Optimaliseer Uw Purchase-to-Pay Proces met Process Mining – Verhoog Efficiëntie & Nauwkeurigheid

Als mensen is het in onze natuur om met elkaar te samenwerken. We kunnen ook concurreren, maar psychologen zeggen dat wanneer we kiezen tussen de twee, we voor samenwerking kiezen.

Samenwerking is erg belangrijk op de werkvloer. Werken zonder kan een negatieve impact hebben op uw bredere zakatgeresultaten, inclusief productiviteit, klanttevredenheid en omzet.

In theorie zou samenwerking makkelijk moeten zijn, vooral als het in onze menselijke natuur ligt. Maar de meeste mensen weten dat het een zekere mate van toewijding kost om op de werkvloer of in het dagelijks leven samen te werken.

Elke afdeling en zijn individuen hebben heel verschillende doelen, pijnpunten en doelstellingen. Zonder kwaadwillendheid neigt iedereen ertoe om binnen hun eigen domein te denken. Slechte samenwerking resulteert er vaak in dat mensen en afdelingen hun eigen verbeterinitiatieven ondernemen. Gedecentraliseerde initiatieven kunnen storingen veroorzaken voor andere afdelingen.

Nergens is dit duidelijker dan in het purchase-to-pay proces.

Het purchase-to-pay of procure-to-pay proces (P2P) is een financieel proces dat veel afdelingen aanraakt. Het proces omvat alle activiteiten vanaf het moment dat een bedrijf een goed of dienst bij een leverancier aanvraagt, totdat het betaalt voor dat goed of die dienst.

De efficiëntie van het P2P-proces beïnvloedt klanttevredenheidspercentages en kosten, en beïnvloedt de capaciteit van uw bedrijf om bredere zakelijke doelen te bereiken.

In deze post bespreken we de voordelen van het optimaliseren van het P2P-proces met behulp van data beschikbaar in bedrijfssystemen (zoals SAP of Oracle) en process mining. Meer specifiek, UiPath Process Mining kan u helpen het P2P-proces te verbeteren door uw bestaande data in een uitgebreide procesgraaf te leggen en transparante inzichten te bieden.

Een beter begrip van het P2P-proces stelt u in staat om te beslissen over geünificeerde procesverbeteringstactieken door optimalisatie en automatisering, wat resulteert in verhoogde efficiëntie, verminderde kosten en concurrentievoordeel.

Het purchase-to-pay proces

Het P2P-proces omvat alle aankopen die een bedrijf doet. Dat kunnen kantoorbenodigdheden zijn of half-fabrikaten (zoals een auto-motor voor een autofabrikant) en hoogwaardige apparatuur (machines gebruikt in productie, medische apparatuur, etc.). Binnen het P2P-proces omvatten kerntaken het bestellen van die goederen, het ontvangen ervan en het betalen ervoor.

De belangrijkste stakeholders in het P2P-proces zijn de inkoop- of financiële afdelaten. Soms omvat het ook materiaalplanning en magazijnbeheer. Het proces beïnvloedt ook indirect werk dat door sales, klantenservice en meer wordt gedaan.

De verstrekkende en kritieke aard van het P2P-proces betekent dat er een enorme aanmoediging is voor bedrijven om het te optimaliseren. Elk inefficiënt en verouderd P2P-proces kan resulteren in een significante waardeverlies in de volgende gebieden:

• Klanttevredenheid
• Leveranciersrelaties
• Werknemerstevredenheid
• Interdepartementale samenwerking
• Productiviteit en winstgevendheid

Dat zijn enkele van de belangrijkste doelen voor het bedrijf.

Met UiPath Process Mining is het mogelijk om die punten te verbeteren en hogere zakelijke prestaties te bereiken.

Nieuw bij process mining? Begin hier: Process Mining Value: What it Means for Your Business

De process mining technologie biedt krachtige inzichten. Het is een poort naar technologieën zoals machine learning (ML), kunstmatige intelligentie (AI) en robotische procesautomatisering (RPA). Het combineren van deze technologieën stelt u in staat om de kracht van automatisering te benutten.

