ERP-software biedt structuur aan fabrikanten

Nieuwe ERP-oplossingen weerleggen de 'complexe en logge' reputatie van de software

In het begin is alles wat nodig is een nieuw idee en wat productiekennis. Met succes komt echter groei, en met groei heeft het bedrijf meer structuur nodig.

"[Fabrikanten] beginnen met Excel-spreadsheets en misschien zijn het een of twee jongens", zegt Fred Tillman, vice-president productontwikkeling in de productieafdeling van ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. “Ineens nemen ze extra mensen aan en moeten ze de montage-instructies standaardiseren, ze moeten een kennisbank standaardiseren. Het is heel moeilijk om zonder een ERP-systeem te doen”, zei hij, verwijzend naar enterprise resource planning-software.

"En als je dan verder gaat dan één dienst, kun je er niet de hele tijd zijn", vervolgde Tillman. “Het is prima zolang het goed gaat met je dagelijkse activiteiten, maar het belangrijkste is wanneer er uitzonderingen zijn:materialen komen te laat opdagen of een klant wijzigt een bestelling. Als je dit allemaal op papier doet, kost het veel tijd om die uitzonderingen af ​​te handelen.”

Na een tijdje wordt de startup een klein of middelgroot bedrijf. Het kan bieden op banen of productiewerk doen.

"Om te concurreren en kosten te besparen, kun je maar beter een goed systeem hebben", zegt Mike Melzer, vice-president operations bij Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. "Als je een goed systeem hebt, kun je veel gemakkelijker slapen als je weet wat er aan de hand is, in plaats van te zeggen:'Als ik dit contract met John Deere of met GM aanneem, wat gaat dat dan met mij doen'?"

De "een of twee jongens" zijn klaar om een ​​ERP-systeem te kopen, maar ze hebben vragen:hoe relevant is ERP-software voor kleine en middelgrote productieactiviteiten? ERP-software heeft de reputatie complex en onpraktisch te zijn. Hoe wordt het eenvoudiger en gebruiksvriendelijker gemaakt voor productieactiviteiten? Hoe kan een brede softwareoplossing worden aangepast en aangepast, specifiek voor productieactiviteiten?

Een deel van dat maatwerk voor productie is al gedaan. "De belangrijkste verschillen (in Epicor ERP-software) zijn het feit dat we productieprocessen hebben voor productie", zegt Christine Hansen, directeur productmarketingproductie voor Epicor Software Corp., Austin, Texas, dat onlangs zijn productie-ERP heeft omgedoopt. software Kinetisch. “U zult merken dat we beschikken over op kosten gebaseerde schattingen, engineering met CAD-integratie, productie- en werkorder- of taakbeheermogelijkheden, kwaliteit en een MES (manufacturing execution system). Dat zijn de kernpunten waarop we ons richten in het fabricageproduct.”

Maar als de gebruiker nog meer maatwerk wil, hebben het bedrijf van Hansen en anderen oplossingen ontwikkeld die de "complexe en logge" reputatie weerleggen. ECI heeft zelfs ERP-software geconfigureerd voor jobshops, JobBOSS2 genaamd.

Aanpassing door configuratie, niet door codering

De configuratiefunctie van Epicor, Application Studio, gebruikt een proces van slepen en neerzetten om zijn Kinetic ERP-applicatie te ontwerpen in een laag die bovenop de interne functies van de app zit en gemakkelijk te veranderen is, zei Hansen. Met Application Studio kunnen klanten aanpassen wat groepen werknemers zien wanneer ze hun computers openen. Individuele werknemers kunnen van daaruit nog meer verfijnen wat er op hun schermen wordt weergegeven.

Als werknemers bijvoorbeeld gegevens van de fabrieksvloer moeten zien, kunnen ze de meest relevante velden sorteren. Ze kunnen naar beneden gaan om afbeeldingen van een afgewerkt product te zien, informatie toevoegen die tijdens de productie is vastgelegd en informatie achterlaten voor de volgende ploeg. "Er zijn hier veel mogelijkheden voor gebruikers om hun workflow binnen het gegevensverzamelingssysteem af te stemmen op hoe hun bedrijf uniek werkt," zei Hansen.

Ook configureerbaar voor verschillende taakcategorieën zijn dashboards, een zichtbaarheidstool die wordt gebruikt om informatie te filteren op een manier om uitzonderingen te zien die aandacht nodig hebben, zoals taken die te laat zijn of taken die wachten op materiaal.

