Asset Tag Opmaak: Best Practices, Regulatorische Standaard en Belangrijke Overwegingen

Asset tags zijn een cruciaal hulpmiddel voor bedrijven die kostbare activa traceren en beheren. Terwijl er een verscheidenheid aan opmaakopties voor asset tags zijn, is het specifieke formaat voor asset tags dat het best is voor het ene bedrijf misschien niet het meest geschikt voor een ander. Het beste formaat hangt af van verschillende factoren, zoals het type activa dat getraceerd wordt, de nummerreeks en/of streepjescodesymbologieën die gebruikt worden voor het traceren van andere bedrijfsactiva (als andere activa al getraceerd worden), en andere overwegingen. 

Regulatorische Standaarden

Daarnaast hebben sommige industrieën standaarden die regelen hoe activa en fysieke voorraad gelabeld moeten worden om consistentie te waarborgen en het proces van het overbrengen van activa of data tussen organisaties te stroomlijnen. Bijvoorbeeld, GS1 geeft standaarden uit voor de detailhandel, evenals fabrikanten en leveranciers, inclusief zowel algemene standaarden als specifieke standaarden gericht op identificatie, dataverzameling, sharing en gebruik om wereldwijde samenwerking te verbeteren.
De Food and Drug Administration (FDA) identificeert de Health Industry Bar Code Supplier Labeling Standard (HIBC SLS) als de datasstandaard voor Unique Device Identification (UDI), een standaard ontwikkeld door de Health Industry Business Communications Council (HIBCC). De FDA-regulatie vereist dat apparaten gelabeld zijn met een productidentifier alsmede een labeler identifier, zoals de HIBC LIC. De Federal Highway Administration (FHWA), Environmental Protection Agency (EPA), Automotive Industry Action Group (AIAG), en een verscheidenheid aan andere entiteiten geven ook industrie-specifieke standaarden uit die de vereiste opmaak en identificatieprocedures voor diverse typen industrie-activa adresseren.
Dus, de eerste stap bij het bepalen van de geschikte opmaak voor uw asset tags is uzelf vertrouwd te maken met alle toepasselijke industriestandaarden, specifiek standaarden die vereiste asset identificatieprocedures of labelformaten voorschrijven.
Naast eventuele toepasselijke industrierequirements, zijn er diverse opmaakopties om te overwegen voor asset tags:

• Caption (Kop of Titel)
• Tekst Karakterlimiet
• Font
• Volgnummering
• Kleuren Codering
• Barcoding
• Bedrijfslogo

Lees verder om meer te leren over deze diverse opmaakopties hieronder.

Caption (Kop of Titel)

Veel asset tags gebruiken een kop of caption die “Eigendom van” stelt, hoewel in veel gevallen dit een onnodig element is, met name als de naam of het logo van het bedrijf elders op het label gedrukt is. Er zijn echter andere captions die vaak voor asset tags worden gebruikt, zoals:

• Niet Verwijderen
• Gevaar!
• Geleased Door
• Geïnstalleerd Door
• Garantie Label
• Voor Service Bel
• Voor Verkoop Bel
• Registratie #
• Lot #
• Service Datum

Voor hoogwaardige activa die verloren kunnen gaan of gestolen kunnen worden, kunnen captions zoals “Beloning Als Gevonden” of “Als Gevonden Bel” nuttig zijn, evenals captions zoals “Niet Verwijderen”. Captions zoals “Geïnstalleerd Door” en “Voor Service Bel” kunnen nuttige informatie zijn voor activa die periodiek onderhoud vereisen, wat het voor werknemers makkelijker maakt om het juiste bedrijf met de juiste informatie te contacteren om service te regelen en activa zo snel mogelijk weer in werking te stellen.

Tekst Karakterlimiet 

De meeste asset tags hebben een tekstkarakterlimiet van ongeveer 24 tekens, wat te wijten is aan de beperkte beschikbare ruimte. Asset tags komen doorgaans in standaardformaten van 1,5 bij 0,75 inch tot 2 inch bij 1 inch. Als u extra tekens nodig hebt, is dit mogelijk door de lettergrootte te verkleinen; een kleiner lettertype kan echter de leesbaarheid hinderen. Alternatief kunt u een groter, aangepast asset tag overwegen om voldoende ruimte toe te staan.

Font

Leesbaarheid is een belangrijke overweging bij het formatteren van asset tags. Naast de grootte van het lettertype, kan de letterstijl een grote impact hebben op leesbaarheid. De meeste asset tags gebruiken Arial of Helvetica fonts, hoewel andere lettertypeopties beschikbaar zijn als een aangepast ontwerp nodig is.

Volgnummering

Asset tags worden gebruikt om activa te identificeren en te traceren, wat betekent dat elk activum een uniek identificatienummer moet hebben. Er zijn diverse nummeringssysteemopties, variërend van een simpel numeriek, sequentieel nummeringssysteem tot een complexere formule die voorvoegsels omvat om het bedrijf, de afdeling, de fabrikant of zelfs de productiedatum of het type activum te identificeren.

Kleuren Codering

Extra asset tag aanpassing is mogelijk met kleurencodering. Kleurencodering kan gebruikt worden in plaats van een voorvoegsel om een afdeling of type activum te identificeren, of om op andere wijze een variabele aan te duiden die nuttig is voor de organisatie voor het identificeren en traceren van activa.

Barcoding

Veel asset tags bevatten streepjescode-labels, wat het scannen van asset tags toestaat in plaats van labels te lezen en informatie handmatig te documenteren. Dit kan documentatiefouten die voortkomen uit menselijke fouten aanzienlijk verminderen, en processen ook dramatisch versnellen. Er zijn verschillende symbologieën die gebruikt kunnen worden voor barcoding, inclusief zowel 1D als 2D streepjescodesymbologieën. Streepjescodes kunnen numeriek-alleen of alfanumeriek zijn, afhankelijk van het bestaande barcoderingssysteem en de vereisten van het bedrijf. Voor zwaar geregelde industrieën kunnen specifieke streepjescodesymbologieën per industriestandaard vereist zijn.

Bedrijfslogo

Het printen van het bedrijfslogo op asset tags stelt directe herkenning van eigendom in, en als resultaat zijn activa uitgerust met deze tags minder geneigd om gestolen of gemanipuleerd te worden, wat de beveiliging verbetert. Zoals vermeld, elimineert het printen van het bedrijfslogo op asset tags ook de noodzaak om de caption of kopruimte te gebruiken om het bedrijf als eigenaar of leasehouder van het activum te identificeren, wat die waardevolle ruimte vrijmaakt voor andere belangrijke activainformatie.
Hoewel er een verscheidenheid aan opties zijn om te overwegen, is er geen enkele juiste of verkeerde manier om asset tags te formatteren, maar er zijn wel best practices die, wanneer gevolgd, asset tags nuttiger en praktischer maken, zelfs het risico op diefstal verminderen en de beveiliging verbeteren. De uitzondering op deze regel is wanneer een bedrijf onderworpen is aan industrieregels en standaarden, die specifieke vereiste formaten en elementen kunnen voorschrijven die op asset tags aanwezig moeten zijn. De beste actie is om te raadplegen met een ervaren leverancier van asset tracking oplossingen met de expertise om u te begeleiden bij het ontwerpen van een aangepaste asset tag oplossing die in lijn is met alle toepasselijke standaarden en regels, terwijl ook gevestigde best practices worden benut om ervoor te zorgen dat u het meest mogelijke rendement uit uw investering haalt.