Een onderneming steunt op data om processen strategisch te verbeteren met RPA en resultaten te volgen om nieuwe verbeteringsideeën te genereren. Een geautomatiseerde onderneming leidt de markt met procesbewustzijn en operationele efficiëntie. Als onderdeel van de automatiseringscyclus speelt process mining cruciale rollen aan het begin van RPA en bij de verdere ontwikkeling. Process mining stelt u in staat om meer waarde uit automatiseringen te halen.

Process mining stelt u in staat om op wetenschap te vertrouwen om uw automatiseringsideeën te ontdekken en te ranken. Het stelt u ook in staat om:

• Een uitgebreid overzicht te krijgen van de processen van uw bedrijf
• De beste workflows om te automatiseren te ontdekken
• Procesdoelen af te stemmen op strategische doelen
• Uw processen continu te monitoren en te verbeteren

Ken uw P2P-proces door en door

Laten we kijken naar een purchase-to-pay procesgraaf.

De bovenstaande afbeelding toont een geminde P2P-proces (een ruwe dataset getransformeerd in een procesgraaf). Het omvat vijf keractiviteiten van een typisch purchase-to-pay proces:

• Aankoopverzoek
• Aankooporder
• Productontvangst
• Factuurontvangst
• Factuurvoltooiing

De bovenstaande afbeelding toont het ideale P2P-proces.

UiPath Process Mining (beschikbaar via het UiPath Platform) kan u een diepere blik geven op uw processen, en u laten ontdekken hoe ver u van het ideale scenario afstaat. Door gebeurtenislogdata van bedrijfsoftware zoals SAP te gebruiken, zet process mining data om in een schone procesgraaf voor intuïtieve analyse.

Hoever u in de procesgraaf duikt, hoe meer u zult merken hoe anders het is van hoe u uw proces wilt hebben. Als resultaat blijkt het eenvoudige proces uit de bovenstaande afbeelding chaotisch te zijn:

Intuïtieve procesvisualisatie vertelt u alles wat u wilt weten over het proces en fungeert als de ene bron van waarheid voor uw hele team. De procesgraaf elimineert elke procesambiguïteit, geeft iedereen een geconsolideerd overzicht van activiteiten, tijden, kosten, samenwerking, menselijke en software robot prestaties, etc.

Waar u eerder tijd nodig had om uit te zoeken hoe het P2P-proces verloopt, doet UiPath Process Mining dit in een oogwenk met behulp van echte data uit enterprise resource planning (ERP) of customer relationship management (CRM) systemen.

Wat kunt u nu doen met deze data-gedreven inzichten?

Identificeer delen van het purchase-to-pay proces die het best geschikt zijn voor automatisering

Robotische procesautomatisering (RPA) is een van de productiefste manieren om de efficiëntie en prestaties van uw proces te verbeteren. Volgens de Deloitte Global CPO Survey stijgt de vraag naar RPA en geavanceerde analytics in inkoop. RPA is niet nieuw voor productiviteit in accounts payable teams, maar het kan meer bloeien met process mining.

Met process mining inzichten kunt u bepalen of uw P2P-proces klaar is voor automatisering. Een automatisering-klaar proces is een gestandaardiseerd proces dat streeft naar nog hogere productiviteit. UiPath Process Mining kan wijzen op enkele van de automatiserings-gereedheidscriteria zoals:

• Het hoge volume van herhalende, regel-gebaseerde taken
• Het aantal uren besteed aan taken vs. kosten
• Vertraagde vervaldatums
• Proceslussen als gevolg van fouten en de noodzaak om de taak te herhalen, etc.

Een slecht ontworpen of uitgevoerd proces is niet klaar voor automatisering. Zo'n proces mist vaak juiste documentatie, standaardisatie en is moeilijk voor mensen te volgen. Door process mining uw automatiseringsstrategie te laten leiden, steunt u op data en niet op uw gevoel.

Lees deze post om te evalueren of uw proces klaar is voor automatisering.

UiPath Process Mining helpt u de details van uw complexe P2P-proces te overwegen en de activiteiten met de hoogste return on investment (ROI) te automatiseren.

Laten we een voorbeeld bedenken: er is een proces dat u hebt gemind. Op basis van de procesgraaf merkt u op dat in een van de procesactiviteiten werknemers hun werk niet op tijd leveren. U duikt dieper en realiseert u dat door fouten in gegevensinvoer werknemers de taak vaak opnieuw doen, wat een vertraging in levering veroorzaakt. Door deze taak te automatiseren, verbetert u de kwaliteit van het geleverde werk en maakt u werknemers tijd vrij. Het team kan zich dan richten op andere activiteiten binnen het P2P-proces, zoals verbetering van leveranciersrelaties om op-tijd levering te verzekeren.

