Bedrijven recessiebestendig maken: hoe RPA & procesmining groei drijven

Seth Catalli is regionale vicepresident sales bij UiPath.

Naarmate het bedrijfsleven weer open gaat na de piek van het coronavirus (COVID-19) uit 2019 en we binnen gaan in wat voorspeld wordt een mondiale recessie, leert de geschiedenis ons dat sommige bedrijven er nog sterker uit zullen komen. Deze bedrijven kunnen zich aanpassen aan de lopende winst- en omzetimpacten omdat ze investeerden in technologie die grotere productiviteit en operationele efficiëntie drijft.

Volgens het Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence rapport*, "zullen organisaties in 2024 operationele kosten met 30% verlagen door hyperautomatiseringstechnologieën te combineren met herontworpen operationele processen."

"Hyperautomatisering bouwt voort op het echte succes dat ten grondslag ligt aan de fenomenaale groei van Robotic Process Automation (RPA): gemak van automatisering, snelheid tot resultaten, en een nu bewezen pad om kunstmatige intelligentie (AI) toe te passen om bedrijfsoperaties te verbeteren," legt Bobby Patrick, chief marketing officer (CMO) bij UiPath, uit.

Hyperautomatisering is geen aparte automatiseringstechnologie. De term verwijst naar het combineren van RPA, AI en andere automatiseringstechnologieën zoals we dat doen in het UiPath end-to-end automatiseringsplatform.

Men kan echter argumenteren dat hyperautomatiseringsinvesteringen een luxe zijn die niet betaalbaar is, aangezien de harde realiteit van vandaag is dat veel bedrijven lonen inkorten, werknemers met verlof sturen en drastische maatregelen nemen om kosten te reduceren.

Wat moet men doen?

Investeer je in het digitale voordeel dat bewijsbaar voortkomt uit hyperautomatisering of knip je kosten door het hele bedrijf en bevries je investeringen om de storm te weerstaan?

Om deze dichotomie op te lossen, kunnen we kijken naar data uit onze vorige recessie om te bepalen welke bedrijven er sterker uitkwamen en breakaway-prestaties bereikten ten opzichte van hun concurrenten.

Harvard Business Review (HBR) analyseerde financiële data van 4.700 beursgenoteerde bedrijven in een uitgebreide studie van de Grote Recessie van 2008 en vond dat bedrijven zoals Staples in staat waren operationele kosten te beheersen en uit de recessie groter en winstgevender kwamen. Feitelijk verdubbelde Staples de omzet van 1997 tot 2003 en was ongeveer 30% winstgevender dan zijn aartsrivaal Office Depot in de drie jaar na die recessie.

Het HBR-onderzoek toont aan dat er een groep was die zich na de recessie afzondelde van de peloton en ten minste 10% beter deed dan hun industreryvals in termen van omzet- en winstgroei.

Wie waren de recessiewinnaars?

Hoe verbeteren we operationele efficiëntie?

Operationele efficiëntie wordt doorgaans gezien als goed beheerde tijd, middelen en gelden. We inspecteren vaak de productiviteit van de gehele organisatie om de capaciteit om winst te verbeteren te beoordelen. Dezelfde lens kan gebruikt worden om individuele processen te bekijken, zoals order-to-cash, van de grond af om de operationele marge of winst te verbeteren door processen goedkoper, beter of sneller uit te voeren. Om de winst te meten die gegenereerd wordt door het verbeteren van operaties, moeten we begrijpen hoe goed de organisatie inputs omzet in outputs in drie strategieën op hoog niveau:

• Goedkoper - Hetzelfde voor minder, d.w.z. dezelfde output voor minder input (door operationele uitgaven, kapitaalsuitgaven, etc. te reduceren)

• Beter - Meer voor hetzelfde, d.w.z. meer output bereiken (of meer compliant, foutloze processen) voor dezelfde input

• Sneller - Veel meer voor meer, d.w.z. veel meer output in minder tijd bereiken, zelfs als het meer input vereist (door selectief te investeren in technologie, marketing, etc.)

