Vijf belangrijke bepalingen die u in uw toeleveringsketencontracten moet hebben

Slimme partnerschappen en relatiebeheer zijn van cruciaal belang voor elke leveringsstrategie, maar het supply chain-contract is wat telt als er vragen rijzen of als er iets misgaat. Contracten stellen verwachtingen, begeleiden de beslechting van geschillen en geven aan hoe en wanneer de verplichtingen van de partijen eindigen. Het goed krijgen is cruciaal.

De exacte bepalingen van toeleveringsketencontracten zijn afhankelijk van het bedrijf en uw branche. Maar bepaalde bepalingen die zelden of nooit mogen worden uitgesloten. Hieronder volgen vijf belangrijke clausules die hoofdbestanddelen van toeleveringsketencontracten zouden moeten zijn.

1. Bescherm uw vertrouwelijke informatie en bedrijfskennis. Dit helpt u om uw concurrentievoordeel te behouden. Om dit in de praktijk te realiseren kan ingewikkeld zijn, omdat het zowel praktische als contractuele bescherming vereist. Dit zijn de kenmerken van een sterke bescherming van vertrouwelijke informatie in een toeleveringsketencontract:

Definieer vertrouwelijke informatie duidelijk. Zorg ervoor dat u in uw leverancierscontract nauwkeurig beschrijft wat vertrouwelijke informatie omvat. Overweeg om onder andere financiële informatie, productprijzen, zakelijke projecties, ontwerpen, composieten, matrijzen, gereedschappen, apparatuur, details van andere leveranciers en eventuele gespecialiseerde processen op te nemen.

Beperk de toegang tot vertrouwelijke informatie. Deze clausule beschrijft de praktische stappen die uw leverancier moet nemen om te voorkomen dat personeel (of iemand anders, inclusief externe leveranciers en onderaannemers) toegang krijgt tot uw vertrouwelijke informatie en knowhow. Deze stappen kunnen zijn:

• Fysieke barrières,
• Beperkte toegang tot digitale middelen,
• Beveiligingsmaatregelen,
• Derden laten instemmen met de vertrouwelijkheidsbepaling in uw overeenkomst (of vergelijkbare vertrouwelijkheidsvereisten),
• De verantwoordelijkheid voor het handhaven van de vertrouwelijkheid toewijzen aan een bepaald lid van het team van de leverancier, en
• Ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt teruggegeven wanneer het contract afloopt.

Details wie eigenaar is van enig ontwikkeld intellectueel eigendom. Uw leverancier kan I.P. terwijl u aan uw project werkt. Het contract waarin uw overeenkomst wordt uiteengezet, moet duidelijk rechten toewijzen aan de I.P. aan uw bedrijf, als u het eigendom ervan wilt claimen.

Beschrijf controleprocedures. Best practice betekent inspanningen leveren die veel verder gaan dan de tekst van het contract. U moet de mogelijkheid hebben om de locaties van uw leveranciers te bezoeken en hun gegevens te bekijken om ervoor te zorgen dat de vereiste maatregelen zijn getroffen en worden nageleefd. Uw contract moet aangeven hoe en wanneer deze audits kunnen plaatsvinden.

2. Geef details over uw materialen en kwaliteitseisen. Diverse toeleveringsketens helpen om aan de verwachtingen van de consument te voldoen, de winst te vergroten, te innoveren en concurrerend te blijven. Ze maken het ook omslachtiger om de kwaliteit te beheren en te garanderen. Duidelijke en beknopte leverancierscontracten kunnen helpen om materiaal- en kwaliteitsproblemen te verminderen.

Door een clausule op te nemen waarin de exacte materiaalvereisten worden gespecificeerd, kan worden voorkomen dat leveranciers overstappen op materialen van lagere kwaliteit. U moet het type, de kleur, de vorm, het formaat, het gewicht en de aanvaardbare bronnen van de benodigdheden aangeven.

Wat de kwaliteitseisen betreft, moet uw contract een vaste minimumstandaard voor kwaliteit bevatten. U moet het doel van het product specificeren en aangeven dat de geleverde producten geschikt moeten zijn voor het beoogde doel. Alle vereiste kwaliteitsborgingstests moeten duidelijk zijn, evenals de gevolgen van het niet voldoen aan de vereiste normen.

3. Bescherm uw IP van vervalsingen. De intellectuele eigendomswetgeving in elk rechtsgebied waar u actief bent, biedt enige bescherming tegen vervalsingen, zolang u uw I.P. Daar. Deze bescherming kan worden versterkt door schadevergoedingsbepalingen, die leveranciers sterke prikkels bieden om uw I.P. te beschermen, en voorzieningen voor onmiddellijke voorlopige voorzieningen wanneer deze worden geschonden.

Vastgestelde schadevergoedingsbepalingen geven aan dat, waar uw I.P. wordt misbruikt, verkocht of "gegijzeld" tijdens een geschil of na beëindiging van het contract, moet uw leverancier u een vooraf bepaald bedrag betalen.

Een voorlopige voorziening biedt u de mogelijkheid om uw leverancier wettelijk te verplichten te stoppen met wat hij ook doet dat in strijd is met de voorwaarden van uw contract. In het kader van I.P. zou uw leverancier onmiddellijk moeten stoppen met de verkoop van de namaakproducten.

Niet-goedgekeurde verkopen aan derden moeten ook worden gedekt door de clausule inzake schadevergoeding. Dit voorkomt dat uw leverancier overtollige producten of producten die u afwijst verkoopt. U kunt dit ook bereiken door van uw leverancier te eisen dat hij een certificaat van vernietiging door een derde partij verstrekt, of door uw producten aan u terug te sturen.

4. Voorwaarden opnemen om contractuele prestaties te bevorderen. Het belang van zorgvuldig opgestelde prestatieclausules in uw toeleveringsketencontracten is nog nooit zo duidelijk geweest als tijdens de pandemie. Het verschijnen bij de rechtbank en de onderhandelingen over schikkingen met betrekking tot niet-nakoming tijdens de pandemie zullen nog jaren doorgaan.

In deze gevallen kunnen voorzieningen die de prestaties bevorderen gunstig zijn. Deze omvatten:

• Prestatiegaranties van een moedermaatschappij,
• Financiële boetes voor vertragingen,
• Beëindigingsclausules voor wanprestatie,
• Opschortings- of beëindigingsclausules voor vertraagde uitvoering,
• Escrow-regelingen,
• Prestatieobligaties, en
• Rechten waardoor een andere leverancier kan "ingrijpen" waar de leverancier niet heeft geleverd.

5. Plan het einde van je contract. In toeleveringsketencontracten moet worden beschreven onder welke omstandigheden partijen een contract kunnen beëindigen en wat er gebeurt zodra die beëindiging plaatsvindt. U moet duidelijk zijn over wat aan wie verschuldigd is en welke stappen moeten worden genomen zowel voor als na beëindiging.

Duidelijke verplichtingen vanaf het begin minimaliseren het risico van een geschil dat in de eerste plaats ontstaat. Als een beëindiging plaatsvindt, schept dit duidelijke verwachtingen voor wat er gaat volgen - nogmaals, het beperken van de reikwijdte van elk geschil.

Met deze contractuele bescherming en sterke, strategische relaties in de toeleveringsketen, kunt u uw bedrijf beter positioneren voor succes in de toekomst.

Hannah Genton is medeoprichter van CGL LLP .