10 belangrijke gebruikers die toegang moeten hebben tot CMMS-software

Weten wie toegang moet hebben tot uw CMMS is een belangrijk onderdeel om ervoor te zorgen dat het soepel verloopt en uw bedrijf ten goede komt. Het niet geven van de juiste toegang, of het geven van toegang aan te veel mensen, kan leiden tot van alles en nog wat, van onnauwkeurige gegevens tot veiligheidsproblemen, te hoge uitgaven en meer.

Inhoudsopgave

1. Wat is een gebruiker?:verschillende niveaus van CMMS-toegang begrijpen
2. Het pleidooi voor het hebben van meerdere CMMS-gebruikers
3. Wie moet toegang hebben tot een CMMS?
4. Wie mag geen toegang hebben tot uw CMMS?
5. Hoe u CMMS-gebruikers kunt helpen succesvol te zijn
6. Het laatste woord over CMMS-gebruikers

Wat is een gebruiker?:verschillende niveaus van CMMS-toegang begrijpen

Niet alle CMMS-gebruikers zijn gelijk gemaakt. Weten welke toegangsniveaus beschikbaar zijn en bepalen wie op elk niveau moet worden geplaatst, is van cruciaal belang voor het opzetten van CMMS-software en het optimaliseren van het gebruik ervan.

• Het toegangsniveau van een gebruiker bepaalt de functies die ze kunnen gebruiken, de informatie die ze zien en het controleniveau dat ze hebben.
• De meeste CMMS-leveranciers rekenen op basis van het aantal actieve gebruikers. Bespreek uw doelen en processen met hen zodat ze kunnen aanbevelen wie toegang nodig heeft en hoeveel.
• Verschillende toegangsniveaus zorgen voor de nauwkeurigheid van informatie en efficiëntie van taken.
• Elke bewerking kan aangepaste toegangsniveaus hebben, afhankelijk van het werk dat ze doen. De CFO van een klein bedrijf wil misschien toegang tot de rapportagefunctie, terwijl een groter bedrijf die taak misschien overlaat aan iemand anders op de financiële afdeling.

Ook al heeft iemand misschien geen toegang tot het CMMS, hij kan wel onderhoudsverzoeken indienen en volgen. Joe in financiën of Jane in marketing kunnen nog steeds profiteren van de kracht van een CMMS zonder gebruiker te zijn. Zorg ervoor dat u een CMMS kiest met een workflow voor werkverzoeken waarmee mensen hun verzoeken kunnen indienen, zoeken, sorteren en volgen zonder in te loggen.

Als u niet de juiste toegang geeft [tot uw CMMS] of te veel mensen toegang geeft, kan dit leiden tot onnauwkeurige gegevens, mislukte audits, veiligheidsproblemen, gemiste werkorders, uitvaltijd en te hoge uitgaven.

Het argument voor het hebben van meerdere CMMS-gebruikers

In sommige organisaties zijn er slechts een handvol CMMS-gebruikers, meestal onderhoudsmanagers. Hoewel dit u op korte termijn geld kan besparen, kan het na verloop van tijd twee grote problemen veroorzaken:

1. Minder gebruikers legt meer werk op die gebruikers. Ze worden verantwoordelijk voor alles, inclusief het loggen van werkorders, het uitvoeren van rapporten en meer.
2. Het beperkt de inspanning en impact van iedereen, van technici tot senior leiderschap. Als ze geen zicht hebben op onderhoudswerkzaamheden, leidt dit tot verwarring, gemist werk, een laag moreel, verkeerd geïnformeerde beslissingen en een gebrek aan verantwoordelijkheid.

Aan de andere kant is het om twee belangrijke redenen nuttig om CMMS-toegang te verlenen aan een verscheidenheid aan mensen binnen uw organisatie:

1. Het maakt van onderhoud een gedeelde verantwoordelijkheid voor uw hele bedrijf, waardoor het onderhoudsteam de tijd krijgt om manieren te vinden om te verbeteren en te groeien.
2. U kunt informatie uit alle hoeken van uw bedrijf vastleggen, analyseren en de gegevens gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen.

Wie moet toegang hebben tot een CMMS

Onderhoudsbeheerder/systeembeheerder

Het is een goed idee dat systeembeheerders een kerngebruiker in een CMMS moeten zijn. Dit zijn de mensen die toezicht houden op het dagelijkse gebruik van de software en nauw betrokken zijn bij de selectie, implementatie en optimalisatie van een CMMS. De meeste aspecten van onderhoud lopen via beheerders, daarom zouden ze beheerderstoegang moeten hebben. Op deze manier kunnen ze werkorders maken, plannen en prioriteren, terwijl ze activa beheren, rapporten maken en meer.

