Hoe RPA in gezondheidszorg patiëntuitkomsten verbetert

De dagen van faxen sturen zijn bijna voorbij — gelukkig. Robotic process automation in gezondheidszorg blijkt transformatief.

Sinds de Affordable Health Care Act in 2010 werd aangenomen, is het aantal volwassenen met ziekteverzekering met meer dan 20 miljoen toegenomen, volgens een enquête van het National Center for Health Statistics. Deze verbeterde toegang tot gezondheidszorg, samen met een vergrijzende babyboomer-populatie die meer medische zorg vereist, heeft de hoeveelheid patiëntendata die systemen moeten vastleggen en het aantal te verwerken verzekeringsclaims aanzienlijk verhoogd. Veel ziekenhuizen worstelen om bij te blijven. Robotic process automation in gezondheidszorg is een gedeeltelijke oplossing.

Volgens Deloitte kunnen tussen 51 en 60% van de ziekenhuizen negatieve marges zien tegen 2025 als ze niet in staat zijn productiviteitsgroei te behalen.

Zorgverleners kunnen productiviteit aanzienlijk verhogen door hun legacy-systemen te verbeteren met robotic process automation (RPA) — essentieel slimme software-robots die fungeren als een digitale workforce, die basis taken overnemen die mensen doen met grotere snelheid en nauwkeurigheid. Zonder bestaande systemen te hoeven upgraden of vervangen, kunnen verleners herhalende administratieve taken automatiseren, wat werknemers meer tijd geeft om te focussen op hogere-verantwoordelijkheden zoals het oplossen van complexe verzekeringskwesties, workloads schalen, en de kwaliteit van patiëntenzorg verbeteren.

Ziekenhuizen en huisartsenpraktijken gebruiken steeds vaker geautomatiseerde zakelijke processen om tijdrovende administratieve taken af te handelen zoals facturering en claimsverwerking. RPA-bots kunnen ook geplaatst worden om ervoor te zorgen dat gezondheidszorgverleners alle autorisaties en papieren hebben die nodig zijn om patiënten te behandelen zonder onderbrekingen door miscommunicatie of clerical errors. En software-bots kunnen een groot deel van de data-entry betrokken bij elektronische gezondheidsdossiers (EHR) systemen automatiseren, wat het sneller en makkelijker maakt voor artsen om patiëntenmedische geschiedenissen bij te werken.

Robotic process automation in gezondheidszorg: Facturering en claims

Een recente HIMSS Analytics-enquête vond dat 31% van de gezondheidszorgverleners nog steeds een handmatig proces gebruikt om claim-ontkenningen te managen. En ontkenningen zijn op de vlucht, volgens de AHA, wat ziekenhuizen elk jaar meer tijd en geld kost. Een geweigere claim kost ongeveer $118 in administratieve kosten per item, collectief kostend ziekenhuizen ongeveer $262 miljard per jaar.

Hoewel sommige gecodificeerde facturerings- en coderingstructuren bestaan, worden deze taken nog steeds, voor het grootste deel, door mensen uitgevoerd. Deze handmatige processen zijn tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten — de oorzaak van veel initiële claim-ontkenningen.

RPA helpt menselijke fouten te verminderen en zorgt ervoor dat elke claim de informatie bevat die het nodig heeft om vooruit te gaan, wat verleners helpt om tijdig betaald te worden. Volgens Ernst & Young kan automatisering turnaround-tijden voor verzekeringsclaims met 75 tot 85 procent verminderen, en 50 tot 70 procent van herhalende taken volledig elimineren.

Robotic process automation in gezondheidszorg: Onbelemmerde patiëntenzorg (Het is beter dan een fax)

Afhankelijk van het verzekeringsplan, moeten patiënten vaak verwijzingen van hun huisartsen verkrijgen voordat ze specialisten mogen zien. Communicatiebreuken tussen huisartsen en specialisten kunnen leiden tot inconsistente behandeling en vertraagde diagnoses, beide verminderen de zorgkwaliteit. Echter, communicatie over verwijzingen wordt momenteel handmatig gedaan — vaak via fax (wat is een fax — Ed? Is het een van die dingen die ze in de oude tijden gebruikten?) — en als resultaat kan het proces tedereus en vol clerical errors zijn. Software-bots kunnen documenten automatisch scannen en controleren op nauwkeurigheid en consistentie, wat beide kantoren tijd en moeite bespaart.

In veel gevallen moeten specialisten voorafgaande autorisatie van verzekeringsmaatschappijen verkrijgen voordat ze een patiënt behandelen om te garanderen dat ze expeditief betaald worden. Volgens een enquête van de American Medical Association, rapporteerde 30% van de verleners ten minste drie werkdagen te moeten wachten op reacties van verzekeringsmaatschappijen, en 92% van de verleners rapporteerde dat deze vertragingen ervoor zorgden dat patiënten langer moesten wachten op zorg. Misschien nog bezorglijker, zei 61% van de verleners dat ze voelen dat deze vertragingen patiëntuitkomsten op significante manieren negatief beïnvloeden.

RPA kan de heen-en-weer communicatie tussen verleners en verzekeringsmaatschappijen aanzienlijk verminderen door ervoor te zorgen dat alle benodigde componenten, inclusief verwijzingen van huisartsen, in orde zijn voordat verleners voorafgaande autorisatieformulieren indienen. Software-bots kunnen ook autorisaties vlaggen die bijna verlopen, onnodige gaten in patiëntenzorg voorkomend.

Robotic process automation in gezondheidszorg: Geautomatiseerd EHR-beheer

Een 2018 Medscape-enquête vond dat 42% van de artsen zei dat ze op een gegeven moment in hun carrière burnout hebben ervaren. Een grote bijdrager aan burnout is de wijdverspreide adoptie van elektronische gezondheidsdossiers.

EHR's hebben geholpen het gezondheidszorgstelsel te moderniseren en een schat aan waardevolle patiëntendata gecreëerd. Echter, ze vereisen artsen om meer clerical werk te doen dan ooit, in sommige gevallen meer tijd per dag achter computers doorbrengen dan met patiënten interacteren. RPA-bots velden automatisch in en dupliceren informatie over relevante systemen. Dit vermindert niet alleen menselijke fouten, maar stelt artsen ook in staat om meer tijd met patiënten door te brengen en, uiteindelijk, meer patiënten per dag te zien.

Verouderde systemen die gezondheidszorgwerkers dwingen onnodig herhalende taken uit te voeren, worden gemoderniseerd om verleners in staat te stellen de opzwellende aantallen patiënten onder hun zorg adequaat te behandelen. RPA zal onschatbaar waardevol zijn wanneer het aankomt op het invoeren, organiseren en analyseren van de massive hoeveelheden resulterende medische claims en patiëntinformatie — allemaal zonder verleners te dwingen hun huidige systemen te vernieuwen of hun personeel te heropleiden. Software-bots vertegenwoordigen een krachtige digitale workforce die onvermoeibaar op de achtergrond kan werken zodat artsen en administrators zich kunnen richten op het verbeteren van patiëntuitkomsten voor het groeiende aantal mensen dat toegang krijgt tot zorg.

Henry Xie, is de CEO en oprichter bij Simple Fractal, een software-consultancy die zich richt op robotic process automation (RPA) en productie-innovatie. Henry afstudeerde met eer aan Harvard, waar hij Applied Mathematics, Computer Science en Economie bestudeerde.