Verlaag de kosten met MRO-gegevensopschoning

Terwijl concurrentie en technologie zich blijven ontwikkelen in de industriële en productie-industrieën van vandaag, worden bedrijven geconfronteerd met de steeds grotere uitdaging om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren met behoud van de productiekwaliteit. Deze productiebedrijven hebben vaak meerdere locaties verspreid over grote geografische regio's, elk met duizenden reserveonderdelen voor onderhoud, reparatie en operaties (MRO) om de activiteiten draaiende te houden. In zulke grote organisaties voeren verschillende medewerkers op elke locatie items in verschillende enterprise asset management (EAM)-systemen in, met weinig of geen standaardrichtlijnen, en vaak in meerdere talen. Na verloop van tijd zorgt dit gebrek aan standaardisatie ervoor dat materiaalgegevens inconsistent en onnauwkeurig worden, wat resulteert in veel negatieve effecten die voelbaar zijn in alle onderdelen van het bedrijf.

De meest voorkomende effecten veroorzaakt door corrupte materiaalgegevens zijn:

• Niet-identificeerbare items
• Overtollige voorraad
• Duplicatie
• Valse stock-outs
• Uitvaltijd van apparatuur
• Inefficiënt zoeken naar onderdelen
• Verhoogde non-conformistische aankopen (directe aankopen)
• Beperkte voordelen van EAM-systemen

Deze inefficiënties kunnen bedrijven veel tijd en geld kosten, terwijl ze voorkomen dat ze cruciale datagestuurde beslissingen nemen.

Het gegevensopschoningsproces

Om corrupte gegevens om te zetten in gegevens van consistente kwaliteit, moet een gegevensopschoningsproces worden geïmplementeerd om één gemeenschappelijke bedrijfscatalogus te creëren die door de hele organisatie kan worden onderhouden.

Hoewel het gegevensopschoningsproces heel eenvoudig van aard kan lijken, vereist het een zeer unieke en gespecialiseerde set software, mensen en procedures. Sommige bedrijven die gegevens opschonen, zijn trots op efficiëntie en snelheid door het gebruik van geautomatiseerde software, maar in werkelijkheid is er geen softwaretoepassing die massale gegevensbestanden nauwkeurig kan opschonen zonder menselijke tussenkomst. Het gegevensopschoningsproces is eigenlijk veel gedetailleerder en vereist voor de meest nauwkeurige resultaten het gebruik van geautomatiseerde softwaretoepassingen in combinatie met de betrokkenheid van opschoningsspecialisten om consistentie, nauwkeurigheid en efficiëntie te garanderen.

Om het gegevensopschoningsproces van begin tot eind te illustreren, is het opgedeeld in negen stappen. Hoewel elk project anders is op basis van specifieke klantvereisten, dekken deze negen stappen de standaardprocedures die bij elk gegevensopschoningsproject betrokken zijn.

Stap 1 – Scheid en standaardiseer de naam van de fabrikant en het onderdeelnummer

Met behulp van geautomatiseerde software worden de naam van de fabrikant en het onderdeelnummer geëxtraheerd en gescheiden van de ongestructureerde vrije tekstbeschrijving. Eenmaal gescheiden, worden de naam van de fabrikant en het onderdeelnummer gecorrigeerd en gestandaardiseerd, zodat elke unieke fabrikantnaam en onderdeelnummer één consistente structuur behouden in de hele database.

Stap 2 – Wijs zelfstandig naamwoord-modifier en vereiste attributen toe

Na de scheiding en standaardisatie van fabrikantnamen en onderdeelnummers, wordt een woordenboek voor zelfstandig naamwoord-modificatie gebruikt om de juiste identificatie en beschrijvende eigenschappen voor elk item toe te wijzen. Zoals hieronder wordt geïllustreerd, wordt bij gebruik van het woordenboek voor zelfstandig naamwoord-modificatie aan elk item een ​​paar voor zelfstandig naamwoord-modificatoren toegewezen, waarbij het zelfstandig naamwoord de primaire identifier is en de modifier de secundaire identifier. Elk zelfstandig naamwoord-modifier-paar bevat ook gemiddeld vijf tot zeven bijbehorende attributen, die de kenmerken van dat item verder beschrijven.

Stap 3 – Attributen invullen

Na het standaardiseren en invullen van de informatie in de onbewerkte beschrijving van de klant, worden de overige attributen ingevuld met behulp van interne en externe tools zoals de hoofdonderdelenbibliotheek, die miljoenen vooraf gestandaardiseerde items bevat. Een online onderzoekstool helpt bij het zoeken en verzamelen van aanvullende onderdeelinformatie. Met behulp van deze krachtige tools worden artikelbeschrijvingen nauwkeurig en efficiënt verbeterd met informatie die rechtstreeks uit de catalogi van de fabrikant wordt gehaald.

Stap 4 – Classificatiecodes toewijzen

Zodra alle items correct zijn beschreven door een zelfstandig naamwoord, modifier en bijbehorende attributen, kunnen ze door de klant gespecificeerde classificatiecodes worden toegewezen. De classificatiecodes worden doorgaans gebruikt voor goederensegmentatie, uitgavenanalyse en andere aangepaste rapporten, waardoor bedrijven hun aankopen kunnen benutten en inzicht kunnen krijgen voor verbeterde inkoopgerelateerde efficiëntie.

