4 soorten voorraadcontrolesystemen:eeuwigdurende versus periodieke voorraadcontrole en de voorraadbeheersystemen die ze ondersteunen

Voorraadbeheersystemen zijn technologische oplossingen die alle aspecten van de voorraadtaken van een organisatie integreren, waaronder verzending, inkoop, ontvangst, magazijnopslag, omzet, tracking en nabestellingen. Hoewel er enige discussie is over de verschillen tussen voorraadbeheer en voorraadbeheer, is de waarheid dat een goed voorraadbeheersysteem het allemaal doet door een holistische benadering van voorraad te hanteren en organisaties in staat te stellen lean-praktijken te gebruiken om de productiviteit en efficiëntie in de toeleveringsketen te optimaliseren terwijl we de juiste voorraad op de juiste locaties hebben om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.

Dat gezegd hebbende, zijn er tegenwoordig twee verschillende soorten voorraadbeheersystemen:permanente voorraadsystemen en periodieke voorraadsystemen. Binnen die systemen worden twee hoofdtypen voorraadbeheersystemen - barcodesystemen en radiofrequentie-identificatie (RFID) -systemen gebruikt om het algehele voorraadbeheerproces te ondersteunen:

• Typen hoofdinventariscontrolesystemen:
  • Perpetual Inventory System
  • Periodiek inventarisatiesysteem
• Typen voorraadbeheersystemen binnen voorraadbeheersystemen:
  • Barcodesysteem
  • Radio Frequency Identification (RFID)-systeem

Voorraadbeheersystemen helpen u de voorraad te volgen en bieden u de gegevens die u nodig hebt om deze te controleren en te beheren. Ongeacht het type voorraadbeheersysteem dat u kiest, zorg ervoor dat het een systeem bevat voor het identificeren van voorraadartikelen en hun informatie, inclusief barcodelabels of activatags; hardwaretools voor het scannen van barcodelabels of RFID-tags; een centrale database voor alle inventaris, naast de mogelijkheid om gegevens te analyseren, rapporten te genereren en de vraag te voorspellen; en processen voor het labelen, documenteren en rapporteren van voorraad, samen met een bewezen voorraadmethodologie zoals just-in-time, ABC-analyse, first-in of first out (FIFO) of last-in-first-out (LIFO).

Lees verder voor meer informatie over de soorten voorraad en de soorten voorraadbeheersystemen en voorraadbeheer-apps waarmee bedrijven hun voorraad efficiënter kunnen beheren.

Wat zijn de 4 soorten inventaris?

Voordat we ingaan op details over de soorten voorraadbeheersystemen, is het belangrijk om de verschillende soorten voorraad te begrijpen.

Over het algemeen kan voorraad worden gegroepeerd in vier primaire classificaties:

• Grondstoffen – Grondstoffen zijn voorraadartikelen die in het productieproces worden gebruikt om eindproducten te maken. Wat voor het ene bedrijf als een grondstof wordt beschouwd, kan voor het andere als gereed product worden beschouwd. Een bedrijf dat bijvoorbeeld onderdelen of componenten voor machines of apparatuur maakt, beschouwt die componenten als eindproducten. Een fabrikant die deze componenten koopt voor gebruik in hun productieproces, zou dezelfde grondstoffen als grondstoffen beschouwen. Grondstoffen kunnen bestaan ​​uit zaken als papier of staal, bouten en moeren, chemicaliën, wielen en andere zaken.
• Werk in uitvoering – Work-in-progress (OHW)-inventaris bevat artikelen die momenteel worden verwerkt. WIP-voorraad kan grondstoffen en componenten bevatten die het productieproces doorlopen om afgewerkte goederen te produceren, evenals afgewerkte artikelen die wachten op eindinspectie of kwaliteitscontrole. Nadat deze laatste stappen zijn voltooid, worden deze voltooide artikelen als gereed product beschouwd.
• Afgewerkte goederen – Afgewerkte goederen zijn alle voltooide artikelen die klaar zijn voor verkoop aan de eindklant.
• MRO-goederen – MRO staat voor maintenance, repair en operating supplies. MRO-inventaris bestaat uit items die nodig zijn om te werken, zoals apparatuur en machines, en de items die nodig zijn voor het onderhoud van apparatuur en infrastructuur. Dat betekent dat MRO-voorraad ook artikelen kan bevatten die soms als grondstoffen worden beschouwd, maar in dit geval in wezen reserveonderdelen zijn. Moeren en bouten zijn een goed voorbeeld. Wanneer bouten en moeren bij de hand zijn om afgewerkte producten te assembleren, worden ze geclassificeerd als grondstoffen. Extra moeren en bouten die een bedrijf in opslag houdt om apparatuur te repareren, worden daarentegen geclassificeerd als MRO. Andere voorbeelden van MRO-inventaris zijn schoonmaakbenodigdheden zoals schoonmaakmiddelen, zwabbers en bezems, gereedschap, verpakkingsmateriaal, uniformen en handschoenen, en kantoorbenodigdheden zoals papier, pennen, rekenmachines, printerinkt en andere items.

