Hoe een onderhoudsbeleid te bepalen en te schrijven

Vaak misbruikt en verkeerd begrepen, is het woord beleid een algemene term. Toch staat de toepassing en effectiviteit ervan voor bedrijfsbeheer en onderhoudsbeheer buiten kijf. Lees verder om erachter te komen wat een onderhoudsbeleid is en hoe het van toepassing is op en ondersteuning biedt voor efficiënte en effectieve onderhoudsstrategieën.

Wat is een onderhoudsbeleid?

Een onderhoudsbeleid is een document dat wordt geproduceerd door, eigendom is van en wordt beheerd door het senior management. In de hiërarchie van bedrijfsbeheer vloeien alle beleidslijnen voort uit en zitten onder de visie, missie en waarden van het bedrijf.

Als feitelijke intentieverklaring is een onderhoudsbeleid een formeel document. Het stelt vast wat het topmanagement van de onderhoudsafdeling verwacht. De inhoud van het onderhoudsbeleid moet de missie, waarden en bedrijfsdoelstellingen ondersteunen en mogelijk maken.

U zult verwarring vinden over beleid versus strategie, dus laten we de zaken rechtzetten. Een onderhoudsbeleid staat onder de bedrijfsstrategie – toch boven de strategie van de onderhoudsafdeling en strategisch onderhoudsplan.

Waarom heb je een onderhoudspolis nodig?

Een onderhoudsbeleid stelt de grenzen voor de ontwikkeling van een onderhoudsstrategie. Zie het als de missie en waarden voor de onderhoudsafdeling. Door duidelijke, objectieve en kwantificeerbare onderhoudsverwachtingen vast te stellen, richt het beleid de acties van de onderhoudsafdeling op noodzakelijke en gewenste resultaten, zoals het kosteneffectief maken van bedrijfsprocessen, het verminderen van onderhoudskosten, het verminderen van ongeplande uitvaltijd en storingen, enz.

Alleen al het schrijven van een onderhoudsbeleid vereist een behoorlijke analyse. Het dwingt beslissingen af over risicoanalyse, de gewenste mate van naleving van de regelgeving, onderhoudskosten en uitgaventoezegging, en de mate van veiligheid van het personeel . Een dergelijk proces combineert denken, het creëren van consensus en samenwerking tussen senior management en onderhoudsmedewerkers.

Het is ook een duidelijk, controleerbaar commitment van de eigenaar of het senior team. Wanneer een onderhoudstechnicus of andere onderhoudsdeskundige de onderhoudsstrategie schrijft, moet hun document voldoen aan de intentie en toezeggingen die vereist zijn door het onderhoudsbeleid. In principe worden ze ter verantwoording geroepen door het beleid.

Wie schrijft het onderhoudsbeleidsdocument?

Het schrijven van een onderhoudsbeleidsdocument is minder belangrijk dan wie het formuleert.

Je mag in ieder geval verwachten dat een HR Director, Operations Director en Engineering Director aanwezig zijn. Dit senior team moet al het beleid formuleren op basis van de impact die ze zullen hebben op hun afdelingen. Het team wordt meestal geleid door de CEO of Managing Director.

Het schrijven wordt meestal doorgegeven aan de engineeringmanager of een onderhoudsmanager. Voor beoordeling en uitdaging voorgelegd aan het senior managementteam, zullen de CEO en de hoofden van de onderhoudsafdeling het document ondertekenen zodra alles is gepolijst en overeengekomen.

De exacte verdeling van verantwoordelijkheden tussen de rollen hangt af van de grootte van uw organisatie en uw onderhoudsafdeling.

Wat definieert een goed onderhoudsbeleid?

De eenvoudigste manier om uit te leggen hoe een goed onderhoudsbeleid eruitziet, is door te kijken naar de gewenste kenmerken ervan. We hebben er zes geïdentificeerd.

