Als u enige ervaring heeft met het beheren van voorraad, dan weet u hoe belangrijk het is om elk item als een item te beschouwen, voor zowel de gezondheid als het levensonderhoud van uw bedrijf, of u nu een Fortune 500 of een klein bedrijf bent. En het zijn niet alleen de SKU's die uw magazijn vullen, maar ook de waardevolle apparatuur, apparaten en andere activa waarop u vertrouwt voor de dagelijkse activiteiten die effectief moeten worden gevolgd en beheerd.
Het lijkt misschien een fundamenteel concept dat alle bedrijven volgen, maar als je bedenkt dat maar liefst 46% van de MKB's ofwel uitsluitend vertrouwt op handmatig activabeheer - of helemaal geen voorraad bijhoudt - is het gemakkelijk in te zien waarom activavoorraadbeheer een aanhoudend hot-button-probleem voor bedrijven in vele sectoren.
Gelukkig zijn er tal van beproefde bronnen beschikbaar die zelfs de meest 'kale botten' van operaties kunnen helpen om efficiënt en met weinig investeringen vooraf over te stappen naar de wereld van voorraadbeheer. We hebben advies van de autoriteiten over dit onderwerp doorgenomen, zodat we u de 50 beste tips en best practices voor voorraadactiva kunnen bieden die vandaag worden aangeboden. Hieronder vindt u citaten rechtstreeks uit deze deskundige bronnen, handig geordend per categorie.
Ga naar:
- Tips voor het implementeren van inventarisplannen voor activa
- Beste praktijken voor activavoorraadbeheer
- Trainingstips voor activavoorraad
- Tips voor beheer van IT-activavoorraad
Tips voor het implementeren van inventarisplannen voor activa
1. Neem de tijd om alle activa te definiëren. “Het definiëren van assets die vervolgens door een selectieproces kunnen worden gefilterd, is misschien niet zo eenvoudig als het lijkt. Vanuit een uitgebreide kijk op assetmanagement zijn er verschillende niveaus waarop een asset kan worden beheerd. Op een fundamenteel niveau worden activa individueel bekeken. Dit is de eenvoudigste en gemakkelijkst te begrijpen benadering.
“Activa kunnen ook worden gedefinieerd en bekeken in termen van systemen. Voorbeelden van activasystemen zijn netwerken, productielijnen of facilitaire systemen (HVAC, afvalwater, perslucht). En tot slot kan een derde uitgebreide weergave activaportfolio's definiëren. Voorbeelden zijn klassen van booreilanden, business units, onroerend goed en gemeentelijke infrastructuur.” – Ontwikkelen van vermogensbeheerplannen , Uptime Magazine via Life Cycle Engineering; Twitter: @uptime
2. Heroverweeg en/of vestig uw verwerkings- en uitvoeringspraktijken. “Het aantal bestellingen is de belangrijkste factor voor een bedrijf omdat het de omzet vertegenwoordigt. Maar veel bedrijven beschikken niet over de juiste systemen om deze bestellingen af te handelen, te verwerken en uit te voeren. Het beste wat u kunt doen, is een lijst met taken maken die moeten worden voltooid om een bestelling volledig te verwerken en uit te voeren.” – Raad Mobrem, 6 tips voor voorraadbeheer , SmallBiz-bronnen; Twitter: @Small_BizHelp
3. Voordat u software implementeert, moet u ervoor zorgen dat u begint met schone gegevens. “Toen we onze software voor het beheer van activavoorraad begonnen te gebruiken, importeerden we bestaande gegevens. Toen het proces eenmaal was voltooid, realiseerde ik me dat we veel inconsistenties hadden, zoals 20 verschillende productnamen voor hetzelfde model documentcamera. Als we de tijd hadden genomen om onze gegevens door te spitten en op te ruimen, zouden we die verschillen hebben opgemerkt. Het zou ons veel kopzorgen hebben bespaard, want nu moeten we al deze gegevens opnieuw doornemen en opschonen, zodat onze inventarisrapporten consistent en nauwkeurig zijn.” – 5 tips voor het creëren van een succesvol programma voor inventarisbeheer in uw district, Hayes-softwaresystemen; Twitter: @HayesSoftware
4. Gebruik kosteneffectieve beheertechnieken. “Beheert u uw vermogen proactief of reactief? In de meeste gevallen is proactief beheer op de lange termijn kosteneffectiever dan reactief beheer. Als u bijvoorbeeld wacht tot er een slecht kuil is in een van uw straten voordat u wegenonderhoud uitvoert, kunt u uiteindelijk meer geld uitgeven dan wanneer u in de loop van de tijd proactief wegenonderhoud uitvoert. U past kosteneffectief beheer toe wanneer u het meest kosteneffectieve onderhoud, reparatie of vervanging uitvoert op het juiste moment gedurende de gehele levenscyclus van activa.” – 5 stappen voor het bouwen van een effectief assetmanagementplan en assetplanning , activa werken; Twitter: @AssetWorks
5. Onderschat het belang van het snijpunt van activa en voorraad niet. “Activa en voorraad kruisen elkaar af en toe binnen dezelfde onderneming. Sommige bedrijven gebruiken oplossingen voor activabeheer om apparatuur (zoals servers, oliepompen of zware machines) te volgen en te beheren voor service en onderhoud die ze al aan klanten hebben geleverd. In dit geval wordt een eindgebruiksartikel dat tijdens productie en verkoop werd gevolgd met een voorraadbeheeroplossing, nu gevolgd met een oplossing voor activabeheer.
