Verschillen verduidelijken: werkinstructies, processen en procedures

De terminologie van de industrie kent een zo grote hoeveelheid geschreven concepten en begrippen dat het essentieel wordt om ze te kennen om een effectieve organisatie op te zetten en te garanderen. Ze precies te identificeren maakt het opstellen en onderhouden van industriële documentatie mogelijk die naadloos aangepast kan worden aan de behoeften en doelen van het bedrijf.

Werkinstructies, het proces en de verzameling procedures worden soms met elkaar verward door taalfouten of onkunde. Natuurlijk zijn dit drie totaal verschillende en afzonderlijke begrippen en moet u hun specificatie en de verschillen tussen hen begrijpen. Hoe werkinstructies maken?

Werkinstructie: het "hoe" van een procedure

De werkinstructie antwoordt op de vraag "hoe?" in de procedure, die later in dit artikel besproken wordt.

Eigenlijk specificeren werkinstructies de acties die ondernomen moeten worden om een gegeven taak op een gegeven post uit te voeren en de beschrijving van deze acties in eenvoudige stappen. Ze moeten scherp in groot detail uitgevoerd worden, kunnen ook betrekking hebben op de workflow van operatievolgordes van de ene post naar de andere.

Wat industriële documentatie betreft, wordt de werkinstructie beschreven door tekstinhoud, maar niets weerhoudt u ervan uw notitieboek te verrijken met visuele formaten (afbeeldingen, video's..). Tegenwoordig, dankzij up-to-date digitale media, zijn visuele elementen niet alleen makkelijker te integreren, maar ze worden ook aanbevolen omdat ze het begrip van instructies voor operators die verantwoordelijk zijn voor hun uitvoering, vergemakkelijken.

Het proces, of de reeks activiteiten die de waardeketen vormen

Om ons te houden aan de definitie van het Europees Stichting voor Kwaliteitsmanagement (EFQM), is het proces "de middelen waarmee de organisatie de vaardigheden van haar personeel implementeert en uitvoert om resultaten te produceren".

Maar meer algemeen, verwijst het proces naar zowel de reeks activiteiten als de stap-voor-stap procedures in de waardeketen van het bedrijf en de middelen die ingezet worden om ze te bereiken. Natuurlijk bedoelen we met middelen de menselijke en materiële middelen. Kortom, het omvat alle fasen van de transformatie van inputdata (grondstoffen) in outputdata (afgewerkte producten), dus de productlevenscyclus. De culminatie van een proces kan ofwel de levering aan de klant zijn ofwel het interne verbruik door een ander proces.

De evaluatie van zijn prestaties zal gebaseerd zijn op zijn vermogen om klanttevredenheid of te garanderen de kwaliteit van het resultaat te bieden voordat men overgaat naar het volgende proces. Als gevolg is de verbetering en continue herziening, via een procesbenadering, van de stromen die het opbouwen een kapitaalkwestie.

De procedure: wie doet wat?

Voor zijn deel beschrijft de procedure de organisatie. Om specifieker te zijn, is het de verzameling regels voor een activiteit. Het beschrijft de werkwijze en het operationele proces, evenals de verschillende actoren (operators en diensten) die de taken zullen uitvoeren.

Om een stapje verder te gaan, is een procedure gemaakt om de vraag "wie doet wat?" te beantwoorden. Zonder in zoveel detail te gaan als de vraag "hoe?". Er wordt ook de tools genoemd die gebruikt worden om de werkmethode toe te passen. Hier spreken we van "behandelingen" om ze aan te duiden.

Deze procedures moeten gespecificeerd en geaggregeerd worden in een geschreven document en moeten in de industriële documentatie van het bedrijf opgenomen worden.