Earned Value Management meesteren: Projecten sturen met precisie en vertrouwen

Earned value management (EVM), wat de vergelijking van geplande budgetten met daadwerkelijke kosten en uitgevoerd werk omvat, is al meer dan een half eeuw een kern projectmanagement-techniek. Het combineren van maten voor projectomvang, tijd en kost, kwam tot prominentie na het Polaris-nucleaire programma van de Amerikaanse marine, wat een grote verbetering in de projectkostenaccounting die gebruikt werd in VS Department of Defense contracten teweegbracht.

Diensttakken en militaire aannemers gebruiken nu een of meer hoogst gesofisticeerde methoden om een projectplan te ontwikkelen, waardemetrieken toe te kennen aan gepland werk, en regels op te stellen om voltooide werk te kwantificeren en te koppelen aan liquiditeitsevenementen of betalingen. Omdat EVM een effectief hulpmiddel is om enterprise-brede projecten te managen, hebben sommige organisaties een EVM-programma geïmplementeerd om interne efficiëntie en verantwoordelijkheid te drijven. Anderen die deelnemen aan een DoD supply chain, kunnen contractueel verplicht zijn om EVM-rapportage uit te voeren.

Omdat rapportagevereisten specifiek kunnen zijn voor elke agentschap, diensttak of contract, wordt enterprise software essentieel om bedrijven te helpen EVM-praktijken te implementeren die passend zijn bij hun omstandigheden — zelfs als ze voor meerdere overheidsentiteiten werken.

Zorg voor projectmanagement-continuititeit

EVM-programma's variëren van een eenvoudig intern proces voor on-time en on-budget projectlevering, tot complexe meerjarige arrangementen voor systems engineering of lifecycle sustainment. Een bedrijf moet overwegen hoe zakelijk-kritisch de meer gedetailleerde elementen van projectmanagement en kostenaccounting zijn. Niet alle bedrijven vereisen hetzelfde niveau van rigoureuze budgettering en forecasting, of kosten- en voortgangsverzameling.

Projectmanagement is een hulpmiddel om organisaties te helpen hun operaties te managen. Als een gedetailleerde schema van uitgaven niet vereist is, werkt basaal projectmanagement zonder budgettering en forecasting. Terwijl er grijze gebieden zijn, zijn er een paar duidelijke stopplaatsen langs dit continuum:

Defensie-gefocuste oplossingen. Sommige enterprise software-oplossingen zijn specifiek ontworpen met defensie-aannemer EVM-vereisten in gedachten, waar gebruikers gecontroleerde budgetten en lopende forecasts of Estimates to Complete (ETCs) kunnen creëren. Geprojecteerde bedragen kunnen gebaseerd zijn op materialen vereist om einditems aan een klant te leveren, geplande resource-uren, en handmatige invoer.

Voorspelde waarden kunnen lineair gepland worden door de projectduur, verdeeld met behulp van elk aantal geometrische curven, of handmatig ingevoerd in specifieke periodes. De software kan accurate kosten van ondersteunende inspanningen zoals engineering of projectmanagement, en productiekosten van inkoop en productie tegen hun specifieke work breakdown structure (WBS) elementen verzamelen. Bovendien kan elk WBS-element voortgang ophalen naarmate werk voltooid wordt.

Goed geconfigureerd, kan project ERP EVM-metrics automatiseren met minimale menselijke interventie, organisaties voorzien van een idee van hoe ze presteren tegen hun budget, zonder inspanning buiten het uitvoeren van normale functies in de software, zoals inkopen en tijdregistratie.

Projectmanagementsoftware. Stand-alone projectmanagementsoftware heeft voor- en nadelen voor EVM. Het stelt bedrijven in staat om zowel kosten- als schema-prestaties te meten, en biedt tools om prestatiedata te analyseren en te presenteren tegen budget en schema. Het nadeel is echter dat deze data in een afzonderlijke silo woont van enterprise resource planning (ERP) software, wat het corporatie systeem van record is waar zakelijketransacties plaatsvinden en worden opgerold tot centrale rapportage voor senior besluitvormers.

Project ERP. ERP-software heeft zich mogelijk ontwikkeld in de repetitieve productiesfeer, maar sommige ERP-producten hebben zich verschoven naar meer project-centrische bedrijfsmodellen. Project ERP voldoet aan de behoeften van omgevingen zoals engineer-to-order productie, research en development, plantinfrastructuurprojecten, en bouw of nieuwe productontwikkeling. Het wordt ondersteund door andere ERP-functionaliteit, zoals planning, kostenverzameling en scheduling. Deze geïntegreerde oplossing heeft een hogere mate van sophistication, en biedt meer voordelen dan standalone projectmanagement-software.

