Een gids voor het bouwen en meten van een lean-onderhoudsstrategie

Professioneel racen is een masterclass in efficiëntie. Teams houden niet alleen van afval, ze hebben er ook een hekel aan.

Elke milliseconde van een pitstop heeft een doel. Elk onderdeel van een auto wordt geanalyseerd om er zeker van te zijn dat deze optimaal functioneert. Strategieën zijn ontworpen om zo snel mogelijk van punt A naar punt B te komen.

Wanneer je deze mindset vertaalt naar de werkvloer, bereik je een lean onderhoudsstrategie. Slim onderhoud is de genadeloze vermindering en eliminatie van verspilling in elke fase van uw onderhoudsprogramma, zodat u verder kunt gaan, sneller kunt gaan en minder hoeft uit te geven.

Deze gids schetst de basis voor het bouwen en meten van een lean-onderhoudsstrategie, waaronder:

• Wat is lean onderhoud
• De soorten afval in onderhoud
• Een formule voor het creëren van een lean-onderhoudsstrategie
• Metrieken voor het volgen van succes met lean-onderhoud

Wat is lean onderhoud?

Net als lean manufacturing is lean onderhoud het continue proces van het identificeren, verminderen en verwijderen van verspilling van onderhoudsactiviteiten. Afval wordt beschouwd als alles wat de output niet verhoogt, de kosten niet verlaagt of de productiviteit op een andere manier verhoogt.

Er zijn veel voorbeelden van verspilling bij onderhoud, waaronder:

• Geld uitgegeven aan een onderdeel dat verouderd raakt voordat het wordt gebruikt
• Tijd besteed aan het verduidelijken van de details van een onderhoudsverzoek
• De moeite die het kost om onderhoudsgegevens te verzamelen die u nooit gebruikt

Het is vaak moeilijk om verspilling in uw onderhoudsprogramma te herkennen. Daarom kan een lean-onderhoudsstrategie niet werken zonder iteratie. Iteratie is de gewoonte om in de loop van de tijd kleine veranderingen aan te brengen om de beste manier te vinden om processen en activiteiten op te zetten. Met andere woorden, lean onderhoud is geen eenmalig project. Het is een manier van denken en handelen die jaren duurt om op te bouwen.

Wat zijn de voordelen van lean onderhoud?

De kans is groot dat je de afgelopen weken de woorden "Wat een tijdverspilling" of "Wat een geldverspilling" hebt geuit. Lean onderhoud elimineert die momenten. En hoewel er duizend dingen zijn waarnaar u zou kunnen verwijzen, kunnen de meeste worden gegroepeerd in deze vier belangrijkste voordelen:

1. Kostenbesparing

Een lean-onderhoudsstrategie verlaagt de directe kosten (arbeid en middelen) en indirecte kosten (het geld dat u verliest aan uitvaltijd of verloren productie). U kunt bijvoorbeeld ontdekken dat u het routine-onderhoud aan een activum kunt verminderen van eenmaal per week naar eenmaal per maand, waardoor de arbeidskosten met 75% worden verlaagd.

2. Efficiëntiewinst

Efficiëntie is een ander woord voor meer gedaan krijgen in minder tijd. Met lean-onderhoudsstrategieën kunt u activiteiten en processen vinden die te veel tijd in beslag nemen, zodat u ze kunt wijzigen of elimineren. Het onderhoudsteam van Voltalia is een goed voorbeeld van dit voordeel in de praktijk. Het bedrijf merkte op dat een van zijn serviceteams 40 uur per week doorbracht met het rijden van kantoor naar een externe faciliteit. De oplossing was om een ​​satellietkantoor te bouwen in de buurt van de off-site faciliteit om tijd te besparen.

Lees meer over hoe Voltalia datagestuurd onderhoud heeft gerealiseerd

3. Maximaal potentieel

Wanneer machines en mensen niet verzanden in onnodige taken, kunnen ze op volle capaciteit werken en naar beste kunnen presteren. Het onderhoudsteam van Tom Dufton is een perfect voorbeeld. Tom, een onderhoudsmanager, merkte dat zijn bekwame onderhoudstechnici veel tijd besteedden aan het assisteren van de productie. Hij gebruikte deze gegevens om te pleiten voor extra operators, zodat zijn team de apparatuur weer kon onderhouden.