In sommige organisaties zijn er slechts één of twee CMMS-gebruikers, meestal onderhoudsmanagers. Hoewel dit u op korte termijn geld kan besparen, veroorzaakt het verschillende inefficiënties die in de loop van de tijd erger worden.

Faciliteitsmanager en/of operations manager

Onderhoud is een belangrijk onderdeel van het functioneren van een productiefaciliteit. Daarom hebben facility managers en operations managers toegang nodig tot een CMMS. Ze moeten onderhoudsinformatie, schema's, statistieken en prestaties van verschillende faciliteiten kunnen zien om de efficiëntie te verbeteren, budgetten te bepalen, zich voor te bereiden op audits, inventaris te kopen en meer.

Reliability engineer, TPM-manager en/of manager van continue verbetering

De mensen in deze rollen moeten beheerderstoegang hebben tot uw onderhoudssoftware, omdat ze de gegevens die met het CMMS zijn verzameld, moeten kunnen verwerken, de cijfers kunnen verwerken en deze kunnen omzetten in bruikbare informatie. Als beheerder van het CMMS hebben ze toegang tot alle benodigde gegevens, kunnen ze rapporten uitvoeren en processen creëren binnen het CMMS die downtime kunnen verminderen, de efficiëntie kunnen verhogen en kosten kunnen besparen.

Voorraadbeheerder

Door voorraadbeheerders administratieve toegang tot uw CMMS te geven, kunnen ze informatie over reserveonderdelen loggen, historische gegevens bekijken, minimumhoeveelheden instellen en aankoopverzoeken verzenden. Als je dit allemaal bij elkaar optelt, leidt dit tot een betere voorraadopvolging en inkoop, zodat het onderhoudsteam voor elke klus de juiste onderdelen, op de juiste plaats en in de juiste hoeveelheid heeft. Het resulteert ook in nauwkeurigere administratie en uitgaven, en betere coördinatie tussen afdelingen.

Gezondheids- en veiligheidspersoneel

Gezondheid en veiligheid zijn van cruciaal belang voor het verminderen van ongevallen en het slagen voor audits om aan de voorschriften te blijven voldoen. Administratieve toegang tot een CMMS geeft dit personeel de mogelijkheid om alle gezondheids- en veiligheidsinformatie in één systeem te plaatsen, zoals certificeringen, beleid, checklists en auditresultaten. Dit is een geweldige manier om veiligheidsrisico's op het werk te verminderen en zorgt ervoor dat de organisatie compliant blijft.

Technicus

Technici moeten onmiddellijk als gebruikers worden opgenomen in uw CMMS. Zij zullen degenen zijn die het CMMS en zijn functies het meest gebruiken om onderhoud uit te voeren. Hoewel maar weinig technici beheerderstoegang hebben, zouden ze werkorders moeten kunnen bekijken, meldingen kunnen ontvangen, informatie aan activaprofielen kunnen toevoegen en andere taken kunnen uitvoeren die essentieel zijn voor het reparatie- en inspectieproces. Hierdoor kunnen ze efficiënt, nauwkeurig en veilig zijn, terwijl ze ervoor zorgen dat gegevens in realtime worden geregistreerd.

Productiepersoneel

Lijnsupervisors, machinebedieners en ander productiepersoneel werken elke dag met apparatuur, wat betekent dat ze tekenen van storing vaak vroegtijdig kunnen detecteren en ter plaatse zijn wanneer zich een storing voordoet. Met toegang tot een CMMS kan productiepersoneel verzoeken indienen of details toevoegen aan werkorders, zodat problemen vroeg worden opgemerkt en het reparatieproces efficiënter is. Aan operators kunnen ook basisonderhoudstaken worden toegewezen in een CMMS, zoals het reinigen van apparatuur, wat tijd bespaart, apparatuur gezond houdt en technici vrijmaakt voor grotere, deskundige taken.

Aannemers

Aannemers en externe technici die niet altijd ter plaatse zijn of rechtstreeks verbonden zijn met uw organisatie, moeten gasttoegang hebben tot uw CMMS, zodat ze werkorders, takenlijsten en bronnen kunnen bekijken, terwijl ze ook notities kunnen toevoegen en taken kunnen voltooien. Ze hoeven echter geen volwaardige gebruikers te zijn, omdat ze slechts af en toe toegang hebben tot het CMMS.

Met toegang tot een CMMS kan productiepersoneel verzoeken indienen of details toevoegen aan werkorders, zodat problemen vroeg worden opgemerkt en het reparatieproces efficiënter is.