Terug in 2008 waren dit alternatieven die strategen evalueerden als trade-offs. Vandaag de dag benutten organisaties hyperautomatisering om die oude regels te doorbreken en een mix van alle drie de strategieën te deployen om meerdere outputs te drijven. Nu worden traditionele financiële en operationele outputs zoals omzet, aantal defecten en klantaantal verwacht om waarde te drijven, evenals zachtere maten zoals klantervaring en meer geëmancipeerde medewerkers. Medewerkers zijn altijd een bedrijfs 'grootste activa' geweest, vertegenwoordigend zowel de grootste kost als de grootste drijfveer van waarde, dus investeringen in medewerkersproductiviteit hebben een grote impact op financiële metrics.

De CFO legde uit dat ze te veel mensen en te hoge kosten hadden verbonden aan het vervullen van kleine orders. Door de kleine-orderprocessen te stroomlijnen en dat werk te verplaatsen naar software-robots, zouden hun mensen zich kunnen richten op het geven van een betere ervaring aan de belangrijkste klanten.

Hyperautomatiseringstechnologieën, zoals RPA, task mining en procesmining, zijn tools die niet beschikbaar waren voor leiders tijdens de vorige recessie. Recessiewinnaars deze keer zullen deze technologie gebruiken om moedige beslissingen te nemen over waar selectief kosten te reduceren – met de 'goedkoper' strategie – maar ook kiezen waar ze op de aanval gaan met de 'sneller' strategie.

Het is tijd om te automatiseren

Laten we een scenario voorstellen waar de CFO van het bovengenoemde productiebedrijf heeft aangegeven dat hij op zoek is naar ideeën van medewerkers om meer winst te genereren. Je denkt dat je je factuurverwerking kunt automatiseren en verspillende herwerking kunt elimineren wat de medewerkersproductiviteit met 5% of meer kan boosten, maar het is moeilijk de stippen te verbinden tussen je idee en de prioriteiten van je CFO.

Je verkent het idee met je robotische Center of Excellence (CoE) team. Het CoE-team analyseert data uit je line-of-business systemen met UiPath Process Mining om te bepalen wat geautomatiseerd moet worden.

Je kunt nu voor het eerst je factuurproces visualiseren. Het proces (zoals hieronder getoond) begint met Factuur Ontvangen, dan controleren en goedkeuren taken, voordat het uiteindelijk eindigt met Factuur Betalen. De uitgebreide sectie van de afbeelding toont een negen-daagse knelpunt in cycletijd wat een drain is op productiviteit en ons vertelt dat automatisering in dit gebied het proces kan versnellen.

De eerste fase van het project gebruikt UiPath-robots als digitale assistenten om de 'request data'-activiteit te automatiseren, terwijl alles ertussen nog handmatig is. De afbeelding verandert (zie hieronder) na deze automatiseringspilotfase en de resultaten zijn veelbelovend. We zien dat de 'Process Invoice'-activiteit nu 24% geautomatiseerd is en de leadtijd al is verminderd van negen dagen naar zeven dagen.

Gemoedigd door het vroege succes, besluit je de 'Process Invoice'-activiteit volledig te automatiseren en de leadtijd hieronder is gedaald tot een sensationele 34 minuten. Het heeft ook downstream effecten, zoals een lichte toename tussen 'Final Check of Invoice' en 'Pay Invoice', die je blijft monitoren via UiPath Process Mining (zie hieronder).

Dit is een voorbeeld van de 'veel meer voor meer' operationele efficiëntiestrategie waarbij je investeert in hyperautomatisering om een snellere, foutloze cycletijd te leveren.

Doe de berekening

Laten we aannemen dat je business unit marges of operationele winsten 10% zijn van de personeelskosten. Dit creëert een 1:10 hefboompunt voor verbeteringen in medewerkersproductiviteit naar operationele winst die contant geld kan genereren voor je CFO.

Je doet een snelle berekening (zie tabel) en je CFO is enthousiast over de financiële hefboomwerking die een 5% verbetering in medewerkersproductiviteit de operationele winst met 50% verhoogt in je business unit. Natuurlijk moedigt de CFO je enthousiast aan om door te gaan met je automatiseringsreis om de opvolgactiviteit 'Final Check of Invoice' te automatiseren.

Het is tijd om te automatiseren!

Deze keer zullen winnaars uit de recessie sterker komen dan ooit door RPA en procesmining samen te gebruiken.

Om meer te leren over het UiPath Enterprise RPA Platform en UiPath Process Mining bekijk onze on-demand webinar of neem contact op met ons salesteam.

*Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10 december 2019