Conexiom: Stroomlijn uw order-to-cash proces voor snellere, foutloze operaties

Het optimaliseren van het order-to-cash proces is vitaal voor succes. Conexiom onderzoekt hoe automatisering drie van de sleutelstappen in het proces kan verbeteren.

In groothandel en distributie is het order-to-cash proces een vitale onderdeel van succes. Het stroomlijnen van de order-to-cash processtroom helpt klanten efficiënter te bedienen, vertragingen en fouten te verminderen, en personeel het meest efficiënt in te zetten.

Om het order-to-cash proces te optimaliseren, moet het begrepen worden als een reeks discrete stappen – drie van welke massaal verbeterd kunnen worden via automatisering: Ordervervulling, Klantfacturatie, en Debiteurenbeheer.

Een Macro Visie op het Order-to-Cash Proces

Het order-to-cash (O2C) proces vormt het complete orderverwerkingssysteem van een organisatie. Het begint met een klant die een order plaatst, en eindigt met het bedrijf dat betaling ontvangt. Workflows verschillen per bedrijf, en orders komen via diverse platforms binnen, maar deze volgorde onderbouwt elk O2C proces.

Het order-to-cash proces wordt beïnvloed door alle aspecten van operaties: arbeid, supply chain management, voorraadbeheer, enz. Hoe sneller en soepeler het proces voltooid wordt, des te korter de ordercyclus tijden worden, wat de tijd tot omzet verkort. Bovendien bepaalt de data verzameld uit de facturatie- en debiteurenfuncties van de O2C-cyclus een bedrijfs omzet en kasinstroom – wat betekent dat vertragingen in het proces verdere liquiditeitsproblemen kunnen triggeren.

Uw Order-to-Cash Cyclus Automatiseren

Voor de meeste bedrijven kan het order-to-cash proces gesegmenteerd worden in acht stappen:

1. Orderbeheer
2. Kredietbeheer
3. Ordervervulling
4. Orderverzending
5. Klantfacturatie
6. Crediteurenbeheer
7. Betalingseinzameling
8. Rapportage en Databeheer

Ordervervulling

Dit is waar veel bedrijven beginnen inefficiënties toe te laten. Ondanks dat we enorme technologische vooruitgang hebben geboekt, verwerken bedrijven nog steeds orders handmatig. Feitelijk verwerken Noord-Amerikaanse bedrijven elk jaar .

Bij handmatige orderverwerking typen klantenservicemedewerkers inkooporders handmatig in, hetzelfde wat ze sinds de jaren '90 doen. Echter, aangezien de meeste inkopers nu inkoop- en ERP-software gebruiken, verandert dit in een complexe choreografie van handmatige data-invoer en heen-en-weer documentuitwisselingen.

Dit is tijdrovend en verschrikkelijk inefficiënt. Het gebruik van een sales order automation oplossing is de slimme zet. Door verder te gaan dan handmatige orderverwerking, kunt u de hele O2C-proces versnellen.

Klantfacturatie

Volgens onderzoek, verwerken organisaties die uitblinken in hun order-to-cash cyclus slechts 16,2% van hun facturen handmatig. Geautomatiseerde verwerking is de populaardere keuze omdat het sneller en foutloos is. Bij handmatige verwerking kunnen factureringsonauwkeurigheden en vertragingen oplopen, wat kasproblemen kan veroorzaken en operaties kan storen. Zet tools in die met 100% nauwkeurigheid facturen verwerken om uw proces verder te stroomlijnen.

Crediteurenbeheer

Het automatiseren van uw boekhoudsystemen kan helpen om openstaande facturen gemakkelijk te vlaggen voordat ze vervallen. Bovendien moet uw crediteuren-team een snelle manier hebben om de data uit uw systeem te reviewen. Dit helpt hen om te bepalen waar de fouten zitten, en snel een gecorrigeerde versie van de factuur terug te sturen.

Uw O2C-stroom Verlichten met Sales Order Automatisering

Een met succes beheerd en geoptimaliseerd order-to-cash proces, gekoppeld aan de juiste technologie, helpt bedrijven om efficiënt waarde te leveren aan hun klanten, alsook tijdige compensatie voor hun diensten te ontvangen. Doorheen het achtstapsproces kunnen technologische innovaties uw order-to-cash processtroom verbeteren.

Sales Order Automation converteert inkooporders in verkooporders met een snelheid en nauwkeurigheid die ver boven menselijke teams uitsteekt. De technologie elimineert saaie data-invoertaken, drukt kosten, creëert resource-efficiëntie, schaalt tot duizenden handelspartners, en verbetert de klantervaring. Door Sales Order Automatisering te implementeren, injecteert u een nieuwe efficiëntie aan het begin van uw order-to-cash proces. Alles gaat sneller, met minder fouten. Orders worden sneller verwerkt, kas en arriveert sneller.

Ideale resultaten uit uw order-to-cash proces vereisen een fusie van procesmanagement, interdepartementale samenwerking en technologie. Het inzetten van de juiste oplossingen stroomlijnt het hele proces en zorgt voor soepelere overgangen van de ene stap naar de andere. Bovendien vrijmaakt dit middelen en personeel om te focussen op wat het meest belangrijk is: een verbeterde klantervaring leveren.

Zo stelt Conexiom het: "Ons CSR-team besteedde vroeger 80% van hun tijd aan orderinvoer, en 20% aan klanten. Nu is het 80% aan klanten en 20% aan orderinvoer. En geen behoefte om voormalige werknemers te vervangen."