Van documentatie naar implementatie: ons ISO 9001 succesverhaal

De eerste stap in onze voorbereiding voor ISO 9001 compliance was het zware proces van het documenteren van alle essentiële procedures die binnen ons bedrijf gebruikt worden. Dat was alleen het begin! Nadat alles gedocumenteerd was, begonnen we een implementatiefase die onze gedocumenteerde procedures op de proef stelde.

Stap 1 tijdens implementatie was om … nog meer documentatie te leveren:

• Lijst van andere documenten gebruikt door ons KMS (lokale instructies, SOP's, flowchartsen, etc.)
• Lijst van externe documenten nodig voor ons KMS (toepasselijke codes, standaarden, specificaties, regelgeving, etc.)
• Lijst van alle records die ons bedrijf bewaart
• Lijst van alle leveranciers
• Lijst van alle apparatuur
• Lijst van voltijd personeel Een organisatiegrafiek die sleutelposities/functies binnen de organisatie toont Functieomschrijvingen voor sleutelposities/functies

Vervolgens ontwikkelden we een Quality System Development (QSD) checklist, die implementatieactiviteiten identificeerde die nodig waren om ons systeem te voltooien en als gids diende in verificatieactiviteiten. Daarna begonnen we de processen en functies te implementeren die vereist zijn door ISO 9001, gebaseerd op onze QSD checklist.

Een van de meest fundamentele delen van het demonstreren van compliance met de ISO 9001:2008 standaard is recordkeeping. In termen van onze finale audit: als er geen record is, is de aanname dat de gebeurtenis nooit plaatsvond. Het werd cruciaal tijdens de implementatiefase om te beginnen met het genereren en verzamelen van diverse kwaliteitsgerelateerde records om te garanderen dat er voldoende bewijs was om de capaciteit van ons KMS te demonstreren om gewenste resultaten te bereiken.

Het werd ook noodzakelijk om een lokaal archiefgebied en systeem te vestigen om historische data voor personeel, apparatuur, materialen en andere items gerelateerd aan ons KMS te bewaren. De generatie, verzameling en controle van onze kwaliteitsrecords zal een lopende activiteit zijn gedurende de levensduur van ons KMS.

Er waren enkele implementatieactiviteiten die een langere periode nodig hadden om te voltooien. Dit was voornamelijk vanwege afhankelijkheden die bestonden tussen activiteiten of de noodzaak om een activiteit in een specifieke volgorde uit te voeren. Enkele van de activiteiten die plaatsvonden tijdens de latere stadia van implementatie waren:

• Voltooiing van complexe projecten waar veel processen gebruikt werden
• Lopende medewerkers training/bewustwordingsevenementen
• Analyse van KMS-gerelateerde data (procesprestaties, productconformiteit, klanttevredenheid, leveranciers, levering, etc.)
• Uitvoering van onze managementreview
• Vaststelling van onze Kwaliteitsdoelstellingen

Op dit punt zagen we allemaal de resultaten van ons engagement en voelden we ons heel dicht bij ons doel!

„Individuele toewijding aan een groepsinspanning — dat is wat een team werkt, een bedrijf werkt, een samenleving werkt, een beschaving werkt.” ~ Vince Lombardi