Het potentieel van Earned Value Management ontsluiten

Earned Value Management (EVM), waarbij geplande budgetten worden vergeleken met werkelijke kosten en uitgevoerd werk, is al meer dan een halve eeuw een kerntechniek voor projectbeheer. Door de combinatie van maatregelen van projectomvang, tijd en kosten, kwam het op de voorgrond na het Polaris-nucleaire programma van de Amerikaanse marine, dat een grote verbetering teweegbracht in de projectkostenberekening die wordt gebruikt in contracten met het Amerikaanse ministerie van Defensie.

Dienstverlenende afdelingen en militaire aannemers gebruiken nu een of meer zeer geavanceerde methoden om een ​​projectplan te ontwikkelen, waardemaatstaven toe te kennen aan gepland werk en regels op te stellen om voltooid werk te kwantificeren en dit te koppelen aan liquiditeitsgebeurtenissen of betalingen. Omdat EVM een effectief hulpmiddel is om ondernemingsbrede projecten te beheren, hebben sommige organisaties een EVM-programma geïmplementeerd om interne efficiëntie en verantwoordelijkheid te stimuleren. Anderen die deelnemen aan een DoD-toeleveringsketen zijn mogelijk contractueel verplicht om EVM-rapportage uit te voeren.

Omdat rapportagevereisten specifiek kunnen zijn voor elk agentschap, elke servicetak of elk contract, wordt bedrijfssoftware essentieel om bedrijven te helpen EVM-praktijken te implementeren die geschikt zijn voor hun omstandigheden, zelfs als ze voor meerdere overheidsinstanties werken.

Zorg voor continuïteit van projectbeheer

EVM-programma's variëren van eenvoudige interne processen voor het op tijd en binnen het budget opleveren van projecten tot complexe meerjarige regelingen voor systeemengineering of levenscyclusbehoud. Een bedrijf moet overwegen hoe bedrijfskritisch de meer gedetailleerde elementen van projectbeheer en kostenberekening zijn. Niet alle bedrijven hebben hetzelfde niveau van rigoureuze budgettering en prognoses nodig, of het verzamelen van kosten en voortgang.

Projectmanagement is een hulpmiddel om organisaties te helpen bij het beheren van hun activiteiten. Als een gedetailleerd uitgavenschema niet vereist is, zal basisprojectbeheer zonder budgettering en prognoses werken. Hoewel er grijze gebieden zijn, zijn er een paar duidelijke tussenstops langs dit continuüm:

Op defensie gerichte oplossingen. Sommige bedrijfssoftwareoplossingen zijn specifiek ontworpen met de EVM-vereisten van defensie-aannemers in gedachten, waar gebruikers gecontroleerde budgetten en doorlopende prognoses of Estimates to Complete (ETC's) kunnen creëren. Geprojecteerde bedragen kunnen worden gebaseerd op materialen die nodig zijn om eindproducten aan een klant te leveren, geplande resource-uren en handmatige invoer.

Voorspelde waarden kunnen lineair worden gepland gedurende de projectduur, worden gespreid met een willekeurig aantal geometrische curven of handmatig worden ingevoerd in specifieke perioden. De software kan nauwkeurige kosten verzamelen van ondersteunende inspanningen zoals engineering of projectbeheer, en productiekosten van aankopen en productie tegen hun specifieke Work Breakdown Structure (WBS) -elementen. Bovendien kan elk WBS-element de voortgang ophalen als het werk is voltooid.

Goed geconfigureerd, kan project-ERP EVM-statistieken automatiseren met minimale menselijke tussenkomst, waardoor organisaties een idee krijgen van hoe ze presteren ten opzichte van hun budget, zonder enige moeite behalve het uitvoeren van normale functies in de software, zoals inkoop en tijdsberekening.

Projectbeheersoftware. Stand-alone projectmanagementsoftware heeft zijn voor- en nadelen voor EVM. Het stelt bedrijven in staat om zowel de kosten als de planningsprestaties te meten, en biedt tools om prestatiegegevens te analyseren en te presenteren ten opzichte van budget en planning. Het nadeel is echter dat deze gegevens zich in een aparte silo bevinden van ERP-software (Enterprise Resource Planning), het bedrijfssysteem waar zakelijke transacties plaatsvinden en worden opgerold naar centrale rapportage voor senior besluitvormers.

Project-ERP. ERP-software is misschien ontwikkeld in de sfeer van repetitieve productie, maar sommige ERP-producten zijn verschoven naar meer projectgerichte bedrijfsmodellen. Project ERP voldoet aan de behoeften van omgevingen zoals engineer-to-order productie, onderzoek en ontwikkeling, fabrieksinfrastructuurprojecten en de bouw of de ontwikkeling van nieuwe producten. Het wordt ondersteund door andere ERP-functionaliteit, zoals planning, kosteninning en planning. Deze geïntegreerde oplossing is geavanceerder en biedt meer voordelen dan stand-alone projectbeheersoftware.

