Order-to-Cash meesteren: Stroomlijnen met Process Mining

Het order-to-cash proces (O2C) is een van die enterprise-spannende processen dat uw bedrijf kan maken of breken. De uitkomsten van deze missiekritieke proces beïnvloeden direct klanttevredenheid, hoe goed u cashflow beheert, en hoe gelukkig uw werknemers zijn.

Toch maakt de complexiteit en breedte van het O2C-proces het een van de moeilijkste processen om te volgen en te optimaliseren. Het is veilig om te zeggen dat er een grote kans is voor verbeteringen aan het O2C-proces.

In dit artikel kijken we naar hoe O2C-procesverbeteringen bereikt kunnen worden met een strategische combinatie van process mining en automatisering.

Nieuw bij process mining? Ik raad u aan om te beginnen met het lezen van onze introductie tot process mining blogpost.

Laten we beginnen met de basis van O2C.

Wat is een order-to-cash proces?

Het doel van het O2C-proces is om goederen aan een klant te leveren in ruil voor contant geld. In een typisch verkoop-uit-voorraad scenario is de procesflow:

1. Order aanmaken
2. Order vervullen
3. Order verzenden
4. Factureren
5. Betaling

Dit zijn de kernstappen in het proces, maar als u een beetje over het O2C-proces weet, weet u dat het nooit zo straight-forward is! Denk aan extra stappen die het proces vormen, zoals post goods issue, een levering aanmaken, of een creditcheck cleareren. Er zijn miljoenen transacties die afdelingen en systemen kruisen, wat het bijna onmogelijk maakt om een duidelijk overzicht van het hele proces te krijgen.

Het proces bestaat uit twee hoofdonderdelen: order management en accounts receivable. En ze hebben iets verschillende doelen.

Order management omvat alle stappen van order aanmaken tot verzenden. Order verzenden triggert dan factuuraanmaak. De doelen van order management omvatten het verbeteren van de perfect order rate, on-time shipping rate, en order fulfillment cycle time.

Accounts receivable begint vanaf het moment van factuuraanmaak en eindigt bij factuurverrekening. De doelen van accounts receivable omvatten het verminderen van achterstallige betalingen en days sales outstanding (DSO).

Uitdagingen

In het O2C-proces zijn deze twee kanten (order management en accounts receivable) van het proces zwaar afhankelijk van elkaar. Order management kan geen echte efficiëntie bereiken zonder de ondersteuning van accounts receivable en vice versa. Toch eindigen de teams die deze twee delen van het proces drijven soms in silo's wat niet leent zich tot een efficiënt proces.

Andere veelvoorkomende uitdagingen in het O2C-proces zijn:

• Hoge foutenpercentages door handmatige orderinvoer, leidend tot kostbare en tijdrovende herwerk
• Slecht onderhouden klantstamdata, leidend tot vertragingen en verloren omzet
• Problemen met leveringsvervulling, beïnvloedend klantretentiepercentages
• Hoog DSO-percentage, beïnvloedend cashflow en gemiste kans voor investering in andere gebieden van het bedrijf.

Een complex proces als O2C is perfect voor het gebruik van process mining om automatiseringspotentieel te vinden. Zonder process mining zult u alleen de top van de O2C-ijsberg zien.

Eerst process mining gebruiken om het O2C-proces te ontdekken

Process mining verbindt direct met de systemen die interface hebben met het O2C-proces, zoals SAP en andere enterprise resource planning (ERP) systemen. Met een ingebouwde datatransformatielaag transformeert de technologie data naar een procesgraaf die het hele proces van begin tot eind chronicleert. Het vastlegt alle procesvariaties, knelpunten, herwerk, en uitzonderingen.

Voorbeeld procesgraaf

Met process mining kunt u precies zien wat er in het proces gebeurde, uitvinden waarom het gebeurde, en aan een actieplan werken om het te verbeteren.

