Hoe COVID-10 Bedrijven Voor De Lange Termijn Hervormt

We staan voor de grootste verstoring ooit gezien in mondiale toeleveringsketens, met de pandemie die productie tot stilstand brengt in bijna elke industrie. Maar het politieke besluit over wanneer elke staat heropent, zal niet fungeren als een virtuele aan/uit-schakelaar voor de economie, en back-up plannen voor alternatieve leveranciers zullen maar tot op zekere hoogte reiken. Dingen zullen niet terugkeren naar normaal, zelfs nadat de dreiging is voorbij, een vaccin ontdekt is, en bedrijven vrij zijn om weer te opereren. De 'normaalheid' die we pre-pandemie kenden, zal nooit meer gezien worden.

Dat we zeer waarschijnlijk een 'nieuwe normaliteit' in mondiale toeleveringsketens zullen zien, hoeft niet negatief te zijn. Integendeel, het kan gezien worden als een kans met de juiste strategie. Als de wereld begint met haar geleidelijke herstart, zullen bedrijven twee behoeften hebben: omgaan met de resultaten van de verstoring direct, en voorbereiden op wat er komt. Toeleveringsketensystemen zullen herversteld moeten worden, en nieuwe relaties zullen gesmeed moeten worden.

Maar de noodzaak voor herverstelling gaat verder dan logistiek en toeleveringsketensystemen. Gaandeweg, zal het proces zwaar afhangen van de veerkracht van de mensen die die systemen runnen.

De menselijke factor

Je werknemers, die van je leveranciers en praktisch elk ander persoon die je bedrijf direct of indirect aanraakt, hebben hun routines verstoren. Toeleveringsketensmechanismen kunnen aangepast worden, en nieuwe leveranciers kunnen gesourced worden om oudere te vervangen die niet op de been konden komen in het kielzog van de pandemie. Maar de toeleveringsketen is afhankelijk van meer dan mechanismen. Het steunt op mensen, en de ritmes die ze over tijd vestigen om het bedrijf draaiende te houden en voorraden vloeiend. Immers, een leverancier bestaat uit mensen, en hun ritmes zijn net zo veel verstoren als de jouwe.

Zakelijke verstoring gaat verder dan systemen in de war gegooid worden en de plotselinge onbeschikbaarheid van grondstoffen. De grootste kwetsbaarheid die bedrijven in het huidige noodklimaat tegenkomen, is de verstoring van menselijke routines. Thuiswerken, bijvoorbeeld, wordt vaak gezien als een gewenst voordeel, maar wanneer het plotseling opgelegd wordt, kan het stressvoller zijn dan geanticipeerd door werknemers, partners en leveranciers die gewend zijn aan hun normale kantoorroutines. Ze hebben geen tijd gehad om een thuiswerkroutine te vestigen. De kantoorkledingcode is niet meer relevant; sociale interacties en lunches met collega's zijn verdwenen, en communicatie met collega's kost plotseling meer moeite.

Het Resilience Institute merkt op dat veerkrachtprogrammen vaak mislukken wanneer de herziene mechanismen en versterkte systemen niet ondersteund worden door directe betrokkenheid met de betrokken mensen. Veerkracht in toeleveringsketensystemen in isolatie bouwen is niet genoeg. De veerkracht van die individuen, alsook van de systemen die ze bedienen, is de sleutel om snel terug te springen.

Zelfs als je je toeleveringsketen hebt weten aan te passen, nieuwe leveranciers hebt gevonden om diegene te vervangen die niet meer beschikbaar zijn, en nieuwe verzendroutes hebt gereeld (wat allemaal grote uitdagingen zijn in deze tijd van verstoring), zijn er misschien duizenden individuen in de toeleveringsketen wiens slaaptijd verstoren is, wiens nieuwe thuiswerkplekken nog in de war zijn, en die meer intense druk ervaren om deel te nemen aan near-continu team calls en videoconferenties.

Nieuwe relaties smeden

In het herstellen van deze noodzaak, smeden bedrijven snel nieuwe relaties met nieuwe leveranciers en mensen. Over tijd neigen gevestigde leveranciers- en leveranciersrelaties een comfortniveau en een natuurlijke ritme van zaken doen te bereiken. De betrokken mensen aan beide uiteinden leren de subtilere onder-de-motor-haube facetten kennen die niet altijd in procedurehandleidingen staan. De inkoop in het centrale kantoor kan bijvoorbeeld begrijpen dat de agent bij het leverancierskantoor elke vrijdag een lange lunch neemt. Ze hebben waarschijnlijk nooit face-to-face ontmoet, maar ze kennen de namen van elkaars kinderen. Ze weten wat tijd de ander hun koffiepauzes neemt. Ze kennen elkaars subtiele ritmes. Die dingen — die alleen onder de motorkap bestaan en grotendeels ongeschreven zijn — vestigen een comfortabele en informele stroom. Die ritme is nu verstoren door de pandemie, en een nieuw niveau van veerkracht vestigen om terug te springen, en weer in die ritme te komen, mogelijk met een nieuwe set onbekende mensen — kost wat werk.

De kans is groot dat er videocalls zullen zijn, veel van welke met nieuwe mensen op de leverancierskant. Die aan beide uiteinden zullen werken vanuit thuiskantoren, misschien voor het eerst in hun levens. Remote communicatie tussen managers en collega's is al opgeschroefd in hoge versnelling, en wekelijkse kantoorvergaderingen worden via teleconferentie gehouden. Vergaderingen met nieuwe leveranciers worden ook via remote link gedaan. Hier is waar veerkracht gebouwd moet worden in de subtiele ritme die nu pas wordt vestigd.

Uiterlijke aanwezigheid en psychologie

Deels is die veerkracht simpelweg een kwestie van voorbij gaan aan de natuurlijke neiging om te casual te zijn tijdens thuiswerken. Zelfs als je remote werkt, houd in gedachten dat anderen je zullen zien, vaak voor het eerst. Terugspringen vereist wat aandacht voor fysieke aanwezigheid, en dat omvat kleding en uiterlijk.

Er zijn twee redenen hiervoor, beide te maken met veerkracht. Eerst, het is een kwestie van eruitzien alsof je klaar bent om zaken te doen, en een indruk maken op wat waarschijnlijk brand nieuwe connecties zullen zijn, en de toon zetten voor toekomstige interacties. Tweedens, en misschien nog belangrijker, is het onderliggend psychologische element van 'klaar zijn.' Iedere persoon binnen de organisatie moet veerkrachtig zijn — klaar om terug te springen — maar het is gewoon te makkelijk om dingen glijden te laten als je de hele dag in je pyjama werkt. Moet je elke dag een pak en das aan doen om thuis te werken? Waarschijnlijk niet. Maar 'business casual' zal je in de stemming zetten om terug te keren tot dagelijkse zaken.

Toeleveringsketens worden getest. Vaker dan niet, vinden bedrijven dat ze de veerkracht missen om na de pandemie door te gaan, en scharrelen om nieuwe relaties in plaats te brengen. Zelfs diegenen die de voorzichtigheid hadden om 'Plan B' toeleveringsketens te creëren voor gelegenheden zoals degene waarin we ons nu bevinden, kunnen de veerkracht van de mensen die het laten gebeuren verwaarlozen. Veerkracht in dit opzicht heeft twee kanten: de logistieke kant van deals, en de persoonlijke kant van hoe de mensen die logistiek runnen, in staat zijn om snel terug te springen wanneer het onverwachte, wat we nooit dachten zou gebeuren, slaat.

Dan Blacharski is president van Ugly Dog Media.