Onderhoudsverzoeken stroomlijnen met werkordersoftware: een uitgebreide gids

GRATIS Gids: Essentiële onderhoudskengetallen voor succesvol tracking
Essentiële onderhoudskengetallen die elke planner moet kennen
Gratis gids ophalen

Omgaan met storingrapporten & serviceverzoeken

Onderhoudsverzoeken alias servicetickets lijken misschien een rather gespecialiseerde vereiste! Echter, als men verantwoordelijk is voor het beheren van onderhoud op een grote faciliteit of industriële installatie, zullen we veel verzoeken voor onderhoudswerk afhandelen.

De meeste verzoeken zullen voor noodgevallen of storingen zijn. Vaak wil de aanvrager een direct fix!

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Andere items zullen voor gepland onderhoud zijn. Hier wil de aanvrager dat we jobs doen die apparatuur & machines in topconditie houden. Bijvoorbeeld filters vervangen, olievervangingen, calibratie, enz.

Stappen in het afhandelen van onderhoudsverzoeken

We moeten een manier hebben om dergelijke verzoeken te beheren, te tracken en te voldoen. We moeten ook een manier hebben om de aanvrager te informeren wanneer de taak voltooid is of als er problemen zijn. Mensen die ons in de gangen oppakken of doorbellen voor updates kunnen een echte nightmare worden (voor ons & hen).

Heeft u dit ooit meegemaakt?

Helaas, als er veel verzoeken te verwerken zijn, zullen we er een flink aantal vergeten of missen!

Nuttige werkorderbeheersoftware-functies

We moeten een standaardmanier hebben om dergelijke verzoeken af te handelen. Goed beheer van onderhoudsincidentrapportage gaat een lange weg om hoge eindgebruikerstevredenheid en minder klachten over de onderhoudafdeling te waarborgen.

De meeste werkordersoftwareprogramma's hebben werkverzoekmodules die onderdeel zijn van de software of beschikbaar als add-on aan het werkorderbeheersysteem. Enkele nuttige functies om te zoeken:

1. Een onderhoudsverzoek indienen/aanmaken:

Sta niet-onderhoudspersoneel/klanten toe jobverzoeken zelf in te dienen. Aanvragers kunnen specifieke onderhoudstaken of apparatuur/locaties kiezen en specifiek onderhoud aanvragen. Bijvoorbeeld, met FastMaint CMMS kunnen onderhoudsverzoeken ingediend worden per e-mail of via een webinterface naar de software. Dit maakt het gemakkelijk voor andere werknemers of klanten die geen toegang hebben tot de onderhoudssoftware om issues te melden of om onderhoud te vragen.

2. Ondersteuning voor alerts:

CMMS-systemen zoals FastMaint kunnen ons ook een e-mail/tekstalert sturen wanneer onderhoudsverzoeken worden ingediend. Dit stelt ons onderhoudsteam in staat om onmiddellijk aan de dringende jobs te beginnen. We kunnen minder dringende jobs uitstellen. Dubbele of onnodige werkordertickets kunnen afgesloten worden.

3. Werkverzoek review & service schedulen:

We moeten in staat zijn een service-incident te herzien en te beslissen wat ermee gedaan moet worden. Veel jobtickets, met name voor noodonderhoud, kunnen duplicaten zijn. Meer dan één persoon kan hetzelfde verzoek indienen. Andere kunnen verzoeken zijn voor verschillende soorten onderhoud.

Dus we hebben een manier nodig om deze servicetickets om te zetten in onderhoudswerkorders of duplicaten af te sluiten. Elk onderhoudsverzoek direct omzetten in een werkorder zal resulteren in veel duplicaten of werkorders die meerdere onderhoudstaken omvatten. Dit kan moeilijk te beheren en tracken worden.

4. Verzoekstatus controleren:

Naarmate werkorders gedaan of voltooid worden, moeten we een manier hebben om de aanvrager de status automatisch te informeren. Dit is veel prefereerder dan ons elk individu apart moeten contacteren om te vertellen wat we doen of gedaan hebben!

Bijvoorbeeld FastMaint CMMS heeft een verzoekstatus-checkfunctie die de aanvrager in staat stelt de status van werkaanvragen die ze hebben gedaan te controleren. Of ze kunnen de status van specifieke onderhoudstaken of apparatuur controleren, bijvoorbeeld een machinecalibratie, lopend werk op een apparaat, enz. Daarnaast kunnen ze per e-mail geïnformeerd worden van werkordertoewijzing en voltooiing voor verzoeken die ze hebben gedaan.

5. Rapportage & statistiekenverzameling:

Rapporteer over alle ontvangen en verwerkte werkaanvragen. Dit helpt ons verzoeken die overdue of pending zijn op te sporen en ervoor te zorgen dat ze afgehandeld of gesloten worden. Naast dit kunnen we statistieken verzamelen over onderhoudafdelingsprestaties in de loop van de tijd. Bijvoorbeeld ontvangen verzoeken in een specifieke periode, gemiddelde dagen om een verzoek te voltooien, enz.

Zulke statistieken zijn nuttig om te zien of we achterlopen in het afhandelen van verzoeken of bijblijven met ze (zie "3 Snelle Onderhoudskengetallen Voor Onderhoudsplanners" voor meer informatie)

Op zoek naar CMMS-software?

Als u op zoek bent naar een CMMS-pakket dat ook serviceverzoeken kan afhandelen, moet u eens kijken naar een gratis 30-daagse proefversie van de FastMaint CMMS-software. De onderhoudsverzoekmodule is onderdeel van de FastMaint Cloud en Web-edities en beschikbaar als optionele add-on voor de FastMaint Professional-editie.

U zult in staat zijn verzoeken in te dienen & te verwerken, statistieken en rapporten te verzamelen. Zie hoe nuttig het zal zijn!

Gratis FastMaint CMMS Proefversie

GRATIS Gids: Essentiële onderhoudskengetallen voor succesvol tracking
Essentiële onderhoudskengetallen die elke planner moet kennen
Gratis gids ophalen