Een soepel order-to-cash-proces bereiken met Process Mining

Het order-to-cash-proces (O2C) is een van die enterprise-overspannende processen die uw bedrijf kunnen maken of breken. De resultaten van dit missiekritieke proces hebben een directe invloed op de klanttevredenheid, hoe goed u de cashflow beheert en hoe gelukkig uw medewerkers zijn.

Toch maakt de complexiteit en breedte van het O2C-proces het een van de moeilijkste processen om te volgen en te optimaliseren. Het is veilig om te zeggen dat er een grote kans is voor verbeteringen aan het O2C-proces.

In dit artikel bekijken we hoe O2C-procesverbeteringen kunnen worden bereikt door een strategische combinatie van process mining en automatisering.

Nieuw bij process mining? Ik raad je aan om te beginnen met het lezen van onze inleiding tot process mining blogpost.

Laten we beginnen met de basis van O2C.

Wat is een order-to-cash-proces?

Het doel van het O2C-proces is om goederen aan een klant te leveren in ruil voor contant geld. In een typisch scenario voor verkoop uit voorraad is de processtroom:

1. Bestelling maken

2. Orderafhandeling

3. Verzending van bestelling

4. Facturering

5. Betaling

Dit zijn de kernstappen in het proces, maar als je een beetje weet over het O2C-proces, weet je dat het nog nooit zo eenvoudig is! Denk aan extra stappen die deel uitmaken van het proces, zoals het uitgeven van goederen, het maken van een levering of het vereffenen van een kredietcontrole. Er zijn miljoenen transacties die afdelingen en systemen overstijgen, waardoor het bijna onmogelijk is om een ​​duidelijk overzicht te krijgen van het hele proces.

Het proces bestaat uit twee hoofdonderdelen:orderbeheer en debiteuren. En ze hebben iets andere doelen.

Orderbeheer omvat alle stappen van het maken van de bestelling tot de verzending. De verzending van de bestelling activeert vervolgens het maken van facturen. De doelen van orderbeheer zijn onder meer het verbeteren van het perfecte orderpercentage, het op tijd verzenden en de cyclustijd voor orderafhandeling.

Debiteuren begint vanaf het moment van aanmaak van de factuur en eindigt bij factuurafrekening. De doelen van debiteuren zijn onder meer het verminderen van achterstallige betalingen en het aantal dagen uitstaande verkopen (DSO).

Uitdagingen

In het O2C-proces zijn deze twee kanten (orderbeheer en debiteuren) van het proces sterk op elkaar aangewezen. Orderbeheer kan geen echte efficiëntie bereiken zonder de ondersteuning van debiteuren en vice versa. De teams die deze twee delen van het proces aansturen, komen echter soms terecht in silo's die zich niet lenen voor een efficiënt proces.

Andere veelvoorkomende uitdagingen in het O2C-proces zijn:

• Hoge foutenpercentages door handmatige orderinvoer, wat resulteert in kostbaar en tijdrovend herwerk

• Slecht onderhouden klantstamgegevens, resulterend in vertragingen en verloren inkomsten

• Problemen met leveringsafhandeling, die de retentiepercentages van klanten beïnvloeden

• Hoge DSO-snelheid, die de cashflow beïnvloedt en gemiste kansen voor investeringen in andere delen van het bedrijf.

Een complex proces als O2C is perfect voor het gebruik van process mining om automatiseringspotentieel te vinden. Zonder process mining zie je slechts het topje van de O2C-ijsberg.

Gebruik eerst process mining om het O2C-proces te ontdekken

Process mining maakt rechtstreeks verbinding met de systemen die communiceren met het O2C-proces, zoals SAP en andere enterprise resource planning (ERP)-systemen. Met behulp van een ingebouwde gegevenstransformatielaag transformeert de technologie gegevens in een procesgrafiek die het hele proces van begin tot eind beschrijft. Het legt alle procesvariaties, knelpunten, herbewerkingen en uitzonderingen vast.

Voorbeeld procesgrafiek

Met process mining kunt u precies zien wat tijdens het proces is gebeurd, zoek uit waarom het is gebeurd, en werk aan een actieplan om te verbeteren het.