1. Samenhang met de bedrijfswaarden

Als de bedrijfswaarden spreken over het recht voor alle werknemers om elke dag veilig thuis te komen van hun werk, zou het nalatig zijn om de gezondheids- en veiligheidsverwachtingen van de onderhoudsafdeling niet te benadrukken.

Waar duurzaamheid en milieuzorg worden gewaardeerd, zou een hoge verwachting van afvalverwijdering op zijn plaats zijn, waardoor onderhoudsmanagers milieuvriendelijker zouden worden.

De beste manier om de steun van uw medewerkers te verliezen, is door inconsistentie tussen woorden en daden te tonen.

2. Geschikt voor het doel

Ontwerp uw beleid in overeenstemming met de bedrijfsgrootte en activiteiten, waarbij u rekening houdt met het juiste onderhoud. Een onderhoudsorganisatie bestaande uit zes personen kan 4 of 5 beleidsregels van één pagina hebben die betrekking hebben op HR, Operations, Health &Safety en Finance. Het beleid van een grote fabrikant met meerdere vestigingen zal een reeks uitgebreide documenten bevatten.

Schrijf beleid ter ondersteuning van duidelijke richtlijnen, goede besluitvorming en maak bekend waar uw bedrijf staat met betrekking tot onderhoud. Schrijf ze ter informatie en voeg realistische richtlijnen toe.

3. Duidelijkheid

Het onderhoudsbeleid moet duidelijk maken wat de rol en doelen van onderhoud zijn en hoe het de bedrijfsvisie ondersteunt. Het moet duidelijke grenzen stellen waarbuiten de onderhoudsafdeling niet mag opereren. Het zal ook duidelijk de verplichtingen en ondersteuning verwoorden die verwacht worden van de bredere organisatie richting de onderhoudsafdeling.

4. Gevormd door externe betrokkenheid

Voorbij zijn de dagen dat een CEO een beleidsdocument schreef als een manier om hun personeel te controleren. Bespreek het beleid met de betrokkenen en denk na over hun inbreng en zorgen. Een onpraktisch beleid wordt genegeerd en smeekt waarom het in de eerste plaats is geschreven .

5. Toegankelijkheid &toepasbaarheid

Beleidsregels zijn geen droge, stoffige documenten, geschreven om een accountant eens in de paar jaar te plezieren. Ze zijn bedoeld om dagelijkse beslissingen te informeren en te begeleiden. Al het personeel moet toegang hebben tot alle beleidsdocumenten van het bedrijf en deze kunnen lezen.

Limble CMMS-gebruikers hebben de mogelijkheid om een digitaal activum te maken en het nieuw geschreven/bijgewerkte onderhoudsbeleid eraan te koppelen. Op deze manier heeft elke medewerker met een Limble-gebruikersaccount snel toegang tot het document op elke pc of mobiel apparaat. Waarom is dit van belang? Omdat moeilijk te vinden documenten gewoon niet meer worden gebruikt.

Bedrijfsgrootte, strategie of praktijken zullen gedurende de hele levenscyclus veranderen. Het onderhoudsbeleid moet regelmatig worden bijgewerkt om de toepasbaarheid op de huidige activiteiten te garanderen. Op die manier is het vergelijkbaar met standaard operationele procedures.

6. Een engagementsverklaring

Het beleid moet worden ondertekend en ondersteund door de CEO en het afdelingshoofd, wat een formeel engagement van een verantwoordelijke betekent. Naarmate individuen van rol veranderen, moet de beoordeling en ondertekening van de documenten door de nieuwe zittende persoon plaatsvinden.

Wat houdt een typisch onderhoudsbeleid in?

Elk onderhoudsbeleid dat u leest, zal anders zijn, maar een goed beleid zou de volgende gebieden moeten aanpakken:

1. Inleiding

De inleiding is een algemeen, kort, overzicht op hoog niveau voor iemand die geen onderhoudskennis heeft. Het vertelt over wat onderhoud is, waarom het wordt gedaan en welke voordelen het oplevert voor de organisatie.