"Dashboards helpen ervoor te zorgen dat u op de hoogte bent van problemen voordat ze grotere problemen worden", zei ze.

Een mogelijk alternatief voor dashboards is Epicor Collaborate, een aanpasbare berichtentool. Binnen de functie Customer Relationship Management (CRM) kan een medewerker die een nieuwe klant binnenhaalt automatisch de financiële afdeling vragen om een ​​kredietcontrole uit te voeren. Hij kan ook geautomatiseerde meldingen instellen om een ​​offerte op te volgen of klanten op de hoogte stellen wanneer hun bestellingen worden verzonden.

"In plaats van dashboards voor al deze indicatoren te gebruiken, kunt u op de hoogte worden gehouden van de evenementen die u kiest", zegt Hansen.

"Uniek voor uw bedrijf zijn de inzichten die u uit uw activiteiten wilt halen, en daar komt een goed rapportagepakket om de hoek kijken”, aldus Tillman. Hij drong erop aan te vragen of het product een rapportagestructuur heeft waarin de klant rapporten kan genereren of een professioneel serviceteam kan inhuren om ze op te zetten.

"De rapporten en de KPI's (key performance indicators) die u wilt meten en de inzichten die u wilt verkrijgen, kunnen specifiek zijn voor uw productieactiviteiten", zegt Tillman. "Dus u wilt een goed rapportagepakket."

Onmiskenbaar essentieel is de mogelijkheid voor integratie met derden. "Een leverancier die meerdere vooraf gebouwde integraties heeft, is een manier om de ERP uit te breiden of aan te passen", zegt Tillman.

Als u bijvoorbeeld een fabrikant bent die aan het publiek verkoopt, heeft u mogelijk een e-commercepakket nodig omdat u hierdoor efficiënter wordt, zei Tillman. Of een winkel wil misschien BAM-software (Business Activity Monitoring) gebruiken, zoals KnowledgeSync, van een bedrijf dat eigendom is van ECI.

"KnowledgeSync stelt je in staat om continu te waarschuwen of te controleren op omstandigheden die zich kunnen voordoen en vervolgens een overeenkomstige actie te ondernemen," zei Tillman. "Het breidt de ERP echt uit buiten zijn doel."

De BAM kan bijvoorbeeld een achterstallige factuur in de ERP detecteren en de workflow naar de financiële afdeling automatiseren om het krediet van die klant vast te houden.

Het verkoopteam dat de Salesforce CRM-toepassing gebruikt, moet mogelijk orde op zaken stellen informatie uit het ERP. Het team kan Application Programming Interfaces (API's) vanuit de ERP aanroepen om de gegevens te extraheren en te importeren in Salesforce.

"De API-laag is een manier om gegevens veilig in en uit het systeem te krijgen en te gebruiken voor integratie of uitbreiding van het systeem", zegt Tillman. "We proberen alle integraties van derden te bieden, maar er is altijd wel een ander systeem dat iemand wil integreren en de API's maken het mogelijk."

Een andere gemakkelijke manier om aanpassingen effectief te maken, kan het schrijven van een paar regels code vereisen om zwevende feestdagen zoals Memorial Day en Labor Day te markeren.

“Het kunnen zes regels code zijn, vergeleken met de vakantiekalender; je slaat erop en er staat:'Dag van de Arbeid, we gaan het die dag niet verzenden', 'zei Melzer. "Je schrijft het in [Global Shop Solutions' interne coderingstaal] GAB, wat erg lijkt op Visual BASIC", verwijzend naar de verkorte naam Global Application Builder voor de software.

Kwaliteitsdocumenten worden opgeslagen in het documentbeheersysteem van Global. "Ze plaatsen geen onderdeel in een vliegtuig zonder te weten waar het materiaal vandaan komt, dus als je je materiaal van een leverancier koopt, zal er een lot of een warmtenummer aan verbonden zijn," zei Melzer. “Je kunt het nummer van je materiaal scannen en als je dat op een werkorder of een klus gebruikt en je onderdeel naar Boeing, SpaceX of GM verzendt, kun je een certificeringspakket maken, zodat ze precies weten waar het vandaan komt. .”

