Kata benutten om crisis te navigeren: Een bewezen pad naar productiesucces

Geschreven door: Sarah Burlingame

Er is meer aan lean manufacturing dan een paar processen verbeteren. Duurzame lean-succes vereist een bedrijfscultuur van dagelijkse continue verbetering. Bedrijven die hun mensen ontwikkelen om wetenschappelijk te denken, feiten en data te gebruiken om hun beslissingen te drijven, zijn vaak degenen die hun doelen het meest succesvol bereiken. Het oefenen van kata bevordert deze manier van denken, wat bedrijven kan helpen worden meer wendbaar en concurrentieel niet alleen om te overleven, maar ook te bloeien in de huidige pandemiecrisis.

Kata is een Japans woord dat verwijst naar een gestructureerde manier van dingen doen of gedragspatroon. Als senior project manager voor TDO (Train Develop Optimize), onderdeel van het New York Manufacturing Extension Partnership Center en het MEP National Network, werk ik met kleine en middengrote fabrikanten om kata te oefenen, of gedragspatronen, en additionele lean manufacturing tools en technieken toe te passen om zakelijke uitdagingen op te lossen. Dit geeft hen een concurrentievoordeel in de grotere Philadelphia metro.

Tijdens stressvolle situaties zoals een pandemie, is het menselijk om overweldigd te raken en focus te verliezen. Maar kata coaching kan management en werknemers op koers houden. Het Toyota kata framework kan een stabiliserende kracht zijn om fabrikanten door ruig terrein en onzekerheid te leiden, terwijl ze hen helpen voldoende agiel te worden om te reageren op veranderingen in hun omgeving.

De verbeterings-kata

Het verbeterings-kata model, gebaseerd op Toyota Kata door Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), is ontworpen om fabrikanten te helpen essentiële wetenschappelijke denkvaardigheden in hun mensen te ontwikkelen. Het model is gebaseerd op vier stappen die gedreven worden door coachingvragen om management en werknemers te leiden tijdens hun continue verbeteringsreis.

De verbeterings-kata dient als fundament voor fabrikanten die een crisis navigeren, zoals het naleven van federale en lokale overheidsmandaten om faciliteiten veilig te openen tijdens de pandemie. Het bouwen van dit fundament begint met het onverminderd richten op richting. Gebruik de modelvragen hieronder om uw voortgang op elke stap te beoordelen.

1. Stel de uitdaging

Door kata te oefenen en wetenschappelijk denken toe te passen, zijn bedrijven in staat om over hun uitdaging na te denken niet alleen door kwantitatieve metrics zoals getallen en routinematige manieren van opereren, maar ook in termen van waar ze als bedrijf moeten zijn.

Vraag uzelf: Waar moet uw bedrijf over 12 tot 18 maanden zijn? Stel een duidelijk doel, wat gewenste prestatiemetrics, specifieke operatieve patronen, of andere zakelijke resultaten kan omvatten die bereikt moeten worden.

2. Begrijp de huidige toestand

Eenmaal een uitdaging geïdentificeerd, is de volgende stap om de huidige toestand duidelijk te begrijpen, essentieel "waar u nu bent." Dit is het geheim van kata succes: duidelijkheid krijgen over waar u nu bent, waar u moet zijn, en welke obstakels in uw weg liggen.

Dit kan via diverse benaderingen bereikt worden. Een gedetailleerde proceskaart is een tool die soms gebruikt wordt om data en waargenomen operatieve patronen te verzamelen en visualiseren. Fysiek naar de gemba gaan – de plek waar de actie gebeurt – zal ervoor zorgen dat de meest actuele en nauwkeurige informatie wordt verzameld.

Om bij uw huidige toestand te komen, beschrijf de manier waarop uw bedrijf vandaag opereert. Hoe presteert u? Hoe zien uw processen en werkomgeving eruit? Hoe gebruikt u middelen?

Een grondige begrip van de huidige toestand zal helpen bij het stellen van de eerste doeltoestand. Denk aan de doeltoestand als wat in de toekomst moet gebeuren wat nu niet gebeurt, of omgekeerd, wat in de toekomst niet moet gebeuren wat nu wel gebeurt. Bij het bepalen van een relevante doeltoestand, is het belangrijk om een doel te overwegen dat waarschijnlijk bereikt moet worden om u dichter bij de algehele uitdaging te brengen.

Eenmaal een doeltoestand vastgelegd en u een duidelijke bestemming heeft, begint nu het leuke deel. Uitzoeken hoe bij een bestemming te komen kan vol zitten met onbekenden, en dat is OK. Als alles al bekend was, dan zou u er al zijn.

3. Stel de volgende doeltoestand

Stel een doel voor uzelf dat een tot twee weken uit ligt. Het doel (doeltoestand) moet iets zijn dat, als bereikt, u helpt dichter bij uw uiteindelijke doel te komen.

Bij het instellen van uw volgende doeltoestand, overweeg dingen die vandaag gebeuren die in de toekomst niet mogen gebeuren, of dingen die vandaag niet gebeuren die in de toekomst moeten gebeuren. Eenmaal uw eerste doeltoestand gevestigd, vraag uzelf: Waarom ben ik nog niet bij mijn doel? De antwoorden op uw vraag zullen obstakels onthullen die u verhinderen om al bij uw gewenste doeltoestand te zijn.

4. Experimenteer naar de doeltoestand

Kies een van de obstakels die u verhindert om al bij uw doeltoestand te zijn. Bepaal een actie om te proberen die u zal laten leren iets nieuws met betrekking tot het gekozen obstakel, en doe het!

