CMMS succesvol implementeren: expert tips & best practices

GRATIS Gids: Essentiële onderhoudskengetallen voor succesvol tracking
Essentiële onderhoudskengetallen die elke planner moet kennen
Gratis gids ophalen

CMMS-implementatie is een multi-stap proces

Wanneer een organisatie CMMS-software (onderhoudsbeheersoftware) aanschaft, naast de gebruikelijke functievergelijking, gebruiksgemak en andere criteria, zijn er andere items die u moet overwegen voor een succesvolle CMMS-implementatie. Deze items, als genegeerd tijdens softwareselectie, evaluatie en initiële setup, kunnen later veel ellende veroorzaken.

De adviezen en tips die hier behandeld worden, zijn gebaseerd op onze jarenlange ervaring in het helpen van klanten bij het succesvol implementeren van FastMaint CMMS. Deze items zijn niet specifiek voor enig CMMS-programma. Gebruik ze als implementatiegids die u helpt de software succesvol te gebruiken voor vele, vele jaren.

CMMS-implementatie – Selectie & Evaluatie

Voordat u CMMS-software selecteert voor evaluatie, wilt u enkele items overwegen die u potentiël kunnen struikelen. Ze zullen vaak niet in uw lijst met gevraagde functies staan, maar hebben impact op hoe u de software implementeert en gebruikt.

1. Onderhoudsdatabase

Verschillende CMMS-softwareproducten gebruiken verschillende databasesystemen om de onderhoudsdata op te slaan. Ideaal is het type database een bekend en goed ondersteund platform, bijvoorbeeld Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL, enz. (zie DB-Engines huidige database rankings). Dit wordt cruciaal als u databaseproblemen heeft of andere applicaties met de database moet integreren.

Een populair en goed ondersteund databasesysteem heeft een schat aan third-party consultants die u kunnen helpen met troubleshooting, optimalisatie, setup en integratie. U hebt ook een verscheidenheid aan third-party tools die gebruikt kunnen worden om informatie te extraheren, aangepaste rapporten te maken, enz. Zorg ervoor dat er een proces is voor regelmatige databasebackups. Databases zijn niet onkwetsbaar en kunnen soms beschadigd of corrupt raken.

2. Software as a Service (SaaS) / Cloud-gebaseerde CMMS

Als u kijkt naar SaaS-applicaties (bijv. CMMS-software gehost op een leverancierswebsite), onthoud dan dat uw data op hun servers zal staan. U moet periodieke backups van deze data maken en de bestanden downloaden. Dit biedt u een zekere mate van bescherming voor het geval de SaaS-leverancier in problemen komt en uit de business gaat. Bijvoorbeeld, FastMaint Cloud CMMS stelt klanten in staat in te loggen en hun database gemakkelijk te downloaden wanneer ze willen — geen contact met support nodig om een backup te krijgen.

Als een van de redenen waarom u een SaaS-applicatie kiest, is om remote toegang of multi-device ondersteuning toe te staan, check dan de prestaties met een lagere bandbreedte netwerk onderworpen aan verbindingsverlies (bijv. een mobiel netwerk) alsook de apparaten die u van plan bent te gebruiken. Kijk of de support- en helppagina's bruikbaar zijn op smartphones als u van plan bent ze te gebruiken.

3. Upgrade-pad

Vaak kunt u beginnen met een meer beperkte editie van de CMMS-software. Echter, naarmate u het gebruikt, hebt u misschien een editie met meer mogelijkheden nodig. Zorg ervoor dat de leverancier een goed upgrade-pad heeft. U wilt uw bestaande data niet verliezen als u moet upgraden naar een andere software-editie. Bijvoorbeeld in FastMaint CMMS is het mogelijk om te beginnen met een single user, te upgraden naar veel users en zelfs te migreren naar de Cloud-oplossing terwijl u uw data behoudt.

4. Data overdragen

Bij het aankopen van een CMMS-softwarepakket moet u ook overwegen hoe gemakkelijk het zal zijn om eventuele bestaande data die u heeft binnen te halen. U wilt ook overwegen hoe data geëxporteerd kan worden uit het systeem. Dit is nuttig als u deze data in een apart systeem nodig heeft (bijv. inkoop, kostenberekening, enz.) of in het ergste geval u besluit op een toekomstige datum over te stappen naar een nieuw onderhoudssoftwarepakket!

