ISO 9001:2015-implementatie: Strategische planning als sleutel tot succes

Door Curtis Lopez, Projectmanager en ISO-expert bij Missouri Enterprise

De wijzigingen in ISO 9001:2015 brengen een fundamentele verandering in hoe bedrijven hun kwaliteitsmanagementsystemen (KMS) benaderen. De uitspraak "Geen afdeling kwaliteitsmanagement meer!" vat de essentie samen: nu is iedereen verantwoordelijk voor kwaliteit, van topmanagement tot machinebedienders en back-office medewerkers – iedereen speelt een rol.

Om deze culturele verandering effectief te realiseren en de nieuwe ISO-norm volledig te implementeren, moeten fabrikanten de strategie, bedrijfsprocessen en kwaliteitsmanagementsystemen van hun organisatie afstemmen en een geschreven Strategisch Plan opstellen dat de acties definieert die nodig zijn om de juiste doelen te bereiken en deze effectief te communiceren naar de hele organisatie. Het Strategisch Plan moet iedereen op één lijn brengen in het managen, behalen en handhaven van kwaliteit.

Het ontwikkelen van een effectief Strategisch Plan is geen eenvoudige klus. Het kost tijd, inspanning en scherpe inzicht in de huidige dagelijkse bedrijfsvoering om verbeterpunten voor de toekomst te identificeren. Vanwege het belang van een diep begrip van de sterke en zwakke zijden van uw bedrijf, kan de hulp van een externe expert in ISO 9001:2015 een onschatbare meerwaarde bieden bij het opstellen van uw strategische plan.

Een expert begeleidt u door de strategische planvorming, houdt u op schema en biedt die kritische buitenperspectief die dingen zichtbaar maakt die intern over het hoofd zijn gezien, genegeerd of onder de tappet zijn geveegd. Openheid is cruciaal in de assesseringsfasen van strategische planning.

Hieronder volgen de basisfasen van het strategische planningsproces, gevolgd door een illustratie van andere cruciale stappen:

1. Analyse / Assessering – Een begrip ontwikkelen van de huidige interne en externe omgeving.
2. Strategievorming – Een strategie op hoog niveau en een basisorganisatiestrategie opstellen en documenteren.
3. Strategie-uitvoering – Plannen vertalen naar actie, waarbij operationele planning en specifieke actiepunten worden geïdentificeerd en aangepakt.
4. Evaluatie / Instuiving / Beheer – Lopende verfijning en evaluatie van prestaties, cultuur, communicatie, datarapportering en andere strategische managementkwesties.

KSF's en KPI's

Als onderdeel van het strategische planningsproces worden organisaties gevraagd hun Key Success Factors (KSF's – cruciale succesfactoren) te identificeren. Een manier om KSF's te begrijpen is het bedrijf vanuit markt- en klantperspectief te bekijken. Welke functies, activiteiten of bedrijfspraktijken worden gewaardeerd en gevraagd door marktomstandigheden en klantbehoeften? Wat moet het bedrijf doen om op de markt te concurreren en door de klant te worden gezien als waarde toevoegend aan de zakelijke relatie? Welke factoren zijn belangrijk in het besluitvormingsproces van de klant die leiden tot orders? Waarom kiest de klant voor uw bedrijf boven de concurrentie?

Eenmaal gedefinieerd, kunnen Key Performance Indicators (KPI's) worden ontwikkeld ter ondersteuning van de strategische richting van de organisatie. KPI's zijn prestatie-indicatoren die voortgang naar een gewenst resultaat tonen. Strategische KPI's monitoren de implementatie en effectiviteit van organisatiestrategieën, bepalen de kloof tussen daadwerkelijke en getargete prestaties en bepalen organisatie-effectiviteit en operationele efficiëntie.

Goede KPI's…

• Bieden een objectieve manier om te zien of de strategie werkt.
• Bieden een vergelijking die de mate van prestatieverandering in de tijd meet.
• Richten de aandacht van medewerkers op wat het meest bijdraagt aan succes.
• Stellen meting van resultaten toe, niet alleen van uitgevoerde werkzaamheden.
• Bieden een gemeenschappelijke taal voor communicatie.
• Help onzekerheid te reduceren.
• Zijn valide, om de juiste dingen te meten.
• Zijn verifieerbaar, om nauwkeurigheid van dataverzameling te waarborgen.