Voorraad kan op verschillende manieren verder worden geclassificeerd, afhankelijk van de branche, de activiteiten van het bedrijf en de soorten voorraad die het bedrijf beheert. Bedrijven die afgewerkte goederen kopen en tegen een toeslag aan klanten verkopen, hebben slechts één type voorraad, merchandisingvoorraad genaamd.

Sommige bedrijven, zoals fabrikanten, moeten een verscheidenheid aan voorraad in verschillende classificaties beheren, waardoor efficiënt voorraadbeheer een must is. Om de voorraad effectief te beheren, wordt een oplossing voor het volgen van voorraad gekoppeld aan een app voor voorraadbeheer of voorraadbeheer.

Hoe werken voorraadbeheersystemen?

Voorraadbeheersystemen, zoals apps voor voorraadbeheer, bieden een verscheidenheid aan functies die bedrijven helpen bij het beheren van verschillende soorten voorraad. Voorraadbeheersystemen bestaan ​​doorgaans uit apps voor voorraadbeheer in combinatie met barcode-tagging om voorraadactiva te identificeren, en informatie over elk item wordt opgeslagen in een centrale database. Barcodelabels dienen als voorraadtrackers, waardoor gebruikers informatie over het artikel op een computersysteem kunnen weergeven, zoals de prijs van het artikel, het aantal artikelen in voorraad, de locatie van een artikel in een magazijn en meer.

De beste apps voor voorraadbeheer zijn compatibel met mobiele apparaten, met bijbehorende apps waarmee gebruikers de voorraad kunnen volgen en beheren terwijl ze zich door een faciliteit of van site naar site verplaatsen. Er zijn veel apps voor het bijhouden van voorraad voor smartphones, waarvan sommige exclusief mobiel zijn, terwijl andere desktop-apps hebben waarmee gebruikers de voorraad vanaf elk apparaat kunnen volgen. Er zijn ook veel apps voor het volgen van voorraad die speciaal zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van magazijnmanagers. Wanneer u op zoek bent naar een app voor voorraadbeheer, zoek dan naar functies die voldoen aan de behoeften van uw bedrijf, zoals waarschuwingen activeren wanneer voorraadniveaus vooraf gedefinieerde drempels bereiken, mogelijkheden voor opnieuw bestellen en analyse en rapportage om functies zoals prognoses te ondersteunen.

De 2 soorten voorraadbeheersystemen

Nu we de basisprincipes van voorraad hebben behandeld en hoe voorraadbeheersystemen in het algemeen werken, gaan we de twee belangrijkste soorten voorraadbeheersystemen bespreken.

Perpetual Inventory System

Wanneer u een permanent voorraadsysteem gebruikt, worden de voorraadrecords en -rekeningen voortdurend bijgewerkt voor toevoegingen en aftrekkingen wanneer voorraadartikelen worden ontvangen, uit voorraad worden verkocht, van de ene naar de andere locatie worden verplaatst, uit de voorraad worden gepickt en worden gesloopt. Sommige organisaties geven de voorkeur aan eeuwigdurende voorraadsystemen omdat ze actuele voorraadinformatie leveren en beter omgaan met minimale fysieke voorraadtellingen. Eeuwigdurende voorraadsystemen hebben ook de voorkeur voor het bijhouden van de voorraad, omdat ze op een continue basis nauwkeurige resultaten opleveren als ze op de juiste manier worden beheerd. Dit type voorraadbeheersysteem werkt het beste in combinatie met:een database met voorraadaantallen en magazijnlocaties die in realtime worden bijgewerkt door magazijnmedewerkers met behulp van barcodescanners. Voorraadbeheer-apps zijn permanente voorraadsystemen.

Er zijn enkele uitdagingen verbonden aan eeuwigdurende voorraadsystemen. Ten eerste kunnen deze systemen niet handmatig worden onderhouden en vereisen ze gespecialiseerde apparatuur en software die leiden tot hogere implementatiekosten, vooral voor bedrijven met meerdere locaties of magazijnen. Periodiek onderhoud en upgrades zijn nodig voor permanente voorraadsystemen, die ook kostbaar kunnen worden. Een andere uitdaging bij het gebruik van een permanent voorraadsysteem is dat geregistreerde voorraad in de loop van de tijd mogelijk niet de werkelijke voorraad weerspiegelt, omdat er geen periodieke fysieke voorraadtellingen worden uitgevoerd, een noodzakelijke activiteit, zelfs wanneer voorraadtrackers worden gebruikt. Het resultaat is dat fouten, gestolen artikelen en onjuist gescande artikelen invloed hebben op de geregistreerde voorraadgegevens en ervoor zorgen dat deze niet overeenkomen met de werkelijke voorraadtellingen.

