Vier Voorraadbeheersystemen Verkend: Perpetoeel vs. Periodiek en Hun Ondersteunende Beheersoplossingen

Voorraadbeheersystemen zijn technologieoplossingen die alle aspecten van de voorraadtaaken van een organisatie integreren, inclusief verzenden, inkopen, ontvangen, magazijnopslag, draai, tracking, en herbestellen. Terwijl er wat discussie is over de verschillen tussen voorraadbeheer en voorraadbeheer, is de waarheid dat een goed voorraadbeheersysteem het allemaal doet door een holistische benadering van voorraad te hanteren en organisaties in staat te stellen lean praktijken te benutten om productiviteit en efficiëntie langs de supply chain te optimaliseren, terwijl de juiste voorraad op de juiste locaties beschikbaar is om klantverwachtingen te voldoen.

Dat gezegd hebbende, zijn er twee verschillende typen voorraadbeheersystemen beschikbaar vandaag: perpetoele voorraadsystemen en periodieke voorraadsystemen. Binnen die systemen worden twee hoofdtypen van voorraadbeheersystemen – barcode systemen en radiofrequentie identificatie (RFID) systemen – gebruikt om het algehele voorraadbeheerproces te ondersteunen:

• Hoofdtypen Voorraadbeheersystemen:
  • Perpetoeel Voorraadsysteem
  • Periodiek Voorraadsysteem
• Typen Voorraadbeheersystemen binnen Voorraadbeheersystemen:
  • Barcode Systeem
  • Radiofrequentie Identificatie (RFID) Systeem

Voorraadbeheersystemen helpen je voorraad te tracken en bieden je de data die je nodig hebt om het te controleren en te beheren. Ongeacht welk type voorraadbeheersysteem je kiest, zorg ervoor dat het een systeem omvat voor het identificeren van voorraaditems en hun informatie inclusief barcode labels of asset tags; hardware tools voor het scannen van barcode labels of RFID tags; een centrale database voor alle voorraad naast de mogelijkheid om data te analyseren, rapporten te genereren, en vraag te voorspellen; en processen voor labelen, documenteren, en rapporteren van voorraad samen met een bewezen voorraadmethodologie zoals just-in-time, ABC analyse, first-in-first-out (FIFO), of last-in-first-out (LIFO).

Lees verder om meer te leren over de typen voorraad en de typen voorraadbeheersystemen en voorraadbeheer apps die bedrijven kunnen helpen hun voorraad efficiënter te beheren.

Wat Zijn De 4 Typen Van Voorraad?

Voordat we in details gaan over de typen voorraadbeheersystemen, is het belangrijk om de verschillende typen voorraad te begrijpen.

Over het algemeen kan voorraad in vier primaire classificaties worden gegroepeerd:

• Grondstoffen – Grondstoffen zijn voorraaditems die in het productieproces worden gebruikt om eindproducten te creëren. Wat als grondstof beschouwd wordt voor het ene bedrijf, kan als eindproduct beschouwd worden voor een ander. Bijvoorbeeld, een bedrijf dat onderdelen of componenten voor machines of apparatuur creëert, zou die componenten als eindproducten beschouwen. Een fabrikant die die componenten inkopt voor gebruik in hun productieproces, zou dezelfde componenten als grondstoffen beschouwen. Grondstoffen kunnen bestaan uit dingen zoals papier of staal, bouten en moeren, chemicaliën, wielen, en andere items.
• Work-in-progress – Work-in-progress (WIP) voorraad omvat items die momenteel worden verwerkt. WIP voorraad kan grondstoffen en componenten omvatten die door het productieproces gaan om eindproducten te produceren, alsook einditems die wachten op finale inspectie of kwaliteitscontrole. Na die laatste stappen voltooid zijn, zouden deze einditems als eindproducten beschouwd worden.
• Eindproducten – Eindproducten bestaan uit alle voltooide items die klaar zijn voor verkoop aan de eindklant.
• MRO goederen – MRO staat voor onderhoud, reparatie, en operatieve benodigdheden. MRO voorraad bestaat uit items die nodig zijn om te opereren, zoals apparatuur en machines, en de items die nodig zijn voor het onderhouden van apparatuur en infrastructuur. Dat betekent dat MRO voorraad ook items kan omvatten die soms als grondstoffen worden beschouwd maar in dit geval essentieel reserveonderdelen zijn. Bouten en moeren zijn een goed voorbeeld. Wanneer bouten en moeren op voorraad zijn om eindproducten te assembleren, zouden ze geclassificeerd worden als grondstoffen. Extra bouten en moeren die een bedrijf in opslag houdt om apparatuur te repareren, aan de andere kant, worden geclassificeerd als MRO. Andere voorbeelden van MRO voorraad zijn schoonmaakbenodigdheden zoals reinigingsoplossingen, moppen, en bezems, gereedschappen, verpakkingsmaterialen, uniformen en handschoenen, en kantoorbenodigdheden zoals papier, pennen, rekenmachines, printerinkt, en andere items.

