Documentkennis in het bedrijf

Het documenteren van kennis is een concept dat vaak slecht wordt begrepen door bedrijven. Toch is de overdracht van kennis essentieel voor hun economische ontwikkeling. Het zorgt voor continuïteit van de dienstverlening, ongeacht de omstandigheden. Deze continuïteit kan niet bestaan ​​zonder effectieve documentatie van kennis.

Hulpmiddelen voor de overdracht van kennis in het bedrijf

Het kwaliteitsmanagementsysteem

De overdracht van kennis binnen het bedrijf beantwoordt aan een logica van continuïteit. De activiteit moet hoe dan ook doorgaan. Hiervoor moet de kennis van het bedrijf gedocumenteerd en toegankelijk zijn .

Meestal is de ruggengraat van kennisoverdracht in het bedrijf het kwaliteitsmanagementsysteem (QMS). Het QMS documenteert kennis door middel van procedures. Volgens de ISO 9000-norm is een procedure "een gespecificeerde manier om een ​​activiteit of proces uit te voeren". Samengevat, een procedure documenteert de voltooiing van een taak.

Dankzij het kwaliteitsmanagementsysteem legt het bedrijf een deel van zijn knowhow vast.

QMS is echter slechts één onderdeel van kennisoverdracht. Het moet worden geïntegreerd in een breder proces van kennisdocumentatie:Knowledge Management.

Kennisbeheer

Kennismanagement (KM) bestaat uit het identificeren en documenteren van kennis binnen het bedrijf. Of het nu gaat om de integratie van een nieuwe medewerker, de voorbereiding van het vertrek van een ervaren medewerker, het bewaren van gegevens met betrekking tot een project, etc.
De KM sorteert echter wel belangrijke en secundaire gegevens. Om dit te doen, werkt het volgens de deugdzame cirkel van kennis, die als volgt wordt gearticuleerd:

• Identificeer nuttige kennis.
• Behoud en verbeter ze.
• Kennis delen.
• Werk het bij.

Kennismanagement is daarom een ​​proces van het documenteren van continue kennis. Om echter optimaal te zijn, mag de overdracht van knowhow in het bedrijf de menselijke "parameters" niet verwaarlozen.

De mens en de overdracht van kennis

De knowhow

De documentatie van kennis in het bedrijf beantwoordt een eenvoudig probleem:knowhow gaat niet over het bekendmaken ervan. Het is inderdaad niet ongebruikelijk dat een zeer goede technicus niet weet hoe hij zijn kennis moet overbrengen. Evenzo is het synthetiseren en toegankelijk maken van complexe informatie voor een groot aantal mensen geen eenvoudige zaak. Het documenteren van kennis maakt het mogelijk de kloof tussen knowhow en kennis te overbruggen. Het identificeert, analyseert en maakt kennis “verteerbaar”. Kortom, het vergemakkelijkt de kennisoverdracht binnen het bedrijf.

Expliciete en stilzwijgende kennis

Dit concept is geïntroduceerd door de Japanse academicus Ikujiro Nonaka. Het definieert expliciete kennis als "alles dat gemakkelijk kan worden uitgedrukt en gecodificeerd". Kortom, alles wat in de procedures van een bedrijf wordt geïdentificeerd. Stilzwijgende of 'immateriële' kennis is daarentegen erg moeilijk te documenteren. Het komt overeen met een savoir-être dat een persoon tijdens zijn of haar carrière en bepaalde situaties heeft verworven. Bijvoorbeeld een draaier die, hoewel niets erop wijst, bij het “geluid” merkt dat er een probleem is met zijn machine. Stilzwijgende kennis is het meest kritische punt bij de overdracht van kennis in het bedrijf. Het gebruikt geen cognitieve functies en is daarom erg moeilijk te documenteren.

De overdracht van kennis in het bedrijf vereist documentatie . Door de deugdzame cirkel van kennis kan kennis worden geïdentificeerd, gewaardeerd, overgedragen en bijgewerkt. De uitdaging om knowhow binnen het bedrijf over te dragen, blijft echter impliciete kennis. Nieuwe verbonden objecten, tablets en andere applicaties kunnen helpen om deze uitdaging aan te gaan.

Picomto is dé oplossing voor het vastleggen en verspreiden van operationele knowhow en kennis binnen het bedrijf.

Neem gerust contact met ons op als u meer wilt weten.