Hoe u een gestage pijplijn van hoge ROI-mogelijkheden voor RPA-implementatie creëert en onderhoudt

Naarmate RPA-initiatieven vorderen in een organisatie, verschuift het van het automatiseren van een eenvoudige taak naar grote en complexe processen.

Robotic process automation (RPA) is een veel voorkomende naam geworden onder digitale serviceproviders (DSP's) en ze hebben allemaal op de een of andere manier de voordelen ervan ingezien. Maar het opschalen van RPA in de hele organisatie is een ander spel en blijkt een zeer uitdagende taak voor organisaties te zijn. Deloitte's Global Robotics Report 2018 zegt dat 80% van de organisaties die RPA implementeerden tevreden was met de resultaten, maar slechts 1% van hen was in staat om aanzienlijk te schalen in de afgelopen 1 jaar (50+ bots in een jaar).

Een van de belangrijkste redenen voor deze uitdaging is het onvermogen om de juiste use-cases voor automatisering te identificeren na de eerste paar succesvolle implementaties. Gebrek aan end-to-end zichtbaarheid in complexe en grote processen draagt ​​bij aan dit probleem.

Hieronder wordt een reeks technieken genoemd die kunnen helpen bij het creëren en onderhouden van een gestage pijplijn van processen die klaar zijn voor RPA volgens het volwassenheidsniveau van DSP:

Vraaggeneratietechnieken volgens de volwassenheid van de RPA-implementatie van DSP's

Laten we ze allemaal in detail begrijpen:

Uitgebreide analyse

Uitgebreide analyse helpt bij het identificeren van hoogwaardige RPA-mogelijkheden voor de DSP's die net RPA adopteren en zich in de vroege stadia van hun reis bevinden. Het houdt rekening met het volwassenheidsniveau, het aandeel van de processen die intern worden uitgevoerd versus uitbesteed, en alle of alle beschikbare procesdetails. Het heeft twee benaderingen:

Top-down benadering	Bottom-up benadering
Het is gebaseerd op full-time equivalent (FTE) toewijzing en analyses volgens operationele statistieken: *FTE-sterkte in operaties *Kosten van deze FTE's *Kostentoewijzing over functies *FTE-toewijzing over functies *Niveau van handmatige interventie vereist in verschillende functies	Het richt zich op het in detail treden van processen en het verbeteren ervan met behulp van Lean Six Sigma-methodologieën. Het analyseert: *Procescomplexiteit en standaardisatie *Volume en herhaalbaarheid van processen *Identificeert niet-waardetoevoegende taken in de processen en analyseert hoe deze kunnen worden verwijderd *Het gaat om zowel organisatorische als procesverbetering

Op basis van de gecombineerde resultaten van deze benaderingen worden gezamenlijke oplossingsworkshops gegeven. Dit is waar zowel IT- als bedrijfsleiderschapsteams bij betrokken zijn om toekomstige processen te verfijnen en om ROI-projectie en roadmap van automatisering te creëren. Het doel van deze techniek is het leveren van procesdocumenten (As-Is en To-Be), mogelijkheden voor procesverbetering, automatiseringsmogelijkheden en automatiseringsarchitectuur en kostenprojectie.

Design thinking-workshops

Naarmate RPA-initiatieven vorderen in een organisatie, verschuift het van het automatiseren van een eenvoudige taak naar grote en complexe processen. Dergelijke processen doorlopen meerdere teams en business units. Bijvoorbeeld; validatie van offertes en facturen, status van servicewerkorders, service voor promotiemeldingen, enz. Dit veroorzaakt een gebrek aan end-to-end zichtbaarheid van het proces in alle business units, wat leidt tot onvolledige analyse. Ook treden bij dergelijke processen veel inefficiënties op in de overdrachtsfase in plaats van in de silo-teamfase.

De workshop Design Thinking brengt een diverse reeks belanghebbenden samen, van IT- en businessunits, en krijgt hun steun en consensus voor RPA-initiatieven. Het stelt hen in staat om een ​​holistisch overzicht te krijgen van de activiteiten van de organisatie en het bedenken van een automatiseringsstrategie terwijl ze met elkaar samenwerken. De gebruikte technieken zijn:

• Affiniteitscluster – use cases die tijdens de focusinterviews worden gesuggereerd, worden visueel in kaart gebracht op de muren in clusters van vergelijkbare functionele gebieden
• Ervaar diagrammen - teams om proceskaarten te ontwikkelen die belangrijke persona's, waypoints en systemen vastleggen. Rose/Thorn/Bud-terminologie wordt gebruikt om problemen en kansen te markeren

Procesmijnbouw

Elke procesverbetering begint met het maken van procesmodellen van dat proces. Deze zijn meestal gebaseerd op ofwel onvolledige/verouderde procesdocumentatie of gebrekkige percepties van de belanghebbenden. Ook kunnen meerdere belanghebbenden meerdere manieren hebben om hetzelfde proces uit te voeren en ze kunnen allemaal inefficiënt zijn.

Process mining-tools helpen om alle mogelijke paden van het uitvoeren van een proces te visualiseren met behulp van gebeurtenislogboeken die zijn gemaakt door informatiesystemen. Het bouwt de exacte As-Is-stroom van de huidige staat op en helpt bij een gedetailleerde analyse van het proces.

Deze tools observeren hoe het proces wordt uitgevoerd, hoeveel tijd het kost om te voltooien, welke stappen worden herhaald en wat geautomatiseerd kan worden. Het helpt ook om een ​​roadmap voor automatisering op te bouwen op basis van empirische gegevens.

Al deze inzichten helpen bij het kwalificeren van processen voor automatisering, die anders geen voor de hand liggende keuzes zijn. Deze tools helpen ook bij het meten van de voordelen van voortdurende automatisering, omdat het elk proces kan ontwrichten en de omvang van automatisering voor individuele subprocessen kan identificeren. Deze techniek is geschikt voor organisaties die al volwassen zijn in hun RPA-reis.

Voordelen

1. Lean Six Sigma-technieken die worden gebruikt in de uitgebreide analyse kunnen helpen om het automatiseringspotentieel van een proces met 20% te vergroten
2. Het herontwerp van het proces als resultaat van de uitgebreide analyse kan leiden tot een verhoging van de besparingen tot wel 50%
3. Gemiddeld kan een tweedaagse workshop Design Thinking helpen bij het identificeren van meer dan 150 automatiseringsmogelijkheden, waarvan minimaal 20% waardevol kan zijn