Een inkoop-naar-betaling-proces optimaliseren met Process Mining

Als mens zit het in onze natuur om met elkaar samen te werken. We kunnen ook concurreren, maar psychologen zeggen dat als we tussen de twee kiezen, we voor samenwerking kiezen.

Samenwerking is erg belangrijk op de werkvloer. Werken zonder dit kan een negatief effect hebben op uw bredere bedrijfsresultaten, waaronder productiviteit, klanttevredenheid en omzet.

In theorie zou samenwerking makkelijk moeten zijn, zeker als het in onze menselijke natuur zit. Maar de meeste mensen weten dat het een zekere mate van toewijding vereist om samen te werken op de werkplek of in het dagelijks leven.

Elke afdeling en zijn individuen hebben zeer verschillende doelen, pijnpunten en doelen. Zonder slechte bedoelingen heeft iedereen de neiging om binnen zijn eigen domein te denken. Slechte samenwerking leidt er vaak toe dat mensen en afdelingen zelf verbeterinitiatieven nemen. Gedecentraliseerde initiatieven kunnen voor overlast zorgen bij andere afdelingen.

Nergens is dit duidelijker dan in het purchase-to-pay-proces.

Het purchase-to-pay of procure-to-pay proces (P2P) is een financieel proces dat veel afdelingen raakt. Het proces omvat alle activiteiten vanaf het moment dat een bedrijf een goed of dienst aanvraagt ​​bij een leverancier, totdat het voor dat goed of die dienst betaalt.

De efficiëntie van het P2P-proces is van invloed op de klanttevredenheid en -kosten, en beïnvloedt het vermogen van uw bedrijf om bredere zakelijke doelen te bereiken.

In dit bericht bespreken we de voordelen van het optimaliseren van het P2P-proces met behulp van gegevens die beschikbaar zijn in bedrijfssystemen (zoals SAP of Oracle) en process mining. Meer specifiek kan UiPath Process Mining u helpen het P2P-proces te verbeteren door uw bestaande gegevens om te zetten in een uitgebreide procesgrafiek en transparante inzichten te bieden.

Als u het P2P-proces beter begrijpt, kunt u beslissen over uniforme procesverbeteringstactieken door middel van optimalisatie en automatisering, wat resulteert in verhoogde efficiëntie, lagere kosten en concurrerend blijven.

Het proces van aankoop tot betaling

Het P2P-proces omvat alle aankopen die een bedrijf doet. Dat kunnen kantoorbenodigdheden of halffabrikaten zijn (zoals een automotor voor een autofabrikant) en hoogwaardige apparatuur (productiemachines, medische apparatuur, enz.). Binnen het P2P-proces omvatten de kerntaken het bestellen van die goederen, het ontvangen en betalen ervan.

De belangrijkste stakeholders in het P2P-proces zijn de inkoop- of financiële afdelingen. Soms gaat het ook om materiaalplanning en warehousing. Het proces heeft ook indirect invloed op het werk dat wordt gedaan door verkoop, klantenondersteuning en meer.

Door het verstrekkende en kritische karakter van het P2P-proces is er een enorme prikkel voor bedrijven om het te optimaliseren. Elk inefficiënt en roestig P2P-proces kan leiden tot een aanzienlijk waardeverlies op de volgende gebieden:

• Klanttevredenheid

• Leveranciersrelaties

• Werktevredenheid van medewerkers

• Interdepartementale samenwerking

• Productiviteit en winstgevendheid

Dat zijn enkele van de belangrijkste doelen voor het bedrijf.

Met UiPath Process Mining is het mogelijk om die punten te verbeteren en hogere bedrijfsprestaties te bereiken.

Nieuw bij process mining? Begin hier:Process Mining Waarde:wat het betekent voor uw bedrijf

De process mining-technologie levert krachtige inzichten op. Het is een toegangspoort tot technologieën zoals machine learning (ML), kunstmatige intelligentie (AI) en robotic process automation (RPA). Door deze technologieën te combineren, kunt u de kracht van automatisering benutten.

Een onderneming vertrouwt op gegevens om processen strategisch te verbeteren met RPA en houdt de resultaten bij om met nieuwe verbeteringsideeën te komen. Een geautomatiseerde onderneming leidt de markt met procesbewustzijn en operationele efficiëntie. Als onderdeel van de automatiseringscyclus speelt process mining een cruciale rol bij de start van RPA en bij de verdere ontwikkeling ervan. Process mining stelt u in staat om bewegingswaarde uit automatiseringen te halen.

