Hoe u uw inkoopafdeling op afstand kunt beheren

Eerst geïntroduceerd als een oplossing voor hyperurbanisatie, is het werken op afstand de afgelopen weken opgelegd als een oplossing om de verspreiding van het coronavirus te voorkomen.

Traditioneel werken inkoopafdelingen niet op afstand, dus dit is een goede kans voor organisaties om nieuwe workflows te ontdekken en hun processen te optimaliseren. Werken op afstand heeft eigenlijk meerdere voordelen, waaronder:

• Productiviteit . Telewerkers zijn tot 40% productiever dan hun collega's op kantoor en hebben een outputstijging van minstens 4,4% gemeten.
• Prestaties . Thuiswerkers produceren resultaten met 40% minder kwaliteitsgebreken.
• Betrokkenheid . Hogere productiviteit en prestaties zorgen voor een sterkere betrokkenheid en 41% lager ziekteverzuim.
• Retentie . 54% van de werknemers zegt dat ze van baan zouden veranderen voor een baan die hen flexibiliteit op de werkplek bood.
• Winstgevendheid . Organisaties besparen gemiddeld $ 11.000 per jaar per parttime telewerker.

Nu kunnen inkoopafdelingen, vrijwillig of niet, ook profiteren van deze voordelen.

Van platforms voor inkoopautomatisering tot chat-apps, apps voor videogesprekken en platforms voor het delen van bronnen, inkoopafdelingen hebben alles wat ze nodig hebben om ook buiten kantoor te blijven werken. Hier zijn vier soorten tools die inkoop op afstand mogelijk maken:

Chat-apps

Er zijn chat-apps voor op de werkvloer en voor persoonlijke berichten. Het gebruik van de juiste app stroomlijnt niet alleen de communicatie binnen een organisatie; het bespaart ook veel tijd.

Volgens Statista had 53% van de organisaties in 2016 samenwerkingstools gebruikt, en sindsdien is het aantal gestaag toegenomen. Voordelen van werkchat-apps en samenwerkingstools zijn onder meer verbeterde communicatie, gestroomlijnde workflow, verhoogde productiviteit, verhoogde verantwoordelijkheid en verbeterd projectbeheer.

Er zijn veel chat-apps die organisaties kunnen gebruiken, maar de meest populaire zijn Slack, Microsoft Teams en Workplace by Facebook.

Videoconferenties

Voor moderne en innovatieve bedrijven is het opbouwen en onderhouden van kwaliteitsrelaties met partners, leveranciers, interne teams, investeerders en klanten essentieel. Videoconferenties verhogen de productiviteit, besparen tijd, verlagen de reiskosten en bevorderen de algehele samenwerking.

Door gebruik te maken van een eenvoudige, uniforme oplossing voor videoconferenties met ondersteuning voor het delen van schermen, kunnen teams meer verbonden, productiever en betrokken zijn. Het ook:

• Maakt een digitaal personeelsbestand mogelijk . Videovergaderingen helpen organisaties om menselijke verbindingen te onderhouden, ongeacht de fysieke locatie, wat de besluitvorming versnelt en de mogelijkheid om wereldwijd samen te werken verbetert;
• Verzamel communicatie en cultuur . Werken op afstand kan de productiviteit verhogen en tegelijkertijd de reiskosten verlagen; videoconferenties hebben het unieke vermogen om de menselijke verbinding van face-to-face communicatie naar elke interactie te brengen;
• Verhoogt de betrouwbaarheid van de communicatie . Videoconferenties bieden een snelle en veilige manier om met uw team en met uw leveranciers te communiceren.

De populairste softwaretoepassingen voor videoconferenties zijn Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting en Zoom.

Bronnen delen

Tot voor kort waren de meeste organisaties afhankelijk van interne servers voor het opslaan van hun groeiende verzameling bestanden. Tegenwoordig wordt het online opslaan van gegevens op cloudservers steeds gebruikelijker, omdat het onbeperkte opslag mogelijk maakt. Bovendien zijn de gegevens overal ter wereld gemakkelijk toegankelijk.

Voordelen van apps voor het delen van bronnen, zoals Google Drive en Dropbox, zijn onder meer noodherstel via cloudopslag, bescherming tegen aanvallen en hardwarestoringen, kostenbesparingen, eenvoudig delen met leveranciers en collega's en samenwerking voor het openen en bewerken van bestanden of documenten.

Inkoopautomatisering

Traditioneel vergde het inkoopproces veel handmatige inspanning. Met moderne tools kunnen fabrikanten echter veel handmatige taken overdragen aan inkoopautomatiseringsoplossingen. In ruil daarvoor maakt de verbetering van het inkoopproces waardevolle interne middelen vrij voor besluitvorming en strategieën.

Tools voor inkoopautomatisering maken het volgende mogelijk:

• Eenvoudig RFx-beheer . Door online RFI's, RFP's en RFQ's te gebruiken, kunnen organisaties gemakkelijker communiceren met leveranciers en elke stap automatisch en in realtime volgen.
• Online veilingen . Best presterende bedrijven gebruiken e-veilingen om grote kostenbesparingen te realiseren.
• Online documentgoedkeuring . Van aanvragen tot goedkeuringen op maat, van inkooporders tot facturen en drie-weg matching, inkoopautomatiseringstools stellen inkoopmanagers in staat om elk document online te ondertekenen en goed te keuren.
• Leveranciersbeheer . Het ontwikkelen van een wederzijds voordelige relatie met leveranciers, vooral met leveranciers die als het meest strategisch voor het merk worden beschouwd, is de sleutel tot het bevorderen van kwaliteit, efficiëntie, innovatie, lagere kosten, minder afval en versterking van de toeleveringsketen.
• Contractbeheer . Inkoopautomatiseringsplatforms kunnen contractmanagers helpen om contracten goed te beheren door overgangsbeheer en prestatiebewaking aan te pakken en door ervoor te zorgen dat zowel koper als leverancier hun commerciële en contractuele verplichtingen nakomen.

Alina Naftanaila is medeoprichter van Prokuria, een cloudgebaseerd e-procurementplatform.