4. Betrokkenheid van medewerkers

Door onnodig werk en administratieve taken weg te nemen, voelen medewerkers zich meer betrokken bij hun werk. Het geeft hen ook de tijd om hun vaardigheden bij te schaven en waardevol werk te doen. Een manier waarop dit zich in het echte leven vertaalt, is met nieuwe onderhoudssoftware. Als technici geen tijd hebben om het systeem te leren, kan uw grote investering in technologie voor niets zijn geweest. Door extra taken elders te elimineren, krijgt uw team de tijd om te leren, vragen te stellen en te wennen aan nieuwe technologie.

De drie soorten afval in onderhoud

De eerste stap bij het elimineren van afval is om het te vinden. Er zijn drie hoofdgebieden in een onderhoudsoperatie waar afval opduikt:milieu, financieel en menselijk potentieel.

Milieuafval

Milieuafval ontstaat wanneer grondstoffen inefficiënt worden gebruikt of worden verwijderd vanwege inefficiënte onderhoudsactiviteiten.

Voorbeelden van milieuafval bij onderhoud zijn:

• Een toename van afval of herbewerking na onderhoud van apparatuur
• Overmatig gebruik van brandstof door slecht onderhouden voertuigen of onnodig transport van en naar een werklocatie
• Te veel onderdelen voor onderhoud vanwege een verouderd inkoopschema voor de voorraad

De impact van milieuafval door onderhoud omvat:

• Meer vervuiling en afval
• Hogere CO2-uitstoot
• Producten van lage kwaliteit
• Verhoogde veiligheidsrisico's

Enkele strategieën om milieuverspilling bij onderhoud te verminderen zijn:

• Frequente voorraadtellingen en just-in-time aankopen om ervoor te zorgen dat uw magazijn niet wordt overspoeld met ongebruikte voorraad
• Gepland onderhoud in één tijdsperiode groeperen om reizen te verminderen
• Een verplichte controle door een tweede technicus na reparaties of vervangingen voorafgaand aan de productie om ervoor te zorgen dat het opstarten niet resulteert in schroot of herwerk

Zie hoe uw onderhoudsteam de duurzaamheid van uw bedrijf kan vergroten

Financieel afval

Financiële verspilling verwijst naar de extra kosten van inefficiënt onderhoud. Het omvat ook productieverlies door onnodige downtime.

Voorbeelden van financiële verspilling bij onderhoud zijn:

• Hoge arbeids- en onderdelenkosten als gevolg van preventieve onderhoudstaken die te vaak worden uitgevoerd
• Defecte producten van een item dat onjuist is geassembleerd of opnieuw is opgebouwd
• Vertraagd onderhoud omdat technici moesten wachten op een onderdeel om reparaties te voltooien

De impact van financiële verspilling omvat:

• Hogere arbeids- en onderdelenkosten
• Meer kapitaaluitgaven
• Inkomstenverlies
• Gemiste kansen om het bedrijf te laten groeien

Strategieën om slanker te worden zijn onder meer:​​

• Identificeren van taken in uw preventief onderhoudsschema die kunnen worden geëlimineerd of minder vaak kunnen worden gedaan
• Stilstand verminderen door onderhoudswerkzaamheden te vinden die kunnen worden voltooid terwijl een asset in bedrijf is
• Een FRACAS bouwen om storingen op kritieke apparatuur aan te pakken en te voorkomen
• Onderdelensets maken voor kritieke apparatuur om reparaties te versnellen en stock-outs te voorkomen
• Een regelmatige vergadering met productiepersoneel instellen om het onderhoud af te stemmen op de operaties en updates te krijgen over wijzigingen in de apparatuur

Verspild menselijk potentieel

Administratief werk en onnodige taken belasten het personeel en nemen ze weg van gespecialiseerde taken die alleen zij kunnen doen. Burn-out, slecht moreel en verloop nemen toe, wat leidt tot nog meer verspilling.

