Wat is een voorraadbeheersysteem? Definitie van voorraadbeheersystemen, voordelen, best practices en meer

• Een systeem voor het identificeren van elk voorraaditem en de bijbehorende informatie, zoals barcodelabels of activatags.
• Hardwaretools voor het lezen van barcodelabels, zoals handheld barcodescanners of smartphones met barcodescanning-apps.
• Voorraadbeheersoftware, die een centrale database en referentiepunt biedt voor alle inventaris, in combinatie met de mogelijkheid om gegevens te analyseren, rapporten te genereren, toekomstige vraag te voorspellen en meer.
• Processen en beleid voor etikettering, documentatie en rapportage. Dit moet een techniek voor voorraadbeheer omvatten, zoals Just in Time, ABC-analyse, First-In First-Out (FIFO), voorraadbeoordeling of een andere bewezen methodologie.
• Mensen die zijn opgeleid om dit beleid en deze processen te volgen.

SearchERP definieert voorraadbeheer als "het toezicht op niet-geactiveerde activa (inventaris) en voorraadartikelen." Voorraadbeheer is een onderdeel van supply chain management dat toezicht houdt op de stroom van artikelen (producten, goederen, enz.) terwijl ze van de fabrikant naar het magazijn en vervolgens naar het verkooppunt gaan. "Een belangrijke functie van voorraadbeheer is om een ​​gedetailleerd overzicht bij te houden van elk nieuw of geretourneerd product wanneer het een magazijn of verkooppunt binnenkomt of verlaat", legt SearchERP uit, wat wijst op het belang van een duidelijk en gevestigd voorraadbeheersysteem om ervoor te zorgen dat het proces en de documentatie zo gestroomlijnd en efficiënt mogelijk zijn en fouten tot een minimum te beperken.
Voordelen van voorraadbeheersystemen
Zonder een voorraadbeheersysteem zullen de goederen en producten die door een organisatie stromen onvermijdelijk in de war raken. Een voorraadbeheersysteem stelt een bedrijf in staat om een ​​gecentraliseerd register bij te houden van elk activum en elk item dat de organisatie onder controle heeft, en biedt een enkele bron van waarheid voor de locatie van elk item, informatie over leveranciers en leveranciers, specificaties en het totale aantal van een bepaald artikel dat momenteel op voorraad is.
Omdat de voorraad vaak uit roerende goederen bestaat, zijn voorraadbeheersystemen van cruciaal belang om de huidige voorraadniveaus in de gaten te houden en te begrijpen welke artikelen snel en welke langzamer gaan, wat organisaties weer in staat stelt om te bepalen wanneer het tijd is om met grotere nauwkeurigheid te bestellen. Over het algemeen biedt een uitgebreid voorraadbeheersysteem talloze voordelen voor bedrijven, waaronder:

• Verbeterde cashflow
• Betere rapportage- en prognosemogelijkheden
• Verlaging van opslagkosten (overhead)
• Verlaagde arbeidskosten
• Vermindering van de dode voorraad
• Betere organisatie
• Verbeterde transparantie
• Verbeterde relaties met leveranciers, leveranciers en partners

Uitdagingen van voorraadbeheersystemen
Voorraadbeheersystemen kunnen een dramatisch effect hebben op de productiviteit en efficiëntie als ze op de juiste manier worden geïmplementeerd. De meeste uitdagingen in verband met voorraadbeheersystemen komen voort uit het niet volgen van best practices of het vertrouwen op verouderde methoden, zoals handmatige documentatie en inconsistente opslaglay-outs en -processen. In deze gevallen kan een volledige herziening van het voorraadbeheer nodig zijn om het voorraadbeheer te stroomlijnen en duidelijkheid en consistentie aan het proces in het hele bedrijf toe te voegen.

Een goed voorraadbeheersysteem vermindert menselijke fouten door handmatige documentatie te elimineren door het gebruik van barcodelabels, barcodescanners en voorraadbeheersoftware, waardoor kostbare fouten worden verminderd, zoals:

• Te veel traag bewegende voorraad op voorraad hebben, waardevolle opslagruimte in beslag nemen en de bedrijfsresultaten opslorpen.
• Onverwacht geen voorraad meer van een essentieel voorraadartikel, wat de toeleveringsketen kan vertragen als gevolg van nabestellingen.
• Onnauwkeurige gegevens (verkeerde onderdeelnummers, onjuiste voorraadtellingen) die het gevolg zijn van handmatige documentatiefouten.
• Verspilde manuren besteed aan het opsporen van items die op de verkeerde locaties zijn opgeslagen. Voorraadopslag die niet is geoptimaliseerd voor efficiëntie (vanwege een slechte indeling van het magazijn of magazijn) kan ook de tijd voor het verzamelen van voorraden verlengen, wat ook de arbeidskosten verhoogt.

Best practices voor voorraadbeheersystemen
Clary Inventory legt uit dat een goed voorraadbeheersysteem kan helpen om de productiviteit te verhogen, maar alleen als u het instelt met enkele basisbenodigdheden, waaronder:

• Locatienamen
• Gemakkelijk leesbare locatielabels
• Unieke artikelidentificatienummers
• Maateenheden
• Een begintelling
• Een softwareoplossing die activiteit effectief bewaakt en volgt
• Duidelijke, bedrijfsbrede beleidsregels en processen
• Mensen die weten hoe ze dit beleid en deze processen kunnen ondersteunen

Het implementeren van een uitgebreid voorraadbeheersysteem kan complex zijn. Het is niet alleen een kwestie van een goed softwareprogramma aanschaffen; een voorraadbeheersysteem moet de mensen, processen en technologieën van begin tot eind aanpakken. Het volgen van best practices voor het opzetten van een uitgebreid, bedrijfsbreed voorraadbeheersysteem is een investering die zichzelf keer op keer zal terugbetalen door een grotere efficiëntie en een verhoging van de winst.