“Zowel asset tracking als voorraadbeheer zijn cruciale toepassingen voor bedrijven die proberen de kosten te beheersen en de productie te verbeteren. Door het verschil te kennen tussen deze operaties en de systemen die ze kunnen verbeteren, zullen bedrijven hun unieke uitdagingen beter kunnen aanpakken en beheren.” – Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en het bijhouden van activa , Lowry-oplossingen; Twitter:@lowrysolutions
6. Stel veiligheidsvergrendelingsniveaus in en evalueer opnieuw als zakelijke wijzigingen. “Voorraadbeheer wordt eenvoudiger door het downloaden van voorraadsoftware. U kunt veiligheidsvoorraadniveaus instellen voor elk van uw producten. Dit is inherent de minimale hoeveelheid voorraad die u altijd bij de hand moet hebben om nooit een uitverkoop te missen. Wanneer uw voorraadvoorraad daalt of in de buurt komt van deze veiligheidsniveaus, wordt u gewaarschuwd om meer te bestellen. Zeker bij seizoensproducten is het belangrijk dat dit wordt herzien. U zult hun veiligheidsvoorraadniveaus moeten aanpassen, zodat u niet te veel voorraadvoorraad bij de hand hebt, vooral in markten die gevoelig zijn voor marktfluctuaties.” – 4 best practices voor voorraadbeheer , losgelaten; Twitter:@unleashedteam
7. Maak en verifieer uw strategische locaties. "Controleer vóór uw voorraaddag of alle onderdelen in uw voorraad een locatie hebben die wordt vermeld in uw voorraadbeheersysteem. Je moet er ook voor zorgen dat deze locaties correct zijn.
“Als een onderdeel op twee locaties wordt bewaard, zorg er dan voor dat je voorraadbeheersysteem dit aangeeft. Deze stap zorgt ervoor dat inventaristellers niet rondlopen om een onderdeel te vinden of, erger nog, een onjuiste telling markeren omdat ze het onderdeel niet kunnen vinden. Het controleren van de locaties van de bakken tijdens cyclustellingen maakt deze taak aan het einde van het jaar gemakkelijker.” – Tips voor een succesvolle jaarlijkse fysieke inventaris , ActivaWorks; Twitter:@assetworks
8. Goede praktijken voor het beheer van de activavoorraad zullen u geld besparen. “ Als je een solide voorraadsysteem hebt, weet je precies hoeveel product je hebt, en op basis van de verkoop kun je voorspellen wanneer je opraakt en ervoor zorgen dat je het op tijd vervangt. Dit helpt niet alleen ervoor te zorgen dat u geen omzet verliest (van cruciaal belang voor de cashflow), maar het stelt u ook in staat vooruit te plannen om meer te kopen, zodat u ervoor kunt zorgen dat u voldoende contant geld opzij heeft. – Cassandra Campbell, Waarschuwing:u verliest geld door deze 8 technieken voor voorraadbeheer niet te gebruiken , Shopify-blogs; Twitter:@shopify
9. Bereid u voor om uw voorraadcorrecties vast te leggen. “Na een inventarisatie moet u mogelijk de hoeveelheid producten in uw systeem aanpassen aan uw telling. De beste manier om dit te doen is met een aandelencorrectie, door deze tips te volgen:
- Kies kosten die logisch zijn — Als u voorraad toevoegt, moet u een kostprijs invoeren. Maar met voorraadcorrecties heb je geen leveranciersfacturen met de kosten, dus kies een nummer dat logisch is.
