Hoe faciliteitsbeheersoftware godsdienstige instellingen versterkt

Niet elke kerk kan de Sixtijnse Kapel zijn. Maar zelfs bescheiden huizen van godsdienstoefening profiteren van een goed geïmplementeerde faciliteitsbeheersoftware.

In tegenstelling tot veel commerciele ondernemingen, hebben godsdienstige organisaties vaak te maken met verhoogde financiële onzekerheid en een personeelsbestand bestaande uit enthousiaste maar wisselende vrijwilligers. In beide gevallen helpt faciliteitsbeheersoftware u op het juiste pad.

Geld besparen

Wanneer mensen zich neerzetten om een huishoudbudget te plannen, is het eerste wat ze doen alle inkomsten per maand optellen. Vervolgens verdelen ze die som over hun diverse uitgaven, met eventueel overgebleven bedragen naar spaargeld. Maar het gemiddelde godshuis heeft vaak niet de luxe om te weten hoeveel geld er maandelijks binnenkomt. Er zit altijd een ander bedrag in de collectebus. Soms is de bake sale een groot succes. Andere keren is de opkomst minder dan verwacht. Gezinnen in de gemeente kunnen plotseling financiële hulp nodig hebben. Of een lid kan een onverwachte winst behalen en besluit een grote donatie te doen.

Omdat hun financiële plaatje snel kan veranderen, moeten godshuizen altijd zuinig zijn, vandaag sparen tegen de onzekerheid van morgen. Godsdienstvakken besparen geld met een faciliteitsbeheersysteem door:

• De levensduur van assets te verlengen via preventief onderhoud
• Kosten te verlagen met voorraadtracering
• Vooraf te budgetteren voor reparaties en vervangingen

Levensduur van assets verlengen

Een van de grote krachten van een volledig uitgeruste faciliteitsbeheersoftware is dat het u toestaat preventieve onderhoudswerkorders (PM's) in te plannen. In plaats van te wachten tot dingen kapotgaan, houdt het preventieve onderhoudsmodel u een stap vooruit, zodat u kleine problemen kunt vinden en oplossen voordat ze grote, dure problemen worden. Het is hetzelfde idee als de olie controleren en de banden wisselen op uw auto.

Een goed voorbeeld zijn de verwarmings-, ventilatie- en airconditioningssystemen in uw gebouw. Ze vereisen periodieke inspecties en in de meeste gevallen seizoensgebonden schoonmaak. U kunt PM's instellen die u dan per e-mail waarschuwen dat werk verschuldigd is. De software kan PM's ook naar derden sturen.

Kosten verlagen met voorraadtracering

Zelfs een klein, goedkoop onderdeel vervangen kan duur worden als u het overnachten moet laten bezorgen. Voorraadtracering helpt u dit probleem te vermijden door ervoor te zorgen dat u heeft wat u nodig hebt, wanneer u het nodig hebt. Wanneer u uw faciliteitsbeheersysteem voor het eerst instelt, doet u een audit van uw voorraad aan onderdelen en materialen en laadt u die nummers in de software. Elke keer dat u een werkorder genereert, kunt u opgeven wat u van plan bent te gebruiken. Wanneer de werkorder wordt afgesloten, worden de onderdelen en materialen automatisch van uw totalen afgetrokken. Hier is het beste: u kunt drempels instellen voor elk item. Zodra de voorraad onder het ingestelde punt daalt, ontvangt u een e-mailwaarschuwing. In een volledig uitgerust faciliteitsbeheersysteem kunt u de software instellen om automatisch meer voorraad bij leveranciers te bestellen.

Een kerkfaciliteitsbeheersoftware zorgt er ook voor dat u niet meer hebt dan nodig. Het is makkelijk te vergeten dat te veel voorraad net zo duur kan zijn als te weinig. Neem stofzuigerzakjes. U wilt nooit zonder voldoende zakjes zitten, dus u bestelt zoveel als uw budget toelaat. U heeft één probleem opgelost maar twee nieuwe gecreëerd. Ten eerste moet u nu een plek vinden om al die zakjes te bewaren. De technische term hiervoor is draagkosten. Ten tweede loopt u het risico dat uw oude stofzuiger vervangen wordt voordat u door uw voorraad heen bent. En onthoud, die zakjes passen alleen op dat ene model. Zodra u de oude machine vervangt door iets nieuwers en beters, worden de zakjes nutteloos.

