Remote management van uw inkoopteam onder de knie krijgen

Eerst geïntroduceerd als een oplossing voor hyper-verstedelijking, is remote werk de afgelopen weken opgelegd als een oplossing om de verspreiding van het coronavirus te voorkomen.

Traditioneel werken inkoopafdelingen niet remote, dus dit is een goede kans voor organisaties om nieuwe workflows te ontdekken en hun processen te optimaliseren. Remote werk heeft eigenlijk meerdere voordelen, waaronder:

• Productiviteit. Telewerkers zijn tot 40% productiever dan hun kantoorgegaven, en meten een outputtoename van minstens 4,4%.
• Prestatie. Remote werkers produceren resultaten met 40% minder kwaliteitsdefecten.
• Betrokkenheid. Hogere productiviteit en prestatie creëren sterker engagement en 41% lager verzuim.
• Retentie. 54% van de werknemers zeggen dat ze van baan zouden veranderen voor een die hun werkplekflexibiliteit biedt.
• Winstgevendheid. Organisaties besparen gemiddeld $11.000 per jaar per deeltijds telecommuter.

Nu, wil niet wil, kunnen inkoopafdelingen ook profiteren van deze voordelen.

Van inkoopautomatiseringsplatforms tot chat-apps, videobel-apps, en resource-sharing-platforms, inkoopafdelingen hebben alles wat ze nodig hebben om werk voort te zetten vanaf het kantoor. Hier zijn vier typen tools die remote inkoop mogelijk maken:

Chat-apps

Er zijn chat-apps voor de werkplek, en voor persoonlijke messaging. Het gebruik van de juiste app stroomlijnt niet alleen communicatie binnen een organisatie; het bespaart ook veel tijd.

Volgens Statista hadden 53% van de organisaties in 2016 samenwerktools geadopteerd, en het aantal is sindsdien consistent gestegen. Voordelen van werk-chat-apps en samenwerktools omvatten verbeterde communicatie, gestroomlijnde workflow, verhoogde productiviteit, verhoogde verantwoordelijkheid en verbeterd projectmanagement.

Er zijn veel chat-apps die organisaties kunnen gebruiken, maar de populairste zijn Slack, Microsoft Teams, en Workplace by Facebook.

Videoconferentie

Voor moderne en innovatieve bedrijven is het bouwen en onderhouden van kwalitatieve relaties met partners, leveranciers, interne teams, investeerders en klanten essentieel. Videoconferentie verhoogt productiviteit, bespaart tijd, vermindert reiskosten, en bevordert algemene samenwerking.

Het benutten van een eenvoudige, geünificeerde videoconferentieoplossing met ondersteuning voor schermdelen stelt teams in staat om meer verbonden, productief en betrokken te zijn. Het:

• Maakt een digitale workforce mogelijk. Videovergaderingen helpen organisaties menselijke connecties te handhaven, ongeacht fysieke locatie, wat besluitvorming versnelt en de mogelijkheid om wereldwijd te collaboreren verbetert;
• Bundelt communicatie en cultuur. Remote werk kan productiviteit verhogen en reiskosten tegelijkertijd verlagen; videoconferentie heeft de unieke capaciteit om de menselijke connectie van face-to-face communicatie naar elke interactie te brengen;
• Verhoogt communicatiebetrouwbaarheid. Videoconferentie biedt een snelle en veilige manier om te communiceren met uw team, alsook met uw leveranciers.

De populairste videoconferentiesoftware-applicaties zijn Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting, en Zoom.

Resource Sharing

Tot onlangs afhangden de meeste organisaties van in-house servers voor het opslaan van hun groeiende verzameling bestanden. Vandaag de dag is data online opslaan op cloud-servers steeds gebruikelijker, omdat het onbeperkte opslag toestaat. Bovendien kan de data eenvoudig van overal ter wereld worden benaderd.

Voordelen van resource-sharing-apps zoals Google Drive en Dropbox omvatten disaster recovery door cloud-opslag, bescherming tegen aanvallen en hardwarefouten, kostenbesparing, eenvoudig delen met leveranciers en collega's, en samenwerking voor het benaderen en bewerken van bestanden of documenten.

Inkoopautomatisering

Traditioneel heeft het inkoopproces veel handmatige inspanning vereist. Echter, moderne tools stellen fabricaten in staat om veel handmatige taken over te dragen aan inkoopautomatiseringsoplossingen. In ruil daarvoor vrijwaart inkoopprocesverbetering waardevolle interne bronnen voor besluitvorming en strategieën.

Inkoopautomatiseringstools maken mogelijk:

• Eenvoudig RFx-beheer. Door online RFI's, RFP's en RFQ's te gebruiken, kunnen organisaties gemakkelijker communiceren met leveranciers, en elke stap automatisch en in realtime tracken.
• Online veilingen. Top-presterende bedrijven gebruiken e-auctions om grote kostenbesparingen te garanderen.
• Online documentgoedkeuring. Van inkoopverzoeken tot custom approvals, van inkooporders tot facturen en three-way matching, stellen inkoopautomatiseringstools inkoopmanagers in staat elk document online te tekenen en goed te keuren.
• Leveranciersbeheer. Het ontwikkelen van een wederzijds voordelige relatie met leveranciers, met name diegenen die het meest strategisch voor het merk zijn, is essentieel om kwaliteit, efficiëntie, innovatie, kostenverlaging, afvalvermindering, en het versterken van de toeleveringsketen te promoten.
• Contractbeheer. Inkoopautomatiseringsplatforms kunnen contractmanagers helpen contracten goed te beheren door transition management en performance monitoring aan te pakken, en ervoor te zorgen dat zowel koper als leverancier hun commerciële en contractuele verplichtingen nakomen.

Alina Naftanaila is cofounder van Prokuria, een cloud-gebaseerd e-inkoopplatform.