Drie voordelen van het automatiseren van crediteuren

Supply chain-managers hebben lang te maken gehad met uitdagingen als het gaat om crediteuren- en procure-to-pay (P2P)-processen. Ondanks de verschuiving naar digitaal in alle sectoren, vertrouwen veel organisaties nog steeds op handmatige, op papier gebaseerde AP-processen om facturen goed te keuren en te betalen. Dit zorgt voor een hele reeks problemen, waaronder een gebrek aan controle over de timing van betalingen aan leveranciers, uitzonderingen op facturen die kostbare personeelstijd in beslag nemen, en slechte zichtbaarheid voor zowel uw financiële team als leveranciers.

Het goede nieuws is dat u, door over te stappen op digitaal in het crediteurenadministratieproces van uw organisatie, het langzame en foutgevoelige proces, dat de oorzaak is van veel problemen met uw leveranciers, kunt elimineren. Door dit te doen, bespaart u kosten, optimaliseert u de cashflow, krijgt u realtime inzicht in uitstaande schulden en voorkomt u mogelijke verstoringen in de toeleveringsketen voordat ze zich voordoen.

Factuuruitzonderingen elimineren

In een ideale wereld zouden uitzonderingen op facturen zeldzaam zijn. Maar voor veel organisaties die nog steeds vertrouwen op verouderde AP-processen, is dat gewoon niet het geval. Uit een recent onderzoek van Ardent Partners bleek zelfs dat 62% van de AP-professionals het ermee eens is dat factuuruitzonderingen hen de grootste hoofdpijn bezorgen in hun dagelijkse werk.

Het oplossen van factuuruitzonderingen kost niet alleen veel tijd, maar ze leiden ook tot inconsistente betalingscycli.

Als supply chain manager begrijpt u misschien waarom AP uitzonderingen op facturen wil elimineren. Maar je vraagt ​​je misschien af ​​waarom het je iets zou kunnen schelen.

Stel je voor dat leveranciersfacturen in de wacht staan ​​omdat de goederen niet zijn ontvangen en AP geen three-way match kan uitvoeren. In dit scenario zullen veel leveranciers klanten op een tegoed zetten. Sommigen kunnen zelfs helemaal stoppen met het verzenden van extra goederen.

Zelfs als het niet zo extreem wordt, worden uw leveranciers niet op tijd betaald. In het beste geval leidt dit tot slechte leveranciersrelaties en instabiliteit voor leveranciers die zich in moeilijke kasposities bevinden.

Opportuniteiten voor vroege uitbetalingen schalen

Hoewel de COVID-19-pandemie de toeleveringsketens over de hele wereld ontwrichtte, voelde niet elke organisatie hetzelfde niveau van pijn. Degenen die geautomatiseerde processen hadden met behulp van SaaS-platforms (Software-as-a-Service), konden zonder al te veel moeite snel overstappen naar een extern personeelsbestand. Op het gebied van AP betekende dit dat medewerkers overal en op grote schaal facturen konden afhandelen.

Als een financieel manager honderden of duizenden leveranciers vervroegd wilde betalen om te profiteren van een vroegloonkorting, was dat geen probleem. Aan de andere kant, als het optimaliseren van de cashflow het doel was, was het gemakkelijk om de betaling tot de laatst mogelijke dag binnen de termijnen te plannen.

Zorg voor zichtbaarheid in AP- en P2P-processen

Hoe meer inzicht u heeft in uw toeleveringsketen, hoe gemakkelijker het is om de cashflow te voorspellen, mogelijke verstoringen te identificeren voordat ze zich voordoen en gegevensgestuurde beslissingen te nemen. Wanneer u vertrouwt op op papier gebaseerde factureringsworkflows, is het helaas vrijwel onmogelijk om op een bepaald moment te zien waar de zaken staan.

Door AP/P2P-processen te automatiseren, krijgt u 24/7 inzicht in het gehele factuurproces. Dit elimineert verrassingen en verbetert de business intelligence, waardoor u uw bedrijfsvoering continu kunt optimaliseren door gebruik te maken van realtime inzichten.

Als uw organisatie nog steeds op papier gebaseerde AP-workflows gebruikt, is het onmogelijk voor uw toeleveringsketen om zo efficiënt mogelijk te zijn. Door te investeren in tools die het AP-proces automatiseren, kunt u een digitale verbinding met uw leveranciers tot stand brengen waarmee u:

• Vermijd verstoringen in de toeleveringsketen door te voorkomen dat u op krediet wordt gezet of helemaal wordt afgesloten;
• Stroomlijn het beheer van leveranciersgegevens door alle relevante gegevens (bijv. W-9 en bankrekeninggegevens) op één plek te hebben;
• Verbeter leveranciersrelaties door inzicht te geven in de betalingsstatus en ervoor te zorgen dat ze op tijd worden betaald; en
• Zorg ervoor dat AP, interne inkopers en afdelingsmanagers alleen tijd besteden aan activiteiten die waarde toevoegen.

Tel alles bij elkaar op en AP-automatisering is een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat uw supply chain efficiënt blijft draaien, terwijl de productiviteit en winstgevendheid worden verhoogd.

Shan Haq is vice-president bedrijfsstrategie en -ontwikkeling bij Transcepta, een cloudgebaseerd procure-to-pay-platform.