Hoe CMMS succesvol te implementeren:tips van experts en best practices

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids

CMMS-implementatie is een proces dat uit meerdere stappen bestaat

Wanneer een organisatie CMMS-software (onderhoudsbeheersoftware) aanschaft, zijn er naast de gebruikelijke vergelijking van functies, gebruiksgemak en andere criteria nog andere zaken waarmee u rekening moet houden voor een succesvolle CMMS-implementatie. Als deze items worden genegeerd tijdens de softwareselectie, evaluatie en initiële installatie, kan dit later tot veel verdriet leiden.

De adviezen en tips die hier worden behandeld, zijn gebaseerd op onze jarenlange ervaring met het helpen van klanten bij het succesvol implementeren van FastMaint CMMS. Deze items zijn niet specifiek voor een CMMS-programma. Gebruik ze als implementatiegids die u zal helpen de software vele, vele jaren succesvol te gebruiken.

CMMS-implementatie – selectie en evaluatie

Voordat u CMMS-software voor evaluatie selecteert, wilt u een aantal zaken overwegen waar u mogelijk over struikelt. Ze staan vaak niet in uw lijst met gevraagde functies, maar hebben wel invloed op de manier waarop u de software implementeert en gebruikt.

1. Onderhoudsdatabase

Verschillende CMMS-softwareproducten gebruiken verschillende databasesystemen om de onderhoudsgegevens op te slaan. Idealiter wilt u dat het type database een bekend en goed ondersteund platform is, b.v. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL enzovoort (zie de huidige databaseranglijst van DB-Engines ). Dit zal van cruciaal belang zijn als u databaseproblemen heeft of andere applicaties met de database moet integreren.

Een populair en goed ondersteund databasesysteem beschikt over een schat aan externe consultants die u kunnen helpen met het oplossen van problemen, optimalisatie, installatie en integratie. U beschikt ook over een verscheidenheid aan tools van derden die kunnen worden gebruikt om informatie te extraheren, aangepaste rapporten te maken, enzovoort. Zorg ervoor dat u een proces heeft ingesteld voor regelmatige databaseback-ups. Databases zijn niet onkwetsbaar en kunnen soms beschadigd of corrupt raken.

2. Software as a service (SaaS)/Cloudgebaseerd CMMS

Als u SaaS-applicaties bekijkt (bijvoorbeeld CMMS-software die wordt gehost op de website van een leverancier), onthoud dan dat uw gegevens op hun servers staan. U moet regelmatig back-ups maken van deze gegevens en de bestanden downloaden. Dit biedt u een bepaald niveau van bescherming voor het geval de SaaS-leverancier in de problemen komt en failliet gaat. Met FastMaint Cloud CMMS kunnen klanten bijvoorbeeld inloggen en eenvoudig hun database downloaden wanneer ze maar willen – zonder dat ze contact hoeven op te nemen met de ondersteuning om een ​​back-up te krijgen.

Als een van de redenen dat u voor een SaaS-applicatie hebt gekozen het toestaan van externe toegang of ondersteuning voor meerdere apparaten is, controleer dan de prestaties met een netwerk met lagere bandbreedte dat onderhevig is aan verbindingsuitval (bijvoorbeeld een mobiel telefoonnetwerk) en ook met de apparaten die u van plan bent te gebruiken. Controleer of de ondersteunings- en helppagina's bruikbaar zijn op smartphones als u van plan bent deze te gebruiken.

3. Upgradepad

Vaak kunt u beginnen met een beperktere editie van de CMMS-software. Als u het echter gebruikt, moet u mogelijk upgraden naar een editie met meer mogelijkheden. Zorg ervoor dat de leverancier een goed upgradepad heeft. U wilt uw bestaande gegevens niet kwijtraken als u moet upgraden naar een andere softwareversie. In FastMaint CMMS is het bijvoorbeeld mogelijk om te beginnen met een enkele gebruiker, te upgraden naar veel gebruikers en zelfs te migreren naar de Cloud-oplossing met behoud van uw gegevens.

4. Gegevens overbrengen

Wanneer u een CMMS-softwarepakket aanschaft, moet u er ook rekening mee houden hoe gemakkelijk het zal zijn om uw bestaande gegevens in te voeren. U wilt ook nadenken over hoe gegevens uit het systeem kunnen worden geëxporteerd. Dit is handig als u deze gegevens in een apart systeem nodig heeft (bijvoorbeeld voor inkoop, kostprijsberekening, etc.) of als u in het ergste geval besluit om op een later tijdstip over te stappen op een nieuw onderhoudssoftwarepakket!

