ASC 842 uitgelegd: Hoe de nieuwe lease accounting standaard transport & logistiek transformeert

De Financial Accounting Standards Board's nieuwe lease-accounting standaard, ASC 842, trad vorig jaar in werking voor publieke transport- en logistiekbedrijven. FASB stelde recent voor de deadline voor private bedrijven met een jaar te verlengen tot jaarlijkse periodes beginnend na 15 december 2020, wat per augustus 2019 nog onbeslist was. De nieuwe regels vervangen ASC 840, die meer dan 40 jaar gebruikt is, en veranderen de manier waarop bedrijven rekening moeten houden met finance (kapitaal) en operatieve leases, waarbij bijna alle leases naar het bedrijfsbalansblad verplaatst worden.

Vroeger konden operatieve leases als voetnoot in bedrijfsfinanciële statements gerapporteerd worden, zonder het balansblad te beïnvloeden. Deze nieuwe rapportagevereisten zijn een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven nu hun leaseverplichtingen moeten accounten, en kunnen een significante impact hebben op lease-versus-koop beslissingen alsook bedrijfsfinanciële statements. Zelfs voor publieke bedrijven die het eerste jaar van compliance haalden, worstelen velen nog met het ontwikkelen van herhaalbare processen om continue compliance te waarborgen.

Transport- en logistiekbedrijven staan voor significante uitdagingen bij ASC 842 adoptie en compliance, vanwege de uitgebreide en diverse typen lease-assets die centraal zijn voor het bedrijf. Alles van voertuig- en apparatuur-leases tot geleaste opslagunits, vliegtuigen, en schepen zal beïnvloed worden door de verandering. Volgens het International Accounting Standards Board, worden bedrijven verwacht om meer dan $3 triljoen in operatieve leases op hun financiële statements te brengen door de nieuwe accounting regels. Bedrijven met grote hoeveelheden operatieve leases, zoals logistiekbedrijven die vliegtuigen, auto's, en schepen leasen, zullen met name geïmpact worden. De omvang benadrukkend, verplaatsten vier topbeurste logistiekbedrijven alleen al bijna $5,2 miljard in leases naar hun balansbladen als resultaat van ASC 842.

Zaken nog verder compliceert is een lichtgewijzigde definitie van een lease. Onder ASC 842, "is een contract een lease of bevat een lease als het contract het recht geeft om het gebruik van geïdentificeerde property, plant, of equipment (een geïdentificeerd asset) te controleren voor een periode in ruil voor tegenprestatie." Compliance zal een verandering in mindset vereisen over wat een lease constitutieert.

Gegeven deze nieuwe vereisten, zullen transport- en logistiekbedrijven het volgende ervaren:

• Veranderingen in accounting beleid en praktijken. De meeste transport- en logistiekbedrijven zullen hun accounting beleid en praktijken moeten onderzoeken en bijwerken om af te stemmen met de nieuwe standaard. Het is even waarschijnlijk dat ze ook additionele analyse moeten uitvoeren om te bepalen hoe de standaarden op bepaalde leases toegepast moeten worden.
• Een toename in balansblad activa en passiva. ASC 842 vereist dat zowel operatieve als finance leases gekapitaliseerd worden op het balansblad. De enige uitzondering zijn bepaalde short-term leases van 12 maanden of korter. Right-of-use (ROU) activa zullen op het balansblad erkend worden samen met een corresponderende verplichting.
• Winst- en verliesrekening veranderingen. De nieuwe regels resulteren doorgaans in een straight-line expense profiel voor operatieve leases en een front-loaded profiel voor finance leases. Rente- en amortisatiekosten worden apart gepresenteerd op de winst- en verliesrekening voor finance leases, terwijl de twee gecombineerd en als een enkele regelpost gepresenteerd worden voor operatieve leases.
• Lessee/lessor verantwoordelijkheden. Transport- en logistiekbedrijven zijn in de unieke positie om potentiëel zowel lessee als lessor te zijn. Een nauwkeurige examen van de contracttermen zal noodzakelijk zijn om te beoordelen of de regeling een lease is, en de benodigde financiële rapportagevereisten van elke lease te identificeren. Regelingen kunnen ook lease- en non-lease componenten bevatten die verschillende accounting toepassingen vereisen.
• Sale-leaseback veranderingen. Er zijn veranderingen geweest in wat kwalificeert als een sale-leaseback transactie. Onder de nieuwe regels vindt een aankoop plaats wanneer: (1) er een contract is en controle is overgedragen per de richtlijnen in de nieuwe revenue recognition standaard (ASC 606), (2) de leaseback geen finance lease is, en (3) een herkoopoptie, indien aanwezig, uitoefenbaar is tegen de eerlijke waarde van het asset, en een wezenlijk vergelijkbaar alternatief asset gemakkelijk beschikbaar is in de markt. In dit geval, moeten lessees het asset derecogniseren en een winst/verlies op verkoop boeken zoals passend. Als geen verkoop plaatsvindt, hoeven lessees het asset niet te derecogniseren en moeten de transactie weerspiegelen als lenening. Lessors moeten hun betalingen weerspiegelen als leningen.