Stap 5 – Identificeer dubbele items

Nadat het opschonen en classificeren is voltooid, worden dubbele items in de database geïdentificeerd door directe duplicaat (dezelfde fabrikantnaam en onderdeelnummer) of door vorm-fit-functie (andere fabrikantnaam en onderdeelnummer maar identiek volgens type, maat en materiaal). Zodra duplicaten zijn geïdentificeerd, krijgen ze één gemeenschappelijk bedrijfsonderdeelnummer toegewezen, worden beschrijvingen gedupliceerd zodat ze overal in de database identiek lijken en worden de items gemarkeerd voor beoordeling door de klant.

Stap 6 – Beoordeling kwaliteitscontrole

Vanwege de nadruk op kwaliteit en consistentie, omvat de volgende stap een laatste menselijke beoordeling van alle items, meestal uitgevoerd door een toegewezen projectleider of toegewijde kwaliteitscontroleur. Het kwaliteitscontroleproces zorgt ervoor dat elk item de juiste indeling en nomenclatuur volgt volgens vooraf gedefinieerde klantnormen, terwijl wordt gecontroleerd of verbeterde beschrijvingen correct, nauwkeurig en volledig zijn.

Stap 7 – Reviewlijst naar klant sturen

Gemiddeld wordt 10 procent van de materialendatabase gevonden als recensie-items, wat betekent dat items ontbrekende essentiële informatie voor nauwkeurige onderdeelidentificatie, zoals de naam van de fabrikant of het onderdeelnummer. Tijdens het gegevensopschoningsproces worden deze items gemarkeerd en gecompileerd in een klantrecensielijst. De beoordelingslijst wordt teruggestuurd naar de klant, die het artikel vervolgens fysiek in het magazijn moet lokaliseren en de benodigde onderdeelinformatie moet vastleggen om aan de materiaalstam toe te voegen.

Stap 8 – Gegevens formatteren naar het ERP-systeem van de klant

Zodra de ontbrekende informatie voor alle beoordelingsitems is verzameld en de volledige opgeschoonde database is goedgekeurd door de kwaliteitscontrole, wordt deze als compleet beschouwd en overgedragen aan de IT-afdeling. In dit stadium formatteren IT-specialisten de gegevens naar het door de klant gespecificeerde ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) en extraheren ze in een retourbestand. De opmaakfase is van cruciaal belang om het gewenste eindresultaat te bereiken, aangezien elk ERP-systeem zijn eigen unieke lay-out, kopteksten en veldbeperkingen heeft.

Stap 9 – Opgeschoond bestand retourneren

Zodra het volledige gegevensbestand is opgeschoond, gestandaardiseerd, verbeterd, gededupliceerd, beoordeeld en geformatteerd naar het ERP-systeem van de klant, wordt het elektronisch aan de klant geleverd. Op dit moment kunnen de gegevens nu rechtstreeks worden geüpload naar het ERP-systeem van de klant.

De resultaten

Esthetisch gezien zijn de resultaten van het opschonen van gegevens duidelijk, aangezien de gegevens nu duidelijk één consistent formaat en nomenclatuur behouden door de hele organisatie, terwijl ze verbeterde informatie bevatten voor een betere identificatie van onderdelen. De echte voordelen zijn echter die die visueel misschien niet zo voor de hand liggend zijn, maar die het grootste rendement op de investering opleveren. De meest waardevolle voordelen zijn die die voortkomen uit de mogelijkheid om overtollige, verouderde en dubbele items te identificeren en te verwijderen, terwijl de mogelijkheid wordt verbeterd om snel onderdelen te zoeken en te lokaliseren wanneer tijd van essentieel belang is en het minimaliseren van uitvaltijd van apparatuur van cruciaal belang is. De belangrijkste voordelen zijn:

1. Kostenreductie

• Identificatie van overtollige actieve en verouderde voorraad
• Identificatie en verwijdering van dubbele items
• Vermindering van uitvaltijd van apparatuur
• Vermindering van non-conformistische aankopen
• Vermindering van versnelde onderdeelbestellingen

2. Verbeterde onderhoudsefficiëntie

• Efficiënt zoeken naar onderdelen

3. Maximale ERP/EAM-voordelen

• Verbeterde rapportagemogelijkheden

Vanuit een langetermijnperspectief zijn hoogwaardige materiaalgegevens de sleutel tot het handhaven van de bedrijfskosten en efficiëntie. Dit proces stopt niet zodra het project voor het opschonen van gegevens is voltooid. Om continue gegevenskwaliteit te behouden, is een strikte reeks catalogusbeheerprocedures vereist om nauwkeurigheid en consistentie te garanderen wanneer nieuwe items worden toegevoegd en bestaande items worden gewijzigd of opgeschort. De meeste bedrijven voor het opschonen van gegevens bieden klanten een soort catalogusbeheersoftware of -service aan om de kwaliteit van hun opgeschoonde catalogus te behouden. Tenzij de klant echter in staat is om een ​​interne hulpbron toe te wijzen aan het beheer van de catalogus, zal het uitbesteden van deze activiteit aan de experts die de database oorspronkelijk hebben opgeschoond, altijd de beste resultaten opleveren.

Over de auteur

Jocelyn Facciotti is de marketingmanager bij I.M.A. Ltd., een bedrijf dat gespecialiseerd is in het opschonen van MRO-gegevens en aanverwante diensten. Ga voor meer informatie naar www.imaltd.com of neem contact op met [email protected].