Process mining stelt u in staat om op de wetenschap te vertrouwen om uw automatiseringsideeën te ontdekken en te rangschikken. Het stelt u ook in staat om:

• Krijg een uitgebreid beeld van de processen van uw bedrijf

• Ontdek de beste workflows om te automatiseren

• Breng procesdoelen in lijn met strategische doelen

• Bewaak en verbeter uw processen continu

Ken uw P2P-proces door en door

Laten we eens kijken naar een procesgrafiek van aankoop tot betaling.

De bovenstaande afbeelding toont een gedolven P2P-proces (een onbewerkte dataset die is omgezet in een procesgrafiek). Het omvat vijf kernactiviteiten van een typisch purchase-to-pay-proces:

• Aankoopverzoek

• Inkooporder

• Productbon

• Factuurbon

• Factuur voltooien

De afbeelding hierboven toont het ideale P2P-proces.

UiPath Process Mining (beschikbaar via het UiPath Platform) kan u een dieper inzicht geven in uw processen en u laten ontdekken hoe ver u verwijderd bent van het ideale scenario. Met behulp van gebeurtenislogboekgegevens van bedrijfssoftware zoals SAP, zet process mining gegevens om in een schone procesgrafiek voor intuïtieve analyse.

Hoe dieper je in de procesgrafiek gaat, hoe meer je zult merken hoe anders het is van hoe je wilt dat je proces is. Als gevolg hiervan blijkt het eenvoudige proces uit de bovenstaande afbeelding chaotisch te zijn:

Intuïtieve procesvisualisatie vertelt u alles wat u wilt weten over het proces en fungeert als de enige bron van waarheid voor uw hele team. De procesgrafiek elimineert elke procesambiguïteit, waardoor iedereen een geconsolideerd overzicht krijgt van activiteiten, timings, kosten, samenwerking, menselijke en softwarerobotprestaties, enz.

Waar u voorheen tijd moest besteden aan het uitzoeken hoe het P2P-proces verloopt, doet UiPath Process Mining dit in een oogwenk met behulp van actuele gegevens uit enterprise resource planning (ERP) of customer relationship management (CRM)-systemen.

Dus, wat kunt u doen met deze gegevensgestuurde inzichten?

Identificeer delen van het purchase-to-pay-proces die het meest geschikt zijn voor automatisering

Robotic process automation (RPA) is een van de meest productieve manieren om de efficiëntie en prestaties van uw proces te verbeteren. Volgens de Deloitte Global CPO Survey neemt de vraag naar RPA en geavanceerde analyses bij inkoop toe. RPA is niet nieuw voor productiviteit in crediteurenteams, maar het kan meer floreren met process mining.

Met process mining inzichten kunt u bepalen of uw P2P-proces klaar is voor automatisering. Een automatisch proces is een gestandaardiseerd proces dat gericht is op een nog hogere productiviteit. UiPath Process Mining kan wijzen op enkele van de automatiseringsgereedheidscriteria, zoals:

• Het grote aantal repetitieve, op regels gebaseerde taken

• Het aantal uren besteed aan taken versus kosten

• Vertraagde vervaldatums

• Procesloops als gevolg van fouten en de noodzaak om de taak opnieuw uit te voeren, enz.

Een slecht ontworpen of uitgevoerd proces is niet klaar voor automatisering. Een dergelijk proces mist vaak de juiste documentatie, standaardisatie en is moeilijk te volgen voor mensen. Door process mining te gebruiken om uw automatiseringsstrategie te sturen, vertrouwt u op gegevens en niet op uw onderbuikgevoel.

Lees dit bericht om te evalueren of uw proces klaar is voor automatisering.

UiPath Process Mining helpt u de details van uw complexe P2P-proces te overwegen en de activiteiten te automatiseren met het hoogste rendement op investering (ROI).

Laten we een voorbeeld bedenken:er is een proces dat je hebt gemined. Op basis van de procesgrafiek merk je dat bij een van de procesactiviteiten medewerkers hun werk niet op tijd opleveren. Je graaft dieper en realiseert je dat door fouten bij het invoeren van gegevens medewerkers vaak de taak overdoen, waardoor de oplevering vertraging oploopt. Door deze taak te automatiseren, verbetert u de kwaliteit van het geleverde werk en maakt u tijd vrij voor medewerkers. Het team kan zich dan concentreren op andere activiteiten binnen het P2P-proces, zoals het verbeteren van leveranciersrelaties om tijdige levering te garanderen.

