Wat is activa-identificatie? Methoden voor activa-identificatie, best practices en meer

Identificatie van activa is een belangrijk proces voor organisaties die een verscheidenheid aan vaste of roerende activa beheren, en het is een essentieel onderdeel van een algeheel systeem voor het volgen van activa. Hier volgt een overzicht van de methoden voor identificatie van activa, best practices en meer.

Een definitie van activa-identificatie

Identificatie van activa is een cruciaal proces voor elk bedrijf, omdat het essentieel is om te weten welke apparatuur u heeft om deze te kunnen volgen. Als uw bedrijfsmiddelen onjuist zijn gelabeld of als u dubbele labels heeft, loopt u het risico te maken te krijgen met nalevingsproblemen, achterop te raken met preventief onderhoud en loopt u het risico dat uw bedrijfsmiddelen worden gestolen of verloren gaan. Het gebruik van best practices voor activa-identificatie met vaste en verplaatsbare fysieke activa is de basis van efficiënte activa-tracering voor uw bedrijf.

Methoden voor identificatie van activa

  De meest gebruikelijke methode voor identificatie van activa zijn activatags. Asset-tags, ook wel assetlabels genoemd, kunnen worden gebruikt om:identificeer een reeks fysieke activa, waaronder apparatuur, gereedschappen, rekken en machines. Deze activatags bevatten serienummers die als unieke identificatienummers dienen. Asset-tags kunnen zijn gemaakt van folie, aluminium, premium polyester of vinyl.
U kunt asset-tags met streepjescode gebruiken om uw assets te identificeren. Barcodes krijgen ook een uniek identificatienummer toegewezen, dat kan worden gescand in een softwareoplossing voor het volgen van activa met handscanners of mobiele apparaten. Alle activagegevens bevinden zich in het programma, waardoor gebruikers snel en gemakkelijk een specifiek activum kunnen lokaliseren. Sommige programma's bevatten ook onderhoudsschema's, garantie-informatie en onderhoudsgeschiedenis voor activa.
Radio Frequency Identification (RFID) activatags zijn ook een optie voor activa-identificatie. In tegenstelling tot barcodetags hoeven RFID-tags zich niet direct in het zichtveld van scanners te bevinden om te worden gedetecteerd, omdat RFID-lezers radiogolven uitzenden die worden gedetecteerd door de antenne in de tag. Een nadeel van RFID-activatags zijn de kosten. RFID-labels kosten niet alleen meer dan barcodelabels, maar RFID-lezers zijn duurder dan barcodescanners.

Beste praktijken voor activaidentificatie

Om uw inspanningen op het gebied van identificatie van vaste activa te maximaliseren, implementeert u best practices in uw hele organisatie. Om kosteneffectief te zijn, moet u prioriteit geven aan het identificeren van waardevolle activa, inclusief activa die afschrijven. U moet ook roerende goederen identificeren en activa die regelmatig onderhoud, reparaties of vervangende onderdelen zoals apparatuur en machines vereisen. U moet dus IT-hardware zoals computers en servers, audiovisuele apparatuur zoals projectoren, vaste activa, kritieke apparatuur zoals machines en gereedschappen en meubels zoals bureaus en archiefkasten labelen.
Een andere best practice voor het identificeren van activa is het implementeren van een activa tracking oplossing. Het maakt niet uit welk type activa-identificatie uw bedrijf kiest, u profiteert van het elimineren van handmatige gegevensinvoer die veel fouten kan bevatten. Scannen automatiseert processen en maakt identificatie en tracering van activa veel betrouwbaarder en efficiënter.
Voordelen van activa-identificatie
De juiste methodes voor activa-identificatie geven uw bedrijf volledig inzicht in uw activa in combinatie met een activa-tracking oplossing. U weet waar uw activa zich bevinden, zelfs als ze buiten uw bedrijf worden gebruikt. U hebt ook gegevens over het gebruik en de verplaatsing van activa. Met activatags en een oplossing voor het volgen van activa kunnen bedrijven de toestand van vaste activa vaststellen om te helpen bij het plannen van onderhoud, het doen van aankopen op geschikte tijdstippen en het nauwkeuriger bepalen van de waarde van uw bedrijf.
Het identificeren en volgen van uw activa maakt ook het gemakkelijker om hun waardevermindering te melden. Het is financieel logischer voor u om de kosten van vaste activa af te schrijven om rekening te houden met hun afnemende waarde dan om de volledige kosten van het actief in één jaar te rapporteren. Wanneer u de afschrijvingsstatus van elk vast activum bijhoudt, dient u nauwkeurigere zakelijke belastingaangiften in.

Een laatste woord over activa-identificatie

Identificatie van activa is uw eerste verdedigingslinie tegen gestolen en verloren activa. Het vormt ook de basis van vermogensbeheer en tracking-inspanningen. Daarom is het zo belangrijk dat u de juiste duurzame labels voor uw bedrijfsmiddelen kiest, van folielabels voor metalen, plastic, gestructureerde en geprofileerde oppervlakken tot stijve Metalphoto® aluminium assetlabels die bestand zijn tegen ruwe omgevingen.
Afbeelding via Pixabay door PDPhotos en Flickr door tnarik

Aanbevolen literatuur over activa-identificatie

Bezoek de volgende artikelen voor meer informatie over activa-identificatie:

• Beste praktijken voor het volgen van apparatuur:activatags en software, onderhoudsplanning en meer
• 5 manieren om activatags te gebruiken met uw software voor het volgen van activa
• Wat is een itemlabel?
• Beste IoT-apparaten en -systemen voor het volgen van activa:48 IoT-systemen, oplossingen en apparaten om activabeheer en volgen te stroomlijnen