Stroomlijn onderhoudsverzoeken met werkordersoftware:een uitgebreide handleiding

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids

Omgaan met storingsrapporten en serviceverzoeken

Onderhoudsverzoeken, ook wel servicetickets genoemd, lijken misschien een nogal specialistische vereiste! Als iemand echter verantwoordelijk is voor het beheer van het onderhoud van een grote faciliteit of industriële fabriek, zullen we veel verzoeken voor onderhoudswerkzaamheden afhandelen.

De meeste verzoeken zullen betrekking hebben op noodgevallen of storingen. Vaak wil de aanvrager een onmiddellijke oplossing!

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Andere items betreffen gepland onderhoud. Hier wil de aanvrager dat wij klussen uitvoeren die de apparatuur en machines in topconditie houden. Bijvoorbeeld het vervangen van filters, olieverversen, kalibratie enzovoort.

Stappen bij het afhandelen van onderhoudsverzoeken

We moeten een manier hebben om dergelijke verzoeken te beheren, te volgen en eraan te voldoen. We moeten ook een manier hebben om de aanvrager te informeren wanneer de taak is voltooid of als er problemen zijn. Als mensen ons in de gangen betrappen of blijven bellen voor updates, kan dit een echte nachtmerrie worden (voor ons en voor hen).

Is dit jou ooit overkomen?

Helaas, als er veel verzoeken moeten worden afgehandeld, zullen we er een flink aantal vergeten of missen!

Handige softwarefuncties voor werkorderbeheer

We hebben een standaardmanier nodig om dergelijke verzoeken te behandelen. Een goede controle van het beheer van onderhoudsincidentrapporten zal een grote bijdrage leveren aan een hoge eindgebruikerstevredenheid en minder klachten over de onderhoudsafdeling.

De meeste werkordersoftwareprogramma's hebben werkaanvraagmodules die deel uitmaken van de software of beschikbaar zijn als add-on op het werkorderbeheersysteem. Enkele nuttige functies waarnaar u moet zoeken zijn:

1. Een onderhoudsverzoek indienen/aanmaken:

Sta niet-onderhoudspersoneel/klanten toe om zelf werkaanvragen in te dienen. Aanvragers kunnen mogelijk specifieke onderhoudstaken of apparatuur/locaties kiezen en specifiek onderhoud aanvragen. Met FastMaint CMMS kunnen onderhoudsaanvragen bijvoorbeeld per e-mail of via een webinterface bij de software worden ingediend. Hierdoor kunnen andere medewerkers of klanten die geen toegang hebben tot de onderhoudssoftware eenvoudig problemen melden of onderhoud aanvragen.

2. Ondersteuning voor waarschuwingen:

CMMS-systemen zoals FastMaint kunnen ons ook een e-mail/sms-melding sturen wanneer onderhoudsverzoeken worden ingediend. Hierdoor kan ons onderhoudsteam de urgente klussen direct uitvoeren. Minder urgente klussen kunnen we uitstellen. Dubbele of onnodige onderhoudswerkordertickets kunnen worden afgesloten.

3. Beoordeling van werkaanvragen en planningsservice:

We moeten een service-incident kunnen beoordelen en beslissen wat we ermee gaan doen. Veel taaktickets, vooral voor noodonderhoud, kunnen dubbel zijn. Het kan zijn dat meerdere personen hetzelfde verzoek indienen. Anderen kunnen verzoeken zijn voor verschillende soorten onderhoud.

We hebben dus een manier nodig om deze servicetickets om te zetten in onderhoudswerkorders of om duplicaten te sluiten. Het rechtstreeks omzetten van elk onderhoudsverzoek in een werkorder zal resulteren in veel duplicaten of werkorders die meerdere onderhoudstaken omvatten. Dit kan moeilijk te beheren en te volgen zijn.

4. Verzoekstatus controleren:

Wanneer werkorders klaar of voltooid zijn, moeten we een manier hebben om de aanvrager automatisch op de hoogte te stellen van de status. Dit verdient veel de voorkeur boven het feit dat we met elke persoon afzonderlijk contact moeten opnemen om hen te vertellen wat we doen of hebben gedaan!

FastMaint CMMS heeft bijvoorbeeld een functie voor het controleren van de status van verzoeken, waarmee de aanvrager de status kan controleren van de werkaanvragen die hij of zij heeft gedaan. Of ze kunnen de status van specifieke onderhoudswerkzaamheden of apparatuur controleren, bijvoorbeeld een machinekalibratie, lopende werkzaamheden aan een apparaat enzovoort. Bovendien kunnen ze per e-mail op de hoogte worden gesteld van de toewijzing en voltooiing van de werkorder voor verzoeken die ze hebben gedaan.

5. Rapportage en verzameling van statistieken:

Rapportage over alle ontvangen en verwerkte werkaanvragen. Dit helpt ons verzoeken op te sporen die te laat of in behandeling zijn, en ervoor te zorgen dat deze worden afgehandeld of gesloten. Daarnaast kunnen we statistieken verzamelen over de prestaties van de onderhoudsafdeling in de loop van de tijd. Bijvoorbeeld verzoeken die in een specifieke periode zijn ontvangen, het gemiddelde aantal dagen om een verzoek te voltooien, enzovoort.

Dergelijke statistieken zijn handig om te zien of we achterlopen bij het afhandelen van verzoeken of het bijhouden ervan (zie “3 snelle onderhoudsstatistieken voor onderhoudsplanners ” voor meer informatie)

Op zoek naar CMMS-software?

Als u op zoek bent naar een CMMS-pakket dat ook serviceverzoeken kan afhandelen, kijk dan eens naar een gratis proefversie van 30 dagen van de FastMaint CMMS-software . De module voor onderhoudsverzoeken maakt deel uit van de FastMaint Cloud- en Web-edities en is beschikbaar als optionele toevoeging aan de FastMaint Professional-editie.

Je kunt reparatieaanvragen indienen en verwerken, statistieken en rapporten verzamelen. Kijk hoe nuttig het zal zijn!

Gratis proefversie van FastMaint CMMS

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids