De belangrijkste componenten van goede communicatie in crisissituaties

Als u betrokken bent bij supply chain management, is de kans groot dat u enkele van uw eigen continuïteitsplannen opnieuw bekijkt om mogelijke kwetsbaarheden te ondervangen. Terwijl u dat doet, is een gebied om naar te kijken uw crisiscommunicatieproces.

Een goed operationeel plan spreekt niet voor zich. Organisaties hebben een proactief en effectief communicatieproces nodig om ervoor te zorgen dat mensen zijn waar ze moeten zijn, doen wat ze moeten doen en weten wat ze moeten weten om alles te laten werken.

Intern en extern moeten de juiste mensen op de hoogte worden gesteld van problemen voordat of wanneer ze zich voordoen, en vervolgens op de hoogte worden gehouden als het probleem is opgelost. Anders verergert externe druk die verband houdt met een slechte informatiestroom de toch al gespannen situatie alleen maar.

Communicatieparaatheid

Een goed crisiscommunicatieproces is veelomvattend en op maat gemaakt voor de organisatie, maar er zijn enkele belangrijke overwegingen die iedereen die verantwoordelijk is voor supply chain management in gedachten moet houden:

• Zorg voor een crisiscommunicatieplan dat uitvoerbaar is binnen het eerste uur nadat een mogelijke of dreigende crisis zich kan voordoen.
• Zorg ervoor dat het communicatieplan voor de crisis communicatieteams bevat, waaronder leden van de organisatie die normaal gesproken niet betrokken zijn bij communicatiekwesties. Dit is belangrijk voor het verzamelen van informatie, situationele monitoring en snelle besluitvorming.
• Lang voor een crisis, noem een ​​teamcaptain voor crisiscommunicatie. Dit hoeft niet de CEO of zelfs het hoofd communicatie te zijn, maar iemand die te allen tijde verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de crisiscommunicatie.
• Een proces hebben voor het aanwijzen van een woordvoerder. Soms kan het de CEO zijn, andere keren kan het iemand zijn die veel dichter bij de situatie staat. Natuurlijk zijn dit situationele beslissingen, maar er moeten criteria zijn om ze te nemen. De kritieke behoefte hier is om te zorgen voor consistentie van de boodschap door consistentie van stem. Uw belangrijkste belanghebbenden moeten consistent informatie krijgen van een bron die zij geloofwaardig achten over de kwestie.
• Maak een systeem voor het verzamelen en controleren van informatie en voor het opstellen van belangrijke berichten voor elk publiek.
• Houd de huidige systemen en contactgegevens van alle belangrijke groepen belanghebbenden bij, zodat u ze in een oogwenk kunt bereiken.
• Zorg ervoor dat uw implementatie-infrastructuur voor crisiscommunicatie is ontworpen om gebruik te maken van de kracht van elk en elk communicatiekanaal dat nodig is, van noodberichten en e-mails tot nieuwsmedia-waarschuwingen en posts op sociale media. In een niet klein aantal gevallen zijn ouderwetse telefoonketens en persoonlijke ontmoetingen nog steeds vereist.
• Zorg ervoor dat uw woordvoerders en besluitvormers lang voordat ze nodig zijn, worden gecoacht bij het implementeren van een reactie op crisiscommunicatie. Het heeft een organisatie weinig goeds als er een crisiscommunicatieplan wordt opgesteld, goedgekeurd en weggestopt om vervolgens te worden vergeten wanneer het nodig is.

Tim O'Brien is oprichter van het in Pittsburgh gevestigde bedrijf voor bedrijfscommunicatie O'Brien Communications.