Het grote IT-debat:best-of-breed of enkele suite?

In de jaren '80 en '90, aan het begin van het digitale tijdperk, was elke industriële softwaretoepassing een puntoplossing - een product dat was gericht op een specifiek aspect van het backoffice-werk van het bedrijf, zoals crediteurenadministratie, salarisadministratie en belastingen. In de loop van de tijd kwamen er ook nieuwere softwarepakketten op de werkvloer, waar elk opnieuw zijn eigen specialiteit had, zoals productieplanning, onderhoud en nalevingsrapportage.

Halverwege de jaren 90 kwamen er ERP-softwarepakketten (Enterprise Resource Planning) beschikbaar. Ze integreerden bedrijfsboekhouding, voorraadbeheer, inkoopkosten en productieplanning in één enkele oplossing. Hun ontwikkelaars bleven deze functies uitbreiden met klantrelatiebeheer, het volgen van personeelszaken, beheer van de toeleveringsketen en zelfs productontwerp. Aan het begin van de 21 ^st Eeuw was er een monster gecreëerd, in de vorm van een monolithische reus die erg duur en complex was om te beheren en te onderhouden.

Een dag van afrekening

In theorie kan een nauw geïntegreerd bedrijfssoftwareplatform gebruikers een aantal belangrijke voordelen bieden, waaronder een systematisch overzicht van de activiteiten, lagere opleidings- en integratiekosten, verbeterde nauwkeurigheid, betere beveiliging en eenvoudiger onderhoud. Maar al snel werd duidelijk dat dit een visie was die er op papier goed uitzag, maar in werkelijkheid minder. Een plaats waar deze visie vaak tegen problemen aanliep, was toen ERP-systemen de mogelijkheden begonnen uit te breiden op basis van slecht verteerde overnames van meer gespecialiseerde bedrijven, wat vaak resulteerde in ernstige problemen met integratie en versiebeheer, gecombineerd met een gebruikerservaring die zeer onvriendelijk was.

Wat nog belangrijker is, deze samenvoeging van bedrijven en dienstenaanbod had een grote invloed op innovatie - in feite verstikte het alles behalve. Terwijl de grotere bedrijven aanzienlijke middelen besteedden aan post-acquisitie- en integratieactiviteiten, stopte de software-innovatie van de rest van de industrie nooit. En hoewel er enige organische groei bleef plaatsvinden binnen de ERP-giganten, vond veel van de meer relevante innovatie buiten hen plaats.

Uiteindelijk begon de cyclus zich te herhalen, waarbij de meest veelbelovende van de kleinere, onafhankelijke bedrijven samen met hun creaties zouden worden overgenomen, die vervolgens werden vastgebout aan of ingebed in het aanbod van het ERP-bedrijf. Totdat dat gebeurt, brengen speciale oplossingen vaak zeer intuïtieve gebruikersinterfaces en functionele mogelijkheden met zich mee die hen terecht de status van best-of-breed opleveren. Maar al te vaak zou deze aanduiding snel verdwijnen, zodra het indoctrinatieproces na de acquisitie was voltooid.

Trade-offs van de beste van het ras

Tegelijkertijd zijn er afwegingen om vast te houden aan een best-of-breed-strategie. Er zijn bijvoorbeeld hogere kosten verbonden aan het ondersteunen van meerdere pakketten van verschillende leveranciers. Er kunnen problemen optreden bij het integreren van gegevens in softwarepakketten van andere leveranciers, waaronder hogere opleidingskosten voor personeel en mogelijke beveiligingsrisico's als gevolg van meerdere aanmeldingen.

Vanuit een managementperspectief is een populair argument dat wordt gebruikt om de prestatieverbetering van een best-in-breed strategie te compenseren, "één keel hebben om te stikken". Met andere woorden, als er iets misgaat, wordt het als gemakkelijker beschouwd om slechts één telefoontje te plegen, althans in theorie.

Hoewel deze twijfels nog steeds geldig zijn, neemt de kracht van die argumenten om meerdere redenen af. Interfaces zijn meer gestandaardiseerd door het gebruik van gemeenschappelijke Application Programming Interfaces (API's). Standaarden voor gegevensintegratie zijn geëvolueerd om de uitdaging van compatibiliteit te verminderen. En met de groei van cloudgebaseerde oplossingen, is de beveiliging beter beheerd met behulp van een single sign-on-aanpak. Ten slotte heeft de complexiteit van de manier waarop grotere softwareorganisaties worden geleid, het concept van het hebben van slechts één accountteam om de ondersteuningsvereisten van elke oplossing te beheren, vrijwel geëlimineerd.