Snel vooruitgang boeken met automatisering

Process mining begeleidt u bij het vinden van het onbenutte automatiseringspotentieel in uw processen. De snelste manier om transformatie in O2C te stimuleren, is door robotic process automation (RPA) samen met process mining in te zetten. Met process mining kunt u bijvoorbeeld een probleem met de postgoederen ontdekken (d.w.z. wanneer de bestelling is gepickt en klaar is voor verzending, gebeurt dit nooit op tijd). Dit kan de levering aan de klant vertragen en het betekent ook dat onjuiste voorraadniveaus in het systeem worden weergegeven.

Als u wat dieper graaft, ontdekt u dat de oorzaak van dit probleem eenvoudigweg is dat uw verzendspecialist te veel zendingen moet afhandelen, wat resulteert in een probleem met vertraagde postgoederen. Een effectieve oplossing hiervoor is om een ​​softwarerobot het postgoederenvraagstuk te laten afhandelen, de verzendspecialist van het werk te ontlasten en ervoor te zorgen dat zendingen op tijd worden afgeleverd.

Bekijk deze infographic om erachter te komen waarom process mining de nieuwe superheld van automatisering is.

Voortdurend het algehele proces bewaken en verbeteren

Maar daar houdt process mining niet op.

Na het automatiseren van uw processen via RPA, kunt u process mining gebruiken om resultaten bij te houden en ervoor te zorgen dat automatisering het beoogde effect heeft. Logisch dat je na automatisering inzicht wilt hebben in de impact op de rest van het proces. Verbetert bijvoorbeeld de procescyclustijd? Verbetert uw snelheid van verzending op tijd? Dit zijn allemaal meetwaarden die kunnen worden gevolgd met process mining, zodat u het proces continu kunt bewaken en verbeteren.

Het kan ook zinvol zijn om uw proces op andere manieren te optimaliseren, voordat u automatisering introduceert.

Een van uw klanten klaagt bijvoorbeeld consequent dat hun zendingen later aankomen dan verwacht. Met process mining kunt u verifiëren dat zendingen naar deze klant inderdaad altijd een dag later aankomen dan verwacht. De hoofdoorzaak in dit voorbeeld is dat de doorlooptijden in het systeem één dag korter zijn dan de werkelijke doorlooptijden, wat betekent dat er een verschil is tussen de datum waarop de klant zijn bestelling verwacht en de dag waarop hij deze daadwerkelijk ontvangt. In dit voorbeeld volstaat een eenvoudige aanpassing van de stamgegevens en zorgt ervoor dat de klant tevreden is.

Houd processen op schema en voorspelbaar

Zoals met alles, zijn processen aan verandering onderhevig. Het is dus logisch dat uw automatisering mee verandert. Een combinatie van process mining en RPA helpt u uw proces in de gaten te houden, zodat u snel kunt handelen wanneer iets het proces dwingt te veranderen, of het nu gaat om wetgeving, concurrentie of zelfs een pandemie.

Bedrijf O2C-verbeteringen met UiPath

Handige mogelijkheden die u ondersteunen om uw O2C-proces op schema te houden, zijn onder meer de mogelijkheid om robots toe te wijzen om automatisch taken in UiPath Orchestrator af te handelen, zodat ze ongewenste inactiviteit of afwijkingen in bijna realtime kunnen aanpakken. UiPath Action Center zorgt ervoor dat de juiste mensen op de hoogte worden gebracht wanneer er uitzonderingen zijn die moeten worden afgehandeld.

Wanneer u process mining combineert met RPA, kan dit leiden tot enorme sprongen in efficiëntie, kostenbesparingen en klanttevredenheid.

UiPath Process Mining combineert best-in-class process mining en RPA. Hierdoor kunt u niet alleen het automatiseringspotentieel in uw O2C-proces ontdekken, maar ook de automatisering continu optimaliseren en bewaken.

Wilt u zien hoe toonaangevende organisaties UiPath Process Mining gebruiken? Ontdek hoe Grupo Assa process mining en RPA gebruikt om door digitale transformatie te navigeren.

Klaar om de voordelen van process mining in uw eigen organisatie te zien? Door gebruik te maken van een kant-en-klare UiPath Process Mining-connector voor SAP O2C, kunt u vrijwel direct aan de slag met het verbeteren en automatiseren van uw O2C-proces. Neem contact met ons op om aan de slag te gaan.