Eenmaal een experiment voltooid, zult u ofwel iets nieuws geleerd hebben om het obstakel te verwijderen, of additionele obstakels onthuld hebben die mogelijk adressed moeten worden. Op beide manieren, zult u geleerd hebben en dichterbij zijn gekomen aan het bereiken van uw doeltoestand.

Herhaal deze cyclus totdat u alle obstakels die voorheen in uw weg zaten, hebt verwijderd. Zorg ervoor dat u reflecteert op uw doeltoestand en uw huidige toestand beoordeelt tussen experimenten door om u gefocused te houden op de juiste obstakels op het juiste moment.

De kata-mindset

Het oefenen van kata moedigt een gestructureerde aanpak aan waarbij één obstakel tegelijk wordt verwijderd door experimenteren. Vergelijkbaar met een spelletje golf, moet de golfer de bal dichterbij het gat brengen, één slag per keer. Elke keer dat de golfer de bal slaat, leert hij een beetje meer over wat werkt en wat niet, en zal waarschijnlijk dichterbij het gat komen met elke slag. Soms kan de golfer in een slechtere positie terechtkomen dan eerder (Heeft u ooit geprobeerd uit een zandbak te komen?), maar hij leert nog steeds door experimenten en zal uiteindelijk zijn weg werken voorbij elk obstakel tot hij bij het gat arriveert.

Het oefenen van kata is het meest effectief wanneer een coach er is om zachte begeleiding te bieden aan een leerling om te zorgen dat ze de juiste patronen oefent en op koers blijft. De leerling is de persoon die streeft naar een uitdaging en de experimenten uitvoert. In plaats van een leerling te sturen naar welke stappen als volgende te nemen, leidst een coach de leerling om wetenschappelijk denken toe te passen door experimenteren en data-gebaseerde besluitvorming. Dit stelt iedere persoon in staat om zich te richten op de bestemming in plaats van te proberen elk klein obstakel dat ze tegenkomt aan te pakken. En het beste deel is dat het ook de capaciteit van een persoon ontwikkelt om wetenschappelijk te denken over elke toekomstige uitdaging die ze tegenkomt.

Deze mindset volhouden is met name uitdagend in de turbulente Covid-19-omgeving van vandaag. Toeleveringsketenstoringen, productievraagveranderingen, personeelsturnover... kata kan dienen als de fabrikant's "veiligheidsgreep" op de pandemie-achtbaan. Wanneer emoties hoog oplopen, kan wetenschappelijk denken iedereen gefocused houden op de taak.

Een voorbeeld van kata in actie

Ik werkte onlangs met een Philadelphia metaalfabrikant die moest sluiten door de coronacrisis. Om te heropenen, moest de fabrikant nieuwe manieren bedenken om werknemers veilig te houden – zoals werkstations verplaatsen voor sociale distancing – terwijl productiequota's gehaald werden. De fabrikant moest obstakels overwinnen, zoals vreesachtige werknemers die terughoudend waren om tijdens een pandemie terug te keren naar het werk.

Met een kata benadering, hielp ik de fabrikant de stappen te storyboardsen voor het overwinnen van deze obstakels, inclusief:

• De uitdaging stellen, inclusief drie prestaties in de eerste week.
• Een veilige omgeving voor alle werknemers waarborgen.
• De obstakels voor heropening beoordelen.
• Bepalen hoe gemandateerde sociale distancing te waarborgen.
• Een veilige, sociale distancing-omgeving creëren door werkstations te verplaatsen, etc.
• Een communicatieplan ontwikkelen voor alle werknemers om hen te helpen de korte- en lange-termijnnoodzakelijkheden van terugkeer naar het werk te begrijpen.
• Zorgen dat alle overheidsmandaten worden gevolgd, zelfs als reguleringen veranderen.

Het resultaat? De metaalfabrikant opende zijn Philadelphia-faciliteit weer. Het gebruikt nu kata om ervoor te zorgen dat het compliant blijft terwijl het zijn continue verbeteringscultuur sustaineert.

Kata helpt u gefocused blijven voor succesvolle resultaten

Kata-gebaseerd wetenschappelijk denken kan u helpen gefocused en kalm te blijven tijdens een crisis. Sommige bedrijven falen bij kata omdat ze hun operationele tijdlijnen niet kunnen aanpassen tijdens een crisis. Tijdens een pandemie kijkt u naar het implementeren van veranderingen een paar weken uit, in tegenstelling tot een typische 12- tot 18-maand tijdlijn.

Wanneer u kalm en gefocused bent, bent u klaar om doelen te stellen. Ik moedig fabrikanten aan hun doelen te beperken tot drie per week. Als u overal begint te kijken om water te bellen, verliest u focus op uw sleutelingredienten voor zakelijk overleven: uw mensen, uw middelen, en uw financien. Neem haalbare doelen op die dagelijks bereikt kunnen worden. Zelfs als uw tijdlijn versneld moet worden, stel een experimentpatroon in en houd u eraan.

Wanneer uw werknemers zich overweldigd voelen, kan kata hen herinneren om diep in te ademen en elke uitdaging te benaderen met een systematische, gestructureerde aanpak. Waar moeten we zijn? Waar zijn we nu? En wat zit in ons de weg? U zult niet alle antwoorden tegelijk hebben, want we zijn allemaal mens. Laat de kata patronen u brengen waar u moet zijn. Ze werken.

Zoekt u kata ondersteuning in uw organisatie's lean-reis? Neem contact op met DVIRC om te praten met een lean-expert of andere productiespecialisten die de behoeften en uitdagingen van kleinere fabrikanten in de grotere Philadelphia-regio begrijpen.

Originele bron: https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html