- Gebruik een aparte boekhoudcode — Als uw systeem ze ondersteunt, kunt u met behulp van afzonderlijke boekhoudcodes winst (meer voorraad, geen factuur) en verliezen (minder voorraad, geen verkoop) zien die het gevolg zijn van voorraadcorrecties.” – 12 Tips om controle te krijgen van voorraad- en voorraadbeheer , Helderparel; Twitter:@BrightpearlHQ
10. Stel een verliespreventieplan op dat is toegespitst op uw bedrijf. “Achter elk succesverhaal van het voorkomen of verminderen van voorraadverlies dat door de Groep wordt geïdentificeerd, gaan goede verliesgegevens schuil. Tijdige, nauwkeurige en bruikbare gegevens die beschikbaar zijn voor alle juiste belanghebbenden, uitgesplitst per artikel en per winkel, leidt tot verbeterde samenwerking, meer van de juiste acties en maakt het continu volgen van resultaten en prestatietrends mogelijk. Tegenwoordig is de enige manier om deze gegevens te krijgen, het regelmatig tellen van cycli in de winkel. Morgen is de hoop dat smart-shelf-technologie, inclusief radiofrequentie-identificatie (RFID) deze zichtbaarheid sneller, tegen veel lagere kosten en met een grotere mate van nauwkeurigheid zal bieden. – Colin Peacock, 15 best practices voor preventie van voorraadverlies , LPM-insider; Twitter:@lpmag
11. Neem beslissingen die uw ROI maximaliseren. “Assetbeheer helpt bedrijven bij het maximaliseren van het rendement op elke investering. Wanneer u vertrouwt op activabeheer om aankoopbeslissingen te informeren en op de hoogte te blijven van doorlopend onderhoud, haalt u meer uit uw dure activa.
“Bovendien worden workflows efficiënter en stijgt de productie door het gebruik van activa door het hele personeelsbestand te verbeteren. De eliminatie of vermindering van afval van verloren of gestolen activa wordt ook verminderd. Ten slotte maakt activabeheer de efficiënte planning van gedeelde activa tussen teams en afdelingen mogelijk, waardoor de noodzaak om onnodig dubbele activa aan te schaffen, wordt verminderd.” – 4 doelen voor vermogensbeheer , Cameracode; Twitter:@camcode
12. Investeer in en implementeer Big Data-technologie. “Met tools als handscanners en RFID-tags kun je onnauwkeurigheden snel opsporen en corrigeren. Informatie is immers essentieel voor elk succesvol vermogensbeheerprogramma. Voordat u software of apparatuur kiest, moet u procedures voor apparatuurbewaking en -evaluatie ontwikkelen en implementeren. Als je eenmaal een nieuw assetmanagementsysteem hebt geïmplementeerd, is het noodzakelijk om het gekozen softwaresysteem voortdurend te evalueren en te monitoren om ervoor te zorgen dat het goed werkt en voldoet aan de vastgestelde beheersprocedures. Dit omvat het ontwikkelen van mechanismen voor het identificeren en corrigeren van gegevensonnauwkeurigheden.” – Ryan Ayers, Assetbeheer voor uw bouwbedrijf , Zakelijk.com; Twitter:@businessdotcom
Beste praktijken voor activavoorraadbeheer
13. Integreer alle beheersystemen. “Om uw onderdelenbestelling, retouren, facturering en betalingsprocessen te stroomlijnen, is het belangrijk om te kijken hoe uw wagenparkbeheer en andere softwaresystemen met elkaar zijn verbonden. Integratie zorgt ook voor nauwkeurigheid van de gegevens en vermindert de eisen aan administratief, financieel en ander personeel, in sommige gevallen zelfs minder personeelsbehoeften.” – Lynne White, De juiste onderdelen bij de hand hebben wanneer dat nodig is, is van cruciaal belang voor elke succesvolle workshop , Chevin; Twitter:@chevintweet
14. Vind manieren om uw activavoorraad te automatiseren. "Sommige oplossingen voor netwerkbeheersoftware kunnen netwerkactiva detecteren, in kaart brengen en inventarissen maken die automatisch worden bijgewerkt om wijzigingen in de apparaatconfiguratie en -status weer te geven, en de informatie aan de beheerder presenteren via overzichtelijke weergaven en uitgebreide rapporten.