Met FastMaint CMMS kunt u bijvoorbeeld gegevens importeren en exporteren van en naar door komma's gescheiden bestanden. Dit vereenvoudigt de zaken, aangezien de meeste gangbare softwareprogramma's (bijvoorbeeld Microsoft Excel) gemakkelijk door komma's gescheiden bestanden kunnen lezen en schrijven.

5. Meer gebruikers toevoegen

Hoe gemakkelijk is het om meer gebruikers toe te voegen? Bij sommige pakketten moet u mogelijk overstappen op een compleet ander product als u wilt upgraden van één gebruiker naar meerdere gebruikers. U moet controleren of de prijzen en het gemak van het toevoegen van gebruikers zinvol zijn als u van plan bent dit binnenkort te doen.

6. Hardware en software vereist

Zorg ervoor dat u over de technische vaardigheden beschikt om eventuele speciale hardware of software te beheren. Houd installatieschijven, softwaredownloads en wachtwoorden bij. We hebben vaak geconstateerd dat beheerderswachtwoorden verloren gaan en dat niemand in de organisatie ze kent! Het kwijtraken van downloads en installatieschijven is minder een probleem, aangezien de meeste softwareleveranciers u softwaredownloadlinks voor zelfs oude versies kunnen bieden als u een aankoopbewijs heeft.

CMMS-implementatie – Systeemconfiguratie

Het kan lastig zijn om voor de eerste keer een CMMS-systeem (onderhoudsbeheerprogramma) op te zetten. Dit geldt vooral als u nog niet over een bestaand onderhoudsbeheerprogramma beschikt. Maar zelfs het migreren vanuit een bestaand CMMS-programma kent zijn eigen uitdagingen!

Gebaseerd op onze ervaring met het helpen van nieuwe klanten om aan de slag te gaan met onze FastMaint CMMS-software, vindt u hieronder een stapsgewijs implementatieplan voor het opzetten ervan. Zo kan uw onderhoudsteam naadloos overstappen op het nieuwe systeem. Dit plan is niet specifiek voor FastMaint, dus u kunt het volgen, zelfs als u een ander onderhoudsprogramma gebruikt.

Voordat u met de volgende stappen begint, moet u een aantal beslissingen hebben genomen over de manier waarop het onderhoudsprogramma zal worden gebruikt. U moet een idee hebben van de belangrijkste belanghebbenden bij onderhoud en hun rollen en verantwoordelijkheden. Zie “Hoe u CMMS-software kunt gebruiken in uw onderhoudsprogramma ” voor meer details.

1. Maak uw lijst met apparatuur en faciliteiten

Doorloop al uw faciliteiten en apparatuur om een lijst te krijgen van alle apparatuur en faciliteiten die u wilt onderhouden. Hoewel dit geen uitputtende lijst hoeft te zijn van alles wat u heeft, moet deze wel behoorlijk uitgebreid zijn en de belangrijkste items bevatten die onderhoud nodig hebben. Je kunt deze lijst op een later tijdstip altijd aanvullen.

2. Categoriseer uw apparatuur en faciliteiten op basis van onderhoudsbehoeften

Groepeer de apparatuur en faciliteiten in verschillende typen. Bijvoorbeeld HVAC (verwarming, ventilatie en airconditioning), pompen, voertuigen enzovoort. Vervolgens subgroepeert u ze op basis van vergelijkbaar onderhoud. Bijvoorbeeld HVAC-compressoren, rioolpompen, vorkheftrucks, etc.

3. Definieer de vereiste onderhoudswerkzaamheden

Nu hebt u een lijst met verschillende subgroepen, geïdentificeerd op basis van het vereiste type onderhoud. U begint met het definiëren van de verschillende soorten onderhoudstaken die elke subgroep nodig heeft. Dit omvat zowel gepland of preventief onderhoud als ongepland of storingsonderhoud.

4. Wie gaat het onderhoud doen?

Hier beoordeelt u uw onderhoudspersoneel. Vermeld hun vaardigheden en de agenda's waaraan ze kunnen werken (bijvoorbeeld dagploeg, nachtploeg enzovoort). Voer deze informatie in de CMMS-software in.