Periodiek inventarisatiesysteem

Periodieke voorraadsystemen volgen de voorraad niet dagelijks; in plaats daarvan stellen ze organisaties in staat om de begin- en eindvoorraadniveaus gedurende een bepaalde periode te kennen. Dit soort voorraadbeheersystemen houdt de voorraad bij met behulp van fysieke voorraadtellingen. Wanneer de fysieke voorraad is voltooid, verschuift het saldo op de inkooprekening naar de voorraadrekening en wordt het aangepast om overeen te komen met de kosten van de eindvoorraad. Organisaties kunnen kiezen of ze de kosten van het beëindigen van de voorraad willen berekenen met behulp van LIFO- of FIFO-voorraadboekhoudingsmethoden of een andere methode; onthoud dat de beginvoorraad de eindvoorraad van de vorige periode is.

Er zijn een paar nadelen aan het gebruik van een periodiek voorraadsysteem. Ten eerste, wanneer de fysieke voorraadtellingen worden voltooid, worden de normale bedrijfsactiviteiten bijna opgeschort. Dientengevolge kunnen werknemers zich haasten door hun fysieke tellingen vanwege tijdgebrek. Periodieke voorraadsystemen maken doorgaans geen gebruik van voorraadtrackers, dus fouten en fraude kunnen vaker voorkomen omdat er geen continue controle over de voorraad is. Het wordt ook moeilijker om te bepalen waar afwijkingen in voorraadtellingen optreden bij gebruik van een periodiek voorraadbeheersysteem, omdat er zoveel tijd verstrijkt tussen tellingen. De hoeveelheid arbeid die nodig is voor periodieke voorraadbeheersystemen maakt ze beter geschikt voor kleinere bedrijven.

Barcode-inventarisatiesystemen

Voorraadbeheersystemen die gebruikmaken van barcodetechnologie zijn nauwkeuriger en efficiënter dan systemen die handmatige processen gebruiken. Wanneer ze worden gebruikt als onderdeel van een algemeen voorraadbeheersysteem, werken barcodesystemen de voorraadniveaus automatisch bij wanneer werknemers ze scannen met een barcodescanner of mobiel apparaat. De voordelen van het gebruik van barcodes in uw voorraadbeheerprocessen zijn:talrijke en omvatten:

• Nauwkeurige records van alle voorraadtransacties
• Het elimineren van tijdrovende gegevensfouten die vaak voorkomen bij handmatige of papieren systemen
• Het elimineren van fouten bij het handmatig invoeren van gegevens
• Gemak en snelheid van scannen
• Updatet voorhanden voorraad automatisch
• Registreer transactiegeschiedenissen en bepaal eenvoudig minimumniveaus en bestelhoeveelheden
• Documentatie en rapportage stroomlijnen
• Snel rendement op investering (ROI)
• Vergemakkelijk de verplaatsing van voorraad binnen magazijnen en tussen meerdere locaties en van ontvangst tot picken, verpakken en verzenden

Inventarisatiesystemen voor radiofrequentie-identificatie (RFID)

Voorraadsystemen met radiofrequentie-identificatie (RFID) maken gebruik van actieve en passieve technologie om voorraadbewegingen te beheren. Actieve RFID-technologie maakt gebruik van vaste taglezers in het hele magazijn; RFID-tags passeren de lezer en de beweging wordt geregistreerd in de voorraadbeheersoftware. Om deze reden werken actieve systemen het beste voor organisaties die realtime voorraadregistratie nodig hebben of waar voorraadbeveiliging een probleem is geweest. Passieve RFID-technologie daarentegen vereist het gebruik van handheld-lezers om voorraadbewegingen te volgen. Wanneer een tag wordt gelezen, worden de gegevens geregistreerd door de voorraadbeheersoftware. RFID-technologie heeft een leesbereik van ongeveer 40 voet met passieve technologie en 300 voet met actieve technologie.

RFID-inventarisbeheersystemen hebben een aantal bijbehorende uitdagingen. Ten eerste zijn RFID-tags veel duurder dan barcodelabels; dus worden ze meestal gebruikt voor goederen met een hogere waarde. Van RFID-tags is ook bekend dat ze interferentieproblemen hebben, vooral wanneer tags worden gebruikt in omgevingen met veel metaal of vloeistoffen. Het kost ook veel geld om over te stappen op RFID-apparatuur, en uw leveranciers, klanten en transportbedrijven moeten ook over de benodigde apparatuur beschikken. Bovendien bevatten RFID-tags meer gegevens dan barcodelabels, wat betekent dat uw systeem en servers vast kunnen komen te zitten met te veel informatie.

Bij het kiezen van een voorraadbeheersysteem voor uw organisatie, moet u eerst beslissen of een permanent voorraadsysteem of periodiek voorraadsysteem het meest geschikt is voor uw behoeften. Kies vervolgens een barcodesysteem of RFID-systeem om te gebruiken in combinatie met uw voorraadbeheersysteem voor een complete oplossing waarmee u inzicht krijgt in uw voorraad voor een betere nauwkeurigheid bij het scannen, volgen, registreren en rapporteren van voorraadbewegingen.

Afbeeldingen via Pixabay door icondigital en Flickr door Naval Surface Warriors