Procesinzichten:wat te doen na procesanalyse

Noot van de redactie :nieuw bij process mining? We raden aan te beginnen met de inleidende tekst Wat is Process Mining? .

Stel dat u zich in de volgende situatie bevindt:u geeft leiding aan een afdeling die alle stappen van procesanalyse heeft uitgevoerd en hun werkelijke proces heeft ontdekt met behulp van process mining. Nu heb je de procesinzichten.

Uiteindelijk heb je een prachtig procesmodel dat aangeeft hoe je mensen werken en welke stappen ze in het algemeen nemen. Je hebt alle gegevens gevalideerd en iedereen is het erover eens dat ze inderdaad een echte weerspiegeling van hun werk zien in dit procesmodel.

De volgende logische vraag is natuurlijk:"Wat nu?"

Wat te doen met de inzichten?

Een procesmodel is precies dat, een model. Helaas zal alleen kennis over uw proces geen waarde creëren uit uw process mining.

De kennis die je als proceseigenaar/beoefenaar in je bedrijf hebt moet je verbinden met de kennis uit het procesmodel.

Zo kom je er echt achter welke onderdelen van je proces verbetering behoeven en welke veranderingen je kunt doorvoeren in je organisatie.

U kunt actie ondernemen en het echte verschil maken.

Ontdek hoe inzichten in process mining andere bedrijven hebben getransformeerd.

Bedrijfsconcepten die het verschil maken

Natuurlijk is elk proces anders en voert elk bedrijf het anders uit, maar veel process mining-projecten hebben vergelijkbare doelen die profiteren van vergelijkbare bedrijfsconcepten.

Hierin vindt u vijf concepten die we vaak tegenkomen bij het krijgen van process mining-projecten van slechts een concept tot het brengen van daadwerkelijke verandering op basis van procesinzichten.

1. Procescontext

Elk proces heeft een context.

Een van de belangrijkste doelen bij het voorbereiden van uw procesproject is om die context zo volledig mogelijk vast te leggen. De contextinformatie in uw procesmodel zorgt voor een veel nuttiger beeld van uw gegevens.

Met contextinformatie kunt u processtromen of timings die op het eerste gezicht onnatuurlijk lijken, relateren aan de volledige set van omstandigheden van de zaak.

Dit soort inzicht is van onschatbare waarde bij het formuleren van de juiste volgende actie in uw procesverbetering en om ervoor te zorgen dat de wijzigingen die u van plan bent aan te brengen, correct zijn.

Dus waar moet je op letten qua context?

Over het algemeen wil je alle variabelen vastleggen die het proces kunnen beïnvloeden. Met dat in gedachten zijn deze variabelen afhankelijk van het proces, maar ik zal u een voorbeeld geven van wat u in de praktijk zou kunnen zoeken.

In één project hielp eenvoudige leveranciersinformatie process mining om een ​​krachtig communicatiemiddel te worden naar deze leveranciers toe.

Als resultaat van demonstratie van processtroomverschillen voor die leveranciers die een standaard facturatie-app gebruiken en degenen die die app niet gebruiken, werd het voordeel van de app meteen duidelijk.

Een enorme afname van de hoeveelheid herwerk als gevolg van ontbrekende informatie op de factuur en daarmee een veel snellere betalingstijd, veel minder handmatig werk en een veel gestroomlijnder procure-to-pay proces.

2 . Processtroomovereenkomsten

Elke proceseigenaar heeft een idee van hoe zijn of haar proces moet verlopen.

Dit idee kan een expliciete afspraak zijn over een bepaald aantal controles dat een team moet uitvoeren. Het kan natuurlijk ook een voorgevoel zijn over welke afdelingen welke stappen in het te onderzoeken proces moeten uitvoeren.

Het toevoegen van deze kennis aan uw process mining-toolkit is niet alleen essentieel voor elke vorm van conformiteitscontrole, maar kan uw analyse ook verrijken met veel inzichten van de daadwerkelijke procesbeoefenaars.

Conformiteitscontrole is een van de krachtigste toepassingen die process mining mogelijk maakt. Door uw verwachte proces daadwerkelijk te vergelijken met uw uitgevoerde proces, kan een proceseigenaar zien waar zijn verwachting niet wordt ingelost en op die verschillen reageren.

Een veel diepgaander onderzoek naar conformiteitscontrole en de voordelen ervan is al geschreven door een van mijn collega's en ik kan het ten zeerste aanbevelen om dat te lezen als je geïnteresseerd bent.

Soms hoeft het procesinzicht van uw stroomanalyse niet eens extreem complex te zijn om zakelijke waarde te hebben.

Alleen al weten wie een bepaalde stap heeft uitgevoerd, kan al waardevolle feedback opleveren over de verwachtingen van het management over de procesuitvoering en de feitelijke prestaties van de medewerkers.