Voorraad kan verder geclassificeerd worden op verschillende manieren afhankelijk van de industrie, de operaties van het bedrijf, en de typen voorraad die het bedrijf beheert. Bedrijven die eindproducten inkopen en ze aan klanten verkopen met een opslag hebben slechts één type voorraad genaamd handelsvoorraad.

Sommige bedrijven, zoals fabrikanten, moeten een verscheidenheid aan voorraad in verschillende classificaties beheren, wat efficiënte voorraadtracking een must maakt. Om voorraad effectief te beheren, wordt een voorraadtracking oplossing gekoppeld aan een voorraadbeheer app of voorraadbeheer app.

Hoe Werken Voorraadbeheersystemen?

Voorraadbeheersystemen, zoals voorraadbeheer apps, bieden een verscheidenheid aan functies die bedrijven helpen diverse typen voorraad te beheren. Voorraadbeheersystemen bestaan typisch uit voorraadbeheer apps gekoppeld met barcode tagging om voorraadassets te identificeren, en informatie over elk item wordt opgeslagen in een centrale database. Barcode labels dienen als voorraadtrackers, waardoor gebruikers informatie over het item op een computersysteem kunnen oproepen, zoals de prijs van het item, het aantal items op voorraad, de locatie van een item binnen een magazijn, en meer.

De beste voorraadbeheer apps zijn mobiel-compatibel, met companion apps die gebruikers toestaan voorraad te tracken en te beheren terwijl ze door een faciliteit bewegen of van site naar site. Er zijn veel voorraadtracking apps voor smartphones, waarvan sommige mobiel-exclusief zijn, terwijl anderen desktop applicaties hebben om gebruikers toe te staan voorraad van elk apparaat te tracken. Er zijn ook veel voorraadtracking apps specifiek ontworpen om de behoeften van magazijnmanagers te voldoen. Bij het zoeken naar een voorraadbeheer app, zoek naar features die de behoeften van je bedrijf accommoderen, zoals trigger alerts wanneer voorraaidniveaus vooraf gedefinieerde drempels bereiken, herbestelmogelijkheden, en analyse en rapportage om functies zoals forecasting te ondersteunen.

De 2 Typen Voorraadbeheersystemen

Nu we de basis van voorraad en hoe voorraadbeheersystemen in het algemeen werken hebben behandeld, laten we de twee hoofdtypen voorraadbeheersystemen bespreken.

Perpetoeel Voorraadsysteem

Wanneer je een perpetoeel voorraadsysteem gebruikt, werkt het voortdurend voorraadrecords bij en rekent het toevoegingen en aftrekkingen af wanneer voorraaditems worden ontvangen, van voorraad verkocht, van de ene locatie naar de andere verplaatst, uit voorraad gepickt, en gescrapped. Sommige organisaties prefereren perpetoele voorraadsystemen omdat ze up-to-date voorraadinformatie leveren en minimale fysieke voorraadtellingen beter hanteren. Perpetoele voorraadsystemen worden ook geprefereerd voor voorraadtracking omdat ze nauwkeurige resultaten op continue basis leveren wanneer goed beheerd. Dit type voorraadbeheersysteem werkt het best wanneer gebruikt in combinatie met een database van voorraaidhoeveelheden en bin locaties die in realtime worden bijgewerkt door magazijnwerkers die barcode scanners gebruiken. Voorraadbeheer apps zijn perpetoele voorraadsystemen.

Er zijn enkele uitdagingen geassocieerd met perpetoele voorraadsystemen. Ten eerste, deze systemen kunnen niet handmatig onderhouden worden en vereisen gespecialiseerde apparatuur en software die resulteert in een hogere implementatiekost, vooral voor bedrijven met meerdere locaties of magazijnen. Periodieke onderhoud en upgrades zijn nodig voor perpetoele voorraadsystemen, wat ook duur kan worden. Een andere uitdaging van het gebruik van een perpetoeel voorraadsysteem is dat geregistreerde voorraad niet de daadwerkelijke voorraad kan weerspiegelen na verloop van tijd omdat ze geen periodieke fysieke voorraadtellingen uitvoeren, een noodzakelijke activiteit zelfs wanneer voorraadtrackers worden gebruikt. Het resultaat is dat fouten, gestolen items, en onjuist gescande items de geregistreerde voorraadrecords beïnvloeden en ervoor zorgen dat ze niet overeenkomen met daadwerkelijke voorraadtellingen.