Wat is een strategie?

De term "Strategische Planning" impliceert het gebruik van een "strategie". Laten we even definiëren wat een strategie in de volle zakelijke zin betekent. Een strategie gaat over het integreren van organisatorische activiteiten en het benutten en toewijzen van beperkte middelen binnen de organisatie-omgeving om de huidige doelen te bereiken.

Bij het plannen van een strategie is het essentieel te beseffen dat beslissingen niet in een vacuüm worden genomen en dat elke actie van een bedrijf waarschijnlijk een reactie zal ontlokken van betrokkenen – concurrenten, klanten, werknemers of leveranciers. Strategie kan ook gedefinieerd worden als kennis van de doelen, onzekerheid van gebeurtenissen en de noodzaak om rekening te houden met het waarschijnlijke of daadwerkelijke gedrag van anderen.

De veranderingen van ISO 9001:2015 zijn NU van kracht.

Zoals eerder aangegeven, neemt het strategische planningsproces tijd en moeite in beslag. Als u nog niet begonnen bent met plannen voor de implementatie van de wijzigingen in de nieuwe ISO 9001:2015-standaard, moet u nu beginnen. Als u al bezig bent maar niet snel genoeg voortgang boekt om uw doelen te halen, moet u nu voor voltooiing pushen. Of u nu net begint of al op weg bent, overweeg de waarde en rendement op investering die u haalt door een externe expert zoals Missouri Enterprise in te schakelen om uw organisatie door het strategische planningsproces te leiden naar certificering op de nieuwe ISO 9001:2015-standaard.

Strategische richting zoals vermeld in ISO 9001:2015

Artikel 4.1 De organisatie moet externe en interne kwesties bepalen die relevant zijn voor haar doel en strategische richting en die haar vermogen beïnvloeden om de beoogde resultaten van haar kwaliteitsmanagementsysteem te bereiken.

Artikel 5.2: Topmanagement moet een kwaliteitsbeleid vaststellen, implementeren en handhaven dat passend is bij het doel en de context van de organisatie en haar strategische richting ondersteunt.

6.2.1 De organisatie moet kwaliteitsdoelstellingen vaststellen op relevante functies, niveaus en processen die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem.

De kwaliteitsdoelstellingen moeten:

• a) consistent zijn met het kwaliteitsbeleid;
• b) meetbaar zijn;
• c) rekening houden met toepasselijke eisen;
• d) relevant zijn voor conformiteit van producten en diensten en voor verbetering van klanttevredenheid;
• e) gemonitord worden;
• f) gecommuniceerd worden;
• g) zo nodig bijgewerkt worden.

De organisatie moet gedocumenteerde informatie over de kwaliteitsdoelstellingen bewaren.

6.2.2 Bij het plannen hoe de kwaliteitsdoelstellingen te bereiken, moet de organisatie bepalen:

• a) wat er gedaan zal worden;
• b) welke middelen nodig zijn;
• c) wie verantwoordelijk is;
• d) wanneer het voltooid zal zijn;
• e) hoe de resultaten geëvalueerd zullen worden.

Artikel 9.3: Topmanagement moet het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie op geplande intervallen herzien om te zorgen voor de voortdurende geschiktheid, adequaatheid, effectiviteit en afstemming met de strategische richting van de organisatie.

Belangrijke data:

ISO 9001:2015 werd in september 2015 gepubliceerd en is al de meest geadopteerde standaard in de geschiedenis van standaarden. Om de meer dan 1 miljoen bedrijven die gecertificeerd waren voor ISO 9001:2008 te helpen overstappen naar de nieuwe standaard, heeft ISO een driejaarsovergangsperiode ingesteld waarin ISO 9001:2008-certificering geldig bleef. Deze overgangsperiode liep af in september 2018. Het is belangrijk op te merken dat na 2018 bedrijven die gecertificeerd waren voor ISO 9001:2008 en niet gecertificeerd zijn voor ISO 9001:2015, hun ISO 9001-certificering verliezen totdat ze zich hercertificeren voor de nieuwe standaard.

Voor meer informatie over ISO of hoe Missouri Enterprise kan helpen, neem contact op met uw Area Business Manager.