3 . Tijdafspraken

Naast processtroom, timing is een van de meest besproken onderwerpen in process mining-projecten.

Elke proceseigenaar wil dat zijn proces zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd zonder bezuinigingen. Hoewel het onmogelijk is om te definiëren wat dit betekent met alleen een procesmodel.

Om effectief te analyseren welke delen van uw proces meer tijd kosten dan zou moeten, is kennis over hoeveel tijd elke processtap zou moeten nemen essentieel.

Door te zien hoeveel tijd elke stap kost en dat te vergelijken met onze verwachtingen over timing, kunnen we knelpunten detecteren , onderscheiden waar er een tekort aan middelen is , analyseer waar externe afhankelijkheden het proces vertragen en nog veel meer.

Door de voorwaarden in contracten met leveranciers of klanten op te nemen, krijgt u een nog dieper inzicht in hoe uw proces wordt uitgevoerd.

Door de vervaldatum van bijvoorbeeld een betaling te vergelijken met de werkelijke betalingsdatum op een volledige schaal in het crediteurenproces, kunnen we concreet een overzicht krijgen van wat voor soort kortingen we missen. Het kan zijn dat we te laat betalen of dat er een negatief effect is als u uw facturen te vroeg betaalt.

Een ander heel natuurlijk voorbeeld zijn Service Level Agreements (SLA's) voor ticketingsystemen.

Vrijwel elke helpdesk heeft afspraken over timings, zoals de eerste responstijd en de oplossingstijd. Door vast te stellen wat de oorzaak is van de gevallen die overuren maken, kunnen we onze key performance indicators (KPI's) voor deze timing verbeteren en de klanttevredenheid vergroten.

4 . Op gebruikers gebaseerde informatie

Enkele van de meest interessante resultaten van process mining krijg je door te kijken naar de manier waarop mensen samenwerken.

In veel processen waarbij meer dan één team betrokken is, zien we een trend van onnodige verschuivingen in de zaakverantwoordelijkheid. Dit kan niet alleen leiden tot vertraging in de procesuitvoering, maar ook tot ergernis in het dagelijkse werk van uw medewerkers.

Door het team toe te voegen dat processtappen heeft uitgevoerd in UiPath Process Mining, kunnen we controleren of niet alleen onze processtroom is wat we verwachten, maar ook hoe onze zaken door verschillende teams stromen.

Door de verschillen te zien tussen de verwachte en de huidige teamstroom, kunnen we zien waar informatie mogelijk ontbreekt en waar we meer structuur moeten bieden.

In deze context zijn teams natuurlijk alle groepen mensen, of het nu een land, afdeling of faciliteit is. Het bekijken van de interactie tussen verschillende groepen mensen kan erg interessant zijn om te detecteren, te onderzoeken en ernaar te handelen.

5 . Uw voortgang bijhouden

Natuurlijk, voor veel bedrijven die beginnen met process mining, lijken procesanalyse en ontdekking de meest interessante functies die de technologie haar gebruikers biedt.

Process discovery biedt echter alleen een eerste benchmark van hoe uw proces in het verleden is uitgevoerd. De benchmark biedt mogelijk bruikbare inzichten, maar zonder acties blijven deze inzichten leeg.

Nadat u uw proces op enigerlei wijze, vorm of vorm, heeft gewijzigd, is het logische volgende gebruik van process mining om bij te houden welk effect die verandering heeft op uw procesprestaties.

Bereikt u daadwerkelijk meer zaken die het pad van de eerste keer goed volgen?

Verbeteren uw KPI's op basis van uw wijziging of is er extra actie nodig?

Zonder een up-to-date kijk op uw huidige proces, is het onmogelijk om te zeggen welke effecten uw wijzigingen hebben gehad.

Daarom is het volgende punt op uw agenda, na een succesvolle projectomgeving voor procesanalyse, hoe we een beter proces gaan bereiken en hoe we die prestaties gaan meten.

Dieper duiken:procesanalyse:5 manieren om bedrijfswaarde te halen uit resultaten van process mining

Welke KPI's laten echt een goed werkend proces zien en hoe gaan we onze veranderingen regelmatig evalueren aan de hand van deze KPI's?

Als die vragen beantwoord zijn, kom je veel dichter bij een continue verbeteringscyclus en kun je op weg naar een ideaal proces!

6 . Conclusie

Procesontdekking is slechts het begin van uw spannende reis naar bedrijfsverbetering.

Het echte verschil zit 'm in veranderingen die je doorzet in je organisatie, acties die je onderneemt om de risico's die je nu kent te voorkomen, extra budget en strategiewendingen die uitgevoerd moeten worden volgens procesinzichten.

Onthoud dat uw organisatie klaar is voor process mining wanneer het klaar is voor grote veranderingen.

Maar dit is uw kans om te groeien en een duurzaam, efficiënt punt van zakelijk welzijn te bereiken.

Veel plezier met mijnbouw!