Voorbeelden van verspild menselijk potentieel bij onderhoud zijn:

• Elke dag uren besteden aan het schrijven, beoordelen en sorteren van werkorders
• Dezelfde component steeds opnieuw repareren
• Inspecteren van niet-kritieke apparatuur met lage of niet-bestaande uitvalpercentages
• Ondersteuning van de productie meer dan eens in de zoveel tijd
• Zoeken naar onderdelen en benodigdheden in uw magazijn

De impact van verspild menselijk potentieel omvat:

• Hoog personeelsverloop en verlies van organisatiekennis
• Lage sleuteltijd en grote achterstanden
• Verminderde betrokkenheid van medewerkers en lage acceptatie van nieuwe systemen
• Meer potloodkloppingen en minder nauwkeurige gegevens

Strategieën om slanker te worden zijn onder meer:​​

• Voer regelmatig vergaderingen van het onderhoudsteam uit om uitdagingen te bespreken en te brainstormen over oplossingen
• Automatiseer activiteiten die u vaak doet, zoals het maken van werkorders of rapporten
• Elimineren of verminderen van gepland onderhoud dat weinig vervolgwerk heeft
• Machinisten opleiden om routine-onderhoudstaken uit te voeren

Ontvang tips om het verloop van uw onderhoudsteam te verminderen

Een lean-mindset voor onderhoud creëren

De eerste stap bij het creëren van een lean-onderhoudsstrategie is om de juiste vragen te stellen, de manier waarop u dingen doet uit te dagen en bereid te zijn te veranderen. Dit is een lean-onderhoudsmentaliteit en het is essentieel om strategieën voor lean-onderhoud op lange termijn te laten werken.

Er zijn vier veranderingen die u zullen helpen over te schakelen naar een lean-onderhoudsmentaliteit:

1. Van kleine details → Grote afbeelding

Er zullen altijd dagen zijn waarop je team op alles reageert:branden blussen, last-minute verzoeken krijgen en racen om de achterstand in te halen.

Maar een lean-onderhoudsmentaliteit voorkomt dat dit de norm wordt. Hiermee kunt u onderhoudsactiviteiten opbouwen rond bedrijfs- en productiedoelen, en werk dat niet aansluit bij deze doelen deprioriteren of elimineren.

U kunt bijvoorbeeld elke week een uur besteden aan het maken van een rapport. Maar als dat rapport u niet helpt om verspilling te elimineren, wordt die tijd zelf verspilling. U kunt ofwel tijd besteden aan het maken van nuttigere rapporten of ander afvalverwijderend werk doen.

Download deze sjabloon om uw onderhoudsdoelen te koppelen aan zakelijke doelen

2. Van het voor elkaar krijgen → Gegevens verzamelen terwijl u bezig bent

Veel onderhoudsteams opereren in overlevingsmodus. Voltooi de taak en ga verder met de volgende. Geen tijd voor extra stappen.

Maar een lean-onderhoudsstrategie hangt af van gegevens en de tijd nemen om deze te verzamelen. Die vijf extra minuten die nodig zijn om extra velden op een werkorder in te vullen, tellen op. Het hebben van een lean-onderhoudsmentaliteit betekent dat u een buffer in uw planning bouwt om hier rekening mee te houden. Het betekent ook dat iedereen het belang van deze extra stappen kent en niet onder druk wordt gezet om de cijfers te verprutsen om de verloren tijd in te halen.

3. Van grote veranderingen → iteratieve verbeteringen

Iedereen wil zo snel mogelijk grote overwinningen zien. Onze hersenen snakken naar een finish en tastbare resultaten.

Maar zo werkt lean onderhoud niet. In plaats daarvan hangt het af van het maken van kleine, consistente verbeteringen. Als het goed wordt gedaan, is het een proces dat nooit echt is voltooid. De beste manier om deze verschuiving aan te pakken, is door uzelf en uw team kleine doelen en mijlpalen te geven, de voortgang bij te houden en succes te vieren.

U wilt bijvoorbeeld onnodige stappen in uw gepland onderhoud weglaten. Bij lean onderhoud onderzoekt u uw werkorders één keer per maand om vertragingen te verminderen en de sleuteltijd het hele jaar met 10% tot 15% te verlengen. Het is van cruciaal belang om de voortgang bij te houden, deze met uw team te vieren en suggesties te krijgen van technici om te blijven winnen. Technici zullen een gevoel van eigenaarschap voelen over deze statistiek en zullen geïnvesteerd worden in het boeken van vooruitgang.

4. Van “zo is het” → “Is dit nodig?”

Het is gemakkelijk om de status-quo te accepteren. Het is ongemakkelijk om te veranderen. En het kost veel werk.