"Wat belangrijk is, is dat de tools werken met verschillende technologieën en protocollen - ARP, SNMP, SSH, Virtual Infrastructure Management, IP-adressering, ICMP, LLDP, WMI en Telnet - om automatisch uitgebreide apparaatinformatie over routers te ontdekken, te lokaliseren en te verzamelen. printers, switches, servers en firewalls.” – Inventarisatie van best practices van activa , WhatsUp Gold
15. Stel ijzersterke voorraad-KPI's op. "Voorraad-KPI's meten uw prestaties in een bepaald gebied gedurende een bepaalde tijd in de richting van een bepaald doel. Ze helpen giswerk te voorkomen door u duidelijke mijlpalen te geven die u elke week, kwartaal of jaar moet halen. Met hen heb je de gegevens die je nodig hebt om slimme, strategische beslissingen te nemen voor je bedrijf.” – 10 best practices voor voorraadbeheer om uw bedrijf te verbeteren , Beste Systemen; Twitter:@DearInventory
16. Neem gespecialiseerde beveiligingsmaatregelen voor uw onderdelenafdeling. “Zorg voor effectieve veiligheidsmaatregelen in het onderdelenmagazijn. Verschillende kritische praktijken moeten worden overwogen. Het beperken van de toegang tot de onderdelenmagazijnvoorraad is cruciaal om de voorraadnauwkeurigheid te behouden. Neem een beleid aan dat onderdelenvoorraden 'verboden' zijn en dat alleen medewerkers van de onderdelenafdeling toegang hebben.
“De eerste manier om dit te waarborgen, is door fysieke beveiligingsmaatregelen te nemen, zoals onderdelentellers die voorkomen dat medewerkers de voorraadlocaties van de voorraad betreden en benodigde onderdelen halen. Door iedereen toegang te geven, kunnen onderdelenvoorraden snel onnauwkeurig worden. De tweede manier om bij dit doel te helpen, is het installeren van beveiligingscamerasystemen en het gebruik van badgetoegang tot in- en uitgangen.” – Brian Barry, 7 best practices voor voorraadbeheer van reserveonderdelen , F. Curtis Barry &Bedrijf; Twitter:@FCurtisBarryCo
17. Ontwikkel een voorraadondersteuningssysteem dat is gemaakt voor uw situatie. “Geoptimaliseerde voorraad vereist vaak verkregen datapunten en
evolutie van de betreffende voorraad op basis van die metingen
in realtime. Een beslissingsondersteunend systeem dat best practices
methodologieën omvat, geeft voorraadbeheerders een krachtig hulpmiddel om hun
bedrijfsdoelstellingen te beheren en hun teams aanzienlijk effectiever te maken.” – 12 best practices voor voorraadoptimalisatie , Oniqua; Twitter:@oniquaanalytics
18. Ontwikkel een opslagplan dat goed past bij uw specifieke magazijn. “Men denkt typisch aan magazijnen als die plaatsen waar goederen en grondstoffen worden bewaard totdat ze worden gedistribueerd. Magazijnen zijn in feite complexe vastgoedactiva die toegang vereisen (zoals spoor, water en wegen), beveiliging, IT-technologie, temperatuurregelingen en beheer van de levenscyclus en de
supply chain. Deze factoren beïnvloeden hoe bureaus het magazijn beoordelen en analyseren als een onroerend goed voor huidige en toekomstige missie- en programmavereisten. Reductiestrategieën voor magazijnen moeten rekening houden met de functies die worden ondersteund door de materialen die in de magazijnen zijn opgeslagen, de toeleveringsketen die nodig is om het magazijn zo efficiënt
te gebruiken, realtime bedrijfsinformatie en de technologische vooruitgang die minder middelen vereist om de missie te ondersteunen.” – Witboek over best practices voor magazijnbeheer , Dienst Algemene Dienst Rijksbreed Beleid; Twitter:@USGSA
19. Geef prioriteit aan uw planning voor vraagacties. “Het kunnen anticiperen en voorspellen van de vraag zorgt voor maximale kostenbesparingen. Met betrekking tot voorraadbeheer stelt het uw bedrijf in staat om de minimale en maximale voorraadniveaus vast te stellen. Voorraad die niet wordt gebruikt, is kostbaar vanwege de kosten voor verwerking en monitoring, evenals de extra opslagkosten.” – Wat is voorraadbeheer en -controle? , Amcap; Twitter:@amcapaus
20. Investeer alleen in technologie die realtime analyse biedt. “Zodra u actuele informatie heeft over voorraadniveaus en fulfilmentstatus, moet u uw supply chain continu kunnen analyseren om te
winstgevende vraagafhandeling te garanderen. Zullen onvoldoende voorraadniveaus leiden tot boetes op serviceniveau of omzetverlies? Zullen overstocks leiden tot een toename van de verouderde
voorraad? Kortom:wat is de meest winstgevende reactie op een bepaalde voorraadsituatie? Planners realtime inzicht geven, ondersteund door geavanceerde analyses die gelijktijdig putten uit al uw beschikbare
gegevens op internet.” – 4 best practices voor agile voorraadbeheer , Informatie; Twitter:@infor
21. Ontwikkel een slim en consistent auditplan voor de minst verwachte scenario's. “Andere problemen die zich kunnen voordoen en van belang zijn voor een auditor, zijn onder meer de timing van de inventarisatie. De waarnemingen vinden meestal eind oktober of eind december plaats. Door de eindejaarsfeesten en/of het weer worden de inventariswaarnemingen doorgaans in oktober gehouden. Als de klant echter vatbaarder is voor fraude/manipulatie en daar berucht om is, kunnen auditors eind december verschijnen om betrouwbaardere gegevens te verkrijgen.
