Strategische inkoop:vijf stappen om de beste leveranciers te beveiligen

Vervolgens moet u Requests for Proposals (RFP's) versturen om geselecteerde leveranciers te informeren over de start van een sourcingproces. U zult waarschijnlijk te maken krijgen met meerdere vragen van potentiële leveranciers, dus zorg ervoor dat u precies uitlegt wat u van hen wilt. U ontvangt dan reacties van leveranciers met gedetailleerde voorstellen voor evaluatie.

Maak een shortlist van leveranciers om ze door te nemen naar de volgende fase van de onderhandelingen, waar u uw Sourcing-activiteit uitvoert. Zorg ervoor dat u over het volgende beschikt:

• Samenvattingen van alle RFP-reacties
• Gedetailleerde shortlist van alle leveranciers
• Kopieën van evaluatie van de levensvatbaarheid van leveranciers
• Gedetailleerde onderhandelingsplannen

Onderzoek en beloon uw leverancier. Zorg ervoor dat u bij het onderzoeken van leveranciers naar mogelijke prijzen het volgende evalueert:

• Communicatievaardigheden . Hoe is de communicatie met uw leverancier tot nu toe verlopen? Zijn zij bereid en in staat om uw vragen te beantwoorden? Gebeurt dit via de telefoon, e-mail of via een webportaal? Als je tijdens het aanbestedingsproces moeite hebt om de leverancier te pakken te krijgen, kan dat een slecht teken zijn.
• Leveranciersactiviteiten . Bepaal of de door u gekozen leverancier op korte termijn en daarna aan uw eisen kan voldoen. We raden aan om met deze punten te beginnen:
• Financiën . Is de door u gekozen leverancier financieel stabiel/rendabel? Hoeveel schulden hebben ze? Als hun financiële situatie er niet goed uitziet, overweeg dan om als proef een contract van kortere duur aan te bieden.
• Infrastructuur . Ondervraag uw leverancier om vast te stellen hoe hun organisatie is opgezet en of zij over de systemen beschikken om de hoeveelheden goederen/diensten te ondersteunen die u mogelijk nodig heeft. Bezoek hun faciliteiten, indien van toepassing, om hun operaties uit de eerste hand te zien.
• Toeleveringsketen . Is hun toeleveringsketen robuust om hen te ondersteunen als de omstandigheden verslechteren? Als u het volume van één artikel zou moeten vergroten, zou de toeleveringsketen van uw leveranciers dit dan aankunnen? Onderzoek of ze kunnen voldoen aan kortetermijnvereisten, zoals ongebruikelijke weersomstandigheden of verzachtende omstandigheden.
• Ethiek . Vraag leveranciers om een ​​kopie van hun toepasselijke verklaring inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen of ethische richtlijnen om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming zijn met uw zakelijke vereisten.
• Klanten . Heeft uw leverancier een enorme relatie met een andere klant? Als dit het geval is, kan dit u helpen te begrijpen dat als ze te veel op één klant vertrouwen, dit mogelijk het serviceniveau dat u ontvangt, kan onderbreken.
• Rampplannen . U integreert leveranciers in uw toeleveringsketen en u moet ervoor zorgen dat ze kunnen blijven leveren als het ergste gebeurt. Als ze deze plannen niet delen, vraag je dan af waarom en heroverweeg hun levensvatbaarheid.
• Competentie . Beoordeel de capaciteiten van de leverancier ten opzichte van uw vereisten. Overleg in overleg met accountmanagers of andere mensen van de leverancier. Stel indringende vragen over hun capaciteiten om te leveren onder buitengewone omstandigheden, zoals in extreme weersomstandigheden of grondstoftekorten. Spreek ten slotte met klanten - u zou iets kunnen ontdekken dat uw leverancier niet deelt.
• Kosten . Dit om transparantie in de kosten te waarborgen. Vraag uw leverancier:
  • Wat zijn de totale kosten van het product/de dienst?
  • Omvatten deze kosten zaken als onderhoud, service-upgrades, uitzonderlijke bestellingen (indien van toepassing)?
  • Zijn bezorgkosten inbegrepen?
  • Wat voor marges maken ze?

