Is uw MRO-magazijn een productiviteitsval?

De sleutel tot elk best-practice werkproces is ervoor te zorgen dat elke activiteit die wordt uitgevoerd, zo effectief, efficiënt en veilig mogelijk wordt uitgevoerd, bij voorkeur tegen de laagst mogelijke totale kosten. In de wereld van materiaalbeheer, en specifiek binnen de MRO (maintenance, repair and operations) magazijnomgeving, zijn er een aantal best-practice werkprocessen die zijn ontworpen om de magazijnvoorraad (en bijbehorende investeringen) en andere middelen ( mensen, uitrusting, informatie, enz.) op hun optimale niveau, waaronder:

• Proces toevoegen/wijzigen/verwijderen
• Cyclustelling
• ABC-analyse
• Inkopen en bespoedigen
• Inkomende inspectie/kwaliteitsborging
• Ontvangen en bevoorraden
• Kitten en bezorgen
• Proces voor herstelbare reserveonderdelen
• Terug naar voorraad/verkoper
• Verouderingsbeoordeling

Het al dan niet hebben van effectieve, efficiënte en veilige processen en procedures voor de bovenstaande items (en andere) zal grotendeels de potentiële capaciteiten van uw magazijnorganisatie bepalen. Alleen al het bestaan ​​van gedocumenteerde best practices biedt een communicatiemiddel om ervoor te zorgen dat het personeel het juiste kennis- en begripsniveau heeft van wat de best practices zijn en hoe ze zich tot elkaar verhouden. Uitvoering is ook van cruciaal belang. De mate waarin deze processen en procedures worden geïmplementeerd en gevolgd, is ook van invloed op de algehele prestaties van uw magazijnactiviteiten.

Maar zelfs met processen van wereldklasse en een vlekkeloze uitvoering, zijn er tal van mogelijkheden om dingen in het magazijn te laten gebeuren die de productiviteit zullen beïnvloeden als de juiste fundamenten niet aanwezig zijn. Bijvoorbeeld:

• Inefficiënte indeling en gebruik van rekken, rekken en bakken, waardoor extra tijd nodig is om materialen in te slaan, te verzamelen of te verplaatsen
• Onvoldoende software- en systeemondersteuning voor gegevensonderhoud en het volgen van transacties, resulterend in verlies van belangrijke informatie of tracking buiten het systeem
• Voorraden en voorraadfouten die leiden tot een tekort aan benodigde materialen, vertragingen bij het voltooien van onderhoudswerkzaamheden en/of productieverlies
• Eng toegewezen winkeliertaken en/of gebrek aan cross-training die het gebruik van middelen vermindert en de dekking voor ontbrekende werknemers belemmert

Geloof het of niet, maar een van de grootste obstakels voor productiviteit ligt in een ontnuchterend stuk gegevens dat we hebben gevonden op basis van vele jaren en honderden voorbeelden van het evalueren van magazijnactiviteiten:40 tot 50 procent van alle onderhoudsafdelingen heeft een " open” berging, waar het “eersysteem” van kracht is.

Een open opslagruimte is niet per se een met ontgrendelde of ontbrekende deuren, hoewel we er genoeg zien! Het hoeft niet eens te betekenen dat het magazijn onbemand is. Het houdt echter wel in dat de toegang over het algemeen onbeperkt is, dat er beperkte controles (indien aanwezig) zijn en dat mensen die het magazijn binnenkomen in wezen vrij zijn om zonder toezicht rond te dwalen zolang ze willen en eruit te halen wat ze willen. Ja, ze worden verondersteld vast te leggen wat ze hebben teruggetrokken, vandaar het concept van het 'eersysteem', dat doorgaans geen systeem is, en ook niet volledig eervol, en bijna nooit effectief is.

Met het mogelijke met uitzondering van een echte noodsituatie, zelfs als de genomen onderdelen correct worden uitgecheckt, is de enorme hoeveelheid tijd die monteurs besteden aan het reizen van en naar het magazijn, het etaleren van wat ze nodig hebben en het invullen van het papierwerk grotendeels onproductief. Dit is tijd die beter besteed zou kunnen worden door de monteurs aan apparatuur te laten werken, waarvoor ze betaald worden. Toch is het niet ongewoon om onderhoudsorganisaties te vinden die beweren "meer mensen nodig te hebben", terwijl hun monteurs elk een uur of meer per dag besteden aan deze niet-waardetoevoegende activiteiten.

