Wat is CAFM? Computerondersteunde software voor facility management uitgelegd

Maak je geen zorgen als je nog steeds niet begrijpt wat CAFM-software eigenlijk doet. Om een ​​compleet beeld te krijgen, moet je kijken naar de kernfuncties (die we later in het artikel zullen bespreken).

Wie heeft een CAFM-systeem nodig?

Welnu, iedereen die een complexe faciliteit moet runnen en het gevoel heeft dat er dingen uit hun handen glippen.

Voortdurende klachten, bergen papierwerk, geen manier om operationele kosten en andere kritieke informatie te meten, operationele verliezen als gevolg van inefficiënte processen, uitval van apparatuur of slecht gebruik van ruimte en bedrijfsmiddelen - dit zijn slechts enkele van de problemen die CAFM probeert op te lossen.

Computerondersteund facility management is handig voor het leggen van de puzzel van financiën, HR, management en logistiek-fysische zaken.

Bedrijven beginnen zelfs CAFM-beheerders in te huren vanwege hun wijdverbreide bruikbaarheid. Ze zorgen voor de procedurele details, zodat facility managers zich kunnen concentreren op het grote geheel en dienovereenkomstig kunnen plannen.

Belangrijkste kenmerken van Computer Aided Facility Management-software

Verschillende CAFM-systemen bieden verschillende functionaliteit. Dat gezegd hebbende, de kernfuncties die we hieronder bespreken, zouden in elke betere CAFM-oplossing moeten worden gevonden.

Ruimteplanning en -beheer

Geïntegreerde CAFM-systemen geven u een goed beeld van hoe uw faciliteiten worden gebruikt. Ze doen dit door een handige manier te bieden om informatie over activa, plattegronden, de locatie van de apparatuur en meer op te slaan.

De meeste van deze tools zijn gebouwd om de planning en het beheer van de ruimte te optimaliseren. Ze kunnen de beste lay-outs voorschrijven op basis van de toegewezen ruimte. Sommigen van hen gaan zelfs zo ver dat ze in kaart brengen hoe apparatuur moet worden gebruikt om processen te optimaliseren.

Onderhoudsbeheer

Met CAFM kunt u onderhoudswerkzaamheden plannen op verschillende tijdsintervallen, of op basis van apparatuurprestaties rechtstreeks in de software. Deze preventieve onderhoudsbeurten houden de kosten veel lager dan wat noodreparaties of (slechtere) vervangingen zouden kosten. Daarnaast stelt de software u in staat uw activa gedurende hun gehele levenscyclus te beheren.

Als u van plan bent meer geavanceerde onderhoudsstrategieën uit te voeren, zoals voorspellend onderhoud, of als u meer gedetailleerd inzicht nodig heeft in uw onderhoudsactiviteiten, kunt u het beste een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) gebruiken.

Fysieke gebouwadministratie

CAFM-software kan verbinding maken met HVAC-units, verlichting, sluitsystemen en andere apparatuur in uw gebouwen. Met deze functies kunnen facility managers apparatuur in- en uitschakelen zonder noodzakelijk aanwezig te zijn. De meeste CAFM-systemen bewaken ook uw meterstanden en waarschuwen u wanneer een apparaat toezicht nodig heeft.

Ruimtereserveringen

Met computerondersteunde software voor facilitair beheer kunt u delen van faciliteiten aan klanten verhuren. Door kosten in rekening te brengen voor het gebruik van elke ruimte in uw faciliteiten, genereren managers extra inkomsten voor hun organisaties. CAFM kan de ruimte van uw faciliteit ook optimaliseren voor zakelijk gebruik. Met de software kan elke vastgoedbeheerder navigeren door leasing en vastgoedbeheer door:

• Langlopende huurcontracten beheren
• Contractstatussen bijhouden
• Locatieruimte huren
• De behoeften van huurders volgen 

Bijhouden van incidenten/gebeurtenissen

CAFM-oplossingen kunnen ook fungeren als databases voor het volgen en opslaan van incidentrapporten. Telkens wanneer een veiligheidsprobleem in uw instelling wordt gemeld, kunt u dit toevoegen aan de rapporten en het op elk gewenst moment in de toekomst ophalen. Dit helpt managers zich voor te bereiden op audits en inspecties.

Analyse van energieprestaties

CAFM-software helpt bij het bijhouden van uw energieverbruik en -prestaties door de gegevens van de energierekening te bewaken. Deze gegevens omvatten energie en niet-energetische bronnen. CAFM vergelijkt dit vervolgens met uw concurrerende faciliteiten van dezelfde grootte om uw ecologische voetafdruk beter te evalueren.

Deze inzichten helpen u te meten of uw duurzaamheidsprojecten goed worden uitgevoerd. Ze stellen elke manager ook in staat om te bepalen of verdere duurzaamheidsprojecten moeten worden geïmplementeerd om de prestaties te verbeteren en lagere kosten te beheersen.

Voordelen van het gebruik van CAFM-software

Hoewel u de meeste ervan kunt afleiden uit alles wat we tot nu toe hebben behandeld, volgt hier een kort overzicht van de voordelen die u kunt behalen door CAFM-software te gebruiken.

Verlengde levensduur van activa

CAFM biedt enkele basisfuncties voor onderhoudsbeheer die u zullen helpen uw fysieke activa (apparatuur, meubilair, infrastructuur ...) in goede staat te houden. Dit kan ook leiden tot een merkbare toename van de prestaties, het gebruik en de levensduur van activa.