Het moet uitleggen hoe onderhoud het bedrijf helpt zijn visie, missie en doel te bereiken, door passend onderhoud, preventief onderhoud en alle andere onderhoudsactiviteiten aan te pakken.

2. Doel van het beleid

Doel verklaart de bedoeling achter het schrijven van het document. Misschien wilt u een veilige en gezonde omgeving bieden voor medewerkers en machinebedieners. Mogelijk wilt u de uptime van uw apparatuur maximaliseren om een effectief en efficiënt gebruik van uw bedrijfsmiddelen te garanderen. Misschien is de kwaliteit van componenten of diensten een integraal onderdeel van wat u doet en wilt u de uitmuntendheid van het product behouden.

Het kan zijn dat effectief voorraadbeheer een onderdeel van uw zorg is, of misschien het verminderen van herwerk. Als de apparatuur die u gebruikt kapitaalintensief is, wilt u wellicht de laagst mogelijke totale bedrijfskosten.

Deze paragraaf moet de redenen voor het voorschrijven van deze onderhoudsverwachtingen verduidelijken.

3. De intentieverklaring

Dit onderdeel van het beleid is een toezegging van het bedrijf. Het moet beginnen met een duidelijke verklaring. Geen pluizige taal op hoog niveau meer hier. Wat gaat dit beleid doen? Voorbeelden zijn:

Ons Onderhoudsbeleid zal...
Dit beleid zorgt ervoor dat...
De onderhoudsaanpak van het bedrijf is...

Na deze verklaring komt er een lijst met toezeggingen met opsommingstekens, beginnend met actiewoorden:handhaven, implementeren, verzekeren, voorkomen, assisteren, promoten, verstrekken . Deze verklaring mag geen dubbelzinnigheid bevatten, er mag geen ruimte zijn voor verkeerde interpretatie.

4. De reikwijdte van het onderhoudsbeleid en de procedures

Deze paragraaf beschrijft het eerste niveau van het implementeren en onderhouden van een uitgebreid onderhoudsbeheerproces. Het schetst de planning en ontwikkeling van activiteiten die verband houden met het onderhoud van uw bedrijf en moet minimaal het volgende bevatten:

een onderhoudsstrategie ontwikkelen
onderhoudsnormen toewijzen
het schrijven van een strategisch onderhoudsplan
ontwikkelen en schrijven van onderhoudsprocedures

5. Beleidsvereisten

Het hoofdstuk over eisen vormt de kern van het onderhoudsbeleidsdocument, meer tactisch dan strategisch. Hier schrijf je korte paragrafen waarin je uitlegt hoe het bedrijf of de afdeling belangrijke zaken aanpakt. Kortom, u schetst de reikwijdte van de vereiste onderhoudswerkzaamheden door de vereiste onderhoudstaken voor te schrijven. Veelvoorkomende onderwerpen zijn:

Verplichtingen met betrekking tot EHS-regelgeving, kwaliteitsborging, risicobeheer en financieel beheer.
Voorbereiding van een onderhoudsstrategie voor gepland en ongepland onderhoud.
Het schrijven en regelmatig herzien van een strategisch managementplan (SMP) dat voorziet in de onderhoudsbehoeften van het bedrijf op korte, middellange en lange termijn.
Budgetontwikkeling, om ervoor te zorgen dat de gestelde onderhoudsnormen worden gehaald.
Ontwikkeling van een onderhoudsbeheersysteem dat gebruikmaakt van OEM-gegevens (Original Equipment Manufacturer), in-service-ervaring en historische gegevens.
Implementatie, bewaking en voortdurende beoordeling van de onderhoudsprestaties ten opzichte van de industrienormen.
Proces instellen voor het vastleggen, veilig bewaren en gebruiken van onderhoudsgegevens om te voldoen aan de rapportagevereisten van het bedrijf en de regelgeving.
Inkoop van onderhoudscontractanten en onderhoudsdiensten.

