Essentiële clausules die elk toeleveringsketencontract moet bevatten

Slimme partnerschappen en relatiesbeheer zijn cruciaal voor elke toeleveringsstrategie, maar het toeleveringsketencontract is wat telt wanneer vragen rijzen of dingen misgaan. Contracten stellen verwachtingen, leiden de resolutie van geschillen, en schetsen hoe en wanneer de verplichtingen van de partijen eindigen. Het goed krijgen is cruciaal.

De exacte bepalingen van toeleveringsketencontracten zullen variëren afhankelijk van het bedrijf en uw industrie. Maar bepaalde bepalingen die zelden, zo ooit, uitgesloten mogen worden. Volgend zijn vijf sleutelclausules die vast bestanddelen van toeleveringsketencontracten moeten zijn.

1. Bescherm uw vertrouwelijke informatie en bedrijfskennis

Dit helpt u uw competitieve voordelen te behouden. Dit in de praktijk te bereiken kan gecompliceerd zijn, aangezien het zowel praktische als contractuele bescherming vereist. Dit zijn de kenmerken van sterke vertrouwelijke informatiebescherming in een toeleveringsketencontract:

Definieer vertrouwelijke informatie duidelijk. Zorg ervoor dat u zorgvuldig uiteenzet wat precies vertrouwelijke informatie in uw leverancierscontract omvat. Overweeg op te nemen financiële informatie, productprijzen, bedrijfsprojecties, ontwerpen, composieten, moulen, tools, apparatuur, details van andere leveranciers, en gespecialiseerde processen, onder andere dingen.

Beperk toegang tot vertrouwelijke informatie. Deze clausule moet de praktische stappen uiteenzetten die uw leverancier moet nemen om personeel (of iemand anders, inclusief derde-partij leveranciers en subaannemers) te voorkomen van toegang tot uw vertrouwelijke informatie en know-how. Deze stappen kunnen omvatten:

• Fysieke barrières,
• Beperkte toegang tot digitale activa,
• Beveiligingsmaatregelen,
• Derde partijen laten akkoord gaan met de vertrouwelijkheidsbepaling in uw overeenkomst (of vergelijkbare vertrouwelijkheidsvereisten),
• Verantwoordelijkheid voor het handhaven van vertrouwelijkheid toewijzen aan een specifiek lid van het team van de leverancier, en
• Zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt teruggegeven wanneer het contract eindigt.

Detail wie eigenaar is van ontwikkelde intellectuele eigendom. Uw leverancier kan I.E. ontwikkelen tijdens het werken aan uw project. De contract die uw overeenkomst uiteenzet, moet de rechten aan de I.E. duidelijk aan uw bedrijf toewijzen, als u eigendom ervan wilt claimen.

Schets audit procedures. Best practice betekent inspanning ver boven de formulering van het contract. U moet de capaciteit hebben om de sites van uw leveranciers te bezoeken en hun records te beoordelen om ervoor te zorgen dat de vereiste maatregelen aanwezig zijn en nageleefd worden. Uw contract moet uiteenzetten hoe en wanneer deze audits plaatsvinden mogen.

2. Detail uw materialen en kwaliteitseisen

Diverse toeleveringsketens helpen om consumentenverwachtingen te voldoen, winst te laten groeien, te innoveren, en competitief te blijven. Ze maken het ook lastiger om te beheren en kwaliteit te garanderen. Duidelijke en beknopte leverancierscontracten kunnen helpen om materialen- en kwaliteitskwesties te mitigeren.

Opname van een clausule die exacte materialenvereisten detail, kan leveranciers voorkomen van het wisselen naar lager-kwaliteit materialen. U moet het type, kleur, vorm, gewicht, en acceptabele bronnen van de leveringen uiteenzetten.

Wat kwaliteitseisen betreft, moet uw contract een vaste minimumstandaard voor kwaliteit uiteenzetten. U moet het doel van het product specificeren, en detail dat de geleverde producten geschikt moeten zijn voor het doel. Eventuele kwaliteitsborgingstests die vereist zijn, moeten duidelijk zijn, evenals de gevolgen van het niet halen van de vereiste standaarden.

3. Bescherm uw I.E. tegen namaak

De intellectuele eigendomswet in elke jurisdictie waar u opereert, biedt enige bescherming tegen namaak, zolang u uw I.E. daar registreert. Deze bescherming kan geamplifieerd worden door vastgestelde schadevergoedingsbepalingen, die sterke aanmoedigingen bieden voor leveranciers om uw I.E. te beschermen, en bepaling voor onmiddellijke injunctive relief waar het ingediend wordt.

Vastgestelde schadevergoedingsbepalingen schetsen dat, waar uw I.E. misbruikt, verkocht, of "gezigt genomen" wordt tijdens een geschil of na beëindiging van het contract, uw leverancier verplicht zal zijn om u een vooraf vastgesteld bedrag geld te betalen.

Een injunctive relief bepaling geeft u de mogelijkheid om uw leverancier wettelijk te verplichten om te stoppen met wat ze ook doen wat in strijd is met de voorwaarden van uw contract. In de context van I.E., zou uw leverancier onmiddellijk moeten stoppen met het verkopen van de namaakproducten.

Niet-goedgekeurde derde-partij verkopen moeten ook gedekt zijn in de vastgestelde schadevergoedingsclausule. Dit voorkomt dat uw leverancier eventuele overtollige producten of producten die u afkeurt, verkoopt. U kunt dit ook bereiken door uw leverancier te verplichten een derde-partij certificaat van vernietiging te leveren, of uw producten aan u terug te geven.

4. Neem voorwaarden op om contractuele prestaties te bevorderen

Het belang van zorgvuldig opgestelde prestatieclausules in uw toeleveringsketencontracten is nooit duidelijker geweest dan tijdens de pandemie. Rechtszaken, en het onderhandelen van schikkingen met betrekking tot non-prestatie tijdens de pandemie, zullen jarenlang doorgaan.

Bepalingen die prestatie bevorderen, kunnen in deze gevallen nuttig zijn. Deze omvatten:

• Prestatiegwaarborg van een moedermaatschappij,
• Financiële boetes voor vertragingen,
• Beëindigingsclausules voor non-prestatie,
• Opschorting of beëindigingsclausules voor vertraagde prestatie,
• Escrow regelingen,
• Prestatieobligaties, en
• Rechten die een andere leverancier toestaan om "in te treden" waar de leverancier niet heeft geleverd.

5. Plan voor het einde van uw contract

Toeleveringsketencontracten moeten de omstandigheden uiteenzetten waaronder partijen een contract kunnen beëindigen, en wat er gebeurt zodra die beëindiging plaatsvindt. U moet duidelijk zijn over wat aan wie verschuldigd is, en welke stappen zowel vóór als na beëindiging genomen moeten worden.

Duidelijke verplichtingen vanaf het begin minimaliseren het risico op een geschil dat in de eerste plaats ontstaat. Als een beëindiging plaatsvindt, stelt het duidelijke verwachtingen voor wat volgt — weer, de omvang van elk geschil beperkend.

Met deze contractuele beschermingen en sterke, strategische toeleveringsketenrelaties, kunt u uw bedrijf beter positioneren voor succes in de toekomst.

Hannah Genton is founding partner bij CGL LLP.