Moet u onderhoudskosten meten?

Onderhoud is een kost om zaken te doen en moet als zodanig in uw financiële overzichten worden vermeld. In fabrieken is het gebruikelijk dat alle onderhoudskosten ten laste worden gebracht van werkorders, die op hun beurt ten laste van activa worden gebracht, meestal op het niveau van de apparatuur of de functionele locatie. In sommige faciliteiten worden alle kosten, inclusief arbeid, in rekening gebracht op werkorders. Dit proces vereist een uitgebreide en kostbare administratie.

Zoals bij elke andere meting, is het doel van het meten van onderhoudskosten om de werkelijke onderhoudskosten van apparatuur te vergelijken met een bepaald doel en om actie te ondernemen wanneer het verschil aanzienlijk is. Meestal zal die actie zijn om de apparatuur opnieuw te bouwen, opnieuw te ontwerpen of te vervangen.

Voor vaste productieapparatuur zijn de onderhoudskosten echter zelden een reden voor een dergelijke actie. Grote verbouwingen, herontwerpen of vervangingen vinden meestal plaats omdat de apparatuur onbetrouwbaar is, te hoge bedrijfskosten heeft, niet langer een product kan produceren dat kan concurreren op de markt, niet langer kan voldoen aan veranderende milieunormen of te veel uitvaltijd vereist voor routine inspectie en onderhoud.

Het is ongebruikelijk dat de onderhoudskosten zelf een belangrijke factor zijn. Als de onderhoudskosten voor een specifiek apparaatitem te hoog worden geacht, is het zeer waarschijnlijk dat de apparatuur ook onbetrouwbaar is en zijn de kosten van de verliezen als gevolg van die onbetrouwbaarheid vele malen groter dan de onderhoudskosten. Om deze reden is het veel belangrijker om de betrouwbaarheid te meten dan om de onderhoudskosten te registreren.

Ook zijn werkorderregistraties van onderhoudsarbeidskosten notoir onbetrouwbaar om verschillende redenen, zoals de mensen die arbeidsregistraties in het onderhoudscomputersysteem invoeren, erkennen dat deze informatie een minimale waarde heeft en als gevolg daarvan doen ze soms weinig moeite om nauwkeurigheid te garanderen.

Omdat gedetailleerde arbeidskostenregistraties van werkorders waarschijnlijk niet voldoende waarde hebben om de registratiekosten te rechtvaardigen, is het waarschijnlijk de meest verstandige benadering om onderhoudsarbeid door te rekenen aan de regiorekeningen. Het is heel anders voor de meeste mobiele apparatuur, waar onderhoudskosten de belangrijkste factor kunnen zijn bij het nemen van beslissingen om eenheden te reviseren of te vervangen.

Voor infrastructuur in fabrieken en met name dienstverlenende instellingen zijn onderhoudskosten van cruciaal belang, hoewel de beslissingen die informatie over onderhoudskosten kan sturen subjectiever zijn en gebaseerd zijn op managementnormen. De beslissing om bijvoorbeeld een faciliteit om de vijf jaar of om de 10 jaar te schilderen, wordt normaal gesproken bepaald door een subjectieve beoordeling van het uiterlijk en niet door de noodzaak om de structuur te beschermen.

Ten slotte vereist het budgetteringsproces in veel door de overheid gefinancierde instellingen dat onderhouds- en herontwerpactiviteiten op verschillende rekeningen worden geboekt, wat de administratieve kosten aanzienlijk verhoogt, evenals het belang van het nauwkeurig vastleggen van onderhoudskosten op werkorderniveau.