Navigeren door het mijnenveld van naleving met robotachtige procesautomatisering

RPA kan organisaties helpen grip te krijgen op regelgeving en compliant te worden.

Robotic process automation (RPA) kan organisaties helpen bij het navigeren door het steeds complexere compliancelandschap.

Nu overheden over de hele wereld de onlineregelgeving aanscherpen, wordt compliance voor bedrijven steeds moeilijker om te navigeren - en duurder. Adviesbureau Duff &Phelps voorspelt dat in het bankwezen bijvoorbeeld de regelgevingskosten zullen stijgen van 4% naar 10% van de bankinkomsten in 2021.

Corporate, juridische en compliance-afdelingen hebben daarom allemaal een cruciale rol te spelen bij het beschermen van bedrijven tegen onnodige risico's en mislukkingen. Ongeacht de branche, bedrijven moeten een actieve rol spelen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan wettelijke nalevingsnormen en -regels om hun activiteiten, werknemers en klanten te produceren.

Meer mensen aannemen is echter niet de oplossing om de regeldruk te verminderen. Wat nodig is om de efficiëntie van compliancebeheer te verbeteren, is de automatisering van complexe workflows. Om deze uitdaging op de lange termijn op te lossen, moeten compliance-leiders kijken naar technologieën, waaronder RPA, waarmee op regels gebaseerde en repetitieve taken worden geautomatiseerd, zodat professionals zich kunnen concentreren op meer strategisch, creatief en cognitief werk.

Bedrijven moeten daarom een ​​'automation first'-mentaliteit aannemen en zakelijke uitdagingen aangaan met een hybride personeelsbestand van mens/software.

Fluctuerende nalevingsmaatregelen

Het gebruik van technologie om te helpen bij de nalevingsmaatregelen van een organisatie wordt steeds belangrijker gezien het toenemende toezicht van overheden - die zelf RPA gebruiken om hun controle-inspanningen te maximaliseren en te vergroten.

Zoals advocatenkantoor Allen &Overy heeft opgemerkt, is naleving door de hogere druk van het toezicht op de regelgeving tegenwoordig hoger op de agenda van de bestuurskamer komen te staan. Voor organisaties is het cruciaal dat ze RPA gebruiken om ervoor te zorgen dat ze aan de noodzakelijke vereisten voldoen. Er zijn maar weinig plekken meer om je te verstoppen en de financiële risico's voor bedrijven zijn groot.

Tussen januari en april 2019 heeft het VK meer dan £ 935 miljoen aan boetes opgelegd, wat een aanzienlijke toename van de regelgevende activiteit betekent, aangezien het tot dit jaar in totaal slechts £ 334 miljoen aan boetes had opgelegd. Bovendien is de maximale boete voor bedrijven die de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) overtreden, tot 4% van de wereldwijde jaaromzet of € 20 miljoen, afhankelijk van wat het hoogste is.

Helaas weten veel bedrijven nog steeds niet of hun processen niet voldoen aan de nalevingsnormen, of hoe ze niet-conforme activiteiten kunnen verhelpen voordat het te laat is. Hier kan “RegTech”
een cruciale rol spelen. RegTech verwijst naar het beheer van regelgevende processen binnen de financiële sector door middel van technologie, inclusief toezicht op regelgeving, rapportage en naleving.

Uit een onderzoek van Thomson Reuters bleek dat RegTech de naleving van de regelgeving vormgeeft:52% van de respondenten beweerde dat deze technologische oplossingen van invloed waren op de manier waarop ze dit deden, terwijl bijna een vijfde (17%) aangaf dat ze al een of meer RegTech-oplossingen hadden geïmplementeerd. Het is aangetoond dat RegTech-oplossingen die zijn geïntegreerd met automatiseringstechnologieën zoals RPA, besparingen tot 75% opleveren voor het uitvoeren van interne processen voor bedrijven in de financiële sector.

RPA:de toekomst van compliance

RPA kan helpen bij de naleving door te helpen bij het opzetten van robuustere en effectievere nalevingsprogramma's. Van een verminderd aantal juridische problemen, een beter behoud van werknemers en klanten en een verbeterde bedrijfsvoering, RPA kan op veel manieren helpen. Het stelt organisaties in staat om meer controle te krijgen over hun eigen activiteiten en om compliance-problemen gemakkelijker op te lossen als deze zich voordoen. Het biedt ook hogere nalevingsniveaus omdat, zodra een proces is ingesteld als een geautomatiseerde workflow met RPA, het elke keer op dezelfde manier zonder fouten wordt uitgevoerd, ongeacht of het proces gegevensoverdracht en -migratie, factuurverwerking of inkooporder betreft uitgifte.

Dit betekent dat RPA bedrijven in staat stelt ongeëvenaarde niveaus van procesnauwkeurigheid vast te stellen, vooral in vergelijking met het werk dat door menselijke werknemers kan worden gedaan. Als gevolg hiervan kunnen bedrijven hogere nalevingsniveaus in alle bedrijfsprocessen beter handhaven. En voor onverwachte compliance-audits slaan softwarerobots hun acties - en de acties van menselijke werknemers - op in een activiteitenlogboek, waardoor een audittrail wordt gecreëerd die nauwkeurig vastlegt welke processen zijn uitgevoerd en hoe.

Een van die bedrijven die RPA heeft gebruikt om de bedrijfsvoering in het kader van compliance te verbeteren, is de Landmark Group. Nadat de belasting op de toegevoegde waarde (btw) in het Midden-Oosten werd ingevoerd, moest Landmark 47.000 records verwerken om ervoor te zorgen dat het bedrijf aan strikte nalevingsnormen voldeed. Het team besteedde tien dagen aan het moeizaam doorzoeken van records voordat het proces werd geautomatiseerd - wat in totaal 60 minuten in beslag nam en een tijdsbesparing van 98,75% betekende. Simpel gezegd, RPA heeft Landmark uren werk bespaard en tegelijkertijd de interne efficiëntie verhoogd.

Het nieuwe normaal

Een van de belangrijkste drijfveren achter de stijgende nalevingskosten is de hoeveelheid regelgeving. Elke week worden er gemiddeld 45 nieuwe regelgevende documenten uitgegeven. En met experts die dit niveau van verandering 'het nieuwe normaal' noemen, creëert dit een verantwoordelijkheid voor bedrijven om technologie te gebruiken om naleving onder controle te krijgen. Door RPA te gebruiken, kunnen ze niet alleen de blootstelling aan risico's beperken, maar ook het compliancebeheer automatiseren, stroomlijnen en optimaliseren om een ​​concurrentievoordeel te creëren.