“Een ander probleem is of de auditor een specialist moet inschakelen of een aantal externe tests moet uitvoeren om er zeker van te zijn dat de voorraad in het magazijn echt is. Voor sommige goederen, zoals sieraden, graan of andere hightechproducten, is het bijvoorbeeld ongebruikelijk dat de reguliere auditor onderscheid maakt tussen echte en nepgoederen. Auditors willen misschien een specialist inschakelen voor een grondig onderzoek of enkele monsters naar een laboratorium sturen om ze goed te testen." – Wat is een voorraadcontrole? , CFI; Twitter:@InnovationCA
22. Stel een waterdichte beleids- en procedurehandleiding op die is gemaakt voor de vaste activa van uw bedrijf. “Er moeten beleidslijnen en procedures worden vastgesteld om te zorgen voor een consistente en correcte boekhouding en het beheer van vaste activa. Dergelijke polissen moeten alle mogelijke aspecten van vaste activa dekken. Denk aan gebieden zoals:drempel voor hoofdlettergebruik; boekhoudkundige behandelingen; goedkeuringsproces van acquisities, overdrachten en desinvesteringen; nuttige/afschrijvingslevensduur; activa constructie; activering van schuldkosten (US GAAP); periodieke inventaris van vaste activa; enzovoort." – Beste praktijken voor vaste activa , Eenvoudige studies; Twitter:@simplestudies
23. Voorbereiden op het ergste. “Veroudering is een onvermijdelijk gegeven van voorraadbeheer, maar helaas beheren veel organisaties het reactief. Om veroudering proactief te beheren, moeten organisaties vragen als de volgende kunnen beantwoorden: Hoe kunnen we anticiperen op veroudering? Welke noodplannen hebben we opgesteld? Wat zijn onze belangrijkste behoeften? Moeten we items onderhouden of vervangen? Hoe zorgen we voor veiligheid?
“Dergelijke organisaties zouden een proces voor het beoordelen van verouderingsrisico's moeten ontwikkelen, waarmee voorraadbeheerders de kans kunnen inschatten dat artikelen verouderd raken en de artikelen markeren die het grootste risico lopen dit te worden. Om het proces te verbeteren, kunnen voorraadbeheerders analyses gebruiken om reeds verouderde items te identificeren, items te identificeren die de organisatie zich kan veroorloven om reactief te beheren en de handmatige inspanning die gepaard gaat met het berekenen van de waarschijnlijkheid van veroudering te verminderen. Incorporating analytics into the obsolescence process gives organizations the data they need to apply mitigation strategies such as supplier agreements, systems upgrades or risk mitigation purchases.” – Tristan O’Gorman, 5 Inventory Analytics Best Practices to Achieve Inventory Optimization , IBM Big Data and Analytics Hub; Twitter:@IBMAnalytics
24. Share your management strategy across all departments. “Creating the strategy to change employees’ behavior starts several months before any changes are implemented on the storeroom floor. To establish the scope of the project, you need to define what the changes are going to look like and create the vision of benefits that will result from the project.
