Tail spend management onder de knie krijgen: een praktische gids voor inkoopprofessionals

Naarmate bedrijfsinkoopafdelingen steeds slanker worden, en inkopers gevraagd worden om meer te doen met minder, is het logisch dat tail-spend-uitgaven, met relatief lage bestedingsvolume-prioriteit, niet dezelfde aandacht krijgen als zij zouden als inkoopbronnen robuuster waren.

Laag bestedingsvolume betekent niet noodzakelijk een gebrek aan besparingskansen, hoewel, want deze minder beheerde categorieën zijn vaak de plekken waar leveranciersmarges het vetst zijn.

Dit is één kostprijs van slank inkoop: de onmogelijkheid om in te grijpen op goede kansen in bepaalde tail-spend-categorieën.

Voor een fabriek om te opereren, moeten de uniformedienst, afvalverwijderaar en ongediertebestrijder op een regelmatig geplande basis verschijnen. Dit is non-negotiable. Uniformen moeten geleverd worden. Afval moet afgevoerd worden. Plagen moeten beheerst worden. En dus, wanneer het contract bijna verloopt, is er een moment in de tijd dat geneigd is om de interne bedrijfsinertie die doorgaans in deze gebieden heerst, te overwinnen.

Voor die korte momenten verhuizen deze lagere-richting uitgaven naar de top van de prioriteitenlijst van een drukke inkoper, hoewel die focus nooit lang duurt in een slanke inkoopafdeling. Binnenkort wordt een nieuwe overeenkomst getekend, of een verlenging verleend, en keert de inkoper terug naar focus op hogere prioriteiten.

De strategie, als je het zo kunt noemen, is volledig reactief: een nadende contractverloop eist aandacht. Een nieuwe committeer wordt gemaakt. Dan verplaatst de aandacht elders, tot het opnieuw gevraagd wordt.

Wat betreft deze typisch mismanaged uitgaven, is de grootste bron van concurrentie interne bedrijfsinertie. Het niet veiligstellen van uniformen, afvalverwijdering of ongediertebestrijding kan een ramp zijn op fabrieksniveau, maar niemand verandert in een kabouter als ze volgende week niet 30% of 40% op die diensten gaan besparen — zelfs als het volledig mogelijk is om dat te doen.

In slanke inkoopafdelingen werken veel inkopers alleen aan wat op elk moment volledig non-negotiable is, en missen alles behalve een reactieve strategie voor het grootste deel van hun portefeuille aan uitgaven.

Als een deal verloren gaat op category-manager-niveau, is de uitvlucht: 'Ik werk aan MRO, of energie, of logistiek, dus ik kan nu niet naar dat kijken.' Wat vertaalt naar: 'Ik heb geen strategie voor de dingen waar ik op dit moment niet actief aan werk.'

P&L-eigenaren, inkoopleiders en financiële managers zouden inkoopteamleden de volgende twee vragen moeten stellen:

1. In welke categorieën bent u diep gedoken op dit moment?
2. Wat is uw strategie voor de categorieën waar u niet diep in gedoken bent?

De odds staan dat u niet al te onder de indruk zult zijn van het antwoord op nummer 2, en een leerzaam moment kan ontstaan.

Het wordt vaak gezegd dat je goed in je job kunt zijn door goed werk te leveren over je grootste-prioriteitscategorieën. Maar om geweldig in je job te zijn, vereist een strategie over je gehele portefeuille — zelfs de categorieën waar je op dit moment niet actief aan werkt.

Uw leveranciers weten dat u slank bent, wat u een doelwit maakt. In omgevingen waar inkoop steeds meer wordt gevraagd om meer te doen met minder, is het hebben van een strategie over alle uitgaven — niet alleen uw hoogste-prioriteitscategorieën op dit moment in de tijd — non-negotiable.

Naarmate u de categorieën identificeert die een strategie nodig hebben, let op deze realiteit: Alleen omdat een inkoper niet 'actief aan werkt' aan een bepaalde uitgave, betekent niet dat ze geen waardevolle tijd verliezen aan die categorie.

Wat betreft afleiding, zijn niet alle uitgaven gelijk gemaakt, en het domein van tail-spend-uitgaven wordt bewoond door enkele bijzonders afleidende categorieën. Als gehuurde uniformen niet worden teruggebracht bij Fabriek 16, wordt het probleem geëscalereerd naar uw inkoper. Fabriek 11 klacht over 'container overvulling' kosten op haar afvalverwijderingsfacturen, en uw inkoper wordt in de geschil getrokken. Fabriek 5's ongediertebestrijder zegt dat de locatie een $200.000 ontsmetting nodig heeft. Heeft het dat echt? En is die kosten correct?

Uw inkoper was niet 'aan het werken' aan een van deze categorieën. Maar alle afleidingen eten ongetwijfeld in de productiviteit op de hogere-prioriteitsinitiatieven die eigenlijk 'op hun radar' zijn.

Met de juiste strategie kunt u niet alleen geld besparen in deze categorieën. U kunt ook de productiviteit van uw team verbeteren, door de continue afleidingen die van die uitgaven afstammen te verminderen.

Hier is het ding over veel van deze 'onder-de-radar' tail-spend-uitgaven: Ze zijn stiekem, per definitie. Ze vallen aan wanneer je niet kijkt. En zoals we besproken hebben, is het niet alleen uw bottom line dat onder aanval is — het is ook de kostbare tijd en missiefocus van uw team. Dus elke strategie die faalt om verdedigingsmechanismen tegen deze continue aanvallen in te bouwen, zal onvoldoende zijn.

Alleen effectief contracteren zal nooit genoeg zijn in deze categorieën. Zelfs een optimaal contract kan de volledige reeks van de inspanningen van een leverancier om bestedingen te verhogen niet afweren, noch kan het veld-niveau afleidingen voorkomen die aan de productiviteit van uw team knabbelen. Het zijn niet betere contracten die u nodig hebt (hoewel u die misschien ook nodig hebt), het zijn betere strategieën.

De uitgavenbeheerwereld biedt een schat aan oplossingen voor overbelaste inkoopafdelingen die de druk voelen om besparingen te leveren. Onderzoek uw opties, maar wees gewaarschuwd: Veel van de 'oplossingen' die u aangeboden worden, lossen de meest vervelende, doorlopende problemen met complexe tail-spend-categorieën niet op, en u zult uzelf te maken krijgen met dezelfde afleidingen en bottom-line-erosie die u altijd heeft geleden.

Uw strategie mag niet eindigen bij sourcing en deal-making. Met veel tail-spend-uitgaven zal elke strategie die inkoop zonder management biedt, de doelwit missen en u blootstellen. Maar de juiste strategie kan de quick wins leveren die u nodig hebt, terwijl ze ook persistente probleemgebieden voor uw bedrijf oplost. Misschien dan, kunt u eindelijk stoppen met uw staart achterna jagen.

Rich Ham is CEO van Fine Tune.