Vrachtwagentkosten verlagen: Bewezen strategieën om vlootkosten te verlagen

Om een winstgevend vrachtwagentbedrijf te runnen, is het cruciaal om vrachtwagentvlootkosten zo veel mogelijk te verlagen, maar nog steeds leveringen met uiterste efficiëntie te vervullen. Het feit is, het controleren van operationele kosten van vrachtwagentvloten omvat een reeks stappen op verschillende niveaus van personeel. Als u zich bijvoorbeeld afvraagt hoe u vrachtwagentkosten op managementniveau kunt verlagen, bekijk dan eerst de gebieden waar uw bedrijf het zwaarst uitgeeft. De kans is groot dat er gebieden zijn waar u onnodige kosten uit de vergelijking kunt halen.

Voor meer ideeën over hoe u uw vrachtwagentbedrijfskosten kunt verlagen, overweeg de volgende 10 actiepunten.

Volg uw budget

Wanneer u een vrachtwagentbedrijf runt, is een van de grootste fouten die u kunt maken het niet tijdig bijhouden van uw budget. Meestal huurt een bedrijf een accountant om een winst/verlies-staat op te maken aan het einde van elk fiscaal jaar, en vervolgens de trend te onderzoeken.

De kosten van uw bedrijf kunnen wekelijks veranderen, vaak als gevolg van beslissingen die u neemt over de loop van verschillende dagen aan leveringen. Effectief bijhouden betekent dus kijken naar wat u elke week uitgeeft, en uw budget grondig onderzoeken aan het einde van elke maand.

In gevallen waar de winstmarges van een bedrijf onvoldoende zijn, is de typische reactie om te streeven naar hogere inkomsten als middel om het verlies te compenseren. Echter, het is eigenlijk makkelijker om een winstmarge te verbeteren door kosten te kappen. Als zodanig is het cruciaal om uw wekelijkse en maandelijkse uitgaven te volgen, en uw overhead-uitgaven te kappen volgens de behoeften van uw operaties.

Maak een inventaris van onnodige items op uw lijst van maandelijkse kosten. Als er iets is wat u niet gebruikt — vooral als het in uw overhead-kosten bijt — haal die items of diensten uit uw budget. Als u uw kosten met $100 of meer per week kunt verlagen, zal dat uw jaarlijkse winstmarge aanzienlijk verhogen.

Houd chauffeurs getraind en verantwoordelijk

Een veelvoorkomende zwakte in de vrachtwagensector is het gebrek aan management-expertise bij dispatchers. In een industrie deze omvang en consequentie, functioneert elk chauffeur-manager die een vloot van 40 of zo chauffeurs leidt, virtueel als het hoofd van een multi-miljoenen dollar bedrijf. Omdat veel dispatchers gepromoveerd worden in die rol na tijd te hebben gedien als chauffeurs, zijn sommige van de complexere managementkwesties vreemd voor chauffeur-managers.

Bijvoorbeeld, rijbedrijven verliezen vaak geld wanneer dispatchers het doel stellen op een totaal aantal kilometers, in plaats van factureerbare kilometers. Deze aanpak incentive het verkeerde prioriteit, waarbij de chauffeur streeft naar een bepaald aantal kilometers met minder aandacht voor efficiëntie. In worst-case scenario's stelt een bedrijf een willekeurig wekelijks kilometeraantal in dat verder reikt dan de afstand van de totale leveringen van een chauffeur voor een gegeven week, en de dispatcher voegt simpelweg de overige kilometers als "deadhead" toe aan de vergelijking van de chauffeur.

Bedrijven die deze fouten herkenden, hebben weten verlies te kappen en winstmarges te verhogen door te incentiveren op factureerbare efficiëntie boven ruwe kilometers op wekelijkse basis. Deze remedies kunnen ook toegepast worden op diverse hogere functies in de commandementketen. Een perfect voorbeeld is wanneer een bedrijf een onderhoudsdirecteur 10 procent biedt van wat ze van een jaarlijks budget kunnen besparen. Als het bedrijf uiteindelijk $500.000 bespaart aan het einde van het fiscale jaar, verdient de directeur een extra $50.000.

Boekhouding en HR uitbesteden

De slimste bedrijven zijn diegene die zich richten op hun sterktes en andere taken delegeren aan beter toegeruste entiteiten. In het geval van een klein vrachtwagentbedrijf, is de wijsste keuze voor management om te focussen op wat ze het beste doen en kennen — zoals vloten exploiteren, orders afhandelen en leveringen regelen — en een derde partij in te huren voor taken zoals facturering, salarisadministratie, verzekeringen en human resources.

