robots zullen werken. Een van de zekerste tekens dat je organisatie getransformeerd is, is dat je werknemers aantrekt die al vanaf hun eerste werkdag enthousiast zijn over automatisering.

5. Maak leren een continu doel

The Economist Intelligence Unit vond dat 88% van CEOs gelooft dat automatisering menselijke prestaties zal versnellen, maar 29,3% noemde een gebrek aan relevant talent en vaardigheden als een top-uitdaging voor het schalen van automatisering.

Een systeem van continuous learning is de enige manier om op te komen en de snelte te handhaven die nodig is om de behoeften van het automation first-tijdperk te vervullen.

Je eerste stap naar het bouwen van een systeem van continuous learning is het documenteren van nieuwe kennis naarmate verschillende mensen het creëren.

Het automatiseren van één proces biedt vaak lessen voor het volgende. Als je de stappen die je nam, inclusief de struikelblokken, niet documenteer, dan moet je elke keer opnieuw beginnen. Goede documentatie helpt je organisatie dubbelwerk te verminderen en de snelheid van opvolgende RPA-implementaties te verhogen.

Je CoE kan fungeren als gids die deze documentatie actionable maakt. Het CoE centraliseert de best practices die je teams leren en bewaart templates die je teams kunnen gebruiken om robots sneller te deployen.

Je kennisbronnen zijn niet beperkt tot interne lessen.

Als je lid wordt van de grote en snel groeiende RPA Community, kun je leren van RPA-ontwikkelaars en bedrijven over de hele wereld. Hoe meer je je werknemers aanmoedigt om zich te engageren in deze communities, hoe meer je de kennis van de hele industrie kunt benutten.

Bij UiPath beschouwen we de democratisering van robots als een essentieel onderdeel van het automation first-tijdperk. We bieden talloze manieren voor wie nieuwsgierig is naar RPA om gratis trainingsessies te vinden, samen met medegebruikers te troubleshooten, en lessen op te doen uit een verscheidenheid aan ervaringen. UiPath Go! biedt een marktplaats voor automatisering, en UiPath Connect! is een netwerk waar ontwikkelaars kunnen connecten.

Gerelateerde lezing: Jouw recht op robots: minder wachten, de toekomst van onderwijs smeden, en je lokale economie verbeteren.

De sleutel tot het bouwen van een continuous learning-systeem dat duurt, is het creëren van doelen die elke enkele technologie overstijgen. Naarmate robots je werknemers vrijmaken van saai werk, heeft je organisatie de kans om werknemers aan te moedigen die tijd te gebruiken voor zelfontwikkeling. Wanneer ze dat doen, beloon werknemers die nieuwe vaardigheden leren. Leiders kunnen een voorbeeld geven door zich te committen tot zelfontwikkeling.

Automatisering geeft je werknemers de kans om het dagelijkse te ontvluchten en het grotere plaatje te zien, de context waarin hun werk bestaat, en de doelen waar het aan bijdraagt. Met deze vrijheid kunnen ze het bedrijf verbeteren door eerder onbenutte vaardigheden te oefenen of door nieuwe vaardigheden te leren – RPA-gerelateerd of niet.

Robots gebruiken om mensen te empowern

Automation first-bedrijven bloeien met de steun van een cultuur die nieuwsgierigheid, probleemoplossend vermogen en innovatie omarmt. De overkoepelende uitdaging is het demonstreren dat automatisering de mens terugbrengt in het werk.

De wortel van werkplekvervreemding is werk dat saai is – werk dat mensen hun creatieve energieën laten verspillen aan herhalende taken. Tegenover pessimistische aannames, zal de toevoeging van robots het werk vermenselijken door mensen te empowern.

Een cultuur geworteld in dat principe is een cultuur die kan anticiperen op het automation first-tijdperk en de nog onzichtbare uitdagingen die er verder liggen.

Deze culturele principes in de praktijk vertalen vereist een operationeel model dat de volledige kracht van RPA benut. In een komende post zullen we vijf operationele best practices verkennen die je potentieel realiseerbaar maken.