Snel vooruitgang boeken met automatisering

Process mining leidt u bij het vinden van het onbenutte automatiseringspotentieel in uw processen. De snelste manier om transformatie in O2C te drijven is door robotische procesautomatisering (RPA) te deployen samen met process mining. Bijvoorbeeld, met process mining kunt u een post goods issue ontdekken (d.w.z. wanneer de order gepickt is en klaar voor verzending, nooit op tijd gebeurt). Dit kan de levering aan de klant vertragen en het betekent ook dat onjuiste voorraajniveaus in het systeem getoond worden.

Etwas dieper graven, vindt u de root cause van dit issue: uw verzendingsspecialist heeft te veel verzendingen om te hanteren, wat resulteert in een vertraagde post goods issue. Een effectieve oplossing hiervoor is een software-robot de post goods issue laten hanteren, wat de verzendingsspecialist ontlast van het werk en zorgt dat verzendingen op tijd worden geleverd.

Bekijk deze infographic om te ontdekken waarom process mining automatisering's nieuwe superheld is.

Continu monitoren en het algehele proces verbeteren

Maar process mining stopt er niet.

Na het automatiseren van uw processen via RPA, kunt u process mining gebruiken om resultaten te tracken en te verzekeren dat automatisering de beoogde effect heeft. Het is logisch dat na automatisering, u enig inzicht wilt in de impact op de rest van het proces. Bijvoorbeeld, verbetert de procescyclus-tijd? Verbetert uw on-time shipping rate? Dit zijn alle metrics die getrackt kunnen worden met process mining, wat u helpt om het proces continu te monitoren en te verbeteren.

Het kan ook zinvol zijn om uw proces op andere manieren te optimaliseren, voordat u automatisering introduceert.

Bijvoorbeeld, een van uw klanten klacht consistent dat hun verzendingen later aankomen dan verwacht. Met process mining kunt u verifiëren dat inderdaad, verzendingen naar deze klant altijd een dag later aankomen dan verwacht. De root cause in dit voorbeeld is dat lead times in het systeem een dag minder zijn dan de werkelijke lead times, wat betekent dat er een discrepantie is tussen de datum dat de klant hun order verwacht en de dag dat ze het daadwerkelijk ontvangen. In dit voorbeeld lost een simpele master data-aanpassing het probleem op en zorgt ervoor dat de klant tevreden is.

Processen op spaar en voorspelbaar houden

Zoals met alles, zijn processen onderhevig aan verandering. Dus het maakt zin dat uw automatisering mee verandert. Een combinatie van process mining en RPA helpt u om uw proces in de gaten te houden zodat u snel kunt handelen wanneer iets het proces dwingt te veranderen, of het nu wetgeving, concurrentie, of zelfs een pandemie is.

O2C-verbeteringen drijven met UiPath

Handige mogelijkheden die helpen uw O2C-proces op spaar te houden omvatten de mogelijkheid om robots toe te wijzen om taken automatisch af te handelen in UiPath Orchestrator, zodat ze ongewilde idle tijd of afwijkingen in near real-time kunnen adresseren. UiPath Action Center zorgt ervoor dat de juiste mensen in de lus worden gebracht wanneer er uitzonderingen zijn die behandeld moeten worden.

Wanneer u process mining combineert met RPA, kan dit uitgroeien tot enorme sprongen in efficiëntie, kostenbesparing en klanttevredenheid.

UiPath Process Mining combineert best-in-class process mining en RPA. Als resultaat bent u in staat om niet alleen automatiseringspotentieel in uw O2C-proces te ontdekken, maar ook automatisering continu te optimaliseren en te monitoren.

Wilt u zien hoe toonaangevende organisaties UiPath Process Mining gebruiken? Ontdek hoe Grupo Assa process mining en RPA gebruikt om digitale transformatie te navigeren.

Klaar om process mining-voordelen in uw eigen organisatie te zien? Door een out-of-the-box UiPath Process Mining connector voor SAP O2C te gebruiken, kunt u bijna onmiddellijk beginnen met het verbeteren en automatiseren van uw O2C-proces. Neem contact met ons op om te beginnen.