Het documentcontrolesysteem is nuttig in industrieën die bekend staan ​​om het volgen van kwaliteit:ruimtevaart, automobiel en medisch. Maar een nieuwere speler die afhankelijk is van het volgen van materialen en processen is de olie- en gasindustrie, die zich meer ging richten op kwaliteit na de olieramp met Deepwater Horizon in de Golf van Mexico in 2010.

"Ik bedoel, het is van de ene op de andere dag omgedraaid," zei Melzer.

Onverwachte situaties

Herinner je je de "een of twee jongens" die een productiebedrijf begonnen? Wat als ze tevreden zouden zijn om klein te blijven en de relevantie van een ERP voor hun winkel in twijfel zouden trekken? Konden ze niet komen door een spreadsheet te gebruiken? "Veel van onze concurrenten zijn een spreadsheet", zegt Tillman van ECI.

Maar klein zijn betekent niet dat uw bedrijf eenvoudig is. "We kunnen een fabrikant hebben die klein is qua inkomsten, maar ze zijn erg complex in hun productieprocessen", zegt Hansen van Epicor.

Een ERP kan zelfs onbewust helpen met personeelsproblemen op onverwachte manieren. Dit kan een simpele stap zijn als het geel markeren van velden om gebruikers te laten zien welke informatie ze op een scherm moeten invullen, zei Melzer. "Als je in een bedrijf werkt waar je mensen omdraait of mensen de hele tijd verschillende rollen vervullen, zou het helpen om te zeggen:'Hier zijn de velden die we absoluut moeten invullen'," zei hij.

In een ander voorbeeld van Melzer kan een ERP helpen bepalen welke werknemers mogelijk training nodig hebben, zelfs als de totale productieaantallen er goed uitzien. Dat gebeurde in de winkel van een klant van Global Shop Solutions in de auto-industrie in Tennessee, die van de ene op de andere dag een productieverhoging van 20 procent kreeg, zei Melzer. Het bedrijf installeerde een monitor op de werkvloer met een scherm dat de productie van individuele werknemers volgt. Terwijl de meeste arbeiders een goed aantal hadden, had één het moeilijk.

"Wat er is gebeurd, is dat ze naar de pauzeruimte gaan en anderen zeggen:" Wat is er aan de hand?" zei Melzer. “Als ze hem iets kunnen leren, zullen ze dat doen. De frontoffice hoefde niets te doen en ze wonnen van de ene op de andere dag 20 procent.”

Hun reputatie niet waarmaken

ERP-software mag dan de reputatie hebben complex en onpraktisch te zijn, het biedt ook geautomatiseerde processen en toegang. Epicor heeft bijvoorbeeld een ingebouwde tool voor onderhoudsbeheer waarmee een fabrikant apparatuur kan volgen vanuit een onderhoudsperspectief. Het kan tellen hoeveel stuks er op een machine zijn geproduceerd en een waarschuwing sturen wanneer er onderhoud nodig is.

Er is ook automatisering in de workflow. "Er is een enorme hoeveelheid automatisering in het hele bedrijf van gebruiker tot gebruiker", zegt Hansen. “Een gebruiker kan bijvoorbeeld een offerte of een bestelling invoeren. Dat stroomt vervolgens door naar de productie, die vervolgens doorstroomt naar de inkoop om te zeggen:'Dit is wat we moeten kopen', die vervolgens doorstroomt naar de factureringsprocessen en de crediteuren."

De software van Global Shop Solutions doet iets soortgelijks.

“We haten dubbele gegevensinvoer”, zegt Melzer. “Met een naadloos ERP-systeem kun je informatie in één keer invoeren en alles stroomt. Het maakt je leven gewoon zoveel gemakkelijker.”

Een ERP maakt het ook makkelijker om zaken met je te doen, zegt Tillman. "Als ik een klant ben, kan een ERP me helpen de doorlooptijden beter te bepalen", zei hij. “Het kan online informatie geven waar een klant kan inloggen en de status van zijn bestelling kan zien en of alles op tijd loopt. Het kan een klant proactief op de hoogte stellen wanneer zijn werk gedaan is.

"Met de CRM-mogelijkheid kun je echt zien wat deze persoon in het verleden heeft gekocht, wat zijn geschiedenis is, zodat wanneer ze terugbellen, je al die informatie binnen handbereik hebt", vervolgde hij. "Dat is heel moeilijk te doen met een op papier gebaseerd systeem."

Bijna voordat ze het weten, zijn de "een of twee jongens" met het idee en de knowhow een volwaardige winkel geworden met een voortvarend bedrijf.