Digitale betalingen: Logistieke efficiëntie en nauwkeurigheid verhogen

De logistieke sector gaat over snelheid, efficiëntie en nauwkeurigheid. Magazijnen streven ernaar vrachtwagens snel te laten draaien, de dokdeuren gevuld te houden, en zoveel mogelijk ladingen te verwerken. Hetzelfde geldt voor vrachtwagenschauffeurs en carriers - als ze niet op de weg zijn, genereren ze geen omzet.

Maar in een ruimte waar snelheid en efficiëntie zo belangrijk zijn, is de sector overmatig afhankelijk van iets dat ongelofelijk inefficiënt is - papier.

Papier is in tegenspraak met de doelen van efficiëntie en nauwkeurigheid. Het is omslachtig en vertraagt gehele processen. Papierbetalingen kunnen betekenen dat een magazijnmedewerker 15 minuten aan de telefoon zit om een cheque te verifiëren, of door het magazijn rondraast op zoek naar wisselgeld. Elke papiertransactie betekent kostbare tijd verspild, met de mogelijkheid dat betalingen verloren gaan of verkeerd worden afgehandeld.

Logistieke bedrijven groot en klein volgen betalingen en debitorderen voornamelijk handmatig, soms zelfs met pen en papier. Dit is met name gebruikelijk in gebieden van het bedrijf waar kosten onverwacht of sterk variabel kunnen zijn. In de magazijnomgeving kunnen bijvoorbeeld accessorische kosten in rekening worden gebracht op basis van hoe een lading aankomt. Was het te laat? Vereiste het speciale hantering of lossenkosten? Zelfs magazijnen ondersteund door geweldige technologie hebben mogelijk niet de systemen of processen om deze kosten correct te beoordelen, te volgen en af te handelen, om ervoor te zorgen dat ze in real-time worden geïncasseerd of later gefactureerd.

Een ander probleem dat papier met zich meebrengt is wanneer een betaling in real-time verwacht wordt maar de chauffeur geen geaccepteerde betaalmethode heeft, zoals een papieren cheque of contant geld. De chauffeur wordt dan gedwongen tijd te besteden aan het vinden van de geaccepteerde betaalmethode. Stel je iedereen in de supermarkt voor die betaalt per cheque of contant geld moet betalen elke keer dat je je auto bijtankt. Dat gebeurt elke dag in sommige hoeken van de logistieke industrie.

Het digitaliseren van het volgen, factureren en incasseren van betalingen verbetert de betaalervaring aanzienlijk voor beide kanten van de transactie. Het is makkelijker om te incasseren, meer betaalopties kunnen worden ondersteund, en er is geen papieren factuur of ontvangstbewijs om te verliezen.

De overstap naar digitale betalingen en workflow versnelt niet alleen dagelijkse operaties, het verlicht de werklast van medewerkers en zorgt ervoor dat elk belangrijk detail wordt meegenomen door de hele toeleveringsketen. Een overstap naar digitale betalingen is meer dan alleen het kwijtraken van de ellende van cheques; het vermindert de afhankelijkheid van papier in het algemeen. Dat omvat papieren facturen, handmatige gegevensinvoer, het opslaan van oude papieren archieven en het reduceren van contactpunten die kansen creëren voor menselijke fouten of zelfs diefstal.

De logistieke sector is niet de enige die steunt op papieren facturering en betalingen. Een webinar van 2018 van PYMNTS.com getiteld 'Bringing Corporate Payments Out of the Dark Ages' detailde enkele trends in B2B-betalingen:

• 67% van consumentenbetalingen worden elektronisch gedaan, terwijl 64% van B2B-betalingen nog steeds per cheque gebeuren.
• B2B-betalingen hebben een foutpercentage van 18%.
• De gemiddelde B2B-factuur kost $17 en duurt 10 dagen om te verwerken.
• De gehele levenscyclus van een B2B-transactie is 34 dagen in de VS.

De minimale kosten van de overstap naar digitale betalingen worden gemakkelijk terugverdiend door de ROI die komt van snelheid, efficiëntie, nauwkeurigheid en het elimineren van omzetlekken. Blijf niet in het duister: evalueer uw betalings- en factureringsprocessen om ervoor te zorgen dat ze de zichtbaarheid en efficiëntie hebben die u nodig hebt om uw bedrijven het best te runnen.

Robin Gregg is CEO van RoadSync, een digitaal betalingsplatform voor logistiek.