Maar met een geautomatiseerd systeem kunt u zien hoeveel zakjes u gemiddeld gebruikt (en hoeveel leven er waarschijnlijk nog in die oude stofzuiger zit), en bestelt u dienovereenkomstig. Met wat geluk vult u uw laatste zakje net op het moment dat de stofzuiger zijn laatste adem uithaalt.

Vooraf budgetteren voor reparaties en vervangingen

In het hart van een faciliteitsbeheersysteem zitten werkorders, die een beschrijving van het probleem en alle benodigde extra informatie voor de reparatie of vervanging bevatten. Omdat het systeem een registratie bijhoudt van al het uitgevoerde werk, is het veel makkelijker om naar een asset te kijken en te voorspellen wanneer het vervangen moet worden.

Neem het geluidsversterkingssysteem. Als u kijkt naar de werkorders voor die asset, ziet u een duidelijke trend. De eerste drie jaar hoefde u alleen een beetje uitgesleten kabel hier en daar te vervangen. Maar de afgelopen zes maanden had u problemen met de microfoon en een van de luidsprekers hapert tijdens de diensten. Met de werkordergeschiedenis voor u uitgebreid, kunt u voorspellen dat het binnenkort vervangen moet worden en beginnen te sparen. In plaats van getroffen te worden door een onverwachte rekening die u misschien met een lening of door ergens anders in het budget te knippen moet dekken, bent u financieel voorbereid.

Vrijwilligers organiseren

Het gemiddelde winstgevende bedrijf geniet een stabiele werknemersbasis die hen in staat stelt consistente workflows te vestigen en te handhaven. Godshuizen staan echter vaak zwaar op vrijwilligers. Deze organisaties hebben eenvoudige processen nodig die hun wisselende werkkracht veel begeleiding bieden.

Faciliteitsbeheersoftware helpt godshuizen werk te laten doen door werkorders consistent te beheren en institutioneel geheugen te bewaren.

Werkorders consistent beheren

Wanneer een lid van de gemeente een defecte gloeilamp bij de achterdeur ziet, is er dan een eenvoudige en consistente manier om u te laten weten? Of zullen ze het melden aan de voorzitter van de vrouwenvereniging, die belooft het aan haar man door te geven, de voorzitter van de jeugdwerk, die het direct vergeet?

Faciliteitsbeheersoftware lost dit probleem op door een eenvoudig, betrouwbaar systeem voor het melden van problemen te creëren. Via een open webportaal bereikbaar via de website van de organisatie, kunnen gemeentelid een ticket aanmaken, wat slechts een korte beschrijving van het probleem en de locatie is. Alternatief kunnen tickets worden aangemaakt door het personeelslid dat het probleem het eerst hoort. Zodra het ticket is ingediend, wordt het automatisch doorgestuurd naar degene die verantwoordelijk is voor onderhoud. Het kan dan worden uitgewerkt tot een complete werkorder, met extra informatie, inclusief interactieve vloerplannen, checklists en benodigde materialen en onderdelen. De werkorder is klaar om toe te wijzen, te accepteren, en zodra het werk is voltooid, af te sluiten.

Institutioneel geheugen bewaren

Met zoveel vrijwilligers die komen en gaan, is het makkelijk voor een organisatie om collectief te vergeten hoe bepaalde taken uitgevoerd moeten worden. Maar omdat u zoveel informatie in werkorders kunt stoppen, creëert faciliteitsbeheersoftware duurzaam collectief know-how.

We kunnen teruggaan naar die defecte gloeilamp bij de achterdeur als voorbeeld. Wanneer een vrijwilliger naar de werkorder kijkt, ziet hij de specifieke stappen die hij moet nemen, allemaal netjes in een checklist. Er is informatie over de locatie van de defecte lamp, maar ook over waar de reserves te vinden zijn. Als er twee ladders in het gebouw zijn en alleen de kleinere in de achterhal past, kan die informatie ook in de werkorder staan.

Volgende stappen

Het implementeren van faciliteitsbeheersoftware kan op het eerste gezicht overweldigend lijken, maar er zijn duidelijke voordelen. Uw inspanningen worden beloond en het geeft u meer tijd om u te richten op de onderdelen van de missie van uw organisatie die u het meest aan uw hart liggen.