Bijvoorbeeld FastMaint CMMS staat u toe om data te importeren en exporteren van en naar kommaggescheiden bestanden. Dit vereenvoudigt dingen aangezien de meeste gangbare softwareprogramma's (bijv. Microsoft Excel) kommaggescheiden bestanden gemakkelijk kunnen lezen en schrijven.

5. Meer gebruikers toevoegen

Hoe gemakkelijk is het om meer gebruikers toe te voegen? Sommige pakketten kunnen vereisen dat u naar een volledig ander product gaat als u wilt upgraden van één gebruiker naar meerdere gebruikers. U moet controleren of de prijs en gemak van het toevoegen van gebruikers zinvol is als u van plan bent dit snel te doen.

6. Benodigde hardware & software

Zorg ervoor dat u de technische vaardigheden beschikbaar heeft om eventuele speciale hardware of software te beheren die vereist kan zijn. Houd installatieschijven, softwaredownloads en wachtwoorden bij. We vonden vaak dat administratorwachtwoorden verloren gaan en niemand in de organisatie ze kent! Downloads en installatieschijven verliezen is minder een probleem aangezien de meeste softwareleveranciers u software-downloadlinks voor zelfs oude versies kunnen geven als u aankoopbewijs heeft.

CMMS-implementatie – Systeemsetup

Het kan lastig zijn een CMMS-systeem (onderhoudsbeheerprogramma) voor de eerste keer in te stellen. Dit is met name waar als u niet al een bestaand onderhoudsbeheerprogramma heeft. Echter, zelfs migreren van een bestaand CMMS-programma heeft zijn eigen uitdagingen!

Op basis van onze ervaring in het helpen van nieuwe klanten aan de slag te gaan met onze FastMaint CMMS-software, is hieronder een stap-voor-stap implementatieplan hoe u het kunt instellen. Op deze manier kan uw onderhoudsteam naadloos overstappen naar het nieuwe systeem. Dit plan is niet specifiek voor FastMaint, dus u kunt het volgen zelfs als u een ander onderhoudsprogramma gebruikt.

Voordat u de volgende stappen begint, moet u een paar beslissingen hebben genomen over hoe het onderhoudsprogramma gebruikt zal worden. U moet een idee hebben van de belangrijkste onderhouds-stakeholders en hun rollen en verantwoordelijkheden. Zie "Hoe CMMS-software in uw onderhoudsprogramma te gaan gebruiken" voor meer details.

1. Maak uw lijst met apparatuur & faciliteiten

Ga door al uw faciliteiten en apparatuur om een lijst te krijgen van alle apparatuur & faciliteiten die u wilt onderhouden. Hoewel dit niet een uitputtende lijst van alles wat u heeft hoeft te zijn, moet het redelijk uitgebreid zijn en de grote items bevatten die onderhoud nodig hebben. U kunt deze lijst later altijd uitbreiden.

2. Categoriseer uw apparatuur & faciliteiten op onderhoudsbehoeftes

Groepeer de apparatuur & faciliteiten in verschillende typen. Bijvoorbeeld HVAC (Verwarming, Ventilatie & Airconditioning), Pompen, Voertuigen, enz. Groepeer ze vervolgens verder op basis van vergelijkbaar benodigd onderhoud. Bijvoorbeeld HVAC-compressoren, rioolpompen, heftrucks, enz.

3. Definieer het benodigde onderhoudswerk

Nu u een lijst heeft van verschillende subgroepen geïdentificeerd op type benodigd onderhoud. U begint met het definiëren van de verschillende typen onderhoudstaken die elke subgroep vereist. Dit dekt zowel gepland of preventief onderhoud als onbeplande of storing-onderhoud.

4. Wie zal het onderhoud doen?

Hier bekijkt u uw onderhoudspersoneel. Lijst hun vaardigheden en de kalenders waarop ze kunnen werken (bijvoorbeeld Dagshift, Nachtshift, enz.). Voer deze informatie in de CMMS-software in.