Project ERP-producten staan u toe om effectief een project tijdens zijn levenscyclus te managen, flexibele werkpakketten of WBS te ontwikkelen, budgetten te creëren (inclusief geplande uren/kosten/omzet), diverse kosten/uren/omzet-waarden te verzamelen, activiteiten te plannen en te controleren, en ondersteunende diensten zoals engineering en administratie te leveren, onder veel andere features.

Maar project ERP heeft beperkingen. Veel van deze oplossingen zullen kosten gelijkmatig kalenderen over de duur van het project, tenzij ze specifiek geconfigureerd zijn om anders te presteren. Een bedrijf mag niet aannemen dat alleen omdat zijn ERP-leverancier EVM-mogelijkheden biedt, het dat deel van de software gelicentieerd heeft, of dat het aan al zijn behoeften voldoet. Als het een gekalenderiseerd schema van uitgaven vereist, en tools om te berekenen en te plannen welke onderdelen op de juiste tijden gebouwd moeten worden, moet het harde vragen stellen om ervoor te zorgen dat het deze voordelen ontvangt.

Wees bewust van specifieke vereisten

Zelfs onder federale overheidsaannemers, zouden veel bedrijven misschien niet dit niveau van sophistication nodig hebben, met betrekking tot rigoureuze planning waar uitgaven en omzet zo nauw aan specifieke maanden gebonden zijn. Momenteel is het gebruikelijk voor bedrijven om standalone software zoals Microsoft Project te gebruiken om projectinformatie te managen. Sommige gebruiken geen specifieke projectsoftware en tracken resultaten in spreadsheets. Deze methode mist sophistication, maar dergelijke bedrijven kunnen in plaats daarvan simpelweg klantprojecten of program-management activiteiten managen met een minder complex project ERP-oplossing.

Bedrijven met grotere vereisten hebben misschien de forecasting-mogelijkheden van een EVM ERP-oplossing nodig, wat hen in staat stelt om te kalenderen, budgetteren en her-forecasten. Dit zou revisiecontrole bovenop een duidelijk beeld van het gekalenderiseerde budget bieden.

Vermijd veelvoorkomende selectiefouten

Fouten gebeuren vaak wanneer executive teams hun EVM-softwarerequirements definiëren, en wanneer ze oplossingen evalueren en uiteindelijk implementeren. De eerste is dat verkeerde aannames worden gemaakt. Bedrijven maken vaak aannames op basis van hoe ze voelen dat software zou moeten werken. Bijvoorbeeld, ze nemen aan dat ze een gekalenderiseerd schema van kosten krijgen terwijl ze dat misschien niet. Zelfs als software de capaciteit heeft om kosten en schema voor te bouwen onderdelen op de juiste tijden te berekenen, garandeert het niet dat geprojecteerde kosten in de juiste periodes zullen zijn, of de juiste waarden voor die periodes. Bedrijven moeten deze vereiste in hun scope meenemen. Alleen omdat een projectmanagement-module een activiteit plant, neem niet aan dat het de kosten in de gewenste periode zal budgetteren.

Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze de fundamenten van EVM begrijpen, en hoe de software het adres. Velen hebben specifieke en unieke meningen over EVM-vereisten, en het is nuttig om bronmateriaal dat die vereisten regeert, te herbezoeken. Het is mogelijk dat de software effectief aan vereisten kan voldoen op een manier die verschilt van huidige praktijken. Wees hierop bedacht bij het evalueren van aanbiedingen.

Derden, is het belangrijk om de opbrengst op investering te overwegen als gevolg van het automatiseren van EVM-processen. Een EVM-systeem kan non-value-added werk elimineren over de duur van een ERP-project. Eenmaal een WBS opgezet in de software, is het simpel om die template te kopiëren en eisen voor nieuwe projecten in te voeren. Dit stelt u in staat om een stap terug te zetten en de rest van de ERP- en planning-functionaliteit zijn gang te laten gaan, informatie verzamelend in projecten via andere features in de applicatie. Deze eenvoudige benadering om ERP-projecten te gebruiken heeft het potentieel om significante voordelen te bieden zonder te investeren in een complexere setup.

Ken uw doelen en verwachtingen

Het is essentieel dat bedrijven begrijpen hoeveel detail er nodig is achter EVM, en dat ze hun huidige vereisten en behoefte ervoor afwegen. Er is geen enkel stuk software dat alle bedrijfsdoelen ontmoet, maar een gesofisticeerde oplossing kan u dichtbij brengen. Wat bedrijven moeten overwegen, is hoeveel tijd, energie en investering het zal kosten om hun verwachtingen te voldoen.

Christopher Cummings is een applicatie-analist voor Noord-Amerika bij IFS.