Directie en senior leiderschap

Executives en andere senior leiders nemen de grote beslissingen over het bedrijf met behulp van alle gegevens die ze kunnen. Door toegang te hebben tot uw CMMS, blijven ze op de hoogte van de prestaties van de onderhoudsoperatie, inclusief belangrijke prestaties, uitdagingen en KPI's, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen en onderhoud als cruciaal voor het succes van de organisatie kunnen beschouwen. Senior leiders hebben slechts beperkte toegang tot het CMMS nodig, omdat ze het niet dagelijks zullen gebruiken.

De IT-afdeling

Het IT-team houdt toezicht op de volledige digitale infrastructuur van uw bedrijf, inclusief het CMMS. Door uw IT-team toegang te geven tot uw CMMS, kunnen ze alle integraties, software-updates en gegevensopslag- en beveiligingstaken die door de softwareleverancier worden uitgevoerd, controleren om ervoor te zorgen dat het juiste beleid en de juiste procedures worden gevolgd.

Wie mag geen toegang hebben tot uw CMMS?

Het korte antwoord is:wie niet op de bovenstaande lijst staat, heeft waarschijnlijk geen toegang tot uw CMMS nodig. Medewerkers van andere afdelingen hebben vaak weinig tot geen contact met productie of onderhoud. De kosten en moeite om deze werknemers toegang te geven en hen op te leiden, wegen niet op tegen de voordelen. Hoewel sommige onderhoudsverzoeken van dit personeel komen, stellen CMMS-integraties medewerkers in staat om systemen te gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn, in plaats van een CMMS te moeten gebruiken.

Hoe u CMMS-gebruikers kunt helpen succesvol te zijn

Weten wie uw CMMS moet gebruiken, is slechts de eerste stap:die medewerkers moeten het systeem ook consequent en op de juiste manier gebruiken. Een succesvolle CMMS-implementatie hangt vaak af van de acceptatie door de gebruiker, die erop berust dat het personeel vertrouwd raakt met de nieuwe technologie.

Krijg feedback van iedereen voordat je een CMMS selecteert

Als een CMMS niet de functies heeft die bij uw team passen of als gebruikers zich niet willen aanpassen aan nieuwe processen, is uw investering voor niets. Het is belangrijk om te beslissen met wie je moet praten bij het selecteren van een CMMS, hen te vragen hoe ze denken over het adopteren van nieuwe routines, te overwegen wat ze nodig hebben en ervoor te zorgen dat dit wordt aangepakt bij het kopen en implementeren van software.

Maak een activabeheerbeleid

Een vermogensbeheerbeleid biedt een reeks leidende principes, intenties, doelen en methoden voor vermogensbeheer, zodat iedereen vertrouwen heeft in zijn keuzes en bijdragen aan de faciliteit. Een beleid voor activabeheer helpt CMMS-gebruikers door hen een reeks duidelijk gedefinieerde processen en grenzen te geven. Wanneer gebruikers weloverwogen beslissingen kunnen nemen, zullen ze zich eerder op hun gemak voelen bij een CMMS en sneller en gemakkelijker nieuwe software adopteren.

Als een CMMS niet de functies heeft die bij uw team passen of als gebruikers zich niet willen aanpassen aan nieuwe routines, is uw investering voor niets.

Selecteer een CMMS-kampioen

Een CMMS-kampioen coördineert met leveranciers, hoger management en gebruikers om ervoor te zorgen dat een CMMS wordt geïmplementeerd en zijn volledige potentieel waarmaakt. Ze stimuleren de acceptatie door gebruikers door een implementatiestrategie, een onboarding-programma en een trainingsplan op te stellen, zodat elke gebruiker weet waarom de software belangrijk is, welke impact deze op hen heeft en hoe deze effectief kan worden gebruikt. Een CMMS-kampioen houdt ook iedereen betrokken bij de overgang naar nieuwe technologie door het belangrijkste aanspreekpunt te zijn voor gebruikers die vragen, uitdagingen of suggesties hebben over het CMMS.

Het laatste woord over CMMS-gebruikers

Elke faciliteit zal een CMMS-gebruiker een beetje anders definiëren. Er zijn echter een paar sleutelgebruikers die centraal staan ​​in het succes van onderhoudssoftware, zoals onderhoudsmanagers, technici en betrouwbaarheidsingenieurs. Het is ook belangrijk om te focussen op hoe deze gebruikers kunnen worden aangemoedigd om de software correct en consistent te gebruiken. Door die perfecte balans te vinden, wordt een fundament gelegd waarop een CMMS kan gedijen en waarop onderhoudsactiviteiten meer waarde kunnen toevoegen aan een bedrijf.