“It’s always a good idea to get a new set of eyes to look at a current situation and ask why we do things this way. To assess the barriers and issues facing the storeroom employees, select a team of employees that represent a cross-section of the organization. The team should consist of a team leader, sponsor, and four to five team members. Members of this team should be employees that are viewed as leaders in the organization and that are comfortable brainstorming for new ideas to provide solutions to current storeroom practices that are causing waste.” – Wally Wilson, Changing the Storeroom Culture to Best Practice Performance , Life Cycle Engineering; Twitter:@LCE_Today
25. Be aware of all ghost assets. “Remove ghost assets in your inventory. There are times when items that have been lost or stolen are still in the inventory records. These are known as ghost assets. More often than not, ghost assets were items that have been inaccurately recorded.” – Top Ten Reasons Why Asset Management is Important , AER Worldwide; Twitter:@AERWorldwide
26. Establish specialized reordering parameters. “The reordering parameters — minimum and maximum levels (MIN/MAX) — used by the ERP materials management system to generate replenishment orders are the main determinants of inventory outcomes. Reordering parameters should be optimized periodically to reflect changes. The optimization process addresses:
- Selection of appropriate algorithms to optimize minimum and maximum stocking levels
- Use of an economic cost model that considers costs of holding inventory, replenishment, expediting and stock-outs as a preferred alternative to a fixed service level approach
- Analysis of groups of items rather than one-by-one, one at a time
- The ability to perform ‘what-if’ modelling and compare optimized results against current inventory performance
- Consideration of ‘real-world’ constraints including maximum bin capacity, storage capacity and more” – Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization , Manufacturing.net; Twitter:@MnetNews
27. Diversify your SKU attributes. “The most common of the process improvements is to use many more attributes associated with each SKU to in effect create a much larger number of item classes to which different policies are assigned – well beyond the standard three or four levels most companies still use. These attributes can include lead times, supply and demand variability, consumption patterns, criticality, velocity, and several others. The more dimensions a company uses, the greater the precision a company will have in managing inventories. It is not uncommon to see 10-12 dimensions being used in best-in-class companies.” – Five Strategies for Improving Inventory Management Across Complex Supply Chain Networks , CSCO Insights; Twitter:@cisco
Asset Inventory Training Tips
28. Invest in asset inventory training sessions. “Having good, competent staff can make all the difference to a company’s success. Inventory management training equips your employees with the latest ideas and best practice methods of inventory control. Providing your employees with inventory management training is essential if the objectives of an organization are to be suitably met.
“By investing in inventory training, you can ensure that your employees are being given the necessary tools to do their jobs effectively. Training helps staff to improve their knowledge, skills and capabilities, enhancing their overall efficiency and reducing inventory waste. This in turn will lead to greater quality performance.” – The Importance of Inventory Management Training for Your Staff , Unleashed; Twitter:@unleashedteam
29. To promote accuracy, provide your workers with adequate systems training. “A computerized inventory and asset accounting system helps keep your asset information organized throughout its lifecycle, and reduces the risk of human error. If used regularly during your annual inventory process, a good solution can help to ensure that all data is accurate and up to date. So the next time you’re trying to view the details of an asset, like its serial number or financial information, you can rest assured that the information in your database is correct.
“Maintaining accurate data within your asset management system throughout the year means that you’re more likely to end up with financial reports you can rely on. This information is critical for compliance, and helps to support informed decision making during the budgeting and planning processes.” – Automating Asset Tracking &Inventory Processes | 5 Benefits , AssetWorks; Twitter:@assetworks
30. Focus on building your leadership skills. “Inventory managers need to be effective leaders. They hire and fire and manage a team of employees, and all the challenges that entails. They need to lead their team. They also need to be able to take direction and work as part of a bigger team. Most inventory managers will need to work with marketing and sales departments as well as purchasing managers to organize the efficient flow of inventory in and out of the company.” – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do , System ID; Twitter:@System ID
31. Prioritize product tracking awareness. “From year to year, it’s beneficial to know what sells and what doesn’t. This information helps you plan and make more informed business decisions for the future. You’ll avoid losses due to products sitting on shelves for too long or losing sales because products sell out too quickly for customer demand.” – Brian Sutter, Director of Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management:What’s the Difference? , Score; Twitter:@SCOREMentors
32. Take advantage of your inventory management system’s onboarding/training solutions. “Many inventory management solution providers in today’s market offer training or onboarding services so both you and your employees can learn how to take full advantage of the system’s features and capabilities. The team behind the service itself will be able to give you the most comprehensive overview of the system, and they’ll be able to provide support and further assistance in any necessary areas.” – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory , Vend; Twitter:@vendhq
33. Take a systemic approach to inventory asset management. “A company can get the greatest benefit from an asset management program when it integrates all aspects involved in controlling assets and their costs. The program should cross all lines between departments and disciplines to focus on the total value. Managers should use a systematic approach, applying standards in a structured way.