De Industry 4.0-beweging heeft de kloof tussen deze twee benaderingen aanzienlijk verkleind - een realiteit die de grotere leveranciers van bedrijfssoftware snel bagatelliseren en graag verbergen. Dit onderwerp verdient in ieder geval in een aantal belangrijke opzichten hernieuwde aandacht en aandacht. Gezien alles wat er is veranderd, vooral in de afgelopen zes maanden, roept het de vraag op:wat is het beste voor uw organisatie? Hoe kun je effectief onderzoeken en begrijpen welke opties er nu zijn? En moet het echt een of/of-keuze zijn?

De Dag des Oordeels komt eraan

De antwoorden, hebben we geleerd, zijn te vinden in een vrijblijvende evaluatie van de architectuur van uw technologie, het uitvoeren van een onderzoek dat zowel gegevensgestuurd is als zo vrij mogelijk van persoonlijke of historische vooroordelen. Dat is niet gemakkelijk, vooral gezien de diepe wortels van de politieke beslissingen die hebben geleid tot eerdere oplossingsselecties. Maar het is mogelijk.

De eerste stap is het opzetten van een apart evaluatieteam, versterkt door een charter van het senior management, om een ​​onderzoek uit te voeren en te volgen, waar het ook toe leidt. Definieer een tijdlijn. Maak het eerst mensgericht, dan proces en dan technologie. Gebruik een RACI-model — verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd — om rollen te definiëren en te verduidelijken. Erken ook dat architectuur niet vaststaat; na verloop van tijd evolueert het mee met uw bedrijf. En het belangrijkste is dat u begrijpt dat de evaluatieresultaten een grote bijdrage leveren aan het bepalen van de weg die uw bedrijf inslaat naar een succesvolle digitale transformatie.

Op een strikt praktisch niveau heeft de keuze voor de best-of-breed of single-vendor suite implicaties voor zowel het personeel als de vaardigheden die nodig zijn om ze te gebruiken. Een benadering van één leverancier vereist bijvoorbeeld sterke vaardigheden in het bouwen van gebruiksvriendelijke interfaces, iets dat een probleem kan zijn omdat de meeste suite-oplossingen niet zo intuïtief zijn als de beste applicaties.

Als alternatief kan een best-of-breed benadering de toevoeging van nieuwe vaardigheden aan de organisatie vereisen. Dit kan een ontwrichtend proces zijn, maar zal een organisatie in de toekomst waarschijnlijker positioneren voor meer veerkracht en operationele flexibiliteit. Zoals we allemaal in 2020 hebben gezien, is de waarde van dit vermogen nog nooit zo groot geweest en zal het ook niet snel verdwijnen. Het vermogen om sneller te reageren op onvoorziene veranderingen is van cruciaal belang geworden voor het voortbestaan ​​van de organisatie op de langere termijn.

Welke strategie past het beste bij jou? Het Lund Instituut in Zweden, dat sinds de jaren zeventig onderzoek doet naar gegevensverwerking, heeft het probleem van het gebruik van meerdere systemen onderzocht. Het eindigde met het uitdagen van de gevestigde IT-mantra die stelt dat "één beter is dan velen". Het Instituut zegt het zo:"Minder is beter dan veel, maar er zijn er misschien te weinig." In wezen kan het een goede keuze zijn om een ​​operationeel technologieplatform te kiezen dat is gebouwd op software die de beste is in zijn soort voor uw behoeften, maar alleen als het ook kan worden aangesloten op een gedeeld bedrijfs- en automatiseringsplatform voor ondernemingen.

Bekijk deze conclusie op dezelfde manier waarop u uw toeleveringsketen beheert. Wilt u slechts één leverancier, of is het het beste om een ​​paar even capabele providers te hebben om onverwachte problemen of verrassingen op te lossen?

Wat uw beslissing ook is, zowel enterprise- als operationele technologie-architecturen moeten in staat zijn om een ​​veel hoger niveau van flexibiliteit te bieden voor alle operaties en de gehele productieonderneming. Dit is vooral het geval in de huidige COVID-19-omgeving (en daarna), waar de zakelijke onzekerheid groter is dan ooit tevoren. In bijna alle situaties zal een best-of-breed benadering uw organisatie beter positioneren om zich sneller en effectiever aan te passen. Zowel de technische vaardigheden die nodig zijn om een ​​best-of-breed-aanpak te ondersteunen, als het vermogen om nieuwe best-of-breed-oplossingen aan te sluiten die snel kunnen evolueren tijdens de huidige coronavirusomgeving en daarna, kunnen uw bedrijf het nodige voordeel geven om te reageren sneller, en overleef om een ​​andere dag te zien.

Tom Hennessey is vice-president marketing en bedrijfsontwikkeling bij iBASEt.