Maar bij lean-onderhoud draait het allemaal om het uitdagen van business as usual. Je moet alles wat je team doet met een kritische blik bekijken en bijsturen als iets niet meer klopt. Dit vereist dat je een win-or-leer-mentaliteit aanneemt in plaats van een win-of-fail-mentaliteit. Je team kan dingen in twijfel trekken zonder schuld of straf.

U hebt bijvoorbeeld tien jaar lang een PM gedaan met hetzelfde interval. Maar in die tijd is alles veranderd, van de apparatuur tot de monteur die het werk doet. Je moet je afvragen hoe de PM ook wordt gedaan. Moet het meer of minder? Is het zelfs nog nodig?

Een lean-onderhoudsstrategie ontwikkelen

Het bouwen van een lean-onderhoudsstrategie volgt een formule in drie stappen:

1. Begrijp wat je momenteel doet en hoe je het doet
2. Zoek gebieden met afval en verwijder ze
3. Creëer processen waarmee u stap één en twee keer op keer kunt herhalen

Stap 1:Uw onderhoudsproces in kaart brengen

Deze stap gaat over weten hoe uw team momenteel werkt, zodat u het werk kunt vinden dat u te veel doet en werk dat u niet genoeg doet. Deze fase omvat het documenteren van uw onderhoudsprocessen, waaronder:

• Belangrijke informatie over apparatuur, zoals kritiekheid en storingsmodi (dit FMEA-sjabloon kan u helpen deze gegevens te verzamelen)
• Welke inspecties en reparaties worden uitgevoerd en hoe vaak
• Hoe een noodgeval eruit ziet en hoe uw team reageert
• Hoe vervolg- of correctief onderhoud wordt gemaakt, toegewezen en gevolgd
• Teamvergaderingen en wat er in elke vergadering gebeurt
• Doelstelling, het maken van statistieken, rapportage en gegevensverzameling
• Gezondheids-, veiligheids- en nalevingsactiviteiten
• Inkoop van onderdelen en magazijnbeheer

Denk dan na over zakelijke behoeften:

• Productieniveaus per seizoen
• Hoge en lage verkoopperiodes
• Reactionaire behoeften op eerdere noodsituaties
• Organisatiedoelen en middelen

Stap 2:Identificeer kansen voor verbetering waarop u nu actie kunt ondernemen

De volgende stap is om erachter te komen waar u te veel tijd, geld of energie aan besteedt. Hier zijn een paar manieren waarop u verspilling in uw processen kunt herkennen:

1. Kijk samen met leden van uw onderhoudsteam naar specifieke processen. Vraag hen welk deel van het proces de meeste tijd kost of waar ze met uitdagingen worden geconfronteerd bij het voltooien van het werk. Gebruik dit inzicht om activiteiten gemakkelijker te maken en wegversperringen te verwijderen.

   Iets kleins als het verkeerd identificeren van smering kan bijvoorbeeld leiden tot tijdverspilling, storingen, productieverlies en het kopen van te veel benodigdheden. Kleurgecodeerde smering en lagers kunnen deze verspilling helemaal elimineren.

2. Identificeer taken die consequent meer tijd of geld kosten dan gepland en voer een oorzaakanalyse uit om erachter te komen waarom. Dit is nuttiger dan het verlagen van de kosten, die meer kwaad dan goed kunnen doen en de echte reden voor de verspilling niet aanpakken.

   Zo zijn de arbeidskosten voor een wekelijkse werkorder twee keer zo hoog als je hebt begroot. Een RCA kan vinden dat reparatietijden langer zijn dan verwacht omdat verschillende technici het werk doen. U kunt het schema aanpassen om dezelfde technicus aan het werk te zetten, zodat ze vertrouwd raken met het werk en het sneller kunnen doen.

   Download uw eigen sjabloon voor analyse van de oorzaak

3. Controleer uw geplande onderhoudswerkzaamheden om deze efficiënter te maken. We hebben de stappen voor het controleren van uw PM's in een apart artikel geschetst, maar het belangrijkste is om de noodzaak van al het reguliere onderhoud en de frequentie, timing en middelen voor elke taak in twijfel te trekken.

   Er kan bijvoorbeeld elke 10 dagen een PM worden geactiveerd, ongeacht hoeveel het activum wordt gebruikt. Dat kan een verspilling van tijd en geld zijn. Probeer in deze situatie onderhoud te activeren op basis van gebruik, bijvoorbeeld na elke 100 uur productie.