5. Definieer de uit te voeren onderhoudstaken

Breid elke onderhoudstaak uit om de frequentie te identificeren (bijvoorbeeld wekelijks/maandelijks, op basis van een meter, ongepland, etc.), hoe het wordt gedaan (best practices), benodigde reserveonderdelen en benodigdheden, benodigde mensen en benodigde tijd. Hiermee kunt u de kosten berekenen en afhankelijkheden identificeren.

6. Identificeer de meest kritische apparatuur en faciliteiten

Het gaat om activa waarvan de uitval/onbeschikbaarheid grote problemen zal veroorzaken. Identificeer op dezelfde manier de meest kritieke taken. Dit zijn taken die, als ze niet worden uitgevoerd, zullen resulteren in grote onderhoudsstoringen. Begin met het invoeren van gegevens in de CMMS/onderhoudssoftware voor de meest kritische apparatuur, faciliteiten en onderhoudstaken. Veel onderhoudspakketten zouden veel gegevens uit spreadsheets of tekstbestanden moeten kunnen importeren.

7. Begin met het gebruik van het CMMS/onderhoudssoftwaresysteem

U gaat het CMMS-systeem gebruiken. Je hoeft niet alles in te voeren voordat je aan de slag gaat!  Begin met de meest kritische apparatuur, faciliteiten en onderhoudswerkzaamheden. Werkorders aanmaken en bijwerken in het systeem. Blijf gaandeweg meer activa en informatie invoeren (onderhoudstaken, onderdelen, enzovoort).

8. Bekijk regelmatig de systeemstatistieken om te zien hoe het met u gaat

U zou verbeteringen in de achterstand in werkorders moeten zien. Er moet sprake zijn van minder ongepland onderhoud en meer geplande (preventieve) onderhoudswerkzaamheden. Gebruik de onderhoudsstatistieken die u krijgt om verbeteringen aan te brengen. Als u bijvoorbeeld ziet dat de geschatte tijd van de taak niet overeenkomt met de werkelijk benodigde tijd, corrigeert u de schattingen. Zoek naar patronen; sommige taken worden bijvoorbeeld altijd vertraagd voltooid. Misschien doet dezelfde onderhoudsmonteur ze, of hebben ze onderdelen nodig die je moeilijk kunt krijgen.

CMMS-implementatie – mislukkingen voorkomen

Veelvoorkomende fouten bij het implementeren van een CMMS-softwareprogramma zullen later vaak voor meer problemen zorgen.

1. Misbruik van CMMS-software

Wanneer we onderhoudssoftware op de juiste manier gebruiken, is het een zeer nuttig hulpmiddel. Beheer van hulpbronnen, budgettering, materiaalbeheer en rapportage van onderhoudskosten worden eenvoudiger. Als het personeel de procedures en het beleid echter niet volgt, kunnen er veel dingen misgaan. 

Bovenal moeten operators en onderhoudstechnici weten wat er van hen wordt verwacht. Ze moeten dus het gebruik van het CMMS-systeem begrijpen. Ze hebben de kennis nodig om de benodigde gegevens in te voeren en op te halen. Vaak zijn medewerkers zich er niet van bewust dat het CMMS-systeem slechts een hulpmiddel is. Daarom kan het niet alles aan. Verkeerd uitgevoerde werkprocedures verspillen tijd en geld. We moeten informatie bijwerken, gegevens invoeren en gegevens op de juiste manier en op tijd ophalen.

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Het CMMS-systeem kan het daadwerkelijke onderhoud voor uw team niet uitvoeren. U moet best practices en benchmarks voor onderhoud definiëren. De CMMS-software kan het onderhoudsbeheer vereenvoudigen. Maar het zal slechte werkgewoonten niet voorkomen. Technici kunnen bijvoorbeeld gegevens fabriceren. De software kan hier niet tegen waken!

2. Projectmanagement mislukt

Zoals bij elk verbeteringsproces moet iemand van het hogere management eigenaar zijn van het project om het CMMS-systeem van begin tot eind te identificeren, aan te schaffen, in te stellen en te gebruiken. Het allerbelangrijkste is dat dit succes zal garanderen.

Een veelgemaakte fout is bijvoorbeeld dat we er niet in slagen iedere stakeholder te overtuigen van de waarde van het programma. Ze moeten de voordelen willen die het kan bieden.  Projectmanagers kunnen er ook niet in slagen om duidelijk te maken welke rol elke persoon moet spelen. Of ze beschrijven niet hoe de bijdragen van elke persoon aan het project zouden worden geëvalueerd.