Periodiek Voorraadsysteem

Periodieke voorraadsystemen tracken voorraad niet op dagelijkse basis; eerder, laten ze organisaties de begin- en eindvoorraaidniveaus weten gedurende een bepaalde periode. Deze typen voorraadbeheersystemen tracken voorraad met behulp van fysieke voorraadtellingen. Wanneer fysieke voorraad voltooid is, verschuift het saldo in het inkooprekening naar het voorraadrekening en wordt aangepast om de kosten van de eindvoorraad te matchen. Organisaties kunnen kiezen of ze de kosten van eindvoorraad willen berekenen met LIFO of FIFO voorraadboekhoudmethoden of een andere methode; houd in gedachten dat beginvoorraad de vorige periode's eindvoorraad is.

Er zijn een paar nadelen van het gebruik van een periodiek voorraadsysteem. Ten eerste, wanneer fysieke voorraadtellingen worden voltooid, worden normale zakelijke activiteiten bijna geschorst. Als resultaat kunnen werknemers door hun fysieke tellingen haasten vanwege tijdsbeperkingen. Periodieke voorraadsystemen gebruiken typisch geen voorraadtrackers, dus fouten en fraude kunnen meer voor het voetlicht komen omdat er geen continue controle over voorraad is. Het wordt ook moeilijker om te identificeren waar discrepanties in voorraadtellingen ontstaan bij het gebruik van een periodiek voorraadbeheersysteem omdat zoveel tijd verstrijkt tussen tellingen. De hoeveelheid arbeid die vereist is voor periodieke voorraadbeheersystemen maakt ze beter geschikt voor kleinere bedrijven.

Barcode Voorraadsystemen

Voorraadbeheersystemen die barcode technologie gebruiken, zijn nauwkeuriger en efficiënter dan die handmatige processen gebruiken. Wanneer gebruikt als onderdeel van een algehele voorraadbeheersysteem, updaten barcode systemen voorraaidniveaus automatisch wanneer werknemers ze scannen met een barcode scanner of mobiel apparaat. De voordelen van het gebruik van barcoding in je voorraadbeheerprocessen zijn talrijk en omvatten:

• Nauwkeurige records van alle voorraadtransacties
• Elimineren van tijdrovende datafouten die frequent voorkomen met handmatige of papier systemen
• Elimineren van handmatige data-invoervergissingen
• Gemak en snelheid van scannen
• Automatisch updaten van op-hand voorraad
• Transactiegeschiedenis vastleggen en gemakkelijk minimumniveaus en herbestelhoeveelheden bepalen
• Documentatie en rapportage stroomlijnen
• Snelle return on investment (ROI)
• Faciliteren van de beweging van voorraad binnen magazijnen en tussen meerdere locaties en van ontvangst tot picken, pakken, en verzenden

Radiofrequentie Identificatie (RFID) Voorraadsystemen

Radiofrequentie identificatie (RFID) voorraadsystemen gebruiken actieve en passieve technologie om voorraadbewegingen te beheren. Actieve RFID technologie gebruikt vaste tag readers door het magazijn; RFID tags passeren de reader, en de beweging wordt vastgelegd in de voorraadbeheersoftware. Om die reden werken actieve systemen het best voor organisaties die realtime voorraadtracking vereisen of waar voorraadbeveiliging een kwestie is geweest. Passieve RFID technologie, aan de andere kant, vereist het gebruik van handgehouden readers om voorraadbeweging te monitoren. Wanneer een tag gelezen wordt, worden de data vastgelegd door de voorraadbeheersoftware. RFID technologie heeft een leesbereik van ongeveer 12 meter met passieve technologie en 90 meter met actieve technologie.

RFID voorraadbeheersystemen hebben sommige geassocieerde uitdagingen. Ten eerste, RFID tags zijn ver meer duur dan barcode labels; dus, worden ze typisch gebruikt voor hogere waarde goederen. RFID tags zijn ook bekend om interferentie problemen te hebben, vooral wanneer tags gebruikt worden in omgevingen met veel metaal of vloeistoffen. Het kost ook veel om over te stappen op RFID apparatuur, en je leveranciers, klanten, en transportbedrijven moeten de vereiste apparatuur ook hebben. Bovendien dragen RFID tags meer data dan barcode labels, wat betekent dat je systeem en servers kunnen verstopt raken met te veel informatie.

Bij het kiezen van een voorraadbeheersysteem voor je organisatie, moet je eerst beslissen of een perpetoeel voorraadsysteem of periodiek voorraadsysteem het beste past bij je behoeften. Kies dan een barcode systeem of RFID systeem om in combinatie met je voorraadbeheersysteem te gebruiken voor een complete oplossing die je in staat stelt zichtbaarheid in je voorraad te hebben voor verbeterde nauwkeurigheid in scannen, tracken, vastleggen, en rapporteren van voorraadbeweging.

Afbeeldingen via Pixabay door icondigital en Flickr door Naval Surface Warriors