Hoewel private bedrijven niet verwacht worden te hoeven voldoen aan de nieuwe standaarden tot jaarlijkse periodes beginnend na 15 december 2020, moesten publieke bedrijven beginnen met voldoen voor jaarlijkse periodes beginnend na 15 december 2018. Hun ervaringen geven private bedrijven wat inzicht in de uitdagingen van compliance. Onder de grootste lessen geleerd tot nu toe is een neiging om de hoeveelheid tijd die nodig is om succesvol over te gaan naar de nieuwe standaards te onderschatten. Transport- en logistiekbedrijven moeten zich voldoende tijd geven om nieuwe lease rapportagemethoden, beleid, en praktijken te ontwikkelen zodat geen leases gemist worden. Het verzamelen en organiseren van deze data is tijdrovend, en nauwkeurigheid is essentieel.

Gebaseerd op de ervaringen van bedrijven die al over zijn gegaan naar ASC 842, kan de overgang vergemakkelijkt worden door het adoptieren van enkele best practices:

1. Ontwikkel een uitgebreid plan voor de overgang. Bedrijven die een actieplan voor de overgang ontwikkelden, presteerden beter dan die dat niet deden. Betrek finance- en accountingteams, zakelijke leiders, en managers die leases toezien in planontwikkeling, om huidige en toekomstige leaseverplichtingen nauwkeurig te beoordelen.
2. Anticipeer en evalueer complexiteiten. De ASC 842 overgang is rijk aan complexiteit op zich. Eenmaal de additionele complexiteiten van transport- en logistiek-leases erbij komen, wordt de situatie nog uitdagender. Begin de overgang vroeg, en benut de praktische expedients die beschikbaar zijn om compliance sneller te bereiken.
3. Vermijd veelvoorkomende struikelblokken. Enkele van de meest voorkomende struikelblokken zijn het identificeren van embedded leases, het bepalen van incrementele leningrentetarieven, en sale-leasebacks. Plan om een significant hoeveelheid administratieve tijd te besteden aan het identificeren van embedded leases, incrementele leningrentetarieven voor alle leases, en de nauwkeurigheid van sale-leaseback transacties.
4. Investeer in nieuwe "accounting-first" systemen die met u mee kunnen schalen naarmate uw bedrijf groeit. Vroegadopters in publieke transport- en logistiekbedrijven rapporteerden verouderde of gewoon foutieve technologie als een groot issue in lease accounting compliance, wat financieel statement risico introduceerde. Feitelijk, fouten in de software was een van de primaire redenen dat de AICPA FASB urgeerde om de deadline voor ASC 842 voor private bedrijven te verlengen.

Een van de redenen dat deze fouten gemaakt worden is de afwezigheid van een "accounting-first" benadering. Veel van de bestaande leasing systemen die claimen de nieuwe lease accounting standaards te hanteren, zijn lease administratie systemen die snel accounting capabilities toevoegden om meer software te verkopen. Bedrijven vinden issues met de systemen omdat ze niet als accounting-first systemen gebouwd zijn. Zoek naar lease accounting software oplossingen die gebouwd zijn door gerenommeerde accounting- en tax software vendors die accounting- en tax experts in dienst hebben.

ASC 842 is er om te blijven. Hoewel de accounting veranderingen de meest voor de hand liggende impact zijn op transport- en logistiekbedrijven, zijn ze niet de enigste impact. De hele industrie zal een nieuwe manier van zaken doen moeten leren, aangezien de veranderingen budgettering, contractonderhandelingen, financiële statements, interne processen en controls, systemen, en dataverzameling en rapportage zullen beïnvloeden. Dit is een kans om de manier waarop transport- en logistiekbedrijven functioneren te hervormen en te verbeteren voor meer gestroomlijnde, nauwkeurige, en efficiënte lease management en voortgezet succes.

Adam Schrom is Senior Manager bij Bloomberg Tax & Accounting.