Hier zijn enkele andere voorbeelden van taken die UiPath software robots kunnen afhandelen om uw P2P-proces soepeler te maken:

• Een mailbox scannen op orders en deze invoeren in SAP
• De aankooporder matchen met de factuur
• Aankooporder genereren na goedkeuring van aankoopverzoek en meer

Met process mining kunt u niet alleen verbeteringskansen voorspellen, maar ook de ROI van uw RPA-project schatten. Op die manier weet u de waarde van de P2P-procesoptimalisatie in relatie tot de gehele zakelijke prestaties.

Stel uw RPA-doelen af op bredere strategische doelen

Herinner u de strategische doelen die we eerder noemden? De sleutelstrategische doelen van elk bedrijf zijn gebouwd rond klanttevredenheid, leveranciersrelaties, werknemersgeluk, winstgevendheid en productiviteit.

UiPath Process Mining helpt u uw strategische doelen te koppelen aan specifieke KPI's en tags. Als u leveranciersrelaties voor een P2P-proces wilt verbeteren, kunt u een KPI instellen voor op-tijd levering van goederen en op-tijd factuurbetalingen.

Op deze manier optimaliseert u een proces om op een vaardige manier bij te dragen aan uw bredere zakelijke doelen. Naarmate prioriteiten veranderen, kunt u de KPI's en tags in de UiPath Process Mining dashboards aanpassen. Dit is nog een andere sleutelfactor om ervoor te zorgen dat uw langetermijn zakelijke doelen afgestemd zijn op uw individuele procesresultaten.

Continu monitoring en verbetering van P2P

Maar process mining stopt er niet. Eenmaal dat u het P2P-proces hebt geautomatiseerd, moet u nog steeds controleren of de RPA voortschrijdt zoals verwacht. UiPath Process Mining stelt u in staat om op de hoogte te blijven van de automatiseringsresultaten door real-time updates op uw procesdata. Het volgen van uw proces geeft u een "voor en na" RPA vergelijking. U kunt zien hoe uw automatisering draait en waar het van de rails loopt.

Volgens de CPO Survey van Deloitte die eerder werd genoemd, is de belangrijkste uitdaging in de hedendaagse inkoop data governance – het waarborgen van kwaliteit van verzamelde data, het beheren van data toegang en het halen van waarde uit die data.

Om dataprivacy te behouden terwijl u procesanalytics democratiseert, biedt UiPath Process Mining een governed self-service (GSS) benadering. Een GSS datamanagement zorgt ervoor dat alle zakelijke gebruikers werken met een enkele bron van waarheid, waardoor het proces duidelijk is voor alle stakeholders.

Daarop maakt GSS uw proces transparant, omdat het gebaseerd is op de daadwerkelijke data in uw bedrijfssystemen. Het is moeilijk te twisten met feiten. Transparante processen zijn de sleutel om de bredere zakelijke doelen te bereiken die eerder zijn uiteengezet.

Continu monitoring en verbetering van P2P

Process mining biedt een basis voor interne en externe samenwerking, wat cruciaal is voor een soepel P2P-proces. Met UiPath Process Mining op zijn plaats, snijdt u gesiloede operaties tussen afdelingen door. Naarmate stakeholders hetzelfde idee van een proces krijgen, kunnen ze een holistische aanpak nemen in hun procesverbeteringsinitiatieven. En dit werkt geweldig met zowel interne als externe processtakeholders.

Process mining stelt topmanagers in staat om inefficiëntie te identificeren en de procesoptimalisatie af te stemmen op de zakelijke strategie. Werknemers die de stappen van een proces uitvoeren, krijgen ook inzicht in hun werk en hoe het de organisatie beïnvloedt.

U kunt de procesgraaf ook gebruiken om te communiceren met leveranciers en investeerders. Process mining inzichten laten u door argumenten heen snijden en een vruchtbare gesprek voeren over manieren om te verbeteren.

Zie hoe UiPath Process Mining de process mining marktontwikkeling leidt in een recent PEAK Matrix rapport van Everest Group.