De paragraaf met beleidsvereisten is een brede en diepgaande uitleg van de zaken die naleving van een bedrijf of afdeling vereisen. De betrokkenheid van andere afdelingen bij de ontwikkeling van deze fase is voordelig en aanbevolen.

6. Toewijzing van verantwoordelijkheden

Hoewel het kort is, identificeert u hier de rollen die worden beïnvloed door of verantwoordelijk zijn voor dit beleid. Wie wordt er op aangesproken? Welk overleg moet plaatsvinden en met wie? Wie wordt geïnformeerd over de inhoud?

Gebruik rollen in plaats van namen om te voorkomen dat dit gedeelte voortdurend wordt bijgewerkt. Pak de onderhoudsvereisten aan en schets de verantwoordelijkheden van het onderhoudsteam.

7. Gerelateerde documenten

Maak een lijst van alle documenten die op de een of andere manier van invloed zijn op het onderhoudsbeleid. Dit kan externe wetgeving of ander intern beleid zijn.

Voeg interne documenten toe die op grond van dit beleid bestaan. Voorbeelden zijn onder meer onderhoudsstrategiedocumenten, het strategisch beheerplan, het onderhoudsbeheersysteem en onderhoudsnormen.

Sla één niveau lager in de documenthiërarchie:u niet nodig om alle procedures, richtlijnen of veilige werkmethoden op te sommen die onder de normen vallen.

Weet je niet waar je moet beginnen? Bekijk enkele voorbeelden van onderhoudsbeleid

Hieronder vindt u enkele links naar onderhoudsbeleidsdocumenten en richtlijnen voor verschillende industrieën die in het publieke domein te vinden zijn. Deze voorbeelden bevatten niet noodzakelijk alle aanbevolen componenten; niettemin zijn ze goed genoeg om als praktijkvoorbeeld te dienen.

Onthoud dat het niet helpt om deze te nemen en ze letterlijk te kopiëren. Uw onderhoudsbeleid moet uw bedrijfswaarden, de branche waarin u zich bevindt, technologieniveaus en gebruikte apparatuur weerspiegelen .

Gebruik in plaats daarvan deze voorbeelden om u te concentreren op het formaat en het type opgenomen inhoud:

Onderhoudsbeleid voor medische apparatuur #1
Onderhoudsbeleid voor medische apparatuur #2
Onderhoudsbeleid voor informatiebeveiligingssysteem
Onderhoudsbeleid voor gebouwen

Een top-down benadering van onderhoud

Een sterk onderhoudsbeleid is de eerste stap voor organisaties om hun onderhoudsuitgaven te optimaliseren, de uptime van apparatuur te verbeteren en onderhoudsstrategieën en -procedures af te stemmen op de missie en waarden van het bedrijf.

Door objectieve en kwantificeerbare onderhoudsverwachtingen te stellen, richt het onderhoudsbeleid de engineering- en onderhoudsafdelingen op het leveren van de intentie en toezeggingen die vereist zijn door het onderhoudsbeleid. Wanneer het correct is opgesteld en gecommuniceerd, wordt verwacht dat het productieverliezen en uitval tot een minimum beperkt, de productkwaliteit verbetert en onderhoudsapparatuur, reserveonderdelen en personeel optimaliseert.

Een coherente, controleerbare top-down benadering van onderhoudsbeheer begint met een duidelijk en begrijpelijk onderhoudsbeleid dat is afgestemd op de doelstellingen van uw bedrijf en wordt ondersteund door het senior management.

Wat is storingsonderhoud en hoe ermee om te gaan Is er een beste onderhoudsstrategie? 5 onderhoudsstrategieën vergeleken

Onderhoud en reparatie van apparatuur

Productietechnologie

Fabricage-apparatuur

Industrieel internet der dingen

Industriële materialen

Onderhoud en reparatie van apparatuur

Industriële programmering