5. Definieer te doen onderhoudstaken

Breid elke onderhoudstaak uit om frequentie te identificeren (bijv. wekelijks/maandelijks, op basis van een meter, onbepland, enz.), hoe het gedaan wordt (best practices), benodigde reserveonderdelen & materialen, benodigde mensen en benodigde tijd. Dit stelt u in staat om kosten te berekenen & afhankelijkheden te identificeren.

6. De meest kritieke apparatuur & faciliteiten identificeren

Dit zullen activa zijn wier storing/onbeschikbaarheid grote problemen zal veroorzaken. Op dezelfde manier de meest kritieke taken identificeren. Dit zijn taken die, als niet gedaan, resulteren in grote onderhoudsstoringen. Begin met het invoeren van data in de CMMS/onderhoudssoftware voor de meest kritieke apparatuur, faciliteiten en onderhoudstaken. Veel onderhoudspakketten zouden in staat moeten zijn om veel data te importeren vanuit spreadsheets of tekstbestanden.

7. Begin met het gebruik van het CMMS/onderhoudssoftwaresysteem

U begint met het gebruik van het CMMS-systeem. U hoeft niet alles in te voeren voordat u begint! Begin met de meest kritieke apparatuur, faciliteiten en onderhoudstaken. Maak werkorders en werk ze bij in het systeem. Ga door met het invoeren van meer activa en informatie (onderhoudstaken, onderdelen, enz.) naarmate u voortgaat.

8. Systeemstatistieken regelmatig herzien om te zien hoe u doet

U zou moeten beginnen met verbeteringen in werkorderachterstand te zien. Er moeten reducties zijn in onbeplande onderhoud en meer gepland (preventief) onderhoudswerk. Gebruik de onderhoudskengetallen die u krijgt om verbeteringen aan te brengen. Bijvoorbeeld als u ziet dat taakgeschatte tijden niet overeenkomen met de daadwerkelijke tijd die genomen wordt, fix de schattingen. Zoek naar patronen, bijvoorbeeld sommige taken worden altijd vertraagd voltooid. Misschien doet dezelfde onderhoudstechnicus ze of ze vereisen sommige onderdelen die u moeilijk krijgt.

CMMS-implementatie – Falen voorkomen

Veelvoorkomende fouten bij het implementeren van een CMMS-softwareprogramma zullen vaak later meer problemen veroorzaken.

1. CMMS-software misbruik

Wanneer we onderhoudssoftware correct gebruiken, is het een heel nuttig hulpmiddel. Hulpbronbeheer, budgettering, materialenbeheer, onderhoudskostenrapportage worden eenvoudiger. Echter, wanneer personeel procedures en beleid niet volgen, kunnen veel dingen misgaan.

Boven alles moeten apparatuuroperators & onderhoudstechnici weten wat van hen verwacht wordt. Dus ze moeten het gebruik van het CMMS-systeem begrijpen. Ze moeten weten hoe ze de benodigde data invoeren en ophalen. Vaak zijn werknemers zich niet bewust dat het CMMS-systeem slechts een tool is. Daarom kan het niet alles afhandelen. Verkeerd uitgevoerde werkprocedures verspillen tijd en geld. We moeten informatie bijwerken, data invoeren en data correct en op tijd ophalen.

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Het CMMS-systeem kan het daadwerkelijke onderhoud niet voor uw team uitvoeren. U moet onderhoudsbest practices en benchmarks definiëren. De CMMS-software kan onderhoudsbeheer vergemakkelijken. Maar het zal slechte werkgwoontes niet voorkomen. Bijvoorbeeld technici kunnen data fabuleren. De software kan hiertegen niet beschermen!

2. Projectmanagementfaling

Zoals bij elk verbeteringsproces, moet iemand van het topmanagement het project eigen maken om het CMMS-systeem te identificeren, te kopen, in te stellen en te gebruiken van begin tot eind. Belangrijkst, dit zal helpen succes te waarborgen.

Bijvoorbeeld, een veelvoorkomende fout is het niet overtuigen van elke stakeholder van de waarde van het programma. Ze moeten de voordelen willen die het kan bieden. Projectmanagers kunnen ook falen om duidelijk te maken welke rol iedereen moet spelen. Of ze falen om te beschrijven hoe elkpersoons bijdragen aan het project geëvalueerd zouden worden.