Project ERP-producten stellen u in staat om een ​​project effectief te beheren tijdens zijn levenscyclus, flexibele werkpakketten of WBS te ontwikkelen, budgetten te creëren (inclusief geplande uren/kosten/opbrengsten), diverse kosten/uur/opbrengstwaarden te verzamelen, activiteiten te plannen en te controleren en ondersteuning te bieden services zoals engineering en administratie, naast vele andere functies.

Maar project-ERP heeft beperkingen. Veel van deze oplossingen zullen de kosten gelijkmatig verdelen over de duur van het project, tenzij ze specifiek zijn geconfigureerd om anders te presteren. Een bedrijf mag er niet vanuit gaan dat alleen omdat zijn ERP-leverancier EVM-mogelijkheden biedt, het dat deel van de software in licentie heeft gegeven, of dat het aan al zijn behoeften voldoet. Als het een gekalenderd uitgavenschema en hulpmiddelen vereist om onderdelen te berekenen en te plannen die op de juiste tijden moeten worden gebouwd, moet het moeilijke vragen stellen om ervoor te zorgen dat het deze voordelen ontvangt.

Let op specifieke vereisten

Zelfs onder contractanten van de federale overheid hebben veel bedrijven dit niveau van verfijning misschien niet nodig, met een strikte planning waarbij uitgaven en inkomsten zo nauw verbonden zijn met specifieke maanden. Momenteel is het gebruikelijk dat bedrijven zelfstandige software zoals Microsoft Project gebruiken om projectinformatie te beheren. Sommige gebruiken geen specifieke projectsoftware en volgen in plaats daarvan de resultaten in spreadsheets. Deze methode mist verfijning, maar dergelijke bedrijven kunnen in plaats daarvan eenvoudig klantprojecten of programmabeheeractiviteiten beheren met behulp van een minder complexe project-ERP-oplossing.

Bedrijven met hogere eisen hebben mogelijk de prognosemogelijkheden van een EVM ERP-oplossing nodig, waarmee ze kunnen kalenderiseren, budgetteren en opnieuw voorspellen. Dit zou revisiecontrole bieden naast een duidelijk beeld van het gekalenderde budget.

Vermijd veelvoorkomende selectiefouten

Misstappen komen vaak voor wanneer uitvoerende teams hun EVM-softwarevereisten definiëren en wanneer ze oplossingen evalueren en uiteindelijk implementeren. De eerste is dat er verkeerde aannames worden gedaan. Bedrijven maken vaak aannames op basis van hoe zij vinden dat software zou moeten werken. Ze gaan er bijvoorbeeld van uit dat ze een gekalenderd kostenoverzicht krijgen, terwijl dat niet het geval is. Zelfs als software de mogelijkheid heeft om de kosten te berekenen en te plannen voor onderdelen die op de juiste momenten moeten worden gebouwd, kan dit niet garanderen dat de geraamde kosten in de juiste perioden of de juiste waarden voor die perioden zullen zijn. Bedrijven moeten met deze vereiste rekening houden in hun toepassingsgebied. Gewoon omdat een projectbeheermodule een activiteit plant, ga er niet vanuit dat het de kosten in de gewenste periode zal begroten.

Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze de fundamenten van EVM begrijpen en begrijpen hoe de software hiermee omgaat. Velen hebben specifieke en unieke meningen over EVM-vereisten, en het is nuttig om het bronmateriaal dat aan die vereisten voldoet opnieuw te bekijken. Het is mogelijk dat de software effectief aan de vereisten kan voldoen op een manier die afwijkt van de huidige praktijk. Houd hier rekening mee bij het evalueren van aanbiedingen.

Ten derde is het belangrijk om rekening te houden met de opbrengst van investeringen als gevolg van het automatiseren van EVM-processen. Een EVM-systeem kan werk zonder toegevoegde waarde elimineren gedurende de duur van een ERP-project. Zodra een WBS in de software is ingesteld, is het eenvoudig om die sjabloon te kopiëren en eisen voor nieuwe projecten in te voeren. Hierdoor kunt u een stap terug doen en de rest van de ERP- en planningsfunctionaliteit zijn gang laten gaan en informatie in projecten verzamelen via andere functies in de applicatie. Deze ongecompliceerde benadering van het gebruik van ERP-projecten kan aanzienlijke voordelen opleveren zonder te investeren in een complexere opzet.

Ken uw doelstellingen en verwachtingen

Het is dat essentiële bedrijven begrijpen hoeveel details er nodig zijn achter EVM, en dat ze hun huidige vereisten en behoefte daaraan afwegen. Er is geen enkel stuk software dat aan alle bedrijfsdoelstellingen voldoet, maar een geavanceerde oplossing kan u dichterbij brengen. Waar bedrijven echter rekening mee moeten houden, is hoeveel tijd, energie en investeringen het kost om aan hun verwachtingen te voldoen.

Christopher Cummings is applicatieanalist voor Noord-Amerika bij IFS.