Verhoogde veiligheid

Goed onderhouden apparatuur die wordt verzorgd, zal exponentieel minder snel defect raken of defect raken. Alleen al in 2019 meldde OSHA ongeveer 3.500 dodelijke arbeidsongevallen die werden veroorzaakt door een gevaar of veiligheidsschending.

CAFM-systemen helpen faciliteits- en gebouwbeheerders bij het volgen van allerlei soorten veiligheidsincidenten, die mogelijk maar niet gerelateerd hoeven te zijn aan defecten aan apparatuur. De veiligheidsgegevens kunnen vervolgens worden gebruikt als basis om nieuwe of bestaande veiligheidsprocedures te implementeren of andere noodzakelijke wijzigingen aan te brengen.

Alle faciliteitsgegevens op één plek

Terwijl u een CAFM-systeem blijft gebruiken, worden uw gegevens steeds verzameld en opgeslagen op een gecentraliseerd platform. Dit zijn gegevens over al uw apparatuur en fysieke activa, gebouwen en ruimte, kapitaalprojecten en meer.

U kunt aangepaste dashboards instellen om de gegevens te tonen en belangrijke prestatie-indicatoren bij te houden. U kunt snel en eenvoudig rapporten genereren voor nauwkeurige en diepgaande inzichten. Met dat tot uw beschikking, is het veel gemakkelijker om uw interne middelen te optimaliseren.

Kostenbesparingen 

CAFM-software is niet alleen extreem functioneel, maar heeft ook enorme kostenbesparende krachten:

• Minder kapotte apparatuur =minder geld uitgegeven aan reparaties en aanschaf van vervangende apparatuur
• Beter georganiseerde ruimtes =beter gebruik van ruimte en activa, zonder geld te verliezen aan ongebruikte ruimtes
• Beheersing van uw energieverbruik =meer geld in uw zak voor andere uitgaven.

CAFM, IWMS, CMMS of EAM:welke is voor jou?

De wereld van facility management zit vol afkortingen. Voor iedereen die net begint als facilitair manager, kan het erg verwarrend zijn. Zelfs doorgewinterde managers moeten misschien hun acroniemenspel opfrissen.

via GIPHY

Er zijn talloze aanbieders van onderhoudssoftware. De verwarring ontstaat vanwege de aanzienlijke overlap tussen de functies die ze bieden.

Daarom hebben we het op ons genomen om één zeer redelijke vraag te beantwoorden:wat is het verschil tussen IWMS, CMMS, CAFM en EAM?

IWMS

Een geïntegreerd werkplekbeheersysteem (IWMS) is een softwareplatform dat is ontworpen voor het beheren en optimaliseren van werkplekbronnen, waaronder onroerend goed, infrastructuur en faciliteiten.

De gemakkelijkste manier om IWMS te beschrijven, is dat het meestal alles biedt wat u kunt vinden in CAFM-software, en nog wat. Een CAFM op steroïden, zo je wilt.

Afgezien van de hierboven genoemde CAFM-functies, kan IWMS ook het volgende bevatten:

• flexibele vastgoed- en leasebeheerfuncties
• projectbeheerfuncties
• functies voor milieubeheer
• functies voor postkamerbeheer
• functies voor bezoekersbeheer

CMMS

Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) is een gecentraliseerd digitaal platform dat kan worden gebruikt om al uw onderhoudsactiviteiten te automatiseren, stroomlijnen en vereenvoudigen. Het doet dat door alle relevante informatie over uw onderhoudsbronnen (arbeid, activa, inventaris) op één plaats te bewaren.

CMMS-software wordt gebruikt om:

• Werkverzoeken beheren 
• Plan en controleer alle onderhoudswerkzaamheden
• Voorraad reserveonderdelen bijhouden en toekomstige voorraadbehoeften voorspellen
• Effectief beheren van activa
• Beheer contracten en onderhoudsleveranciers
• Volg en beheer onderhoudskosten in verband met activa, onderdelen, aannemers, leveranciers, enz.
• Volg en rapporteer over alle aspecten van onderhoudswerkzaamheden

CMMS kan worden gebruikt door elke organisatie die proactief voor hun fysieke activa wil zorgen. Het is van cruciaal belang voor organisaties die over complexe activa beschikken en die het dringend nodig hebben om onverwachte uitval van apparatuur tot een minimum te beperken.

EAM/ERP-software

Enterprise asset management wordt gebruikt door productiegerichte organisaties om alle onderhoudsactiviteiten met de bijbehorende prioriteiten, vaardigheden, materialen, tools en kosten te plannen, optimaliseren, uitvoeren en volgen. En EAM-software is ontworpen om dat idee te ondersteunen.

Een-op-een functie vergelijking

Gebruik deze tabel als richtlijn, niet als regel in steen geschreven. De tabel is bedoeld om weer te geven wat u kunt vinden in een gemiddelde software. Dat betekent niet dat u geen robuuste CMMS-oplossing kunt vinden die functies biedt die specifiek zijn voor CAFM-software en vice versa.

Voordat u een soort aanschaft, moet u eerst kijken naar uw organisatorische behoeften. Wat zijn uw uitdagingen op dit moment? Wat moet de software kunnen oplossen? Wat is uw budget?

Als je dat weet, moet je wat onderzoek doen. Zet leveranciers op de shortlist door hun beschikbare functies te vergelijken met uw behoeften. Neem daarna een demo of een proefversie, zodat u wat praktijkervaring kunt opdoen. De meeste auto's hebben vier wielen, maar ze rijden niet hetzelfde. Het is de enige manier om te testen of de software gebruiksvriendelijk is.