“Risks must be evaluated and, if necessary, compromises found that best balance risk against performance and cost. The program should allow managers to examine assets in context of their use and value to the company. A good asset management program will also be sustainable, helping to optimize the life of assets while considering long-term effects such as environmental impact.” – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program? , Chron; Twitter:houstonchron
34. Provide sufficient training – and schedule appropriately. “By studying your work order history and your maintenance schedule, you can usually accurately predict how much staff and how many man-hours you can anticipate needing during the year. With this number in mind, you can then schedule your employees appropriately and not just have workers standing around twiddling their thumbs. Or maybe you will find that your problem isn’t over-staffing but under-staffing instead. Missing a routine maintenance here or there happens – but when you begin missing them frequently due to not having enough staff, things can go south very quickly.” – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management , Mapcon; Twitter:@MAPCONtech
35. Once you have implemented an asset inventory training program, get the most out of it by shoring up your skills inventory. “A skills inventory summarizes the skills, education, and experiences of current employees. Depending on the size and complexity of a business, the process for preparing a skills inventory will vary. Some businesses use commercial software. Other firms use database programs. Some small businesses use simple worksheets or even a paper based system to prepare the skills inventory.
“Whatever the method, if done correctly a skills inventory will provide a collective business inventory of the skills, knowledge, and real-world experience that a firm’s workforce possesses.” – Robert Tanner, MBA, Founder &Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory? , Management is a Journey; Twitter:@mgmtjourney
36. Ensure that all employees are aware of their asset inventory-related responsibilities. “Watching inventory metrics tumble is an exercise in futility without a team to fix it. You may not need a dedicated inventory or stock manager, but if the responsibility falls on another department head, be sure they’re well aware of their role and the targets they’re expected to reach. If your success metrics aren’t where they need to be, it’s time to schedule a meeting.” – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking , Action Storage; Twitter:@ActionStorage
37. Stamp out internal theft with proper inventory asset bookkeeping. “To prevent theft by administrative staff, practice good bookkeeping. Ensure that no single person controls too many parts of any financial transaction. Purchases, payroll, reimbursements and other disbursements should require review and signoff by a senior staff member.
“Perform bank reconciliations and review business credit card statements each month. Work with a qualified business accountant to ensure that books are properly maintained, transactions are properly posted, and the audit trail shows no suspicious activity.” – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft , Xero; Twitter:@Xero
38. Incentivize the participation in asset-related training and professional development programs. “Consider offering a program that will pay some, or even all, of a professional development course for your warehouse staff. These incentives are win-win – your employees will be comfortable with change, and the knowledge they gain can drive both quicker implementation and more effective operation.” – Stephen “Stevie” Hay, General Manager of Aptean’s Distribution &Plant Management Group, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation , Aptean; Twitter:@aptean
IT Asset Inventory Management Tips
39. Make use of an all-inclusive asset tracking software. “Chances are you’re already ahead of the curve and have invested in asset tracking software of some kind, but just because you have that base covered doesn’t mean that it’s the best option for your business’ assets.
“To ensure that yours is, make sure that the software allows you to input complex, comprehensive information about your assets, including the locations, equipment, and components. In addition to the hierarchy, also guarantee that these specifics can be easily altered in real-time to reflect changes in maintenance schedules, updates on depreciation, and all other relevant info.
“For the best in asset tracking security, opt for a software that includes GPS technology, especially if your equipment assets move around often. Making use of GPS capabilities makes it so that your most high-value assets are always locatable, even if a theft is in progress.” – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management , Camcode; Twitter:@Camcode
40. Be sure that your chosen system includes a comprehensive ‘service desk’ feature. “Well, much as you like to deny it, it is always better to ensure your service desk has an asset management module rather than investing on a stand alone asset management software. Ensuring your asset management software is part of the service desk solution will ensure that data sharing across the organisation is efficient. Additionally, have a service desk solution that has asset management module will ensure a streamlined functioning of all the teams in an organisation.” – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software , Freshservice Blog; Twitter:@freshserviceapp
41. Select an asset inventory management system that integrates with your accounting system. “Ideally, you want your inventory management system to integrate with your accounting system so that you have up-to-date financial information to help you understand how your business is doing, so that you can make timely and well-informed decisions. For businesses that already use Intuit’s QuickBooks accounting software, inventory valuations can be tracked in real-time and the financial statements are updated seamlessly for inventory changes.