Als u al het bovenstaande hebt doorgenomen en er geen duidelijke winnaar is, kunt u overwegen om het RFP-proces opnieuw te openen voor een kleine selectie van leveranciers om hen aan te moedigen hun aanbiedingen te verbeteren. Als u een RFX-sourcing-evenement heeft georganiseerd en het gepast is, kunt u overwegen een e-veiling te houden tegen de laatste paar leveranciers om een ​​betere deal te krijgen.

Eenmaal geselecteerd, dient u de leverancier en interne belanghebbenden op de hoogte te stellen via een "Commitment Go-document", met vermelding van het volgende:

• Voorstellen belonen
• Inschatting financieel voordeel
• Implementatieplannen
• Overgangsplannen
• KPI-criteria en doelen
• Risicobeoordeling en -beperking (d.w.z. nalevingsmaatregelen)
• Contractoverwegingen (d.w.z. SLA-ontwikkeling / betalingsvoorwaarden / jaar-op-jaar verbetering)
• Communicatie aan het senior management
• Communicatieplan voor de belangrijkste belanghebbenden

Contractimplementatie. U moet met uw nieuwe leverancier samenwerken om een ​​communicatieplan op te stellen om de nieuwe goederen die u voor uw bedrijf hebt geselecteerd, te implementeren. De potentiële risico's van de relatie moeten worden geïdentificeerd en vervolgens worden beperkt met voldoende nalevingsmaatregelen. Deze afspraken worden vervolgens geformaliseerd door middel van een ondertekend contract. In het verleden was dit een enorm tijdrovend proces waarbij stapels papierwerk moesten worden voorbereid, maar tegenwoordig kan technologie automatisch contracten genereren op basis van vooraf voorbereide informatie die vooraf in het systeem is ingeplugd en op basis van de eerder ingediende RFP om de nauwkeurigheid van de leveranciersinformatie te garanderen.

Key Performance Indicators en doelstellingen moeten worden vastgesteld en gevolgd om leveranciers ter verantwoording te roepen. Ten slotte bent u klaar om het eigendom van de leverancier over te dragen aan de juiste mensen in uw organisatie, met overeengekomen controlepunten voor levering van serviceniveaus en prestaties tegen de overeengekomen serviceniveaus en KPI's.

Factuur instellen en controleren. Zodra de leverancier aan boord is, moet een factureringsproces worden opgezet. Elke nieuwe leveranciersovereenkomst biedt de mogelijkheid om te pleiten voor factuurautomatisering, vooral als het nieuwe contract hoge factuurvolumes genereert.

Voortdurende monitoring en tracking van leveranciersprestaties moet het volgende omvatten:

• Het ontvangen van tijdige leveringen van goederen
• Producten van hoge kwaliteit
• Uitstekende klantenservice
• De juiste factuur voor het juiste bedrag en de juiste goederen
• Hoe snel de leverancier met u communiceert
• Voorraadbeschikbaarheid

Ten slotte moet u de waarde bijhouden van de besparingen die u met de nieuwe leverancier hebt gemaakt om aan het bredere bedrijf te rapporteren hoe deze kostenbesparende maatregelen die door inkoop mogelijk zijn gemaakt, de winst hebben opgeleverd.

Kopen voor een bedrijf is een complex proces, zelfs in de beste tijden. Door ervoor te zorgen dat een degelijk proces stevig op zijn plaats is, kan uw organisatie behendig navigeren door marktverschuivingen, leveringstekorten en veranderende behoeften op een permanente basis.

Shannon Kreps is vice-president productmarketing bij Medius, een wereldwijde leverancier van cloudgebaseerde source-to-pay-software.