Hier zijn enkele andere voorbeelden van de taken die UiPath-softwarerobots kunnen uitvoeren om uw P2P-proces soepeler te laten verlopen:

• Een mailbox scannen voor bestellingen en deze invoeren in SAP

• De inkooporder matchen met de factuur

• Inkooporder genereren na goedkeuring van de inkoopaanvraag en meer

Met process mining kunt u niet alleen verbetermogelijkheden zien, maar ook de ROI van uw RPA-project inschatten. Op deze manier weet u de waarde van de P2P-procesoptimalisatie in relatie tot de gehele bedrijfsprestaties.

Uw RPA-doelen afstemmen op bredere strategische doelen 

Herinner je je de strategische doelen die we eerder noemden nog? De belangrijkste strategische doelen van elk bedrijf zijn gebaseerd op klanttevredenheid, leveranciersrelaties, werknemersgeluk, winstgevendheid en productiviteit.

UiPath Process Mining helpt u uw strategische doelen te koppelen aan specifieke KPI's en tags. Als u leveranciersrelaties voor een P2P-proces wilt verbeteren, kunt u een KPI instellen voor de tijdige levering van goederen en tijdige factuurbetalingen.

Op deze manier optimaliseert u een proces om op een vakkundige manier bij te dragen aan uw bredere bedrijfsdoelstellingen. Naarmate prioriteiten veranderen, kunt u de KPI's en tags aanpassen in de UiPath Process Mining-dashboards. Dit is nog een andere belangrijke factor om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsdoelen op de lange termijn zijn afgestemd op uw individuele procesresultaten.

Continue monitoring en verbetering van P2P

Maar daar stopt process mining niet. Nadat je het P2P-proces hebt geautomatiseerd, moet je nog steeds controleren of de RPA verloopt zoals verwacht. Met UiPath Process Mining kunt u op de hoogte blijven van de automatiseringsresultaten door realtime updates over uw procesgegevens te bieden. Door uw proces bij te houden, krijgt u een "voor en na" RPA-vergelijking. U kunt zien hoe uw automatisering draait en waar het natuurlijk naartoe gaat.

Volgens de eerder genoemde CPO-enquête van Deloitte is de belangrijkste uitdaging in de hedendaagse inkoop datagovernance:de kwaliteit van de verzamelde gegevens waarborgen, de toegang tot gegevens beheren en waarde uit die gegevens halen.

Om de gegevensprivacy te behouden en procesanalyses te democratiseren, biedt UiPath Process Mining een gereguleerde selfservice-aanpak (GSS). Een GSS-gegevensbeheer zorgt ervoor dat alle zakelijke gebruikers met één enkele waarheid werken, waardoor het proces duidelijk is voor alle belanghebbenden.

Op zijn beurt maakt GSS uw proces transparant, omdat het is gebaseerd op de feitelijke gegevens in uw bedrijfssystemen. Het is moeilijk om met feiten te argumenteren. Transparante processen zijn de sleutel tot het bereiken van de eerder geschetste bredere bedrijfsdoelen.

Continue monitoring en verbetering van P2P

Process mining biedt een basis voor interne en externe samenwerking, wat cruciaal is voor een soepel P2P-proces. Met UiPath Process Mining op zijn plaats, snijdt u silo-operaties tussen afdelingen. Aangezien belanghebbenden hetzelfde idee van een proces krijgen, kunnen ze een holistische benadering hanteren bij hun initiatieven voor procesverbetering. En dit werkt geweldig met zowel interne als externe procesbelanghebbenden.

Process mining stelt managers op directieniveau in staat om inefficiëntie te identificeren en de procesoptimalisatie af te stemmen op de bedrijfsstrategie. Medewerkers die de stappen van een proces uitvoeren, krijgen ook inzicht in hun werk en hoe dit de organisatie beïnvloedt.

U kunt de procesgrafiek ook gebruiken om te communiceren met leveranciers en investeerders. Met inzichten in process mining kun je argumenten doorbreken en een vruchtbaar gesprek opbouwen over manieren om te verbeteren.

Bekijk hoe UiPath Process Mining de ontwikkeling van de process mining-markt leidt in een recent PEAK Matrix-rapport van Everest Group.