“Whatever system you decide to use, maintain its effectiveness by conducting regular inventory counts of what you have in stock, and reconcile any differences between your physical inventory account and your inventory records on a timely basis. You should understand why these reconciling differences occur and manage the potential risk of theft.” – Orin Schepps, Seeing Clearly:3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting; Twitter:@Consultancellc
42. Consider IT asset management in terms of centralization. “In reality, all IT shops should have the means (policies, procedures, tools) to support asset management for the enterprise. The ability to record purchases, costs, contracts, locations and disposal data helps the organization make informed decisions about strategic purchases.
“We’re all for minimizing the incremental risks and related costs associated with IT infrastructure projects that are based on old, incomplete and/or less accurate information. So having a central location of these assets helps in performing important upgrades on versions of equipment and software.” – Norm Brien, IT Asset Management:How to Be Efficient , CIO; Twitter:@CIOonline
43. Use your IT to prioritize self audits. “Risk is the main cause of uncertainty in any organization. Thus, companies increasingly focus more on identifying risks and managing them before they even affect the business. In the world of IT inventory management, self-auditing processes can help companies be proactive in finding problems before a real audit occurs. Staying on top of audits can also facilitate smoother projects like data center consolidations or decommissions.
“While many companies do perform cursory audits and some might do more extensive audits on occasion, these surface level audits likely won’t turn up issues that would be found during a real software compliance audit.” – Jeremy Schaller, IT Inventory Management:What, Why, and How (Best Practices) , exIT Technologies; Twitter:@exittech
44. Take advantage of automated maintenance scheduling for all assets. “Most maintenance management software allows you to keep detailed notes on all aspects of any given asset. Take advantage of this by maintaining maintenance history and costs. This can serve as a comparison point for the future, or as a way to gauge if a certain model is reliable once replacement becomes necessary. Similarly, maintaining the calibration events and troubleshooting results for an asset will prove useful across multiple locations and for multiple assets.” – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software , DPSI; Twitter:@dpsiCMMS
45. Use tried and true asset tag technology to keep track of your assets. “As your business grows, it is bound to acquire a large asset base. With all these additional tools and machines, inventory control is bound to get tough. The easy way out would be to devise a tracking system which makes inventory processes much more streamlined. To begin with, you need to enter all asset IDs located in your warehouse. This is important because your employees should know where a particular piece of equipment is located. Instant data on assets help staff workers carry out their daily tasks much more efficiently!
“With special features included in asset inventory software, you can create barcodes for all your office items. Barcode and QR labels allow you to quickly scan and enter all relevant information in your systems. For example, you can save the warehouse location of asset X at a particular time. Asset tags also let you track inventory movements every time an employee checks out an asset. Monitor business activities with easily accessible information to increase asset optimization.” – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software , EZOfficeInventory; Twitter:@officeinventory
46. Implement the best system support possible. “Including exception reporting, inventory on hand and on-order availability by location, as well as projection of how SKUs are selling vs. when purchase orders need to be placed to prevent stocks-outs. This also includes having the ability to reserve a SKU quantity to a customer order, and vendor management to monitor and track vendor-shipped orders.” – Curt Barry, Founder &Chairman of F. Curtis Barry &Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management , Multichannel Merchant; Twitter:@mcmerchant
47. Rely on cutting-edge automation. “Managing assets manually takes a lot of time, effort, and costs without getting the equivalent results. To optimize your asset management, consider using an automated asset management solution. This software automates your asset management processes, such as asset value and depreciation tracking, asset maintenance, contract management, cost analysis, and in-depth report generation. By automating complex asset management tasks, you will be able to improve the efficiency, effectiveness and productivity of your business.” – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency , BusinessTech; Twitter:@HashMicro
48. Use your company’s IT data to make big picture predictions. “Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.” – Bill Harrison, President of Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , All Business; Twitter:@AllBusiness_com
49. Ensure that you IT inventory asset management systems come equipped with easy integration tools. “The IT Asset Management application should be easy to integrate with other applications. Imagine spending hours just to integrate the IT Asset Management application with the helpdesk application that your company uses. It will be just sheer waste of time and hard work, and now imagine what will happen if your company decides to move to a different ticketing software. It will be a double whammy. Now, you will have to spend time to learn the new helpdesk application and at the same time you will have to ask an expert to spend a considerable amount of time to figure it out how to integrate the existing IT asset management application with the new helpdesk application that you have just purchased.” – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software , Maintworld; Twitter:@maintworld
50. Integrate all ERP data with an asset-based management software. “Companies should consider integrating their enterprise resource planning solution with inventory management software. Implementing mobile data collection technologies into the warehouse will help keep employees and managers on top of inventory and help them to see where and what they have on their shelves, allowing for easier picking and delivery.” – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management , RFgen; Twitter:@RFgenSoftware