Kortom, falen is onvermijdelijk vanaf het begin als niet genoeg steun getoond wordt door alle deelnemers. Daarom moet de projectmanager communiceren met het team en iedereen wiens baan beïnvloed zal worden. Ze moeten informatie verstrekken over het project en zijn belang. Belangrijkst moeten ze issues en zorgen correct adresseren. Dit zal helpen iedereen enthousiast en opgewonden te maken om het project een succes te maken.

Goede communicatie is de sleutel tot succes. Dat wil zeggen, berichten moeten consistent, regelmatig en versterkend zijn. Regelmatige communicatie helpt de projectmanager de implementatie-inspanningen aan de juiste mensen door te geven met voldoende tijd om te handelen of te reageren. Berichten blijven consistent als de formulering, look en feel hetzelfde blijven.

3. Knippen op CMMS-implementatie & Training

Een andere fout is iemand zonder onderhoudskennis toewijzen om het systeem in te stellen. Bijvoorbeeld, het vereist een gespecialiseerde persoon om een apparatuurshiërarchie te definiëren en de juiste onderhoudstaken te creëren.

Sommige bedrijven vertrouwen op minimale training en initiële voorbereiding. Ze onderschatten het werk dat vereist is om het CMMS-programma te implementeren. Dit zal waarschijnlijk mislukken. Vanwege gebrek aan training en vaardigheden, ontwikkelt elk persoon in het onderhoudspersoneel hun eigen benaderingen voor het gebruik van de software. Dit leidt tot een complexere en rommelige database. De tijdbesparende functies waarvoor u betaald heeft, zullen ongebruikt blijven. Mensen zullen niet bewust zijn dat zulke functies bestaan. Of ze zullen niet weten hoe ze ze te gebruiken.

CMMS zijn meestal gemakkelijk te navigeren en user-friendly. Echter, ze hebben nog steeds enige basistraining nodig. Op deze manier kunnen personeelsleden vertrouwd raken met hun functies en features.

Zorg ervoor dat alle onderhoudspersoneel tijd krijgt om training met de software te doen. Ze moeten wat ze geleerd en begrepen hebben met elkaar herzien. Bouw tijd in voor dit proces om iedereen up to speed te krijgen. Bedrijven die het budget knippen door tijd & uitgaven voor deze training & familiarisatie te beperken, kunnen de initiële kosten verlagen. Maar de lange-termijneffecten van dergelijke kostenknippen kunnen duurder uitvallen!

4. Onvoldoende CMMS-implementatietijd & hulpbronnen

Wanneer onvoldoende hulpbronnen toegewezen worden, wordt de CMMS-implementatie een taak om te doen als niets dringenders gaande is. Bijvoorbeeld er zal altijd ander werk te doen zijn, zeker in een reactieve omgeving. Dus personeel moet langere uren dedideren om de implementatie te voltooien. Het resultaat is slechte kwaliteit, lage morale en hoekjes knippen. Doelstellingen zoals het verhogen van apparatuurbeschikbaarheid en het verbeteren van onderhoudsoperaties zullen niet bereikt worden.

Het kan zinvol zijn om buitenconsultants in te huuren om het systeem in te stellen. Of een deel van het onderhoudspersoneel van hun reguliere werkroosters te bevrijden. Op deze manier kunnen ze zonder onderbreking werken en het systeem correct instellen.

Eenvoudigere implementatie met FastMaint CMMS

Gefrustreerd met complexe onderhoudssoftware die lastig in te stellen en te gebruiken is? Probeer FastMaint CMMS met een gratis proefversie en zie hoe gemakkelijk het is om te beginnen. In slechts minuten kunt u beginnen met het beheren van activa, het verminderen van downtime en het stroomlijnen van onderhoudstaken. Veel klanten melden echte resultaten binnen dagen te zien!

Gratis FastMaint CMMS Proefversie

Aanvullende bronnen

1. Hoe een Computerized Maintenance Management System te implementeren (EquipmentWorld.com)
2. CMMS-implementatiesjablonen ontwikkelen (PlantMaintenance.com)
3. 10 Sleutels tot Succesvolle CMMS-implementatie (ReliablePlant.com)

GRATIS Gids: Essentiële onderhoudskengetallen voor succesvol tracking
Essentiële onderhoudskengetallen die elke planner moet kennen
Gratis gids ophalen