Een van de beste uitbestedingsopties voor kleine vrachtwagentbedrijven is aanmelden bij een professional employer organization (PEO), die de taken met betrekking tot personeelsbeheer afhandelt en het bedrijf in staat stelt om zich volledig te richten op vlootoperaties. De PEO zal in feite functioneren als de werkgever van het personeel van het vrachtwagentbedrijf voor verzekerings- en belastingdoeleinden.

Een andere optie voor kleinere bedrijven is samenwerken met grotere vrachtwagentcarriers. Op die manier rijdt de kleinere carrier onder de autoriteit van het grotere bedrijf, en profiteert van de beter toegeruste en georganiseerde managementinfrastructuur. De grotere carrier zorgt voor verzekering en facturering voor het kleinere bedrijf, terwijl de laatste zich richt op vlootoperaties.

De derde, en misschien beste, optie is de gecombineerde benadering, waarbij de kleine carrier tekent met een PEO voor personeelskwesties en partner wordt met een grotere carrier voor auto-aansprakelijkheid. Hoewel deze opties misschien lijken op een overgave van controle voor de ongevorderde, geeft uitbesteding eigenlijk kleinere vrachtwagentbedrijven meer controle over wat ze het beste doen.

Insourcen en multitasken

Terwijl sommige carriers geld kunnen besparen door bepaalde taken uit te besteden, kunnen andere vrachtwagentbedrijven geld besparen door derdediensten te annuleren en multitasking in-house te doen. Een gebied waar bedrijven vaak geld misbesteden is de taak van leadgeneratie, die vrachtwagentbedrijven vaak aan derden delegeren. Echter, de kostenvoordelen van uitbesteedde leadgeneratie lopen vaak niet op voor de typische carrier.

De beste manier voor een vrachtwagentbedrijf om zijn in-house sterktes te benutten is om de vaardigheidensets van iedereen op de personeelslijst te evalueren en multitasking te delegeren volgens vaardigheidsniveau. Op die manier kunt u meer bereiken vanuit het bedrijf en de grootte van het management proportionieel aan de vloot houden.

Zoals Heartland Express President Mike Gerdin redeneerde, een voorzichtig bedrijf heeft niet meer dan één non-chauffeur per vijf vrachtwagens. Typische bedrijven daarentegen, hebben één non-chauffeur per drie vrachtwagens.

Als geen van uw huidige werknemers een noodzakelijke vaardigheid heeft, moedig uw personeel aan om hun horizon te verbreden door online cursussen te volgen. Bijvoorbeeld, er is geen reden waarom een bedrijf niet in staat zou zijn om enquêtes en diverse andere administratieve servicetaken te hanteren. Hoe meer vaardigheden verworven worden in een hecht team, hoe minder geld u hoeft uit te geven aan onnodige werknemers en derdediensten.

Veiligheidsprotocollen vaststellen

Kleinere carriers zullen vaak aannemen dat blessures gewoon onderdeel zijn van het vrachtwagentbedrijf, maar dit is een gevaarlijke aanname die een bedrijf kwetsbaar kan maken voor werkgeversaansprakelijkheidsclaims. Daarom is het cruciaal voor alle vrachtwagentbedrijven, ongeacht grootte, een nul-tolerantiebeleid te hanteren ten aanzien van ongevallen en blessures, waarbij ze geen steen op een andere laten liggen in de inspanning om veiligheid te maximaliseren langs alle fasen van de operatie.

Volgens het U.S. Department of Transportation, getuigde 2012 333.000 wegongelukken en 4.000 doden met vrachtwagens betrokken. Ongelukken op de weg treden doorgaans op tijdens lange routes op kronkelende terreinen en in vijandig weer. Om deze risico's te verlagen, is het cruciaal voor chauffeur-managers om chauffeurs te trainen in het rijden bij ongunstig weer. Uw bedrijf kan dit bereiken door seminars te houden die vaardigheden leren over chauffeursveiligheid, ongevallenrapportage, voertuiginspectie en letselpreventie.

Chauffeursgezondheid stimuleren

Een van de ongelukkiger realiteiten van de vrachtwagentlevensstijl is dat gezond voedsel vaak moeilijk te vinden is tijdens lange routes langs landelijke snelwegen. Als gevolg ontwikkelen veel chauffeurs slechte eetgewoontes, wat resulteert in malvoeding en de diverse slechte effecten, zoals vermoeidheid, irritabiliteit en humeurswisselingen.