4. Ontwikkel KPI's en statistieken rond de groei en het succes van uw team. Met deze gegevens kunt u verspild potentieel in uw onderhoudsteam vinden.

   U kunt bijvoorbeeld verlooppercentages of mogelijkheden voor het delen van kennis in uw team bijhouden. Deze statistieken kunnen complexe processen of gebieden met een lage productiviteit aan het licht brengen die u kunt corrigeren. Het eindresultaat is een beter moreel en een beter presterend onderhoudsteam.

Stap 3:Bouw een langetermijnvisie op

De kernvisie van uw lean-onderhoudsstrategie zal altijd zijn om het onderhoud beetje bij beetje te verbeteren, zodat het de bedrijfsdoelstellingen ondersteunt. Maar die doelen kunnen veranderen, net als de dingen die je moet verbeteren.

Deze stap gaat over het documenteren van wat je hebt herhaald, de impact van verandering en wat er daarna zou kunnen komen.

Als je iteraties een negatief resultaat hebben opgeleverd, spring dan niet meteen terug naar hoe het was. Denk in plaats daarvan na over de oorzaak van het negatieve resultaat en kijk of er nog een iteratieve verbetering is. Het kan een paar pogingen kosten om het goed te krijgen.

Metrieken kiezen voor een lean-onderhoudsstrategie en succes volgen

Hoewel elk project verschillende KPI's en statistieken heeft op basis van uw gewenste resultaten, zijn hier enkele best-practice-statistieken om mee te beginnen:

Milieuafval Financiële verspilling Menselijk potentieel afval Inactieve tijden Onderhoudskosten (per activum, type, taak, enz.) MoersleuteltijdGebruik van grondstoffenUitrustingstijd van apparatuur (gepland en ongepland)Verloop van medewerkersKoolstofemissies/energiegebruikTarief van correctief onderhoud na inspectiesTijd besteed aan productieondersteuningReistijden van/naar locatiesReactiepercentages op storingen/noodgevallenTijd besteed over administratieve taken Grondstoffenafvoer (oa olie)Schone opstart na onderhoudAantal stappen in een onderhoudsproces

Hoewel dit geen alomvattende kijk is op lean-onderhoudsstatistieken, geeft het u wel een goede basis. En u hoeft niet elke statistiek bij te houden, te meten en te verbeteren. Kies meetwaarden die u realistisch kunt verzamelen en meetwaarden die aansluiten bij productie- en bedrijfsdoelen.

Er zijn twee manieren om succesplannen te maken rond elke statistiek en uw lean-onderhoudsstrategie vooruit te helpen. De eerste is om klein te gaan. Kies een paar statistieken en concentreer u op het verbeteren van specifieke gebieden van uw onderhoudsactiviteiten. Als u bijvoorbeeld de onderhoudskosten wilt verlagen, kiest u uw top 10 van duurste taken. Focus op het verminderen van verspilling bij deze activiteiten.

De andere methode is om breed te gaan. Streef naar een doel dat het verbeteren van verschillende statistieken omvat. Het uiteindelijke doel kan bijvoorbeeld het verhogen van de efficiëntie zijn door betere standaardisatie tussen locaties. Als onderdeel van dit project kun je de processen voor werkaanvragen, rapportage en inkoop van onderdelen standaardiseren. Er zijn verschillende statistieken die u kunt gebruiken om uw project op te bouwen en het succes ervan bij te houden. Dit omvat het aantal stappen in een onderhoudsproces, de tijd besteed aan administratieve taken, responspercentages bij storingen en het gebruik van grondstoffen.

Het is essentieel om uw overwinningen te delen, ongeacht uw aanpak. Het hele punt van lean onderhoud is om kleine winsten te maken die in de loop van de tijd optellen tot grote. Pronken met uw succes houdt het momentum hoog, verhoogt de buy-in en helpt u pleiten voor meer middelen om uw lean-onderhoudsprogramma uit te breiden.

Lean onderhoud is aan de gang

In de kern gaat lean onderhoud over het koppelen van onderhoudspraktijken aan zakelijke behoeften. Dit zal waarschijnlijk de veren in de war brengen, maar het is een cruciale stap om onderhoud van een kostenpost naar een waardedrijver te verplaatsen. En als je dat doet, gaat de wereld open voor het onderhoudsteam om gezien te worden als een echte zakenpartner.