Informatiebeheer is essentieel voor onderhoudsprestaties

Informatiebeheer is een gebied dat vaak over het hoofd wordt gezien. Het is eigenlijk een van de belangrijkste gebieden, maar het mist glamour en opwinding. Het vereist gestage, regelmatige en geplande inspanning, dus we worden van nature aangetrokken door de gebieden die ons de periodieke adrenalinestoot geven waar de meeste fix-it-types naar hunkeren. Als u de voordelen van informatiebeheer negeert, krijgt u helaas meer mogelijkheden om lange dagen onder stress te werken om de branden te bestrijden en "de held te zijn".

Mijn persoonlijke idee van een held is iemand die stilletjes en consequent het niet-glamoureuze werk achter de schermen doet dat die storingen voorkomt en de basis legt om de effecten ervan te verminderen wanneer er zich toch een voordoen. Deze onbezongen held bladert door de handleidingen, leest de specificatiebladen, bladert door de vakbladen en brengt uren door met het stellen van vragen aan de leveranciers over hun producten en diensten.

Onze informatieheld besteedt dan meer uren aan het samenstellen van de verzamelde informatie in bruikbare formaten en plaatst deze waar de supervisors en technici deze snel kunnen vinden wanneer dat nodig is. Het werk van de informatieheld wordt zelden erkend of beloond, maar het moet nog steeds worden gedaan als je het maximale uit je technici wilt halen.

We hebben het allemaal over moersleuteltijd en het maximaliseren van de productiviteit, maar het bereiken ervan is geen gemakkelijke gebeurtenis van de ene op de andere dag. Je doet er alles aan om goede mensen te vinden. Je koopt ze goed gereedschap. Je bezorgt ze een veilige werkomgeving. Je probeert ze zelfs een technische opleiding te geven. Dus waarom ontzeg je ze goede informatie die hun werk gemakkelijker maakt en hun prestaties verbetert? Niemand doet het expres, maar nogmaals, het is het slopende werk dat we allemaal onbewust vermijden.

De oplossing is om te organiseren en aan de slag te gaan. Je bent misschien niet de juiste persoon voor informatieheld, maar kijk eens rond in je winkel en kijk of er een Superman schuilgaat achter zijn Clark Kent-personage - iemand die de nodige taken voor je kan en zal uitvoeren. Als u eenmaal richtlijnen hebt vastgesteld, kan veel van het werk door kantoorpersoneel worden gedaan, dus vergeet die middelen voor het werk niet over het hoofd. Administratieve assistenten zijn gewend om enorme hoeveelheden informatie te beheren, dus uw onderhouds- en betrouwbaarheidsgegevens zijn gewoon een ander formaat voor hen dat ze aan de mix toevoegen.

Uw richtlijnen en kader moeten eenvoudig zijn en de bestanden zelf moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor degenen die de informatie nodig hebben. Iets eenvoudigs als archiefkasten die zijn getrouwd met een archiefboom op uw plantennetwerk kan werken. Ik bewaar graag gedrukte exemplaren van handleidingen, tekeningen en sommige procedures die je naar de werkplek of naar de winkel kunt dragen, zodat die in een archiefkast gaan. Elk item moet worden gelabeld met het kastnummer en de bestandsnaam, zodat ze weer thuiskomen. Voeg dat toe aan een bestandsstructuur met mappen en apparatuurbestanden die allemaal in standaardformaat zijn, en je hebt een goede plek om te beginnen.

Bouw uw bestandsstructuur op basis van functionele locaties, systemen, processtroom, alfabetische volgorde of wat dan ook voor u en uw mensen logisch is. (Vergeet niet om een ​​plaats te hebben voor de generieke dingen.) Gebruik de namen die voor iedereen gelden of die je gewoon wilt worden, en label dan de apparatuur op die manier om het te versterken. Maak enkele standaardsjablonen voor formulieren met stamgegevens en u bent bezig met het verzamelen, verzamelen en opslaan van informatie.

Zorg voor een stamgegevensdocument voor elk apparaat dat fungeert als toegangspoort tot alles wat u ooit over dat apparaat wilt weten. U voert alle standaard basisinformatie zoals fabrikantnaam, model, serienummer en capaciteit bovenaan in en voegt vervolgens een korte beschrijving toe van waar het is en wat het doet. Voeg links naar andere documenten toe en het fungeert als toegangspoort tot alle relevante informatie. U kunt het zelfs gebruiken als een materieelhistoriedocument voor aanpassingen, updates en speciale kennisitems die nergens anders passen. Het gebruik wordt alleen beperkt door uw verbeeldingskracht. Houd er rekening mee dat de menselijke natuur zegt dat als het niet eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken is, het waarschijnlijk niet zal worden gebruikt.

Zodra je troepen er een waarde in zien, zullen ze het gebruiken als de eerste keuze om naar te kijken, dus maak er regelmatig een back-up van en bekijk het minstens jaarlijks om er zeker van te zijn dat de gegevens nog steeds relevant zijn. Er moet een mechanisme zijn om nieuwe informatie en opmerkingen toe te voegen, zodat je de ervaring van je technici voor iedereen beschikbaar krijgt.

Maak je geen zorgen over grammatica of spelling, want die kun je later altijd nog aanpassen. Als uw CMMS- of EAM-systeem de capaciteit heeft voor deze functie, prima! Als dat niet het geval is, of als je een kleine operatie bent zonder die programma's, is dit een manier om vast te houden aan de gegevens die kunnen helpen. Zelfs een link naar de webpagina van een relevante fabrikant van originele apparatuur of een serviceprovider kan de sleutel zijn om uren aan downtime te besparen. Als de gegevens en de links gemakkelijk toegankelijk zijn, bespaart u de reizen naar het werkterrein gewapend met zaklampen waar u een naambord probeert te lezen dat waarschijnlijk minstens twee keer is geverfd. Als je de stapel in je voordeel stapelt, is dit een van de kaarten die je in je hand wilt hebben.