Verschuif uw bedrijf van reactieve naar proactieve klantenservice

Voor veel productiebedrijven is de standaardbenadering bij het verlenen van klantenservice om te reageren op problemen wanneer ze zich voordoen.

Hoewel deze reactieve methode de klant op dat moment tevreden kan stellen, slaagt hij er niet in om een ​​meer proactieve benadering te hanteren bij het oplossen van problemen met de klantenservice. Stel je in plaats daarvan voor dat je problemen zou kunnen oplossen voordat klanten je moesten bellen. Of nog beter, als u problemen zou kunnen aanpakken voordat ze er zelfs maar van op de hoogte waren.

Deze proactieve aanpak is niet alleen mogelijk, maar kan ook winstgevend zijn. Hier zijn enkele tips voor het verschuiven van een reactieve naar een proactieve focus op klantenservice.

Wees een goede luisteraar

Neem de tijd om de behoeften van de klant te identificeren door vragen te stellen en je te concentreren op wat de klant werkelijk zegt. Luister naar hun woorden, hun stem, lichaamstaal en vooral hoe ze zich voelen. Pas op voor het maken van aannames - denken dat je intuïtief weet wat de klant wil. Pas nadat u de wensen en behoeften van een klant volledig heeft begrepen, moet u beginnen met het proces om hen te laten profiteren van uw expertise.

Let op sociale media

U leert veel over uw bedrijf door feedback op sociale mediasites. Als u geen aandacht schenkt aan wat klanten online over u zeggen, loopt u mogelijk potentiële nieuwe zakelijke kansen mis. Door contact te leggen met klanten die uw bedrijf noemen, of het nu in een goede of slechte context is, kunt u preventief inspelen op hun behoeften en de klanttevredenheid verhogen. Laat je echter niet meeslepen in een woordenstrijd op openbare fora. Dit is een no-win situatie die uw bedrijf uiteindelijk in een negatief daglicht zal stellen.

Wees aanpasbaar

Elke klant is anders. Je moet in staat zijn om met verrassingen om te gaan, de stemming van de klant aan te voelen en je daarop aan te passen. Als uw klanten veranderen en groeien, moet u dat ook doen. Het bieden van uitzonderlijke klantenservice is een continu leerproces.

Als uw klanten veranderen en groeien, moet u dat ook doen. Het bieden van uitzonderlijke klantenservice is een continu leerproces. #bedrijf

Iedereen in uw team kan dienen als ambassadeur van de klantenservice

Teamwerk is de sleutel tot het bieden van proactieve klantenservice en iedereen kan zijn rol spelen. Laat uw medewerkers hun vaardigheden en knowhow gebruiken om met uw klanten om te gaan. Geef uw medewerkers snel een overzicht van klantenservicetechnieken, zodat zij indien nodig als uw ambassadeur kunnen optreden. Uw klanten zullen onder de indruk zijn van het serviceniveau dat ze in uw hele organisatie ontvangen.

Maak jezelf beschikbaar

Een deel van de persoonlijke benadering is ervoor zorgen dat uw klanten u kunnen bereiken. Als je voornamelijk online of telefonisch contact hebt met je klanten, overweeg dan om persoonlijk met ze af te spreken om die essentiële persoonlijke connectie op te bouwen. Overweeg om indien nodig vroeg in de ochtend of laat in de avond beschikbaar te zijn, vooral als uw klanten zich in verschillende tijdzones bevinden.

Ontvang regelmatig feedback

Hoe proactief je ook bent, je zult nooit in staat zijn om elk klantprobleem aan te pakken. Om ervoor te zorgen dat u meer te weten komt over de goede, slechte en lelijke ervaringen van uw klanten, moet u een gemakkelijk toegankelijke manier creëren waarop klanten feedback kunnen geven. Stimuleer en verwelkom suggesties over hoe u uw service kunt verbeteren. Er zijn verschillende manieren waarop u erachter kunt komen wat klanten denken en voelen over uw diensten, waaronder telefonische en e-mailenquêtes, of door een feedbackformulier op uw website te maken. Dit kan er ook voor zorgen dat ontevreden klanten hun ongenoegen niet uiten op goed zichtbare plaatsen zoals uw sociale-mediapagina's.

Zorg ervoor dat klanten zich belangrijk en gewaardeerd voelen

Behandel uw klanten altijd als individuen. Als je met ze praat, gebruik dan hun naam en vind manieren om ze te complimenteren. Wees oprecht - ze zullen oprechtheid waarderen. Denk na over manieren om een ​​goed gevoel over het zakendoen met u op te wekken. Klanten zijn erg gevoelig en weten of je echt om ze geeft. Bedank ze elke keer dat je de kans krijgt.

Kortom, het ontwikkelen van een proactieve klantenservice-aanpak doet meer dan alleen uw klanten tevreden houden. Het kan ze ook veranderen in pleitbezorgers van uw merk. Het kan een tool worden die nieuwe business stimuleert. Door wat extra tijd te investeren in het uitstippelen van een proactieve klantenservicestrategie, kunt u een waardevol hulpmiddel ontwikkelen dat kan leiden tot aanzienlijke winsten in de loop van de tijd.