Wat we ook vaak zien in dit type omgeving is dat onderhoud beweert een volledig en totaal gebrek aan vertrouwen te hebben in "de opslagruimte" om te hebben wat ze nodig hebben (of willen) wanneer ze het nodig hebben (of willen). Wat ze zich niet realiseren is dat ze in feite hun eigen onvermogen weerspiegelen om het eenvoudige 'eersysteem' te volgen. Om deze waargenomen barrière te omzeilen, gaan ze tot het uiterste - vaak door de gevestigde procedure te omzeilen - om ervoor te zorgen dat er voldoende "veiligheidsvoorraden" zijn van onderdelen die zijn opgeslagen in kluisjes, bureaus, aanhangwagens, open ruimtes, enz.

Natuurlijk wordt niets van dit materiaal bijgehouden in het voorraadbeheersysteem, dus maar heel weinig mensen weten waar het is, of dat het zelfs bestaat. Als er een vereiste ontstaat, is het artikel mogelijk niet in het magazijn en weet niemand dat het ter plaatse is, dus wordt het opnieuw gekocht, meestal met spoed, met extra verzendingskosten en/of premium transportkosten. Oh, en nu we toch bezig zijn, om ervoor te zorgen dat dit nooit meer gebeurt, als we er een nodig hebben, laten we er dan twee nemen en de extra weggooien!

Het is gemakkelijk te herkennen dat dit inefficiënt is en kostbaar. Wat veel mensen echter niet begrijpen, is dat er andere secundaire effecten zijn, zoals:

• Toename van de ontvangst van verkeerde onderdelen of onderdelen van slechte kwaliteit - meestal vanwege haast en/of het hebben van de verkeerde mensen die inkoopbeslissingen nemen
• Opgeblazen voorraden - zowel in als buiten de boeken
• Verhoogde veroudering - doordat materialen niet goed worden gevolgd

Deze belemmeren allemaal de communicatie, afstemming en samenwerking en tasten de vertrouwensrelatie tussen onderhoud en “de berging” verder aan.

Om de productiviteit van de gecombineerde onderhouds- en winkelactiviteiten volledig te optimaliseren, is het belangrijk om de fundamentele infrastructuur (gebouwen, lay-outs, middelen, enz.) . Maar eerst en vooral is het tot stand brengen van de werkrelatie (mag ik zeggen "partnerschap?") tussen de twee groepen die de rollen en verantwoordelijkheden van elk individu definieert. Door monteurs in staat te stellen zich te concentreren op het onderhoud en de betrouwbaarheid van de apparatuur, terwijl magazijnpersoneel de materialen laat beheren, wordt niet alleen de productiviteit van het personeel geoptimaliseerd, maar het kan ook andere belangrijke voordelen hebben:

• Lagere materiaalvereisten/uitgaven door minder en goedkopere reparaties
• Lagere kosten voor verzending door minder voorraad- en spoedorders
• Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens
• Minimale verouderde voorraad
• Betrouwbare service en kwaliteitsniveaus van leveranciers
• Minder verwondingen/ongevallen

Als deze dingen belangrijk voor je zijn en je behoort tot de groep van 40 tot 50 procent die hierboven is genoemd, sluit dan je magazijn, zet de juiste mensen en processen op hun plaats en zorg dat je uit de productiviteitsval komt.

Dit artikel verscheen voor het eerst in de septembereditie van de RxToday-nieuwsbrief van Life Cycle Engineering.

Over de auteur:
Doug Wallace, CPIM, heeft meer dan 30 jaar gecombineerde ervaring in supply chain-operaties en managementadvies, gespecialiseerd op het gebied van wereldwijde bedrijfsplanning, productie- en voorraadbeheer en materiaalbeheer. Als materiedeskundige op het gebied van materiaalbeheer voor Life Cycle Engineering, ligt zijn primaire focus op het implementeren van best practices op het gebied van inkoop, magazijnactiviteiten, voorraadoptimalisatie en het gebruik van bijbehorende bedrijfs- en informatiesystemen. Hij is te bereiken via [email protected]. Ga voor meer informatie over Life Cycle Engineering naar www.LCE.com.