Kortom, mislukking dreigt vanaf het begin als er niet voldoende steun wordt getoond door alle deelnemers.  Daarom moet de projectmanager communiceren met het team en met iedereen wiens taak hierdoor wordt beïnvloed. Zij moeten informatie verstrekken over het project en het belang ervan. Het allerbelangrijkste is dat ze problemen en problemen op de juiste manier aanpakken. Hierdoor wordt iedereen enthousiast en gemotiveerd om het project tot een succes te maken.

Goede communicatie is de sleutel tot succes. Dat wil zeggen dat boodschappen consistent, regelmatig en versterkend moeten zijn. Regelmatige communicatie helpt de projectmanager om de implementatie-inspanningen door te geven aan de juiste mensen, zodat zij voldoende tijd hebben om actie te ondernemen of te reageren. De boodschap blijft consistent als de bewoordingen en het uiterlijk hetzelfde blijven.

3. Scherpe inzichten op het gebied van CMMS-implementatie en -training

Een andere fout is het toewijzen van iemand zonder kennis van onderhoud om het systeem in te stellen. Er is bijvoorbeeld een ervaren persoon voor nodig om een ​​apparatuurhiërarchie te definiëren en de juiste onderhoudstaken te creëren. 

Sommige bedrijven vertrouwen op minimale training en initiële voorbereiding. Ze onderschatten het werk dat nodig is om het CMMS-programma te implementeren.  Dit gaat hoogstwaarschijnlijk mislukken. Door een gebrek aan training en vaardigheden ontwikkelt elke persoon in het onderhoudspersoneel uiteindelijk zijn eigen aanpak voor het gebruik van de software. Dit leidt tot een ingewikkelder en rommeliger database. De tijdbesparende functies waarvoor u heeft betaald, blijven ongebruikt. Mensen zullen zich er niet van bewust zijn dat dergelijke functies bestaan. Anders weten ze niet hoe ze ze moeten gebruiken.

CMMS zijn doorgaans eenvoudig te navigeren en gebruiksvriendelijk. Ze hebben echter nog steeds een basisopleiding nodig. Op deze manier kunnen medewerkers vertrouwd raken met hun kenmerken en functies.

Zorg ervoor dat al het onderhoudspersoneel de tijd krijgt om een training met de software te volgen. Ze moeten met elkaar bespreken wat ze hebben geleerd en begrepen. Bouw tijd in voor dit proces, zodat iedereen op de hoogte is. Bedrijven die op het budget besparen door de tijd en kosten voor deze training en kennismaking te beperken, kunnen de initiële kosten verlagen. Maar de langetermijneffecten van dergelijke kostenbesparingen kunnen duurder uitvallen!

4. Ontoereikende CMMS-implementatietijd en -middelen

Als er niet voldoende middelen worden toegewezen, wordt de CMMS-implementatie een klus die moet worden uitgevoerd als er niets urgenters aan de hand is. Er zal bijvoorbeeld altijd ander werk te doen zijn, vooral in een reactieve omgeving. Het personeel zal dus meer uren moeten besteden aan het voltooien van de implementatie. Het resultaat is slechte kwaliteit, een laag moreel en het afsnijden van de hoek. Doelstellingen zoals het vergroten van de beschikbaarheid van apparatuur en het verbeteren van onderhoudswerkzaamheden zullen niet worden bereikt.

Het kan zinvol zijn om externe adviseurs in te schakelen om te helpen bij het opzetten van het systeem. Of u kunt een deel van het onderhoudspersoneel bevrijden van hun reguliere werkschema's. Op deze manier kunnen ze zonder onderbreking werken en de systeemconfiguratie correct uitvoeren.

Eenvoudigere implementatie met FastMaint CMMS

Gefrustreerd door complexe onderhoudssoftware die moeilijk te installeren en te gebruiken is? Probeer FastMaint CMMS met een gratis proefperiode en ontdek hoe gemakkelijk het is om aan de slag te gaan. Binnen slechts enkele minuten kunt u beginnen met het beheren van bedrijfsmiddelen, het verminderen van de uitvaltijd en het stroomlijnen van onderhoudstaken. Veel klanten melden dat ze binnen enkele dagen echte resultaten zien!

Gratis proefversie van FastMaint CMMS

Aanvullende bronnen

1. Hoe u een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem implementeert (EquipmentWorld.com)
2. Ontwikkelen van CMMS-implementatiesjablonen (PlantMaintenance.com)
3. 10 sleutels tot succesvolle CMMS-implementatie (ReliablePlant.com)

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids